Створення зведеної таблиці

Зведена таблиця - це інтерактивна таблиця, що підсумовує великі обсяги даних згідно обраному формату або методу обчислення, використовується для об'єднання даних у групи і відображення залежності одних категорій даних від інших.

Зведена таблиця створюється за допомогою Майстра зведених таблиць:

· меню Данные Þ Сводная таблица.

Крок 1 Þ зазначити джерело вихідних таблиць Þ таблиці Microsoft Excel, зовнішнє джерело Þ та вид зведеного об’єкту Þ таблиця, діаграма.

Крок 2 Þ у вікні вказати діапазон комірок, які містять дані для зведеної таблиці Þ кнопка МакетÞ перетягнути кнопки всіх категорій ( сторінка, стовпець, рядок, дані) на відповідні місця

Крок 3 Þ зазначити місце для розміщення зведеної таблиціÞ Готово.

Автоформатирование – приведення зовнішнього вигляду таблиці до одного із стандартних видів

37.Створення макету зведеної таблиці

На третєм етапі майстра зведених таблиць формується макет (Рис.23) нової зведеної таблиці, створюється її структура та визначаються її функції. Для цього натисніть кнопку Макет і перемістіть кнопки з назвами полів у потрібну область рядків, стовпців або даних чи сторінок. Зони Строка, Столбец, Далее повинні мати відповідне поле. Інформація в зоні Далее, як правило, обробляється математично. Тому в ній розміщують числові поля. При переміщенні кнопки поля в область Далее програма вказує тип операції, яку здійснить з даними. За замовчуванням обчислюється сума. Для зміни типу операції слід перемістити кнопку Поля в область Данные і двічі клацнути лівою кнопкою миші на ній — відкриється вікно, в якому можна вибрати потрібну функцію обробки даних. Заповнювати область Страница не обов'язково. Виберіть місце розташування зведеної таблиці (наявний або новий робочий лист) à кнопка Параметри і введіть назву зведеної таблиці.

Майстер створить таблицю. Відкриється також панель інструментів Сводные таблицы . За допомогою цієї панелі можна змінювати вигляд і параметри вже побудованої таблиці

38.Опції вікна обчислювального поля зведеної таблиці

 

В Excel єдиним засобом створення зведених таблиць є засіб “Майстер зведених таблиць” (Pivot Table Wizard). Доступ до нього — через команду “Дані ð Зведена таблиця” (Data ð Pivot Table Report) або за відповідною кнопкою панелі інструментів “Зведена таблиця”. В результаті виконання команди з’явиться перше з діалогових вікон (рис. 4), в якому необхідно визначити вид джерела даних.

Можливими видами джерел вихідних даних можуть бути:

* Списки або бази даних Excel. В першому рядку повинні бути заголовки стовпчиків. Максимальний розмір для Excel 97 — 65 535 записів ´ 256 полів.

* Зовнішні джерела даних. Звичайно дані вводяться в робочий листок за допомогою окремого додатку — Query.

* Кілька діапазонів консолідації. Ця процедура еквівалентна об’єднанню інформації в таблиці (консолідації таблиць), але з використанням всіх інструментів зведених таблиць.

* Інші зведені таблиці. Якщо активна робоча книга не має зведених таблиць — ця опція не доступна.

Після обрання виду джерела даних треба клацнути на кнопці “Далі“ і перейти до наступного етапу. Вигляд діалогового вікна першого етапу наведений на рис. 4.

Рис. 4. Перше діалогове вікно “Майстра зведених таблиць”.

В залежності від виду джерела даних другий етап може складатись з одного або з двох кроків. “ Майстер зведених таблиць” видасть запит безпосередньо про діапазон вихідних даних. Якщо перед активізацією команди “Дані ð Зведена таблиця” курсор розміщувався у будь-якій комірці вихідного діапазону, Excel автоматично запропонує діапазон, з яким користувач може погодитись або відкорегувати його. На рис. 5 наведено друге діалогове вікно “Майстра зведених таблиць”, яке відповідає джерелу вихідних даних “Список или база данных Microsoft Excel”.

Рис. 5. Друге діалогове вікно “Майстра зведених таблиць”.

На третьому етапі з’являється третє діалогове вікно (рис. 6), в якому визначається загальна структура зведеної таблиці. Поля бази даних (списку) будуть представлені у вигляді кнопок, розташованих в правій частині вікна, які можна пересунути у відповідні області схеми зведеної таблиці. Схема має чотири області:

Рис. 6. Третє діалогове вікно “Майстра зведених таблиць”.

* Рядок. Переміщені в цю область кнопки полів відобразяться як заголовки полів рядка в зведеній таблиці.

* Стовпчик. Переміщені в цю область кнопки полів відобразяться як заголовки полів стовпчика в зведеній таблиці.

* Дані. Це поле даних, які підсумовуються в зведеній таблиці.

* Сторінка. Значення цього поля використовується як заголовок сторінки в зведеній таблиці.

В кожну з цих областей можна перемістити будь-яку кількість полів. Невикористані поля будуть відсутні у зведеній таблиці. При пересуванні кнопки поля в область даних автоматично застосовується функція СУММ, якщо поле містить числові значення, або функція СЧЁТ, якщо поле містить нечислове значення. На цьому кроці при налаштуванні зведеної таблиці для зміни поля треба двічі клацнути на ньому. Можна вказати для конкретного поля функцію підбиття підсумків — підрахунок кількості значень або іншу. Можна також визначити, які елементи поля не показувати або пропустити. Поля можна змінити і після створення макету зведеної таблиці.

39 Створення зведених діаграм

Коли дані містяться у величезній зведеній таблиці, або за наявності великої кількості складних даних на аркуші, що містить текст і числа із заголовками стовпців, побачити загальну картину доволі складно.
Зведена діаграма може допомогти зробити ці дані змістовними. Хоча ряди даних, категорії та осі діаграми відображаються на зведеній діаграмі так само, як і на звичайній діаграмі, праворуч від неї розташовано інтерактивні елементи керування для фільтрації, які дають змогу швидко аналізувати підмножину даних.

Для даних на аркуші можна створити зведену діаграму без створення зведеної таблиці. Можна навіть створити зведену діаграму, рекомендовану для ваших даних. Excel автоматично створює поєднанні зведеної таблиці. Для цього треба виконати такі дії:

1. Клацніть довільне місце в даних.

2. На вкладці Вставлення у групі Діаграми виберіть пункт Рекомендовані діаграми.

3. На вкладці Рекомендовані діаграми виберіть будь-які діаграми з зведеної діаграми піктограми у верхньому куті. Попередній перегляд зведеній діаграмі відображається в області Попередній перегляд.

4. Знайшовши потрібну зведену діаграму, натисніть кнопку OK.

За наявності зведеної таблиці клацніть будь-де, щоб на стрічці відобразилася вкладка " Знаряддя для зведених таблиць", виберіть елементи Аналізувати -> Зведена діаграма, у діалоговому вікні Вставлення діаграми виберіть тип і підтип діаграми. Можна використовувати всі типи діаграм, за винятком точкової, бульбашкової або біржової.

Після створення зведеної діаграми її можна налаштувати, як і будь-які інші стандартні діаграми. Поруч із діаграмою є кнопки Додати та Змінити елементи діаграми, наприклад змінити заголовки даних або стиль діаграми та кольори зведеній діаграмі, так само, як у звичайній діаграмі. На стрічці відобразиться вкладка Знаряддя для зведених діаграм. На вкладках Аналізувати, Конструктор і Формат можна обрати параметри діаграми.

 

40.Призначення та правила застосування засобу Підбір параметру

 

За допомогою табличного процесора Excel можна виконувати аналіз даних і оптимізацію знайденого рішення.

Підбір параметра забезпечує дослідження даних, зв'язаних математичним рівнянням типу F(x)=А, у якому змінна х є шуканим параметром, а значення А – необхідним результатом.

Схема використання засобу Подбор параметра:
1. У полі Установить ввести адресу комірки з формулою обчислень
2. У полі Значение ввести необхідний результат
3. У полі Изменяя значение ячейки ввести адресу змінного параметра
4. Натиснути кнопку ОК
5. У вікні Результат подбора параметра натиснути кнопку OK, якщо результат відповідає необхідним вимогам; в протилежному випадку натиснути Отмена для повернення до початкових значень комірок.

Приклад використання засобу Подбор параметра:

 

41 41.Призначення інструменту оптимізації Пошук рішення

Засіб «Пошук рішення»-інструмент оптимізації. За його допомогою можна знайти оптимальне, або задане значення будь-якої комірки, шляхом підбора значень декількох комірок, які задовільняють визначеними умовами.

4242.Параметри ділового вікна Пошук рішення

Максимальний час – задає максимальний час (у секундах ) рішення задачі. Він може бути більше 9 годин (32 767 секунд) але за замовчуванням дорівнює 100 секундам. Цього часу достатньо для рішення більшості відносно невеликих задач. Якщо за вказаний час рішення не знаходиться, буде зроблена пауза з запитанням чи закінчити обчислення та прийняти поточні значення за кінцевий результат або продовжити обчислення на протязі ще одного часового періоду.

Гранична кількість ітерацій – визначається максимальне число ітерацій для знаходження проміжних рішень. Допустимим числом є 32767, але значення за замовчуванням (100 ітерацій) достатньо для рішення більшості відносно невеликих задач. Також, як і у попередньому параметрі, якщо на протязі цих ітерацій рішення не буде знайдено, буде зроблена пауза з запитанням прийняти отримане рішення за кінцевий результат чи продовжити на протязі ще такої же кількості ітерацій.

Відносна похибка – визначає похибку виконання обмежень і відповідності обчислювального значення у цільовій комірці заданому. Число повинно бути дробовим з проміжку від 0 до 1. Чим менше дане число, тим більш висока степінь точності обчислювального результату. Рішення буде знайдено скоріше, якщо задати меншу точність.

Допустиме відхилення – визначає максимальне відхилення у відсотках для цілочисельних рішень. Параметр має зміст тільки в тому випадку, якщо задано хоч би одне цілочисельне обмеження. Чим вище значення в цьому полі, тим скоріше Пошук рішення знайде шукане рішення, але достовірність цього рішення буде меншою. За замовчуванням допустиме відхилення – 5%.

Параметр зближення – застосовується тільки до нелінійних задач. Якщо відносна зміна значення у цільовій комірці за останні п’ять ітерацій становиться менше числа, що вказане у полі зближення, пошук закінчується. Число повинно бути дробовим в межах від 0 до 1. Чим менше дане число, тим вище степінь точності обчислювального результату. За замовчуванням – 0, 0001.

У випадку використання лінійної моделі треба включити параметр Лінійна модель. Результат буде отриманий швидше, і він буде мати більшу точність. При включенні цього параметру, для рішення задачі Пошук фрішення використовується більш швидкий та ефективний симплекс-метод. Якщо прапорець виключено – застосовується градієнтний метод, який більш складний до виконання.

Автоматичне масштабування – служить для включення автоматичної нормалізації вхідних та вихідних значень, які значно різняться за величиною. Якщо у задачі одні змінні приймають дуже великі значення, а інші значення є дуже маленькими, в цьому випадку зростає складність градієнтних методів, що використовуються та імовірність того, що Пошук рішення не зможе знайти бажаного результату, особливо у нелінійних моделях. На практиці краще включати цей прапорець.

Відображати результати ітерацій – при включенні прапорця, після виконання кожної ітерації пошук рішення призупиняється та на екран виводяться результати, які знайдені на цій ітерації.

В області оцінки – задаються методи екстраполяції (лінійний або квадратичний), які використовуються для отримання шуканих оцінок значень змінних у кожному одномірному пошуку.

В області різниця – задаються методи чисельного диференціювання, які використовуються для обчислення частних похідних цільової функції та функції обмежень.

В області метод пошуку – визначається алгоритм оптимізації для рішення даної задачі. Метод Ньютона – потребує більше пам’яті комп’ютера але менше ітерацій. Метод зв’язаних градієнтів використовується у випадках коли задача, що вирішується достатньо велика та необхідно економити пам’ять, а також якщо ітерації дають дуже малу відмінність у послідовних приближеннях.

Після встановлення потрібних опцій у вікні Параметри пошуку рішення потрібно визначитися з кнопками у правій частині вікна:

ОК – зберігає установки вікна та повертає до діалогового вікна Пошук рішення.

Відміна – не зберігає установки та повертає до діалогового вікна.

Завантажити модель – відкриває відповідне вікно, в якому для завантаження раніше збереженої моделі потрібно вказати адресу діапазону комірок робочого листа, який вміщує параметри цієї моделі.

Зберегти модель – у вікні, що відкривається, потрібно задати адресу діапазону комірок робочого листа, де будуть прописані параметри поточної моделі. Це доречно робити, якщо на листі використовується декілька моделей.

43. Призначення діалогового вікна " форма даних". Робота із формою.

 

У Microsoft Excel не слід робити нічого особливого для того, щоб використовувати перелік в якості бази даних. При виконанні характерних для баз даних операцій, таких як пошук, сортування, підведення підсумків, Microsoft Excel автоматично розглядає таблицю як базу даних.

При перегляді, зміні, додаванні і видаленні запису в базі даних, а також при пошуку конкретних записів за визначеним критерієм зручно використовувати форми даних. При звертанні до команди Форма меню Данные Microsoft Excel читає дані й створює діалогове вікно форми даних (мал.34). У формі даних на екран виводиться один запис. При уведенні або зміні даних у полях цього вікна змінюється уміст відповідних комірок у базі даних.Для використання форм даних таблиця повинна мати імена стовпців. Імена стовпців стають іменами полів у формі даних. Поле відповідає кожному стовпцю в таблиці. Форма даних автоматично розгортається так, щоб вивести на екран відразу усі поля в даній таблиці, до 32 полів за один раз. За допомогою смуги прокручування можна прокручувати записи в базі даних. Позиція виведеного запису вказується у верхньому правом куті. Пересуватись по полях форми можна за допомогою миші та клавіш Tab (униз), Shift+Tab (угору). Праворуч розташовані такі кнопки.

Добавить – очищує поля для уведення нового запису бази даних. Якщо знову натиснути кнопку Добавить, то уведені дані будуть додані як новий запис у кінець бази даних.

Удалить – видаляє виведений запис, інші записи бази даних зсуваються. Видалені записи не можуть бути відновлені.

Вернуть – відновлює відредаговані поля у виведеному запису, видаляючи зроблені зміни. Щоб відновити запис, необхідно зробити це перед натисканням клавіші Enter або перед переходом до іншого запису.

Назад – виводить попередній запис у переліку. Якщо був визначений критерій за допомогою кнопки Критерии, то кнопка Назад виведе попередній запис із тих, що задовольняють заданому критерію.

Далее – виводить наступний запис у базі даних.

Критерии – очищає поля для уведення критеріїв порівняння з операторами порівняння для пошуку необхідної підмножини записів.

Правка – слугує для виходу з режиму уведення критеріїв. Доступна тільки тоді, коли натиснута кнопка Критерии.

Очистить – видаляє існуючий критерій із вікна діалогу. Доступна тільки тоді, коли натиснута кнопка Критерии.

Закрыть – закриває форму даних.

Для додавання запису до бази даних необхідно:

виділити комірку в таблиці, до котрого слід додати запис;

у меню Данные вибрати команду Форма;

натиснути кнопку Добавить;

заповнити поля нового запису;

для переміщення до наступного поля натиснути клавішу Тab;

після уведення даних натиснути клавішу Enter для додавання запису;

після додавання усіх необхідних записів, натиснути кнопку Закрыть.

Нові записи будуть додані в кінець бази даних.

 

44.База даних. Архітектура. Основні вимоги до СУБД.

 

База даних – це електронна таблиця, організована певним чином.

       У загальному значенні термін база даних можна застосовувати до будь-якої сукупності упорядкованої інформації, об’єднаною разом за певною ознакою, наприклад, телефонні списки, списки клієнтів, транзакцій, активів, пасивів та інше. Основним призначенням бази даних є швидкий пошук інформації.

       У Excel базою даних є список.

       Список – це набір даних, що містить інформацію про певні об’єкти.

       У Excel такою базою даних є таблиця, рядки в якій, починаючи з другого, називають записами, стовпчики – полями. Перший рядок списку містить назву полів.

Excel має у своєму розпорядженні набір функцій, призначених для аналізу списку. Однією з найчастіше розв’язуваних задач за допомогою електронних таблиць є обробка списків. Внаслідок цього Excel має багатий набір засобів, що дають змогу значно спростити обробку даних.

Базу даних можна уявити як людинозорієнтовану і комп'ютерозорієнтова-ну модель даних, кожна з яких визначає своє середовище збереження даних. Людинозорієнтована модель бази даних відображається в паперових документах і в пам'яті людини, а компютерозорієнтоваиа - на фізичних носіях ЕОМ. Кожний рівень даних характеризується своїм описом (сприйняттям) елементів даних - зовнішній (інфологічний), концептуальний (даталогічний) і внутрішній (фізичний) рівень. Ці рівні формують трирівневу архітектуру баз даних.

Опис, виконаний із використанням природної мови, математичних формул, таблиць, графіків та інших засобів, зрозумілий людям, які працюють над проектуванням бази даних, називають інфологічною моделлю даних. Основними конструктивними елементами іифологічної моделі є сутності, зв'язки між ними та їхні властивості. Сутність - це будь-який об'єкт, інформацію про який потрібно зберігати в базі даних. Сутностями можуть бути товари, виробники товарів, банківські рахунки тощо. Властивість - піменована характеристика сутності (поточний рахунок, фірма " Світоч" тощо). Для прискорення пошуку конкретних атрибутів бази даних використовують ключі. Ключ - мінімальний набір атрибутів, за значенням яких можна однозначно знайти необхідний примірник сутності. Наприклад, для сутності Розклад_занять ключем є атрибут №_групи або набір: Дмс-ципліна, Час і Лектор.

Одна з основних вимог до організації бази даних - це забезпечення можливостей знаходження одних інформаційних об'єктів за значенням інших, для цього необхідно встановити між ними певні зв'язки. Оскільки в реальних базах даних нерідко зберігаються сотні і навіть тисячі сутностей, то теоретично між ними може бути встановлено більше, ніж мільйон зв'язків. Наявність такої множини зв'язків і визначає складність інфологічних моделей.

Під час побудови інфологічних моделей, як правило, використовують мову ER-діаграм (від англ. Entity-Relationship - сутність-зв'язок). У них сутності відображаються прямокутниками, асоціації - ромбами або шестикутниками, атрибути - овалами, а зв'язки між ними - неналравленими ребрами, над якими можуть проставлятися ступені зв'язку (1 або буква, яка заміняє слово " багато" ) і необхідні пояснення. Між двома сутностями, наприклад А і В, можливі чотири типи зв'язків.

Перший тип - зв'язок " один-до-одного" (1: 1): у кожний момент часу кожному представникові сутності А відповідає 1 або 0 представників сутності В.

Другий тип - зв'язок " один-до-багатьох" (1: М): одному представникові сутності А відповідає 0, 1 або кілька представників сутності В.

Між двома сутностями можливі зв'язки в обох напрямках, тому існують ще два типи зв'язків " багато-до-одного" (м: 1) і " багато-до-бага-тьох" (м: n).

Побудова хорошої інфологічної моделі - досить складний процес. Досвід побудови таких моделей десятиліттями формували провідні спеціалісти у сфері обробки даних.

Інфологічна модель даних є основою для розробки концептуальної моделі даних (даталогічноі). Концептуальний рівень описує дані, які мають зберігатись на машинних носіях, а також зв'язки, які існують між ними, і містить логічну структуру всієї бази даних. На цьому рівні описуються типи даних, здійснюється їх нормалізація, визначається перелік файлів бази даних.

Взагалі кажучи, перелік

вимог до СУБД, використовуваних при аналізі тієї чи іншої інформаційної системи,

може змінюватися в залежності від поставлених цілей. Проте можна

виділити кілька груп критеріїв:

Моделювання даних

Особливості архітектури та функціональні можливості

Контроль роботи системи

Особливості розробки додатків

Продуктивність

Надійність

Вимоги до робочого середовища

Змішані критерії

Розглянемо кожну з цих груп окремо.

Моделювання даних.

Використовувана модель даних. Існує безліч моделей даних;

найпоширеніші – ієрархічна, мережева, реляційна,

об'єктно-реляційна і об'єктна. Питання про використання тієї чи іншої моделі

має вирішуватися на початковому етапі проектування інформаційної системи.

Тригери і процедури. Тригер – програма бази даних,

викликається кожного разу при вставці, зміні або видаленні рядка таблиці.

Тригери забезпечують перевірку будь-яких змін на коректність, перш ніж ці

зміни будуть прийняті. Процедура, що зберігається – програма, яка зберігається на

сервері і може викликатися клієнтом. Оскільки збережені процедури виконуються

безпосередньо на сервері бази даних, забезпечується більш високе

швидкодію, ніж при виконанні тих же операцій коштами клієнта БД. У

різних програмних продуктах для реалізації тригерів і збережених процедур

використовуються різні інструменти.

Інструменти пошуку. Деякі сучасні системи мають вбудовані

додаткові кошти контекстного пошуку.

Передбачені типи даних. Тут слід врахувати два фактично

незалежних критерію: базові або основні типи даних, закладені в систему,

і наявність можливості розширення типів. У той час як відхилення базових

наборів типів даних у сучасних систем від якогось стандартного, зазвичай,

невеликі, механізми розширення типів даних у системах того чи іншого

виробника істотно розрізняються.

Реалізація мови запитів. Всі сучасні системи сумісні з

стандартною мовою доступу до даних SQL-92, проте багато з них реалізують ті

чи інші розширення даного стандарту.

45 Загальна характеристика СУБД MS A ccess.Об*єкти СУБД MS A ccess

 

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Поделиться: