Тема 16. Використання інформаційних систем в управлінні проектами

16.1 Інформаційні системи (ІС) та вимоги до них в проектній діяльності

16.2 Функціональні можливості ІС в управлінні проектами

16.3 Огляд пакетів управління проектами

         

Ключові слова: автоматизація управління проектами; автоматизована інформаційна система (АІСУП); стилі управління; модель обміну данними; пакети управління проектами: Microsoft Project, Time Lin, Open Plan Professional, Primavera

 

16.1 Інформаційні системи (ІС) та вимоги до них в проектній діяльності

Як і будь-який процес управління, діяльність по УП супроводжується обробкою даних про ті елементи проекту, які виділені для управління. Зважаючи на складність УП об’єми інформації, яку необхідно збирати, обробляти та аналізувати учасникам проекту, можуть бути надзвичайно великими.

Основну мету автоматизації УП можна сформулювати як підвищення продуктивності праці, пов’язаної зі збором, обробкою, аналізом даних про хід виконання проекту, проведенням необхідних аналітичних і прогнозних розрахунків, необхідних для прийняття ефективних рішень.

Автоматизована інформаційна система УП (АІСУП) – це єдиний комплекс, що поєднує програмні і технічні засоби обробки і передачі інформації, методи УП і інші елементи які забезпечують його функціонування та підвищення ефективності усіх процесів. Основним призначенням АІСУП є переведення на машинну обробку процесів управління проектами. Це пов´ язано з тим, що

Проект - це одноразова сукупність дій, направлених на досягнення унікальної мети (або досягнення комплексу цілей), то ІС УП створюється для кожного проекту і є тимчасовою системою.

 Реалізація проектів пов’язана з виконанням унікального комплексу дій. Таким чином, календарні і фінансові плани базуються, здебільшого, на прогнозних і експертних оцінках, ніж на попередньому досвіді.

 Проект здебільшого здійснюється при обмеженнях у часі, обмеженому бюджеті, дефіциті ресурсів. Звідси ІСУП повинна підтримувати алгоритми вирішення конфліктних вимог.

 Координоване виконання взаємопов’язаних дій. Весь об" єм робіт проекту розділяється на пакети робіт і задачі, які легко піддаються управлінню і часові та ресурсні параметри яких можуть бути оцінені з високим ступенем точності. Таким чином функція контролю над проектом базується на оцінці результатів виконання задач, а не на порівнянні об" ємів робіт, за певний календарний період (міс., кв., рік)

 Реалізація проекту поєднує зусилля і використання ресурсів різних відділів і організацій. ІСУП повинна забезпечити підтримку ділових стосунків між виконавцями, тимчасово об‘єднаними в команду.

 Проект має життєвий цикл, який включає стадії: концепція, розробка, реалізація, завершення. Різні стадії життєвого циклу потребують виконання різних управлінських функцій. Таким чином ІСУП є динамічною системою, яка змінюється в залежності від стадії проекту.

 Проекти не є повністю незалежними від бізнес-оточення, яке включає як інші проекти, які здійснюються організацією, так і поточну виробничу діяльність. Таким чином ІСУП є відкритою системою, яка має інтерфейси з іншими системами.

До недоліків створення ІСУП на основі існуючих функціональних відносяться  низька оперативність отримання і якість інформації внаслідок надлишкових даних та низька ступінь інтеграції інформації внаслідок різнорідності ІС, які використовуються різними відділами (тим паче різними організаціями), що приймають участь у проекті.

Переводу на машинну обробку автоматизації підлягають основні напрямки (функції) управлінської: планування робіт; контроль за ходом виконання проекту; аналіз ходу виконання плану; коригування плану робіт.

 

16.2 Функціональні можливості ІС в управлінні проектами

До чинників, що впливають на підходи і, відповідно, вимоги до АІСУП відносяться: стиль управління проектом; потреби робочої групи проекту; вимоги вищих керівників.

Ці аспекти необхідно детально розглянути, перш ніж визначитись, яка необхідна АІСУП. Існують чотири категорії стилів управління:

Детальне знання проекту та високий рівень контролю;

Детальне знання проекту та невисокий рівень контролю.

Невисокі знання деталей проекту та невисокий рівень контролю;

Невисоке знання деталей проекту та значний рівень контролю.

Перший стиль вимагає, щоб план проекту був розроблений дуже детально, щоб всі ці деталі вводились в базу даних системи та були доступні у будь-який час.

Вимогою є, щоб робоча група проекту здійснювала поточний контроль за роботою через короткі проміжки часу. Ступінь деталізації залежить від масштабів та складності проекту.

Другий стиль вимагає, щоб план проекту був розроблений досить детально, і щоб всі ці деталі були введені в базу даних, але не передбачає, щоб подробиці плану були легко доступними.

Менеджер проекту може не аналізувати всю цю інформацію, а вивчає її тільки вибірково. При необхідності він повинен отримати детальну інформацію. Такий стиль надає більше свободи робочій групі при розробці своїх планів.

АІСУП не повинна бути надто чутливою.

Третій стиль не потребує розробки дуже деталізованого плану проекту для введення в БД або забезпечення доступності інформації. Цей стиль також надає робочій групі більше свободи в розробці власних планів такий підхід називається управління «по відхиленням» АІСУП також не повинен бути надто чутливою.

Четвертий стиль є не зовсім звичайним. Він навпаки вимагає, щоб план проекту не розроблявся дуже детально.

Менеджеру проекту необхідно забезпечити рівень контролю за БД та легку доступність інформації. Така система буде зручною для менеджера проекту, якому необхідно керувати деталями і якому необхідно надавати багато звітів про стан справ вищим керівникам різного рівня. Ці звіти повинні бути довільними за своїм характером. В цьому випадку АІСУП повинна бути виключно чутливою.

Корисно заздалегідь визначити:

Приблизні вимоги до розмірності проектів і детальності планування, організаційної структури управління і звітності.

 Скільки проектів буде вестися одночасно і чи будуть вони взаємозалежними?

 Яка приблизна кількість задач в одному проекті?

 Скільки видів ресурсів буде задіяно в одному проекті і як будуть розділятися ресурси між проектами?

Важливим є також міркування, пов’язані з кваліфікацією персоналу, який буде використовувати ІСУП.

Вимоги до інтегрованої системи по управлінню проектами універсальні і не залежать від специфіки організації. Модель обміну даними можна спрощено представити як потік даних по проекту йде у напрямі знизу вгору, від рівня операцій до стратегічного рівня, на якому відбувається узагальнення відомостей, що поступили, і вже на рівні вищого керівництва дані поступають у вигляді звіту, який представляє дані по проекту в досить загальному вигляді.

Кожний рівень управління характеризується своїми специфічними вимогами до програмного забезпечення УП.

Таблиця. 16.1 - Вимоги до програмного забезпечення по управлінню проектами

Рівень вищого керівництва	Стратегічний рівень	Рівень операцій
Простота в застосуванні  Можливість отримувати демонстраційні звіти  Потужні можливості узагальнення відомостей  Засоби для інтеграції даних з інших програмних додатків  Процедури для планування зверху вниз	Можливість інтеграції з іншими засобами (додатками)  Засоби для згортання даних по проекту (представлення звітів керівництву) і поглибленню для планування на більш детальному рівні  Засоби для контролю за реалізацією проекту  Гнучкість при настроюванні вихідних форм звітності	Простота використання Простота вивчення «Прозорість» процедур введення даних Наочність

16.3 Огляд пакетів управління проектами

До рішення про придбання програмного забезпечення для УП в різних організаціях приходять по різному: 1) на основі рекламної інформації продавця систем; 2) на основі порівняльних оглядів ПЗ, що публікують в комп" ютерних виданнях.

Корисно знати базові функціональні можливості систем. Основні з них представлені в таблиці 16.2.

Розглянемо існуючі на сьогоднішній день на ринку системи управління проектами через призму розглянутих вимог.

Microsoft Project є на сьогоднішній день самою поширеною у світі системою УП. У багатьох західних компаніях MS Project став звичною добавкою до Microsoft Office навіть для рядових співробітників, які використовують його для планування графіків нескладних комплексів робіт.

Таблиця 16.2 - Базові функціональні можливості системи УП

Функціональна характеристика	Вимоги до реалізації
1.Засоби опису комплексу робіт проекту, зв’язків між роботами і їх часових характеристик	Опис глобальних параметрів планування проекту Опис логічної структури комплексу робіт Багаторівневе представлення проекту Призначення часових параметрів планування задач Підтримка календарів окремих задач і проекту загалом
2.Засоби підтримки інформації про ресурси і витрати по проекту та призначення ресурсів і витрат окремим роботам проекту	Організаційна структура виконавців Ведення списку наявних ресурсів, номенклатури матеріалів і статей витрат Підтримка календарів ресурсів Призначення ресурсів роботам Календарне планування при обмежених ресурсах
3.Засоби контролю за ходом виконання проекту.	Порівняння планових і фактичних показників і прогнозування ходу майбутніх робіт
4.Графічні засоби представлення структури проекту, засоби створення різних звітів по проекту	Діаграма Гантта (часто суміщена з електронною таблицею і що дозволяє відображати різну додаткову інформацію) PERT діаграма (сіткова діаграма) Створення звітів, необхідних для планування і контролю

 

Відмінною особливістю пакету є його простота. Розробники MS Project не прагнуть вкласти в пакет більш складні алгоритми календарного або ресурсного планування. У той же час значна увага приділяється використанню сучасних стандартів, які дозволяють ефективно інтегрувати пакет з іншими додатками.

Серед переваг пакету також потрібно відмітити досить зручні i гнучкі засоби створення звітів. MS Project може бути рекомендований для планування нескладних проектів користувачами непрофесіоналами i початківцями.

Time Line (Time Line Solutions) - інший популярний недорогий пакет, який пропонує компанія Time Line Solutions Corp. Значне поширення на ринку отримала русифікована версія Time Line 1.0 для Windows. Крім неї, набуває поширення Time Line 6.5 для Windows - більш потужна і складна версія системи.

Time Line 1.0, подібно MS Project, містить лише мінімально необхідні функції управління проектами, надаючи користувачеві-непрофесіоналові максимально прості i ясні засоби швидкого створення i розрахунку нескладних проектів.

Time Line 1.0 може бути рекомендований користувачам-непрофесіоналам, які планують переважно часові i вартісні параметри проектів.

Open Plan Professional (Welcom Software) – представник класу професійних систем. Однією з основних відмінностей системи є могутні засоби ресурсного i вартісного планування, які дозволяють значно полегшити задачу знаходження найбільш ефективного розподілу ресурсів і складання їх робочого розкладу. Крім того, користувачами інтегрованої системи управління проектами організації є як професійні менеджери, що здійснюють узгодження i оптимізацію планів проектів, аналіз ризиків, прогнозування і т.д., так і учасники проектів, що виконують збір, уточнення i актуалізацію даних, готуючі звіти. Якщо для професіоналів важлива потужність i гнучкість функцій планування, що надаються системою і аналізу проектів, то для інших користувачів важливіше простота i прозорість системи. Тільки Open Plan забезпечує сьогодні як повну інтеграцію між професійною i " настільною" версіями системи, так і відкритість для обміну даними із зовнішніми додатками.

Primavera (Primavera Systems, Inc.) - добре відомий в середовищі професійних менеджерів проектів у всьому світі. Сьогодні РЗ застосовується для управління середніми i великими проектами в самих різних областях, хоч найбільше поширення даний продукт отримав в сфері управління будівельними і інженерними проектами.

Крім РЗ, компанією Primavera Systems постачається полегшена система для УП – SureTrack. Цей програмний продукт орієнтований на невеликі проекти, підпроекти, роботу конкретних виконавців з фрагментами проектів. SureTrack має ті ж засоби, що i РЗ в плані організації проекту по кодах i фільтрації інформації, установки обмежень і розрахунку розкладу, але в той же час існує ряд обмежень i додаткових можливостей.

SureTraсk здійснює імпорт/експорт файлів у форматах РЗ i MS Project.

Таким чином, працюючи спільно, РЗ i SureTraсk пропонується підхід, прийнятний для управління проектами різного розміру і складності. Крім вищеназваних продуктів з сімейства Primavera інтерес може представляти система аналізу ризиків проекту Monte Carlo for Primavera, яка дозволяє визначити терміни і вартість проекту з заданою вірогідністю.

 

Контрольні питання за темою 16

1 Що таке АІС в управлінні проектами? Сформулюйте основну мету автоматизації

2 Які основні вимоги до інформаційних систем (ІС), з чим вони пов'язані?

⇐ Предыдущая234567891011

Поделиться: