Формирование и ведение личных дел
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на
всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов, на остальных сотрудников составляют личные карточки.
Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные дела или личные карточки) заводить на сотрудника.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле (содержит сведения о порядковых номерах документов дела, заголовках, датах);
- заявление о приеме на работу с изложением просьбы о зачислении на предприятие и указанием профессии, квалификации, специальности, должности);
- анкета или личный листок по учету кадров (содержит биографические сведения);
- автобиография или резюме;
- копии документов об образовании;
- копии документов об утверждении в должности;
- характеристики или рекомендательные письма;
- трудовой контракт (договор);
- копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
- справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и др.
Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку. На ее обложке указываются полностью фамилия, имя, отчество сотрудника.
Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет - «В».
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ЖУРНАЛ
Регистрации входящих документов
| Дата поступления и индекс документа
| Корреспондент,
дата и индекс
поступившего
документа
| Краткое содержание
| Резолюция или кому направлен документ
| Отметка об
исполнении
| |
|
|
|
|
|
ЖУРНАЛ
Регистрации исходящих и внутренних документов
| Дата и индекс документа
| Корреспондент
| Краткое содержание
| Отметка об, исполнении
| |
|
|
|
|
Регистрационно-контрольная карточка
(лицевая сторона)
| 13 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31
| | Срок исполнения
| Название документа
| Автор
| | Дата и индекс поступления
| Дата и индекс документа
| | Краткое содержание
| | Резолюция или кому направлен документ
| | Отметка об исполнении
| (оборотная сторона)
Контрольные отметки
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ОСОБЕННОСТИ ГРУППИРОВКИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА
| Распорядительные документы группируются в дела по видам и
хронологии вместе с относящимися к ним приложениями (инструк-
ции, утвержденные распорядительными документами, являются при-
ложениями к ним).
Приказы по основной деятельности формируются отдельно от
приказов по личному составу.
Документы по личному составу предприятия формируются по
алфавиту фамилий сотрудников.
Планы и отчеты хранятся в пределах того года, к которому от-
носятся.
Учредительные документы (устав предприятия) формируются в
самостоятельное дело.
Контракты делятся на 2 группы, хранящиеся в разных делах. 1
группа - коммерческие контракты, 2 группа - трудовые договора
(контракты) с работниками.
| ПРИЛОЖЕНИЕ 3 ЛИСТОК-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА
Вид документа Дата Индекс
Корреспондент
Заголовок (или краткое содержание документа)
Выдан ___________ ____
(дата выдачи) (кому выдано)
Выдал__________________ Получил____________
(подпись) (подпись)
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
| Основные документы
| Структура Состав реквизитов
| Примечание
| | | 1
| 2 | 3
| 4
| | | Организационные документы - это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции
предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия
| | | | 1.Устав - свод правил, ре-
гулирующих деятельность
предприятий, организаций,
граждан, их права и обязанности в определенной сфере деятельности
| 1.Определяется разработчиком. Основные разделы:
- общие положения (цели'и задачи);
- организационное единство (структурные подразделения и
связи);
- регламент деятельности (формы управления, права и обязан ности должностных лиц);
- финансово-материальная база (размер основных и оборотных средств);
- отчетная и ревизионная деятельность;
- порядок ликвидации и ответственность по делам организации
| 1.А.1-А.4.А.7,
А.8; Б.1-Б.4, Б.6;
В.2, Г.1-Г.2;
Д.1-Д.З; Е.5
| 1.Утверждает-
ся вышестоя-
щими органа-
ми
| | | 2. Положение - это право-
вой акт, определяющий по-
рядок образования, обязан-
ности, права, ответствен-
ность и организацию пред-
приятия в целом или его
структурных подразделений
| 2.0пределяется разработчиком. Основные разделы:
- общие положения;
- основные задачи;
- функции;
- права и обязанности;
- организация работы
| 2.АЛ-А.4, А.7,
А.8; Б.1-Б.4, Б.6;
В.2, Г.1-Г.2;
Д.1-Д.З; Е.5
| 2.Утверждает-
ся руководи-
телем пред-
приятия
(структурного
подразделения)
| | | 3.Инструкция - это право-
вой акт, регулирующий спе-
циальные стороны деятель-
ности предприятия, его подразделений и служб; должностных лиц и граждан
| 3.Основные разделы должностной инструкции:
- общие положения;
- функции;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность
| З.А.1-А.4, А.7,
А.8; Б.1-Б.4, Б.6;
В.1-В.2, Г.1-Г.2;
Д.1-Д.З; Е.5
| 3. Утверждает-
ся руководи-
телем пред-
приятия
| |
ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 4
| ______ 1_______
| 2,
| ______ 3_____
| _____ 4____ \
| | 7.Акт - документ, состав-
ленный группой лиц, под-
тверждающий установлен-
ные факты или события
| 7. Текст состоит из частей:
- вводной: указывается основание составления, перечисляется
состав комиссии с указанием должностей;
- констатирующей: указываются факты, выводы, рекомендации
| 7.А.1-А.4, А.7,
А.8; Б.1-Б.4, Б.6;
В.1-В.З, Г.1-Г.2;
Д.1-Д.З; Е.5
| 7.Акт подпи-
сывают пред-
седатель, чле-
ны комиссии
| | 8.Доверенность - доку-
мент, предоставляющий
права доверенному лицу на
совершение каких-либо
действий от лица довери-
теля
| 8.В тексте указывается:
- должность и паспортные данные доверенного лица;
- организация, в которой производятся действия по доверенности;
- вид действий;
- образец подписи лица, получившего доверенность;
- срок действия доверенности
| 8.А.1-А.5, А.7;
Б.1-Б.4; В.2;
Д.1, Д.З; Е.5
| 8.В зависимо-
сти от довери-
теля, доверен-
ности подраз-
деляют на официальные
и личные
| | 9.Докладная записка яв-
ляется документом, адре-
суемым вышестоящему
руководителю в порядке прямого подчинения и со держащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составите- ля___________________
| 9. Текст делится на части:
- изложение фактов, послуживших причиной составления запис-
ки;
- выводы, предложения организации или должностного лица
| 9.А.З-А.4, А.7,
А.8; Б.1-Б.4, Б.7;
В.1-В.З; Д.1;
Е.1, Е.5
| 9.Внутренние
докладные за-
писки подписы-
вает автор-составитель, внешние - руководитель предприятия
| | 10.Объяснительная за-
писка - документ, пояс-
няющий содержание от-
дельных положений ос-
новного документа (плана и пр.) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручения
| 10. Текст записки, объясняющий причины нарушения, делится на
части:
- изложение фактов, послуживших причиной составления запис-
ки;
- выводы (констатация свершившегося события)
| 10.А.4, А.7, А.8;
Б.З-Б.4, Б.7;
В.1-В.З; Д.1;
Е.1, Е.5
| 10.Записки,
как приложе-
ние к доку-
менту, подпи-
сывает руководитель; как объяснение причины нарушения -составитель
| ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 4
| ______________ 1__________
| 2 3
| _______ 4______
| | Распорядительные документы - это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих управленческие решения в сфере организации, планирования, материально-технического снабжения, финансов, труда и заработной платы и прочих сферах дея тельности предприятия, носящих административный характер.
| | 4. Приказ (по основной
деятельности) - правовой
акт, издаваемый руководи-
телем предприятия для разрешения основных и оперативных задач предприятия
| 4.Текст состоит из частей:
- констатирующей: излагаются факты, причины, послужившие
основанием создания приказа. Начинается: «В связи...», «На ос-
новании...» и т.д.;
- распорядительной, которая начинается словом «ПРИКАЗЫ ВАЮ» (пишется от границы левого поля); текст части делится на пункты, имеющие схему: исполнитель - действие - срок. Заклю чительная фраза: «Контроль за исполнением приказа возложить на (должность, инициалы и фамилия)»
| 4.А.1-А.4.А.7,
А.8; Б.1-Б.4, Б.6;
В.1-В.2.Г.1-Г.2;
Д.1, Д.З; Е.1, Е.5
| 4.Подписыва-
ет приказ ру-
ководитель
предприятия
| | 5.Распоряжение - правовой
акт, издаваемый руководи-
телем организации или его
заместителем для решения
оперативных вопросов основной деятельности
| 5. Текст состоит из частей:
- констатирующей;
- распорядительной, которая начинается словом «ПРЕДЛА-
ГАЮ»
| 5.А.1-А.4, А.7,
А.8; Б.1-Б.4, Б.6;
В.1-В.2, Г.1-Г.2;
ДЛ, Д.З; Е.5
| 5.Утверждает-
ся руководи-
телем органи-
зации, его за-
местителем
| | Информационно-справочн ые документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов
| | 6.Протокол - документ,
фиксирующий ход обсуж-
дения вопросов и принятия
решений на собраниях,
совещаниях, конференциях
и заседаниях коллегиаль-
ных органов
| 6. Текст состоит из частей:
- вводной: указываются фамилии и инициалы председателя,
секретаря, присутствующих (в алфавитном порядке), приводят
повестку дня;
- основной: состоит из разделов, соответствующих повестке
дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУ-
ПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ, отдельно по каждому вопросу. Эти слова пишут прописными буквами (от границы левого поля), после них ставят двоеточие и на следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика. Содержание докладов помещается в тексте протокола (прилагается)
| 6.А.1-А.4, А.7,
А.8; Б.1-Б.4, Б.6;
В.1-В.З, Г.1;
Д-1-Д.2; Е.5
| 6.Протокол
подписывает-
ся председа-
тельствую-
щим на засе-
дании и сек-
ретарем
|
ОКОНЧАНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 4
| 1
| 2
| 3
| 4
| | 14.Автобиография - до-
кумент, в котором работ-
ник собственноручно дает
краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности
| 14. Текст может быть произвольным, содержит:
- персональные данные (имя, отчество, фамилия автора; дата
рождения; место рождения; сведения о родителях - фамилия, имя,
отчество, место работы);
- образование и специальность но образованию;
- вид трудовой деятельности;
- последнее место работы и должность;
- награды и поощрения, участие в общественной работе; -, семейное положение и состав семьи;
- домашний адрес и телефон
| 14.А.7: Б.З; В.2-
В.З; Д.1
| 14. Обязатель-
но проставля-
ется личная
подпись
| | 15.Расписка - документ,
подтверждающий получе-
ние каких-либо материаль-
ных ценностей
| 15.Текст включает:
- должности, фамилии, имена и отчества.лиц, выдавших и полу-
чивших что-либо;
- перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы);
- подпись давшего расписку
| 15.А.4-А.5, А.7;
..Б.З; В.2; Д.1
| 15.Обязатель-
но проставля-
ется личная
подпись
| ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 4
| 1
| 2
| з
| 4
| | 11.Справка - документ,
подтверждающий какие-
либо факты или события
| 11. Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени
и отчества лица, о котором сообщают сведения; заканчивается ~
указанием организации, куда предъявляется справка. Текст служебной справки состоит из двух частей:
- в первой излагаются факты, послужившие поводом написания справки;
- во второй - приводятся конкретные данные
| 11.А.1-А.7; Б.1-
Б.З; В.1-В.З; ДЛ,
Д.З; Е.5
| 11.Справку
подписывает
руководитель (также глав- ный бухгалтер или начальник
отдела кадров)
| |
| | Документы личного характера составляются в случае необходимости персонального обращения с просьбами, жалобами и т. п. к
руководству предприятия (в государственные учреждения), автором документа является его составитель.
| | 12.3аявление - документ,
содержащий просьбу или
предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организа-
ции
| 12. Текст может быть произвольным и составляется самим авто-
ром
| 12.А.4-А.5, А.7;
Б.З, Б.7; В.2-В.З;
Г.2; Д.1; Е.1, Е.5
| 12.0бязатель-
но проставля-
ется личная подпись
| | 13.Резюме - документ, Со-
держащий краткие сведе-
ния биографического ха-
рактера, предоставляемый лицом при трудоустройстве
| 13. Текст состоит из следующих разделов:
- персональные данные;
- цель трудоустройства (какую именно работу или должность
хотел бы получить претендент);
- образование (перечисление в обратной хронологической по следовательности, начиная с последнего места учебы);
- опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат);
- дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа, в обществен ных организациях и т. д.);
- рекомендации (с фамилиями и телефонами)
| 13.А.5, А.7; Б.З;
В.2-В.З; Д1
| 13. Обязатель-
но проставля-
ется личная
подпись
| ПРИЛОЖЕНИЕ 5 ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ «КТ»
|
