Передача документов на хранение в архив

Если документов много и держать их негде, а срок хранения еще не истек, можно сдать их на хранение в архив – как государственный, так и частный.

Чтобы передать документы в Росархив, достаточно заключить договор с его территориальным отделением. В договоре, правда, указывается, что работники архива вправе приходить на предприятие с проверками.

Неудобство,  вызванное сотрудничеством с архивом. Если вы сдали ему документы на хранение, придется смириться с тем, что уничтожить эти бумаги без разрешения сотрудников архива уже нельзя. На акте об уничтожении обязательно должна быть подпись архивного служащего.

Взять себе на сохранение ваши документы может не только государство, но и частная фирма. При этом частные фирмы, как правило, оказывают услуги не только по хранению, но также и по уничтожению документов, срок хранения которых истек.

Ответственность за нарушения правил хранения документов

Если налоговая инспекция в ходе проверки обнаружит, что у вас отсутствуют первичные документы, счета-фактуры или регистры бухгалтерского (налогового) учета, она вправе вас оштрафовать.

Размер штрафа за такое нарушение (ст. 120 НК РФ):

· 10 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов, относящихся к одному налоговому периоду;

· 30 000 рублей, если нет бухгалтерских или налоговых документов за несколько налоговых периодов;

· 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей, если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы.

Обратите внимание: с 1 января 2014 года ответственность за «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения» по статье 120 Налогового кодекса распространяется не только на организации, но и на предпринимателей.

Имейте в виду, что истребовать документы фирмы налоговики могут только за три последних года, а хранить их вы обязаны четыре года.

Обратите внимание:  штраф может быть наложен как за несоблюдение бухгалтерского законодательства о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов, так и за нарушение требований, предъявляемых Налоговым кодексом к хранению документов налогового учета.

Если налоговики обнаружат, что вы нарушили правила хранения учетных документов, они вправе составить протокол об этом нарушении и направить его мировому судье, который и будет решать, налагать на руководителя вашей фирмы штраф или нет.

Мировой судья может наказать за нарушение сроков хранения документов и по инициативе сотрудников архивной службы. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа, налагаемого на граждан, составляет от ста до трехсот рублей; на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

Под нарушением сроков хранения документов в данном случае понимается нарушение сроков, установленных в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558).

Во многих регионах России есть свое архивное законодательство, которым предусмотрена административная ответственность за нарушение правил хранения архивных документов. В Москве, например, это Закон г. Москвы от 28 ноября 2001 года № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах».

Однако помните: региональные власти могут устанавливать административную ответственность только в законе и только за нарушения местного законодательства. При этом размер штрафа для должностных лиц не может превышать 50 000 рублей (ст. 3.5 КоАП РФ).

Если местные власти попытаются оштрафовать вас на основании норм, установленных не законом, а другим нормативным документом (указом, постановлением, распоряжением), или за нарушения не регионального, а федерального законодательства, или на сумму более 50 000 рублей, обращайтесь в суд: у вас есть все шансы выиграть дело.

12345678910Следующая ⇒

Поделиться: