Інтеграція інформаційної системи управління проектом – це взаємопроникнення основних функцій менеджменту на всіх етапах реалізації прокту з системою збору інформації та аналізом її виконання.

Інтеграція з системою управління персоналом. Для того, щоб виконавці проекту з нали, чоговід них чекають, вони повинні залучатися на всіх етапах реалізації проекту, мати власні плани й регулярно звітувати про їх виконання.

 

4.3 Процедури в управлінні проектами

Проектні процедури використовуються для встановлення порядку управління окремим частинами проекту і зазвичай включають такі заходи:

Альтернативний аналіз – розбивка складного проекту на складові частини в пошуках більш ефективних способів досягнення бажаного результату. Аналіз починають зі складання укрупненої схеми робіт, обмежень і цілей. Потім порівнюють альтернативи. Аналіз проводять протягом усіх стадій проекту. В ньому визначають такі можливості:

- скорочення термінів виконання; - скорочення бюджету; - виконання проекту з нижчим рівнем якості та дешевшими матеріалами, але прийнятним для клієнта, отже дешевше й в більш стислі строки; - автоматизацію робіт з економією трудовитрат; - використання взаємозамінного устаткування; - існування більш простих варіантів виконання проекту та альтернатив системи управління.

Розподіл обов´ язків, який є формальним початком проекту. При цьому проводяться збори, на яких присутні всі зацікавлені сторони. Стандартна

процедура розподілу обов´ язків включає:

1. Складання схеми робіт й списку сторін, що беруть участь.

2. Обґрунтування участі субпідрядників.

3. Складання списку відповідальних осіб і повноважень.

4. Обговорення порядку управління проектом.

5. Обговорення способів виміру ходу проекту та порядку платежів.

6. Вимоги до контрактів, санкцій, бюджету, розкладу робіт, специфікацій.

7. Список збов´ язань замовника по постачаннях.

8. Обговорення порядку контролю конфігурації проекту й осіб, уповноважених робити зміни.

9. Підписання угоди.

Випуск інструкцій – розподіл обсягу робіт по відповідальним особам, це перший крок етапу контролю.

Під час виконання проекту виникає потреба у внесенні змін, що здійснюється шляхом перегляду документів. До перегляду початкового плану, всі зміни повинні бути оцінені й схвалені відповідальною особою із проектної групи (п.8 – вище). Кожну зміну фіксують письмово.

Формування системи звітності, що встановлює інформаційну систему проекту й дозволяє контролювати процес його виконання та оцінювати його результативність. Ключовим джерелом інформації є звіти про завершення проекту та етапів проекту. Відповідальність за збір даних несе головний менеджер проекту чи відділ розробки проектів замовника.

Документарний контроль покликаний підтвердити відповідність проекту останнім змінам плану. Спочатку складається список документів, які підлягають контролю, їм усім надається позначка “Контроль”. До кожного документа додаються циркулярний лист й супровідна запаска, яку адресат підписує і відсилає в проектну групу, щоб підтвердити отримання документу. За контроль документів відповідає проектна група. Наприкінці кожного тижня складається контрольний лист, в якому відображається рух всіх контрольних документів.

Аудит проекту – це перевірка системи контролю. Його завдання – виявити

відхилення в системі та скласти рекомендації щодо її поліпшення.

Проведення конкурентних торгів (тендерів) – процедура закупівлі ресурсів, робіт та послуг, необхідних для реалізації проекту. Одна з найбільш формалізованих процедур, з великою кількістю операцій, документів та системи контролю.

 

Контрольні питання за темою 4

1. Які основні вимоги до цілей проекту?

2. Які складові включають при визначенні цілей проекту? Для чого вони необхідні?

3. Для чого потрібно визначення ієрархії цілей?

4. Чим характеризуються сучасні тенденції в проектному менеджменті, з чим це пов´ язане, як вони різняться від процесів в управлінській діяльності?

5. Що таке проектні процедури?

6. Які заходи передбачаються в управлінні проектами?

7. Для чого існує процедура аудиту?

8. З чим пов´ язана процедура проведення тендерів у проектному менеджменті?

 

 

Тема 5. Оточення проекту

 

5.1 Поняття оточення проекту

5.2 Дальнє оточення проекту

5.3 Внутрішнє та зовнішнє оточення проекту

 

Ключові слова: зовнішнє середовище підприємства; дальнє та ближнє оточення підприємства; внутрішнє та зовнішнє оточення проекту

 

5.1 Поняття оточення проекту

Щоб методично правильно організувати роботу з реалізації проекту необхідно враховувати наступне:

1. - Проект виникає, існує та розвивається у певному оточенні (у конкретному підприємстві), яке називається зовнішнім середовищем

2. - Ряд елементів проекту можуть бути використані як в його складі, так і поза ним (наприклад – спеціалісти працюють над декількома проектами).

3. - Проект не є жорстким утворенням. Його елементи можуть перейти із зовнішнього середовища до складу проекту і навпаки.

Зовнішнє середовище - найближче оточення (середовище підприємства, в рамках якого здійснюється проект), дальнє оточення - оточення самого підприємства в межах якого виконується проект.

Рядовому співробітнику конкретного проекту зазвичай байдуже, знаходиться він або об’єкт, з яким він працює усередині чи ззовні проекту. Для нього більш важливим є те, яку конкретну роботу він виконує і яку винагороду за це отримає.

Для відповідальних виконавців і керівників організацій, що беруть участь у проекті, розуміння цього питання є одним із факторів, які сприяють успішній діяльності по реалізації проекту. Якщо проект виконується у межах підприємства, то його оточення можна представити у вигляді наступної схеми

 

 Характер впливу чинників оточення проекту, представлених на схемі виявляється в наступному:

1. керівництво підприємства - головне джерело визначення цілей та основних вимог проекту

2. фінанси - визначають бюджетні рамки проекту, способи та джерела фінансування

3. збут - формує вимоги ринку

4. виготовлення - пов'язане з ринком засобів виробництва і висуває специфічні вимоги: рекомендації з використання обладнання, вимоги загрузки простоюючих дільниць виробництва, узгодження вимог, що висуваються до проекту з можливостями ринку виробництва

5. забезпечення - пов'язане з ринком сировини, напівфабрикатів. Формує вимоги до проекту, виходячи з можливості забезпечення сировиною, обладнанням по прийнятних цінах.

6. інфраструктура - пов'язана з ринком послуг і висуває свої вимоги до реклами, транспорту, зв'язку.

Задача проектного менеджменту, керівника проекту, його команди,:

- збір усіх вимог

- забезпечення проектною інформацією

- визначення можливостей і ступеню задоволення вимог

- визначення форми надання інформації, вимог та масштабів збирання інформації, умов їх зміни

- формування прогнозу динаміки оточення проекту

 

5.2 Дальнє оточення проекту

Вплив дальнього оточення на проект (на прикладі міжнародного проекту) проявляється у взаємодії наступних чинників:

1- політичні характеристики і чинники: політична стабільність, підтримка президента інформація уряду, участь у військових союзах.

2- економічні чинники: структура національного господарства, рівень інфляції, податки, рівень цін.

3- суспільство: умови і рівень життя, освіта, трудове законодавство, медицина, громадська думка щодо проекту

4- закони і право: права людини, підприємництво, власності, гарантії, пільги

5- наука і техніка: рівень розвитку інформаційної техніки і комп'ютеризації, зв'язок, комунікації

6- культура: рівень письменності, культурні традиції, релігія

7- природні і екологічні чинники: кліматичні умови, природні ресурси, стандарти щодо: повітря, води, грунту, стану екологічної системи

8- характеристика і факти інфраструктури: транспорт, зв'язок, комунікації, мережі, ЕОМ, енергопостачання, сировина, послуги, збутова мережа.

Більш розгорнуте представлення про проект та його оточення представлено на рисунку

5.3 Внутрішнє та зовнішнє оточення проекту

Чинники зовнішнього оточення проекту залежать від  мети проекту. В таблиці 1 наведена оцінка в балах кожного з чинників. Інвестиційні і соціальні проекти найбільше схильні до впливу зовнішнього оточення, потім організаційні і економічні, в меншій мірі - інноваційні. Найбільший вплив на проекти чинить: економіка, закони і право, культура, політика і суспільство. Найменший вплив чинять екологія та інфраструктура.

Чинники внутрішнього оточення проекту включають:

1) стиль керівництва - визначає психологічний клімат і атмосферу в команді проекту і впливає на творчу активність і працездатність

Рис. 5.3 – Оточення проекту

    2) специфічна організація проекту - визначає взаємовідносини між учасниками, розподіл прав, обов'язків та відповідальності

3) учасники проекту - реалізовують різні інтереси в процесі здійснення проекту, формують свої вимоги відповідно до цілей і мотивації, впливають на проект у відповідності зі своїми інтересами, компетенцією і мірою залучення до проекту

4) команда проекту - мозковий центр, двигун, виконавчий орган, від нього залежить успіх і прогрес проекту

5) методи і засоби комунікації - визначають повноту, достовірність і оперативність обміну інформацією між зацікавленими учасниками проекту

6) економічні умови проекту - пов'язані з кошторисом і бюджетом проекту, цінами, податками, тарифами, ризиком, страхуванням та ін. визначають вартісні характеристики проекту

7) соціальні умови проекту - характеризуються забезпеченням стандартних умов життя для учасників проекту, рівнем зарплати, умовами праці, техніки безпеки, соціальним забезпеченням

8) інші чинники - рівень комп'ютеризації та інформатизації проекту, організація проекту, система документації, технічні умови і інш.

 

Контрольні питання за темою 5

1. З чим пов´ язане виникнення поняття оточення проекту?

2. Що означає по відношенню до внутрішнього оточення зовнішнє оточення проекту?

3. З яким економічним поняттям більше всього споріднене поняття дальнього оточення проекту, а в чому різниця між ними?

4. Розробіть та охарактеризуйте зовнішнє оточення розробки та освоєння виробництва нового продукту, наприклад, нового виду овочевих консервів.

5. Обґрунтуйте зовнішнє оточення проекту отримання банківського кредиту для фінансування технічного переоснащення підприємства.

 

 

 

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: