Документирование полученной информации

На этом этапе происходит создание моделей процессов. Разработчик документирует полученные им знания об изучаемых процессах, представляя их в виде одной или нескольких IDEF0-диаграмм.

Процесс создания модели осуществляется с помощью метода декомпозиции. Выбрав процесс, который он будет описывать, разработчик фиксирует его рамки (контекст), обращая внимание на входные и выходные объекты процесса и составляющие его элементы. Для документирования информации о процессе разработчик создает диаграмму А-0. Процесс на этой диаграмме представляется одним блоком, внутри которого разработчик фиксирует название процесса. С помощью дуг разработчик фиксирует входы, выходы, управления и механизмы процесса.

 

 Определение, классификация и идентификация процессов

Построение диаграмм

Хотя вершиной модели является диаграмма уровня А-0, настоящей “рабочей вершиной” является диаграмма А0, поскольку она является уточненным выражением точки зрения модели. Ее содержание показывает, что будет рассматриваться в дальнейшем, ограничивая последующие уровни в рамках цели модели. Нижние уровни уточняют структуру и содержание моделируемого процесса, детализируя его, но не расширяя его границ.

Примечание - Первые шаги представляют для разработчика особую трудность, поскольку требуют, поддерживая определенный уровень абстракции описания процесса, наблюдения за постепенным углублением модели в направлении к более подробным уровням детализации процесса.

При детализации, декомпозируя каждый блок диаграммы А0, необходимо более подробно отражать то, что представлено на родительском блоке. Это может потребовать дополнительного сбора информации о моделируемой системе. Поэтому, сделав предварительный эскиз диаграммы-потомка, необходимо перечислить все объекты и уточнить перечень процессов, выполнение которых обеспечит выполнение рассматриваемого процесса, описанного родительским блоком.

Имея неструктурированные перечни объектов и процессов, можно приступить к графическому представлению отдельных блоков и соединению их при помощи дуг. Как правило, первоначально созданную диаграмму впоследствии придется несколько раз модифицировать, разбивая ее блоки на части или объединяя их, чтобы добиться максимальной наглядности. Для более точного отображения деталей и выяснения “узких мест”, требующих уточнения, рекомендуется создавать сразу от 2 до 4 диаграмм, отслеживая таким образом их взаимосвязи.

Что очевидно, так это то, что вопросники - это вещи сугубо индивидуальные. В них часто объединены общие вопросы и вопросы, основанные на критериях, по процессам и функциям.

Часто в беседах с представителями компании, проходящей аудит, аудиторы не пользуются в точности формулировками, как они записаны в вопросниках. Формулировка вопроса больше определяется обстоятельствами и способностью к реагированию аудитируемого.

Несомненно одно: последующий вопрос во время аудита определяется ответом на предыдущий, а не очередным вопросом по вопроснику. Хотя вопросники могут являться хорошими вспомогательными материалами, обеспечивающими глубину и неразрывность аудита, должна быть проявлена забота (осторожность) для обеспечения того, чтобы они не подавили естественность процесса.

Много споров возникает вокруг того, следует ли аудитору посылать аудитируемым анкеты-вопросники заранее. Подумайте сами: если бы вы знали все вопросы экзамена заранее, еще до того, как предстать перед экзаменатором, как по-вашему, могли бы вы провалиться?

примерный вопросник № 1
Аудит № _____ Место проведения: ________________, Дата: ___________
Аудитор:______                                       Аудитируемый: ___________
№	Ссылка	Вопрос	Что выяснено	NCR	Коммен-тарии
1	7.2.1	Как организация отслеживает требования клиентов?
2	7.2.1	Можете ли вы показать мне, к примеру для контракта № 68, что организация рассмотрела законодательные и нормативные требования?
3	7.2.1	В описании вашего процесса, связанного с потребителем, вы ссылаетесь на информацию о стандартах на продукцию? Каким образом эта информация доводится до сведения персонала по продажам и технического персонала?
4	7.2.3	Как вы используете обратную связь от потребителя, включая жалобы потребителя для усовершенствования этого процесса?
5	8.2.1	Как организация проводит мониторинг информации, относящейся к восприятию потребителем относительно уровня предоставления услуг?
6	8.2.1	Как анализируются данные о восприятии потребителей и каким образом расставляются приоритеты для дальнейших действий?

Вопросы по деятельности подразделений

 

примерный вопросник № 2
Аудит № _____ Место проведения: ________________, Дата: ___________
Аудитор:______                                       Аудитируемый: ___________
№	Ссылка	Вопрос	Что выяснено	NCR	Коммен-тарии
1	8.4	Каким образом потребители и анализ рынка оказывают влияние на принятие решений руководством по разработке новой продукции?
2	8.5.3	Во время разработки новой продукции, как организация идентифицирует риски и ограничения?
3	5.6.3	Исходя из результатов анализа со стороны руководства, каким образом определяются цели и задачи по улучшению продукции в связи с требованиями потребителя? И что из себя представляет процесс, с помощью которого эти требования согласовываются для проектов разработки новой продукции?
4	7.3.1	Каким образом определяются ответственности и приоритетные виды деятельности для членов команды по проекту?
5	7.3.1	Как организация обеспечивает, чтобы командам по освоению новой продукции предоставлялись адекватные ресурсы?
6	6.2.2	Какая компетентность членов команды по проекту соответствует уровню работы, которую предстоит выполнить?

Вопросы для основного бизнесс-процесса.

 

 

 

Вопросы, основанные на простой процессной модели

 

 

Аудит № _____ Место проведения: ________________, Дата: ___________
Аудитор:______                                       Аудитируемый: ___________
№	Ссылка	Вопрос	Что выяснено	NCR	Коммен-тарии
1		Попросите дать общий обзор процессного подхода.
2	4.1.b	Как идентифицируются взаимосвязи между процессами, осуществляется их менеджмент и улучшение, принимаются решения?
3	4.1.c	Как управляются процессы? (Для примера, процедуры, спецификации.)
4	5.4.1	Есть ли какие-либо цели в области качества, относящиеся к конкретному процессу?
5	8.1	Как измеряется достижение целей?
6	8.2.3	Как измеряются процессы?
7	8.2.3/4	Изучите результаты мониторинга процессов и продукции ,чтобы определить, выполняются ли требования.

Общие вопросы по процессам.

 

При подготовке вопросника любого типа придерживайтесь логической последовательности:

1. Прочитайте и разберитесь в действующей документации (например, руководство, стандарт, процедуры, контракт)

2. Определитесь с приоритетами в контексте целей и области распространения аудита.

3. Определитесь с тем, что вы хотите узнать.

4. Составить вопросы, которые дадут вам возможность получить эту информацию.

Вопросы следует ставить в краткой форме, сфокусированно и расставлять в логичной последовательности; не следует перепрыгивать с начала в конец процедуры, затем в середину. Это запутывает аудитируемого.

Хотя аудитор и использует вопросник, чтобы обеспечить всеобъемлющий охват областей, которые будут подвергаться исследованию, он или она должны устанавливать реальные временные ограничения - спросите себя: «А успеем ли мы обсудить все эти вопросы за отведенное на аудит время?» Слишком многие аудиторы пишут себе слишком много вопросов. Вопросы должны быть простыми, и вне зависимости от того, что написано в вопроснике, они должны разговаривать с аудитируемыми на их языке. Плохие аудиторы задают вопросы, которые слишком длинны и многословны вокруг пунктов и фраз стандарта. Вопросник — это путевая карта, а не железнодорожная колея: от него можно временно отклониться, если выявляется что-то стоящее для поисков.

И последнее, помните о том, что во время заключительной встречи и написания отчета крайне важно, чтобы аудитор смог выяснить происхождение и отметить свои находки. Вопросник должен обеспечить вас возможностью обратиться к:

· номеру вопроса;

· разделу или пункту требования;

· заданному вопросу;

· полученному ответу, включая все ссылки (например, записанные пункты, даты, имена людей, номера оборудования, номера механизмов, номера партий продукции); а также

· принятым решениям (соответствие/несоответствие, результативно/нерезультативно, направление или область для улучшения).

Вводная беседа

Большинство подобных совещаний проходят гладко, без каких-либо эксцессов, особенно в тех случаях, когда все предварительные приготовления и детальное планирование было исполнено на должном профессиональном уровне. Успех первой встречи будет еще большим, если аудиторы провели предварительный аудит или если стороны уже знают друг друга.

Во время этой встречи повестка дня обычно следующая:

· представление

· определение целей

· окончательное утверждение программы и административных мероприятий

· утверждение процесса обратной связи по результатам

· назначение времени итогового совещания и утверждение списка присутствующих

· вопросы

На первом совещании обычно проговариваются и выясняются все те вопросы, которые необходимо понять обеим сторонам.

примеры подобных отчетов.

Отчет об аудите			№ 0127
КОМПАНИЯ		ДАТА	01.02.2014
КЛЮЧЕВЫЕ СОТРУДНИКИ		КОМАНДА АУДИТОРОВ
— президент                 — директор по производству                — менеджер по качеству              — менеджер по проектированию               — менеджер по производству		ХХХХХХХ     — Главный аудитор    - аудитор   - аудитор
Стандарт для аудита		ISO 9001:2011
ОТЧЕТ                                                                                                1 из 2
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Область применения: проектирование, разработка и производство пневматических приводных систем специального назначения. Цели: определить, с целью сертификации, степень соответствия системы стандарту ISO 9001:2011 и ее результативность в обеспечении соответствия продукции предъявляемым к ней требованиям. Итоги аудита: Дата аудита: 02 01 2014 Место: Руководство по качеству компании было изучено перед проведением аудита на месте; было установлено, что оно полностью реализует требования стандарта ISO 9001 в рамках компании ХХХХ. Процедуры в производственном подразделении детально разработаны и результативно действуют на всех производственных линиях. Производство начинается с группы планирования, в рамках которой действует система замкнутого цикла от требований потребителя до окончательной реализации продукции. Внутренний аудит является разработанной функцией, и соответствующие отчеты демонстрируют позитивный подход к менеджменту качества и удовлетворению потребителя. Программа аудитов должна быть расширена по мере внедрения добавляющихся процедур. В время аудита на месте становится очевидным, что в некоторых ключевых областях система еще не полностью внедрена. В частности: · Процессы, относящиеся к потребителю · Управление проектированием - планирование, верификация и валидация · Закупки - выбор субподрядчиков · Корректирующие и предупреждающие действия · Подготовка персонала

 

Отчет об аудите	№ 0127
Отчет                                                                                                                               2 из 2
Выявленные несоответствия
Количество выявленных несоответствий: 2 Существенные: Несоответствие №1 – идентификация компетентности Несущественные: Несоответствие №2 – управление документами
Заключение
Несмотря на то, что компания многое сделала в направлении внедрения результативной системы менеджмент качества, на данный момент она не удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9001. Подготовка и внедрение действующих процедур и процессной документации в функциях продаж и проектирования не в полной мере развернуты и не обеспечивают, что продукция удовлетворяет установленным требованиям. Несмотря на то, что управление производством представлено, имеется ряд возможностей для улучшения.
Рекомендации
Основываясь на данных аудита и вытекающих из них выводах в данный момент не представляется возможным рекомендовать организацию для сертификации. На итоговом совещании было решено провести повторную проверку через 13 недель после того, как в отношении двух обнаруженных несоответствий будут предприняты корректирующие действия.   Подпись:               – главный аудитор Дата: 02/01/214

Пример отчета об аудите

 

Отчет о несоответствиях							№ 0127/1
Компания	ХХХ
Департамент	Разработки и развития					Дата	02/01/2014
Стандарт для аудита						ISO 9001:2011
Результаты наблюдений, включая объективное свидетельство: Управление процессами не включает в себя идентификацию навыков и потребностей в обучении для сотрудников, занятых разработкой проектов. В результате этого были потеряны три контракта из-за вновь установленного ХХХ временного промежутка на представление продукции. Процедура процесса DC016A – «Планирование проектирования и разработки» есть в проекте, однако не охватывает требований к навыкам.
Требование ISO 9001		6.2.2 (а)		Крупное/Мелкое      ненужное зачеркнуть
Формулировка несоответствия: Организация не идентифицировала необходимый уровень компетентности для сотрудников, занятых разработкой проектов
Аудитор					Представитель компании
Корректирующие действия
Намеченная дата					Подпись
Результаты следующей проверки
Дата					Подпись

 

Отчет о несоответствиях (существенное несоответствия)

 

Отчет о несоответствиях							№ 0127/2
Компания	ХХХ
Департамент	Участок сборки №3					Дата	02/01/2014
Стандарт для аудита						ISO 9001:2011
Результаты наблюдений, включая объективное свидетельство: Управление документами – чертежи в цеху Из изученных чертежей два оказались на неправильном уровне выпуска. Запирающему механизму 02-0875-027 выпуска G следует быть выпуска K. Корпусу насоса 11-1275-001 выпуска В следует быть выпуска С. Количество брака, вызванного этими двумя ошибками, оценивается в £14 000
Требование ISO 9001		4.2.3 (g)		Крупное/Мелкое      ненужное зачеркнуть
Формулировка несоответствия: Процедуры управления документами не предотвращают от непреднамеренного использования устаревших версий документов.
Аудитор					Представитель компании
Корректирующие действия
Намеченная дата					Подпись
Результаты следующей проверки
Дата					Подпись

 

Отчет о несоответствиях (несущественные несоответствия)

 

Аудиторы необходимо обеспечить, чтобы их заключения соотносились с целями аудиторской - иными словами, если, например, цель проверки состояла в определении степени соответствия и результативности системы, то и в заключении следует отразить именно эти два критерия.

Рекомендации обычно могут быть трех типов:

· рекомендовано одобрить

· рекомендовано не одобрить

· рекомендовано одобрить при определенных условиях

 

 

⇐ Предыдущая123456Следующая ⇒

Поделиться: