З чого складається функція управління контрактами?

2 Що представляє собою формування системи інформації в управлінні контрактами?

3 Як називають процес придбання ресурсів  і матеріального забезпечення проекту, що він собою представляє?

4 Перелічить основні принципи організації торгів та їхню мету.

5 Що таке проектні процедури, на які 2 види їх можна поділити?

6 Які бувають види конкурсів, чим вони різняться?

Що представляє собою спрощена процедура закупівлі, її види?

Які бувають види торгів?

Хто є учасниками торгів, їх функції?

Які види контрактів Вам відомі?

 

 

Тема 15. Управління персоналом та контроль за виконанням
плану проекту

 

15.1 Функції управління персоналом  

15.2 Система контролю та звітування за виконанням планів

15.3 Методи аналізу виконання планів

 

Ключові слова: функції управління персоналом; сфери управління персоналом; управління витратами, ресурсами і часом; контроль за виконанням плану проекту; методи аналізу виконання плану; метод скорегованого бюджету

 

15.1 Функції управління персоналом  

Управління персоналом включає визначення потреби чисельного і кваліфікаційного складу на всі періоди часу здійснення проекту, пошук і відбір кандидатур, прийом на роботу і звільнення, планування і розподіл працівників по робочих місцях, організацію навчання і підвищення кваліфікації, створення умов робочої атмосфери, попередження і вирішення конфліктів, питання оплати праці та інші.

Функції пов'язані з управлінням персоналом можна розбити на два види:

 адміністративні функції – заходи, пов´ язані як з відносинами всередині проектної команди, так і з зовнішнім оточенням проекту;

 регулюючі взаємовідносини і взаємодії – заходи, пов´ язані з регулюванням проектних відносин.

Кожна з цих груп включає розв'язання питань, пов'язаних з службовими відносинами, оплатою праці, трудовим законодавством і регулюванням, зовнішніми учасниками проекту, членами проектної команди, психологічного клімату проектної команди. Детально розподіл функцій представлено на рисунку.

Основними сферами управління персоналом є:

лідерство проектного менеджера;

розвиток командної й групової роботи;

мотивація індивідумів групи;

управління конфліктами.

 

15.2 Система контролю та звітування за виконанням планів

 Контроль за виконанням плану проекту – це процес перевірки виконання плану і застосування заходів для ліквідації відхилень.

Контроль ставить перед собою дві основні мети:

1 - мотивація праці. В процесі планування і контролю люди одержують чіткі задачі, які вони повинні виконати в процесі роботи, а так само поточну інформацію про свою роботу, у тому числі порівняно з іншими виконавцями, це сприяє прагненню до досягнення особистої мети в межах виконання плану; 2- завершальний

Рис.15.1 – Функції управління персоналом

аналіз виконання плану дає можливість вивчити причини невдач або успіхів з тим, щоб враховувати їх досвід в подальшій діяльності

Контроль за виконанням плану не менше важливий, ніж саме планування. Планування домінує на початку діяльності, потім починає переважати функція контролю. Проте планування і контроль – це взаємозалежні і взаємопов'язані

функції.

Тобто планування не закінчується з початком реалізації плану. Для контролю є життєво важливим звірятися з планами та переплановувати у разі потреби ресурси або змінювати початкові рішення.

На сьогоднішній день спостерігається тенденція інтеграції функцій планування і контролю. Цю систему називають управлінням витратами, ресурсами і часом. У міру реалізації плану нагромаджується інформація і аналізується хід виконання плану, на підставі яких складаються звіти про виконання плану. Це робиться для того, щоб застосувати відповідні заходи у разі відхилення від плану або появи проблем.

Умовою успішного контролю є:

1 Ефективне планування, яке фіксує певні пункти для контролю. Якщо плани часто змінюються їх важко контролювати;

2 Ефективна звітність повинна відповідати таким вимогам: а) складатися по структурі і змісту відповідно до плану; б) повинні бути визначений критерії контролю; в) інструментарій контролю повинен бути простим і зрозумілим, виконавці повинні витрачати не більше години на заповнення звітів; г) звіти повинні мати певну періодичність, яка залежить від тривалості виконання плану, стадії реалізації плану, ступені ризику, рівня звітності; д) звіти обговорюються на офіційних зборах, де головна увага приділяється визначенню суті проблеми і вибору відповідальних за її рішення; е) звіти повинні стимулювати творче обговорення плану з метою розробки можливих шляхів і дій для їх ліквідації.

3 Ефективне підведення проміжних підсумків. З'ясовують, чи відповідає хід виконання плану запланованим показникам, визначаються розміри і наслідки можливих відхилень. Звіти використовуються для прогнозування остаточної суми витрат матеріальних засобів і часу, а так само їх відхилень від плану.

4 Ефективні дії означають: а) здатність розрахувати ступінь впливу яких-небудь змін на одному рівні виконання плану на інші елементи виробничої системи і на результат виконання плану в цілому; б) ухвалення корегуючих рішень.

Після проведення аналізу виконання проекту, треба підготувати відповідні звіти. Для того, щоб уникнути перенасиченості документами, менджер проекту повинен дотримуватись наступних принципів:

1 Система звітування має бути побудована таким чином, що менеджеру кожного рівня подати ревелентну з його функціями інформацію.

2 Систему звітування подають у розрізі OBS та WBS. Більш докладна інформація надається по відхиленнях для того, щоб сконцентрувати увагу на проблемах.

3 Система звітування ґрунтується на системі кодування в розрізі OBS, WBS

 та CBS. Це дає змогу комбінувати та консолідувати показники в подальшому.

   4 Основним елементом системи інформування та звітування є “Звіт про витрати”.

     5 Необхідно побудувати систему звітів. Завдяки цьому, керівництво компанії одержує консолідовані звіти по всіх проектах, що виконуються, а замовники й партнери – звіти по відповідних проектах, менеджер проекту – інформацію про всі проекти, в яких задіяна його проектна група і т.ін.

6 Система звітування має бути пристосована до відстежування ризиків та виявлення джерела негативних відхилень.

 

15.3 Методи аналізу виконання планів

Одним з найпростіших методів аналізу виконання плану є аналіз відхилень, який визначається по формулі:

Δ П = П факт. – П план.; (14.1)

де: Δ П – відхилення показника; П факт. – фактичний рівень показника; П план. – запланований рівень.

Частіше за все розраховуються відхилення: фактичної дати початку (кінця) в порівнянні із запланованою; фактичної тривалості виконання; фактичних витрат; трудомісткості; фактичного відсотка завершення робіт.

     Недоліками цього методу є те, що він: аналізує минуле і не націлений на майбутнє; - не може виявити проблему на ранній стадії; - неефективно використовує всі наявні дані; - визначення відсотка має високий ступінь суб'єктивності і ненадійності; - не визначає тренди; - не інтегрує календарне планування і плани витрат, тому змішуються ефекти відхилень в часі і витратах і їх взаємодія; - не структурований і не персоніфікований, щоб сприяти індивідуальній звітності і відповідальності.

Тому зараз широко застосовують метод скорегованого бюджету (earned value), який ґрунтується на визначенні планового, фактичного і скоректованого бюджетів виконання плану. Скоректований бюджет – це планові витрати, які розраховані на фактично виконаний на певну дату об'єм робіт.

Розглянемо це на прикладі.

Після тижня будівельних робіт була отримана наступна інформація: по

 плану за 7 днів робіт бригада №1 повинна була виконати 80% робіт. Загальна сума виробничих витрат на цей період повинна складати 80 тисяч гривень. Фактично було виконане 70% цієї роботи, витрати при цьому склали 68 тис. грн. Вся сума витрат складає –100 тис. грн., термін виконання – 10 днів.

Скоректований бюджет (Б ск.) складає:

Би ск. = (Б пл. х ОРф)/ 100%; (14.2)

Де: б пл. – плановий бюджет на весь об'єм робіт, грн.; ОРф.- фактично виконаний об'єм робіт %. Тоді Бск. = (100 000 х 70 %)/100% = 70 тис. грн.

Плановий бюджет на цю дату (б пл.д.) повинен складати:

Би пл.д. = (Бпл. х ОРп)/100%; (14.3)

Де: Орп.- запланований на цю дату об'єм робіт %.

Би пл.д. = (100 000 х 80%)/ 100% = 80 тис. грн.

Фактична сума витрат Бф. = 68 тис. грн.

Оцінимо хід виконання плану щодо бюджету за допомогою коефіцієнта витрат (Кз.):

Кз. = Бск./Бф.; (14.4)

Кз = 70тис./ 68 тис. = 1, 03, тобто бригада заощадила 3 копійки на кожну гривню витрат. Прогнозований бюджет (Бпргн.) складає:

Бпргн. = Бпл./Кз.; (14.5)

Якщо ця тенденція зберігатиметься і надалі, то замість 100 тис. грн. витрат буде потрібно: Бпргн. = 100 000/ 1, 03 =97087, 4 грн.

Оцінка своєчасності виконання проводиться за формулою:

До в. = Бск./ Бпл. (14.6)

Де: До в. – часовий коефіцієнт виконання плану.

 Кв. = 70тис./80тис. =0, 875. Знайдений рівень говорить про те, що строки робіт можуть затягнутися. Їх прогнозований (В прогн.) рівень може скласти:

В пргн. = 10 днів/ 0, 875 = 11, 4 дні.

Прогнозування суми залишкових витрат за планом або його складовим в розрізі елементів робочої і витратної структур має важливе значення для керівників підприємства і інвесторів, оскільки вони можуть ухвалити рішення про припинення діяльності або інвестування. Недоліком методу є небезпека суб'єктивного і механістичного підходів. 

Метод прогнозування суми залишкових витрат ґрунтується на екстраполяції фактичних даних про хід виконання плану на певну дату. Він може використовуватися для оцінки і прогнозування: 1) - окремих витрат по роботах, які тільки починаються; 2) - суми витрат по підрозділах, які почали свою роботу; 3) - залишкових витрат за проектом в цілому.

Сума прогнозованих витрат визначається підсумовуванням фактичних витрат і залишкових. Це дає можливість не тільки прогнозувати витрати за планом, але і визначати витрати по майбутніх роботах на основі тенденцій роботи, що склалися, в даному виробничому підрозділі.

 

Контрольні питання за темою 15

1 Як розподіляються функції управління персоналом, перелічить їхні складові

2 За якими критеріями Ви можете оцінити ефективність роботи менеджера в проектній команді?

3 У чому можуть бути причини виникнення складностей в проектній команді?

4 Нижче наведені декілька проблем, які є загальними при виконанні проекту. Визначте причини та спробуйте навести наслідки кожної з проблем з огляду на стосунки в команді:

а) люди схильні чинити опір розглядові нових пропозицій;

б) люди схильні до самозахисту;

в) функціональні працівники більше прагнуть зосереджуватись на поточній діяльності, ніж працювати на перспективу;

г) як функціональні працівники, так і персонал команди частіше очікують на індивідуальне, ніж на групове визнання.

5 З яких основних елементів складається функція проектного контролю, як вона пов´ язана з планування?

6 Що є запорукою ефективності системи контролю в проектній діяльності?

7 У чому полягає сутність методу скорегованого бюджету?

8 В чому метод скорегованого бюджету відрізняється від знайомих Вам методів контролю за виконанням плану?

9 Сформюлуйте принципи системи звітування в проектній діяльності.

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Поделиться: