ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПРЕДПРИЯТИЯ

Документирование приема, перемещения и увольнения

Работников

Трудовые правоотношения на предприятии регулируются Тру­довым кодексом РБ. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, уволь­нения и перевода сотрудников.

Документы, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников, называются документами по личному со­ставу . К таким документам относятся:

- трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перево­де сотрудников);

- трудовые книжки;

- личные карточки формы Т-2;

- личные дела;

- лицевые счета по зарплате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении дли­тельного периода времени.

Прием на постоянную работу должен осуществляться в сле­дующей последовательности: предоставление заявления работником, резюме (автобиографии); заключение трудового договора (контракта) с работником; издание приказа о приеме на работу; проведение записи в трудовой книжке; оформление личного дела и личной карточки; от­крытие лицевого счета по з/плате.

Увольнение работников осуществляться в следующей последо­вательности: предоставление заявления об увольнении; издание при­каза об увольнении, в соответствии с которым делается запись в тру­довой книжке и в личной карточке работника. Копии приказов посту-

пают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

При переводе сотрудников на другую должность порядок оформления документов следующий: издание приказа по личному со­ставу о переводе на другую должность; на основании приказа делает­ся соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, где, в случае изменения оклада, производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Персональные сведения документов по личному составу относятся к конфиденциальной информации (сведения о фактах трудовой деятельности, личной жизни и т. д.).

Оформление трудовых контрактов

Трудовой договор (контракт) - документ, фиксирующий согласие сторон об установлений трудовых правоотношений и регу­лирующий их.

Сторонами трудового контракта являются предприятие (работо­датель) и работник.

Трудовой-контракт должен заключаться в письменной форме.

Письменная форма контракта повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим усло­виям труда.

 

При заключении контракта рекомендуется указывать следую­щие основные условия:

- место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес); .

- конкретную работу в соответствии с квалификацией по опре­деленной профессии или должности, которую должен выполнять ра­ботник;

- дату начала работы и ее окончания, если заключается сроч­ный трудовой контракт;

- оплату труда;

- обязанности работодателя;

- обязанности работника в соответствии с должностью (или ссылка на должностную инструкцию).

Контракт может содержать дополнительные условия, конкрети­зирующие обязательства сторон (испытательный срок, совмещение профессий, дополнительный отпуск и др.).

Предварительное испытание (испытательный срок) не может превышать 3 месяца. Согласно трудовому кодексу РБ, испытательный срок не устанавливается для инвалидов, лиц моложе 18 лет, молодых специалистов по окончании высших и средних спе­циальных заведений.

Контрактная форма найма распространяется на следующие ка­тегории работающих:

- на постоянных работников;

- на временных работников;

- работающих на основном месте работы;

- работающих по совместительству. Трудовой договор может заключаться на:

- неопределенный срок (бессрочный);

- определенный срок (от 1 года) не более 5 лет (срочный);

 

- время выполнения определенной работы (когда время завер­шения работы не может быть точно определено);

- срок выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым сохраняется рабочее место;

-           время выполнения сезонных работ (не более 6 месяцев).
Договор не заключается, если работа носит краткосрочный ха­
рактер (до 10 дней).

На практике большинство трудовых договоров заключается па неопределенный срок.

В чем преимущества и недостатки бессрочного и срочного до­говоров? Бессрочный - гарантирует стабильность трудовых ср отношений. Заключив срочный договор, работник не имеет право увольняться по собственному желанию до истечения срока договора, по истечении срока работодатель вправе не заклю­чать с работником новый договор без каких-либо объяснений.

При заключении трудового контракта не могут устанавливаться следующие условия:

- основания увольнения работника;

- дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законода­тельством;

- введение для работников полной материальной ответствен­ности.

Контракт составляется в 2-х экземплярах, подписывается руко­водителем и работником и заверяется печатью. Один экземпляр кон­тракта хранится на предприятии, второй - у работника.

Трудовые контракты могут включаться в состав личных дел ра­ботников предприятия. В этом случае срок хранения контракта соот­ветствует сроку хранения личного дела. Если личное дело не заводит­ся, контракты формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников и хранятся: 75 лет - «В», где В - возраст работника, если отсутствуют приказы по личному составу; и 5 лет после увольнения работника при наличии приказов.

7.3. Приказы по личному составу и особенности их оформления

Руководитель предприятия осуществляет свою деятельность пу­тем издания приказов, которые делятся на приказы по основной дея­тельности и приказы по личному составу.

Приказами по личному составу оформляются прием, увольне­ние и перевод сотрудников предприятия. Такие приказы группируют­ся в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавле-нием индекса «л/с» (например, №1 л/с, №2 л/с). Оформляются приказы на общих бланках предприятия (для внутренних документов).

Реквизит «Заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом: «О приеме на работу Фамилия И.О.», «Об изменении штатов предприятия» (если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких сотрудников).

Текст приказа делится на констатирующую и распорядитель­ную части.

В первой части приказа могут быть указаны причины его изда­ния (например, факты нарушения трудовой дисциплины). По усмот­рению руководителя констатирующая часть приказа может не указы­ваться.

Вторая, распорядительная, часть приказа, начинается словами: «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», которые печатаются от границы левого поля. После них следующей строкой указывается фа­милия работника (прописными буквами), имя, отчество (без сокраще­ний), должность, срок увольнения, назначения или перевода; статья Трудового кодекса РБ (в случае увольнения) и т.п. При приеме на рабо­ту также указывается оклад работника, вид приема (постоянная или

временная работа), с испытательным сроком или без него. При пере­воде на другую должность указывают новую должность, новое струк­турное подразделение, вид перевода.

Затем указывается основание - документы, послужившие при­чиной увольнения, приема, перевода (объяснительная записка, заяв­ление, трудовой контракт, статья КЗОТ).

Приказы по личному составу могут составляться на несколько работников, вне зависимости от того, принимаются они или увольня­ются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из кото­рых касается отдельного сотрудника.

Тексты приказов по личному составу, как правило, однотипны и могут быть представлены в формализованном виде.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, за­местителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом - рис. 10.

 

АО «Атлант» ПРИКАЗ 21.04.2003 №10 л/с   Об увольнении Гуркова И.И.   УВОЛИТЬ: ГУРКОВА Игоря Ивановича, главного инженера, с 30.04.2005 по собственному желанию, ст.37. Трудового кодекса Республики Беларусь.   Основание: заявление Гуркова И.И. от 18.04.2003.   Директор                                          (подпись)                   О.В. Барыкин      Юрисконсульт                             (подпись)             И.О Пастухов   21.04.2005 С приказом ознакомлен                (подпись)                  И.И. Гурков 21.04.2005

Рис. 10. Приказ об увольнении сотрудника

Приказы но личному составу объявляются работнику под рас­писку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже рек­визитов «Подпись» и «Виза» самим работником и содержит следую­щее: «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомле­ния.

Данная отметка необходима на приказах об увольнении, так как      при возникновении трудовых споров работник вправе обра­титься в суд.

Приказы по личному составу хранятся 75 лет. В процессе деятельности предприятия могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и тп. Такие приказы имеют индекс «к» и формируются в самостоятель­ное дело (например, №1-к). Срок их хранения не превышает 3 года.

⇐ Предыдущая78910111213141516Следующая ⇒

Поделиться: