Ввод операций и проводок при помощи документов

Наиболее естественной формой работы бухгалтера является работа с первичными документами. Каждая бухгалтерская операция обусловливается или подтверждается некоторым первичным документом. Поэтому при ручной организации учета бухгалтер, как правило, выполняет два действия: выписывает или регистрирует документ, а затем отражает его основные показатели в учетных регистрах Компьютерная программа позволяет совместить процесс ввода, регистрации первичного документа и формирования связанных с ним бухгалтерских проводок Для этой цели в программе " 1С: Бухгалтерия" предусмотрен режим ввода документов. Набор документов, их реквизитный состав, формы журналов для регистрации документов определяются в процессе конфигурирования программы.

Прежде чем перейти к рассмотрению порядка ввода документов, определим наиболее часто встречающиеся понятия и термины

Вид (тип) документа. Все документы делятся на виды, каждый из которых предназначен для ввода и хранения специфической информации о хозяйственной операции определенного типа, например выдачи денег из кассы, поступления товарно-материальных ценностей на склад и т.п. Конфигурация предусматривает наличие заранее определенного набора форм документов. Расширить существующий набор видов документов можно лишь на этапе конфигурирования программы.

Документ может использоваться для разных целей:

для ввода и сохранения информации первичного документа в информационной базе;

для формирования бухгалтерских записей (проводок) и их сохранения в базе учетных данных;

для формирования печатного образа документа, который может быть просмотрен, сохранен в компьютере или распечатана

Не исключается использование документа для одной или двух из названных целей. Например, документ может быть предназначен для ввода информации и формирования проводок, но не иметь печатной формы, или наоборот, имея печатную форму, не предусматривать формирование проводок.

Полный список всех типов документов, входящих в конфигурацию, можно увидеть непосредственно в режиме ведения бухгалтерского учета Для этого, находясь в журнале операций или в журнале документов •

" Общий", надо обратиться к функции " Ввести документ" (в журнале операций - комбинация клавиш Shift+F9, в журнале документов -клавиша Insert). В результате раскроется окно для выбора вида документа В этом окне будет представлен полный список всех документов включенных в данную конфигурацию.

Форма диалога для ввода документа представляет собой экранную форму, содержащую поля для ввода реквизитов документа Внешний вид формы документа, его свойства и состав полей определяются типом документа и, в общем случае, могут быть самыми разнообразными. Каждый документ имеет два обязательных реквизита - номер и дату. Документ может иметь две основные части: шапку и табличную часть. К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для документа, то есть имеют один экземпляр на документ. Для такого документа, как счет, это, например, клиент, его реквизиты и размер скидка

Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных, которые могут встречаться в количестве более одного на документ. Это, например, список товаров с их количеством и номенклатурой для того же счета

В общем случае табличная часть представляет собой совокупность строк одинаковой структуры. В некоторых документах табличная часть может использоваться как исходные данные для расчета общей суммы (например, общей стоимости выписанных по счету товаров). Документ в системе " 1С: Бухгалтерия" может содержать только одну табличную часть.

Выяснить назначение каждого конкретного документа можно в документации в книге " Описание типовой конфигурации" или непосредственно в программе. Для этого надо обратиться к диалоговой форме ввода документа и в панели инструментов нажать экранную кнопку с пиктограммой (" Описание" ).

Документ. Обычно когда говорят о наличии или отсутствии документа в информационной базе, то имеют в виду конкретный экземпляр документа со своим номером, датой, набором реквизитов.

Журнал документов. Является формой, предназначенной для регистрации информации о введенных документах Каждая строка журнала представляет собой запись, содержащую наиболее существенные реквизиты, идентифицирующие документ его наименование, номер, дату и пр.

Как правило, за журналом закреплены определенные типы Документов, которые могут быть в нем зарегистрированы. Например, для кассовых документов предусмотрен журнал с наименованием " Касса", этот журнал используется для регистрации документов двух типов -приходных и расходных кассовых ордеров.

Заметим, что один и тот же документ может одновременно регистрироваться не в одном, а в нескольких журналах. Однако в отличие от ручного учета ввод документа производится однократно, а компьютер самостоятельно осуществляет " разноску" записей о документе по разным журналам в соответствии с правилами, определенными при конфигурировании системы.

Запись о любом ранее введенном документе можно найти в журнале документов " Общий", хотя, помимо него, информация о документе может быть помещена и в другие специализированные журналы.

Далее подробнее остановимся на автоматизации ввода кассовых операций в типовой конфигурации программы " 1С: Бухгалтерия". Для этого в программе предусмотрены документы " Приходный кассовый ордер" и " Расходный кассовый ордер".

Документ " Приходный кассовый ордер"

Рассмотрим порядок отражения кассовых операций с использованием документов типовой конфигурации на конкретном примере.

Задача 9-1

2 апреля 2002г. в кассу предприятия учредителями - физическими лицами в качестве взносов в уставный капитал были внесены суммы, приведенные в табл. 9-1.

Таблица 9-1

Ввод документа

Для решения поставленной задачи требуется отразить поступление (приход) денежных средств от учредителей в кассу. Для этого можно воспользоваться документом " Приходный кассовый ордер".

Обращение к форме диалога для ввода документа может быть выполнено различными способами.

Наиболее универсальный способ - открыть журнал операций и из него обратиться к режиму ввода нового документа при помощи пиктограммы, нажатием комбинации клавиш 5Ып+Р9 или через меню " Действия -Ввести документ ".

На экране развернется большой список, содержащий все виды документов. Из него нужно выбрать интересующий документ " Приходный кассовый ордер" и далее произвести ввод информации путем заполнения предложенной экранной формы документа

Второй способ - воспользоваться меню " Документы - Приходный кассовый ордер".

Третий способ - обратиться к документу из специализированного журнала " Касса". Для этого сначала необходимо раскрыть окно с этим журналом (например, через меню " Журналы-Касса" ). Ввод нового документа осуществляется при помощи пиктограммы, нажатием клавиши 1п5ег1 или через меню " Действия - Новый". В данном случае будет предложен ограниченный список, включающий только те документы, которые регистрируются в текущем журнале.

После выбора первого из перечисленных типов документов раскроется соответствующая ему диалоговая форма Пример обращения к форме документа и последующего ее заполнения показан на рис. 9-1. Дадим некоторые пояснения к порядку заполнения формы.

Первое поле предназначено для ввода номера документа Первому документу автоматически присваивается номер " 000001". Это поле может быть откорректировано, однако в нашем случае в этом нет необходимости. Во втором поле проставляем дату документа, которая должна соответствовать дате поступления денежных средств в кассу.

В поле " Вид операции" выбирается одно из значений перечисления, которое характеризует суть операции.

В поле " Касса" необходимо выбрать кассу из справочника " Счета нашей фирмы".

Поле " Счет" предназначено для ввода счета, корреспондирующего по кредиту со счетом 30 " Касса". Оно содержит кнопку. Это значит, что данное поле заполняется путем выбора значения из списка, выдаваемого после нажатия на указанную кнопку. В нашем случае деньги в кассу поступают в счет погашения задолженности учредителей, таким образом, в качестве корреспондирующего счета необходимо выбрать счет 46 " Неоплаченный капитал".

В зависимости от выбранного корреспондирующего счета ниже появятся поля для ввода аналитических объектов, в разрезе которых ведется учет на выбранном счете (поля " Субконто" ). На счете 46 аналитический учет ведется в разрезе контрагентов, поэтому программа автоматически включает в документ поле для ввода реквизита " Контрагенты". Это поле заполняется путем выбора значения из соответствующего справочника, обращение к которому осуществляется нажатием кнопки.

 

 

Рис. 9-1. Ввод документа " Приходный кассовый ордер №1"

В поле " Сумма" вводится сумма, полученная от учредителя. Поскольку данная сумма не включает налог на добавленную стоимость (НДС), то необходимо проследить, чтобы были правильно установлены перечисления " Вид НДС", в поле " НДС" будет получено нулевое значение, в противном случае программа рассчитает сумму НДС в соответствии с установленной ставкой.

В поле " Основание " указывается основание поступления денег в кассу: " Вклад в уставный капитал".

В поле " Приложение " перечисляются документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру: Выписка из учредительного договора ЗАО " Добро".

Печать документа

После заполнения всех полей документа нажатие экранной кнопки " Печать" вызовет появление на экран окна, содержащего печатную форму документа " Приходный кассовый ордер" и квитанции к нему.

Бухгалтер должен проверить правильность составления документа Если документ сформирован верно, все поля заполнены правильно, то можно распечатать данный документ на принтере нажатием пиктограммы стандартной панели инструментов. Экземпляр приходного кассового ордера, подписанный главным бухгалтером и кассиром, остается в архиве бухгалтерии, а квитанция выдается на руки лицу, внесшему наличные в кассу.

 

Данный документ является проведенным, о чем свидетельствует пиктограмма, размещенная слева от записи. Следовательно, этому документу соответствует операция, содержащая проводки.

Проводки документа

Находясь в журнале документов, можно быстро перейти от документа к порожденным им операции и проводкам. Для этого, как показано на рис. 9-2, следует установить курсор на интересующем документе и посредством меню " Действия - Проводки операции" или соответствующей пиктограммы обратиться к проводкам документа

В раскрывшемся окне журнала проводок увидим, что данному документу соответствует операция, которая включает одну проводку.

В меню " Действия" включены еще несколько функций, обеспечивающих обращение к проводкам документа:

 

Открыть операцию - открывает операцию, порожденную документом, для просмотра и редактирования проводок. Отметим, что функция редактирования проводок может быть открыта или закрыта для каждого конкретного документа. Управление данной функцией осуществляется на уровне конфигурирования.

Рис. 9-2. Обращение к проводкам документа из журнала " Касса"

Перейти в журнал операций - осуществляет переход в журнал операций, причем курсор автоматически устанавливается на операцию, порожденную документом.

Перейти в журнал проводок - осуществляет переход в журнал проводок, причем курсор автоматически устанавливается на первой проводке, порожденной данным документом.

Также возможна обратная последовательность действий. Находясь в журнале проводок или операций, можно быстро перейти к документу, породившему эти записи. К методам работы с журналами проводок и операций мы будем неоднократно обращаться в последующих разделах

⇐ Предыдущая20212223242526272829Следующая ⇒

Поделиться: