Хранение учетных документов

Все учетные документы, не содержащие секретных данных, хранятся в запирающихся шкафах (ящиках), обеспечивающих их сохранность. Ежедневно по окончании работы шкафы (ящики) с учетными документами должны запираться и опечатываться. Оформленные документы и приложения к ним подшивают в папки, как правило, отдельно расходные и приходные.

По окончании отчетного года каждая папка с приходными и расходными документами пронумеровывается количество листов, заверяется подписью лица, отвечающего за ведение учета, и сдается на хранение в архив в порядке, установленном приказом МО. Книги учета и приходно-расходные документы на наркотические, психотропные лекарственными средства и лекарственные средствами списка «А», должны храниться отдельно от документов учета остального медицинского имущества. Ежедневно по окончании работы шкафы (ящики) с учетными документами должны запираться и опечатываться металлическими номерными печатями исполнителей. Хранение документов в ящиках рабочих столов и не запирающихся шкафах (ящиках) запрещается.

Ответственность за организацию хранения учетных документов в воинской части (соединения) и соединении несет начальник медицинской службы, в медицинском учреждении – начальник учреждения, а в подразделениях – командиры подразделений. Ответственность за организацию хранения документов и книг учета в аптеке несет начальник аптеки.

Учетные документы хранятся в воинской части (соединения) (соединении) в течение установленных сроков. Сроки хранения основных учетных документов по медицинскому имуществу в мирное время составляют:

– приходно-расходные документы по медицинскому имуществу (наряды, накладные, акты, сводные ведомости) - 3 года;

– журналы и книги учета медицинского имущества (формы 26, 27, 29, 55) - 3 года;

– отчеты, донесения, отчет-заявки наличия, качественного состояния, потребности и отпуска инвентарного и расходного медицинского имущества - 2 года;

– книги учета наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А», требования и рецепты – 1 год;

– инспекторские свидетельства – 3 года.

Сроки хранения исчисляются с 1 января следующего за отчетным годом (после окончания книги учета).

Сроки хранения исчисляются с 1 января следующего за отчетным года. По истечении установленных сроков хранения учетных документов в воинской части (соединения) (соединении) или в случае ее расформирования эти документы сдаются в архив или уничтожаются установленным порядком.

Бланки учетных документов, рецептов, требования, а также книги учета воинские части и соединения истребуют и получают наравне с другим медицинским имуществом.

9.4. Порядок документального оформления движения и изменения качественного состояния медицинского имущества

9.4.1. Документальное оформление приема медицинского имущества

Прием медицинского имущества воинской частью (соединением) может осуществляться:

– от органов железнодорожного (воздушного, автомобильного) транспорта, а также от почты (далее именуемых «органы транспорта»);

– на складе (базе хранения) медицинского имущества, соединения;

– непосредственно в воинской части, аптеке медицинской роты, доставленного сдатчиком грузоотправителя или приемщиком воинской части, медр., соединения, а также закупленного в торговых организациях.

Прием и оприходование поступившего (полученного) в воинскую часть (учреждение) медицинского имущества оформляются на основании сопроводительных документов:

– со склада (базы хранения) или из других воинских частей – по наряду (форма 78) (приложение 18);

– с медицинского склада своей бригады – по накладной
(форма 2);

– из подразделений воинской части (соединения) или учреждения – по накладной (форма 2).

При отсутствии расхождений по количеству и качеству принятого имущества по сравнению с сопроводительными документами воинская часть (соединение, организация) высылает грузоотправителю и органу управления медицинской службы, выдавшему наряд, подтверждение о приеме материальных средств (форма 74) (приложение 17) не позднее трех дней после приема имущества.

Акт приема (форма 4) (приложение 2) комиссией воинской части (соединения) (соединения, медр.) составляется при выявлении несоответствия в количестве или качестве медицинского имущества с данными сопроводительных документов. В акте указываются только те наименования имущества, в отношении которых обнаружены расхождения. В конце акта делается запись: «Все остальное имущество, перечисленное в сопроводительных документах и не указанное в настоящем акте, принято полностью». По поводу недостачи или поставки некачественного медицинского имущества грузоотправителю (копия – органу управления медицинской службы) направляется претензионное письмо с приложением оформленного установленным порядком акта приема. Акт не составляется на медицинское имущество, поступившие с сопроводительными документами, при отсутствии расхождений по количеству и качеству груза. В данном случае грузоотправителю направляется подтверждение о приеме материальных средств (форма 74). Документы высылаются не позднее трех дней после приема медицинского имущества.

Акт приема (форма 4) составляется:

– при выявлении расхождений в количестве или качестве медицинского имущества с данными сопроводительных документов;

– в случаях получения медицинского имущества без сопроводительных документов;

– в случаях получения медицинского имущества непосредственно от предприятий промышленности;

– при получении подвижной медицинской техники;

– при получении наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А»;

– лекарственных средств общих;

– при получении медицинского имущества предназначенного для длительного  хранения.

При этом в акте перечисляются все наименования и количество предметов, значащихся в сопроводительных документах и фактически поступивших, а в случае получения наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А» – номера их серий и даты заготовки.

Акт составляется отдельно по каждому документу, по которому принято имущество, с включением только тех предметов, по которым выявлены расхождения.

Акт приема составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр акта остается в грузополучателя (приемщика), второй высылается отправителю, третий – отправляется в ВМУ.

Получение медицинского имущества на медицинском складе (базе хранения) или на складе другого поставщика, производится приемщиком воинской части (соединения) (соединения) по предъявлении им доверенности. На право получения наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А», выдается отдельная доверенность. На принятое медицинское имущество приемщик воинской части (соединения) (соединения) должен получить от склада-поставщика второй экземпляр исполненного наряда. Затем приемщик организует доставку полученного имущества в воинскую часть (соединение).

Если медицинское имущество, принятое или отправляемое по одному документу (наряду, акту приема), подлежит перевозке на нескольких автомобилях, то приемщик воинской части (соединения) (соединения) или отправитель груза выписывает и вручает каждому водителю сопроводительный лист (форма 67) (приложение 15). При перевозке груза одной транспортной единицей сопроводительный лист не выписывается. Лица, получившие медицинское имущество для перевозки, несут ответственность за его сохранность и доставку по назначению.

Прием и оприходование медицинского имущества, поступившего в порядке децентрализованной заготовки, оформляются:

– закупленного по наличному или безналичному расчету – по накладной (форма 2), выписанной на основании оплаченных счетов (товарных чеков);

– заготовленного из местных источников бесплатно – по акту (форма 13) (приложение 6);

– изготовленного в ремонтных подразделениях воинской части (соединения) (учреждения) – по накладной (форма 2);

– годных приборов, узлов, запасных частей и деталей, полученных после разборки списанного инвентарного имущества – по акту (форма 15) (приложение 8);

– подобранного на поле боя имущества отечественных образцов, собранного от раненых и больных на медицинском пункте (в медицинском учреждении), а также трофейного, собранного в районе боевых действий – по акту (форма 13); в последнем случае акт (форма 13) составляется в двух экземплярах, один из которых представляется в вышестоящий орган управления медицинской службы.

Прием медицинского имущества от железнодорожного транспорта . Прием медицинского имущества воинской частью (соединением) от органов производится на железнодорожной станции назначения комиссией воинской части (соединения) (соединения, медр.) в присутствии представителя органа транспорта. В состав комиссии, назначаемой приказом командира воинской части (соединения) (соединения, медр.), обязательно включаются начальник медицинской службы воинской части (соединения) (начальник отделения военно-медицинского снабжения медр., начальник аптеки медицинской роты или лазарета, один из начальников отделений госпиталя) и приемщик (лицо, ответственное за хранение или эксплуатацию имущества). Приемщику выдается доверенность (форма 62).

Медицинское имущество принимается от органа транспорта на основании транспортных сопроводительных документов. При этом вначале проверяется исправность вагонов, контейнеров, люков, (они не должны иметь повреждений и признаков вскрытия), целость пломб и печатей, качество груза и упаковки, количество груза и т. п. При обнаружении утрат, повреждения или порчи груза, а также недостачи медицинского имущества, превышающей нормы естественной убыли при транспортировке, комиссией (с обязательным участием представителя органа транспорта) составляется коммерческий акт.

Приемщик (комиссия) обязан потребовать составления коммерческого акта также при обнаружении неисправности вагонов, контейнеров, нарушении пломб, наличии дефектов в упаковке (таре) груза, прибытии груза без документов или документов без груза, подаче груза железной дорогой к месту выгрузки по истечении 24 часов после оформления в товарной конторе документов на его получение. При обнаружении других недостатков составляется акт общей формы.

Порядок составления коммерческих актов и предъявления претензий органам транспорта определяется уставами (кодексами) и положениями, а также правилами перевозок грузов, действующими на соответствующих видах транспорта.

Коммерческий акт подписывается начальником станции (порта, аэропорта) или его заместителем, заведующим грузовым двором или весовщиком, а также представителем воинской части (соединения) (соединения, медр.), если он участвовал в проверке груза. В коммерческом акте должны быть точно описаны состояние воинского груза и те обстоятельства, при которых обнаружена неисправность, недостача и т. п.

В случае отказа органа транспорта от составления коммерческого акта необходимо вызвать представителя незаинтересованной организации или транспортной милиции, продолжить прием имущества и при недостаче, повреждении или порче груза в день принятия медицинского имущества составить акт, который кроме комиссии должен быть подписан вызванным представителем незаинтересованной стороны. После этого грузополучатель в течение 24 часов с момента проверки груза подает жалобу (заявление) начальнику отделения дороги (порта, аэропорта), который в трехдневный срок обязан дать мотивированный ответ о причинах отказа в составлении коммерческого акта и об удовлетворении претензии к органу транспорта. При отказе железной дороги (порта, аэропорта) от удовлетворения претензии воинская часть (соединение) обязана предъявить иск в Государственный арбитраж.

Дальнейший прием поступившего медицинского имущества, которое должно быть принято в срок 5-10 дней, производится комиссией в воинской части (соединения) (соединении).

Несвоевременное поступление нарядов, счетов-нарядов и других сопроводительных документов не должно служить причиной задержки приема. В этом случае имущество принимается по фактическому наличию.

Председателем комиссии по приему наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А» назначается начальник медицинской службы части, командир медицинской роты медр., командир медицинской роты бригады, начальник лазарета, один из начальников отделений медицинского учреждения. В состав комиссии обязательно включается лицо, ответственное за дальнейшее хранение, учет и отпуск медицинского имущества.

Медицинское имущество принимается путем пересчета, взвешивания, тщательного осмотра каждого предмета и сопоставления фактического наличия и качества имущества с данными сопроводительных документов. При приеме химико-фармацевтических и биологических препаратов необходимо обращать внимание на наличие этикеток с данными контрольных анализов или номерами серий и сроки годности. Нарушать при приеме фабричную или складскую упаковку лекарственных средств и других расходных предметов имущества без надобности не разрешается. При приеме наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А» заводские и складские упаковки (пачки, бандероли) вскрываются, а их содержимое пересчитывается (перевешивается). По окончании приема материальных средств комиссией воинской части (соединения) (соединения) обязательно составляется акт (форма 4).

Медицинское имущество, доставленное в воинскую часть (соединение) в сопровождении сдатчика грузоотправителя или приемщика грузополучателя, принимается материально ответственным лицом (например, начальником аптеки медицинского пункта) на основании первичных документов. При этом проверяется фактическое наличие имущества и его качество. При получении подвижных медицинских установок, наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А», а также обнаружении несоответствия количества или качества медицинского имущества данным сопроводительных документов приказом командира воинской части (соединения) (соединения, медр.) назначается комиссия, которая составляет акт приема (форма 4). В составлении акта должен обязательно принимать участие сдатчик грузоотправителя (приемщик воинской части (соединения) или соединения). Если сдатчик грузоотправителя отказался от участия в составлении или подписании акт приема, то в нем делается соответствующая запись с указанием воинского звания, фамилии, имени и отчества сдатчика грузоотправителя и мотивов отказа.

При отсутствии расхождений в имуществе, доставленном сдатчиком грузоотправителя, на первом экземпляре сопроводительного документа заполняется расписка о получении имущества которая заверяется гербовой мастичной печатью воинской части. Второй экземпляр сопроводительного документа остается у получателя, а первый - возвращается сдатчиком на склад. В данном случае акт приема (форма 4) обязательно составляется при приеме доставленных наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А» и подвижных медицинских установок. Акт приема составляется в трех экземплярах и направляется тем же адресатам, что и при приеме медицинского имущества от органов транспорта.

Прием медицинского имущества от других воинских частей производится только по указанию и нарядам (форма 78) вышестоящего органа управления медицинской службы. Имущество должно быть пригодно к использованию по прямому назначению, а предметы инвентарного медицинского имущества (при необходимости) должны иметь заполненные и оформленные формуляры и эксплуатационные паспорта. Некомплектное и неисправное медицинское имущество, а также лекарственные средства с истекшими или истекающими сроками годности принимаются только по специальному письменному распоряжению начальника органа управления медицинской службы, выдавшего наряд.

В случае недостачи отдельных приборов, инструментов и других комплектующих предметов в медицинском имуществе, учитываемом комплектами, одновременно с актами приема составляется карточка некомплектности (форма 51), которая в последующем служит для учета хода пополнения недостающего имущества.

Все принятое медицинское имущество должно быть оприходовано по книгам учета не позднее следующего дня на основании оформленных актов (форма 4) или сопроводительных документов (нарядов, накладных и др.). При этом приборы, аппараты, медицинские инструменты и другое инвентарное медицинское имущество приходуются в книге учета наличия и движения материальных средств (форма 29), а лекарственные средства, перевязочные материалы и другое расходное медицинское имущество – в книге учета наличия и движения материальных средств в подразделении (форма 27). Наркотические, психотропные лекарственные средства и лекарственные средства списка «А» приходуются в отдельной книге учета (форма 27). Оприходованию подлежат также тара и посуда, полученные вместе с медицинским имуществом и указанная в сопроводительных документах. Тара лекарственных средств, которые из аптеки отпускаются в оригинальной (заводской) упаковке, по книгам учета не приходуется.

Начальник склада медицинского имущества медр. принимает медицинское имущество для хранения под расписку в акте приема (наряде, накладной, акте технического состояния). Одновременно им заводятся стеллажные (штабельные) ярлыки (форма 69) с указанием сроков хранения и очередных осмотров (испытаний) медицинского имущества.

Прием медицинского имущества от подразделений воинской части (соединения) (медицинской роты, лазарета) в аптеку, а инвентарного имущества от подразделений медр. на склад медицинского имущества медр. производится по накладным (форма 2).

Годные приборы, узлы, запасные части и отдельные детали, полученные после разборки списанных медицинской техники, приборов и аппаратов, а также предметы, входившие в состав разукомплектованных комплектов (наборов), принимаются и приходуются по актам изменения качественного состояния (форма 15).

Закупленное по безналичному или наличному расчету медицинское имущество принимается и приходуется по накладным (форма 2), выписанным на основании оплаченных счетов (товарных чеков).

Начальник штатной мастерской, инженер (техник) по медицинской аппаратуре полученные для ремонта оборудование, инструмент, запасные части и другие расходные материалы приходует в книгу учета (форма 27). Медицинское имущество, принятое в ремонт (на техническое обслуживание), приходуется в книгу учета ремонта техники и имущества (форма 41).

Прием имущества, отремонтированного в мастерской по ремонту и обслуживанию медицинской аппаратуры медицинского учреждения, оформляется распиской получателя в книге учета ремонта техники и имущества (форма 41).

9.4.2. Документальное оформление отпуска (выдачи), передачи и сдачи медицинского имущества

Отпуск (передача) медицинского имущества другим воинским частям (учреждениям), сдача на склад и списание с учета оформляются:

– внутри бригады – по накладной (форма 2), составленной в отделении военно-медицинского снабжения;

– другой воинской части (соединению, организации) и медицинскому складу (базе хранения) – по наряду (форма 78), выданному ВМУ. Имущество отпускается (передается) по предъявлении приемщиком доверенности (форма 62).

Основанием для оформления накладных на выдачу медицинского имущества внутри воинской части (соединения) являются отчеты-заявки воинских частей по ф. 14/мед. О предстоящем отпуске медицинского имущества воинской части, командир медр., уведомляют ее извещением (форма 73). Дополнительный отпуск имущества воинским частям, а также отпуск дорогостоящего, дефицитного, импортного имущества может оформляться разнарядкой (форма 1).

Отпуск (выдача) инвентарного имущества из аптеки воинской части (соединения) (медицинской роты, лазарета) в подразделения, а также из отделения военно-медицинского снабжения медр. в подразделения медр., оформляется накладной (форма 2). При этом выданное имущество переводится с учета аптеки (склада медицинского имущества медр.) на учет подразделений по книге учета (форма 29). В воинской части, где по штату аптеки не имеется, учет ведется в целом за часть и его выдача в подразделения накладной не оформляется. Полученное подразделениями воинской части (соединения) (медр) инвентарное медицинское имущество проводится по книгам учета материально ответственными лицами этих подразделений в книге учета (форма 27), не позднее следующего дня после документального оформления операции.

Выдача расходного медицинского имущества из аптеки медицинского пункта воинской части, (медицинской роты, лазарета), медицинского учреждения их функциональным подразделениям производится по требованиям, а на руки амбулаторным больным – по рецептам. Выдача медицинского имущества взятого из комплекта производится после его раскомплектования на основании акта (форма 15). По этому акту комплект списывается, а входящие в его состав предметы берутся на учет.

При выдаче в функциональные подразделения части наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А», независимо от лекарственной формы, (в чистом виде и в смеси с растворителями и наполнителями) записываются на приход в книгу учета лекарств, содержащих наркотические средства (форма 54), этих подразделений. Запись о количестве отпущенного препарата заверяется подписью должностного лица аптеки, производившего их отпуск в графе «Примечание».

В книгах учета ф.54 подразделений учитываются также остродефицитные и дорогостоящие лекарственные средства, полученные из аптеки и подлежащие предметно-количественному учету. Перечень указанных препаратов определяется ежегодно начальником медицинской службы воинской части (соединения) (учреждения).

В подразделении медицинского учреждения, в котором имеется несколько кабинетов, операционных, процедурных, постов медицинских сестер, эти лекарственные средства приходуются в книгу учета (форма 27). Для учета их расхода в каждом кабинете, операционной, процедурной, на посту медицинской сестры ведется своя книга учета (форма 54). Запись о количестве лекарств, отпущенных из аптеки, а также выданных в кабинет (процедурную, на пост и т. п.), заверяется подписью лица, отпустившего (выдавшего) лекарства, в графе «Применение» книги учета (форма 54) или в графе «Поставщик (получатель)» книги учета (форма 27).

В подразделениях медицинского учреждения в книгах учета (формы 27 и 54) учитываются также остродефицитные и дорогостоящие лекарственные средства, полученные из аптеки и подлежащие предметно-количественному учету. Перечень указанных препаратов определяется ежегодно приказом начальника лечебного учреждения.

Выдача имущества из комплекта (набора) производится после его разукомплектования на основании акта (форма 15). По этому акту комплект списывается, а входящие в его состав предметы берутся на учет.

Выдача во временное пользование инвентарного медицинского имущества на период учений, стрельб, выезда на обследование, забор крови и другие мероприятия на срок не более месяца, а также сдача изделий медицинской техники в ремонт в мастерскую или инженеру (технику) по медицинской аппаратуре медицинского учреждения производится по книге учета (форма 42).

Выдача инвентарного медицинского имущества во временное пользование на срок более месяца оформляется накладной (форма 2), при этом в ней перед перечислением наименований и количества выданных предметов имущества делается запись: «Подлежит возврату». Накладная берется на контроль до обратного поступления имущества в воинскую часть. Лица, получившие и выдавшие медицинское имущество во временное пользование, несут ответственность за его своевременный возврат.

Передача (сдача) медицинского имущества из одной воинской части (соединения) в другую может быть произведена по распоряжению Военно-медицинского управления в следующих случаях:

– расформирования воинской части (соединения);

– снятия медицинского имущества со снабжения и невозможности его использования;

– наличия в воинских частях излишнего медицинского имущества.

Передача медицинского имущества из одного подразделения в другое внутри воинской части (соединения) или из одной воинской части (соединения) в другую внутри соединения производится на основании приказа или распоряжения командира воинской части (соединения). Передача оформляется накладной (форма 2). Накладная выписывается в аптеке медицинской роты. Передача подвижных медицинских установок оформляется актом (форма 14).

Передача медицинского имущества из одной воинской части (соединения) в другую, а также сдача его на медицинский склад (базу хранения медицинского имущества) производится только по распоряжению ВМУ. Передача (сдача) оформляется нарядом (форма 78) и производится по предъявлении приемщиком доверенности (форма 62). Имущество может быть отправлено и железнодорожным (автомобильным) транспортом. В этом случае для контроля полноты и целости упакованного в тару (ящики, контейнеры и т. п.) медицинского имущества грузоотправителем выписывается упаковочный лист (форма 68) на каждое отправляемое место. После передачи (отправки) первый экземпляр наряда остается у сдатчика, второй – у приемщика (направляется грузополучателю), а третий направляется сдатчиком начальнику ВМУ в качестве донесения о выполнении его распоряжения. Имущество, передаваемое из одной части в другую, должно быть исправным, комплектным, иметь запас срока годности. Если на передаваемые аппараты и приборы ведутся паспорта (формуляры), в том числе и эксплуатационные, то они подлежат обязательной передаче вместе с имуществом. При этом паспорта (формуляры) должны быть заполнены в день передачи имущества. Подвижные медицинские установки, кроме того, передаются с актами (форма 14).

После передачи (отправки) первый экземпляр наряда остается у сдатчика (грузоотправителя), второй - у приемщика (направляется грузополучателю), а третий направляется сдатчиком начальнику вышестоящего органа управления медицинской службы (ВМУ) в качестве донесения о выполнении его распоряжения. Имущество, передаваемое из одной воинской части (соединения) в другую, должно быть исправным, комплектным, иметь достаточный для использования запас срока годности.

Передача материальных средств в государственные организации осуществляется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Республики.

Воинская часть, убывающая из состава соединения, обязана получить аттестаты (форма 22), в том числе и на медицинское имущество. Аттестат является документом, дающим право на зачисление воинской части (соединения) на обеспечение медицинским имуществом по новому месту дислокации. Аттестат выписывается в Военно-медицинском управлении или в соединении, которое обеспечивало эту воинскую часть медицинским имуществом. Для получения аттестата воинская часть (соединение) должна представить отчет о наличии имущества на день убытия, по форме содержательной части аттестата. Аттестат (форма 22) является основным документом, дающим право начальнику отделения военно-медицинского снабжения медицинской роты (лазарета) на основании приказа командира соединения списать с учета медицинское имущество убывающей воинской части (соединения) и снять ее с обеспечения.

Сдача медицинского имущества в мастерские по ремонту и обслуживанию медицинской аппаратуры или инженеру (технику) по медицинской аппаратуре медицинского учреждения оформляется распиской начальника мастерской (техника, инженера) в книге учета (форма 42) подразделения, сдавшего в ремонт медицинское имущество.

Сдача изделий медицинской техники в мастерские по ремонту медицинской техники округа (центра), а также на предприятия промышленности производится по нарядам (форма 5), выписанным в медицинской службе округа. Подвижные медицинские установки сдаются в средний и капитальный ремонт с актами (форма 14). Имущество, сданное в средний ремонт, с учета воинской части (соединения) не исключается, а сданное в капитальный ремонт,– исключается. Прием отремонтированного имущества оформляется подписью приемщика в наряде (форма 5), по которому оно сдавалось в ремонт, с составлением в необходимых случаях на каждую единицу подвижной медицинской техники акта (форма 14).

Годные агрегаты, узлы, запасные части и другие детали, полученные от разборки списанной медицинской техники, приходуются по учету на основании акта (форма 13).

9.4.3. Документальное оформление списания с учета и изменения качественного (технического) состояния медицинского имущества

Списание выданного по рецептам и требованиям расходного медицинского имущества с учета аптеки воинской части, (медицинской роты, лазарета) производится в зависимости от того, подлежит ли выданное имущество учету с ведением ежедневной выборки или нет.

Номенклатура расходного медицинского имущества, подлежащего учету с ведением ежедневной выборки, устанавливается Положением о снабжении медицинским имуществом ВС РБ на мирное время и Инструкцией по обращению с наркотическими, психотропными лекарственными средствами и лекарственными средствами списка «А» в Вооруженных Силах Республики Беларусь.

Указанный в руководящих документах перечень предметов может изменяться и дополняться по указанию Военно-медицинского управления Министерства обороны РБ. Кроме того, в каждой воинской части (соединения) также определяется перечень дорогостоящих и дефицитных лекарственных средств, подлежащих учету с ведением ежедневной выборки. Этот перечень утверждается начальником медицинской службы воинской части (соединения) (учреждения) и передается в аптеку.

В соответствии с действующими положениями учету с ведением ежедневной выборки подлежит расходное медицинское имущество, импортные препараты, а также дорогостоящие и дефицитные лекарственные средства, номенклатура которых определяется в воинской части (соединения) (соединении).

Список дорогостоящих и дефицитных препаратов, подлежащих учету с ведением ежедневной выборки, утверждается:

– в воинской части (соединения) – начальником медицинской службы по представлению начальника медицинского пункта;

– в медицинском роте бригады – командиром медицинской роты по представлению начальника отделения военно-медицинского снабжения;

– в лечебном учреждении – начальником учреждения по представлению начальника медицинской части.

Если имущество подлежит учету с ведением ежедневной выборки, то оно списывается с книг учета ф.27 воинской части (соединения) один раз в месяц. Основанием для списания являются итоговые записи и о расходе препаратов в течение месяца по книге учета ф.50. Записи в книгу учета (форма 55) заносятся ежедневно начальником аптеки или другим лицом, ведущим учет медицинского имущества, из сводной ведомости (форма 7), которая составляется на основании полученных аптекой рецептов и требований на отпуск имущества из аптеки. При небольшом расходе имущества данные об отпуске медицинского имущества на основании рецептов и требований можно записывать непосредственно в книгу учета ежедневного расхода (форма 55) без составления сводной ведомости.

Медицинское, санитарно-хозяйственное расходное имущество и другие материалы, выдаваемые из аптеки по накладным, списываются с книг учета прямым расходом.

Остальное расходное медицинское имущество списывается с учета аптеки один раз в три месяца (по состоянию на 1 января, 1 апреля, 1 июля и 1 октября) на основании акта снятия остатков (форма 13) по фактическому расходу, который во всех случаях должен подтверждаться рецептами, требованиями и другими первичными расходными документами. Списание указанного расходного медицинского имущества с учета аптеки госпиталя, санатория и поликлиники, где по штату имеется рецептар-контролер, производится по накладной (форма 2), которой оформляется выдача этого имущества из материальной комнаты в ассистентскую.

Списание с учета расходного медицинского имущества, как подлежащего, так и не подлежащего учету с ведением ежедневной выборки израсходованного в аптеке для работ по приготовлению и отпуску лекарств, оформляется актом списания (форма 13) один раз в три месяца. При этом имущество, подлежащее ежедневной выборке, после утверждения акта списания записывается в соответствующую строку «По аптеке» книги учета (форма 55), а остальное имущество списывается по книге учета (форма 27) прямым расходом.

Списание медицинского имущества, израсходованного для приготовления концентратов (заготовок, смесей), производится на основании акта составления смесей (форма 17). Полученная смесь обязательно приходуется. Акт служит основанием для оприходования полученных смесей (заготовок) и списания израсходованных для их приготовления материальных средств.

Медицинское имущество, взятое для проведения контрольных анализов (испытаний), списывается с учета на основании акта отбора проб для анализов (испытаний) (форма 60).

Расходные и эксплуатационные материалы, запасные части и ЗИП, израсходованные на техническое обслуживание и текущий ремонт медицинской техники в подразделениях воинской части (соединения) (кроме израсходованных в ремонтной мастерской и инженером (техником) по медицинской аппаратуре медицинского учреждения), списываются по акту (форма 13) в соответствии с действующими нормами.

Списание с учета инвентарного медицинского имущества, пришедшего в негодность по истечении установленных сроков эксплуатации (годности) или при испытаниях, если оно по своему качественному (техническому) состоянию не может быть отремонтировано и использовано по прямому назначению, списывается по акту технического состояния (форма 14). Этим же актом списывается медицинское имущество, снятое со снабжения.

Акт технического состояния (форма 14) предназначен для оформления установленного технического состояния, потребности в ремонте и списании подвижных медицинских установок. Кроме того, акт предназначен для списания сложных изделий медицинской техники, на которые ведутся эксплуатационные паспорта.

Актом технического состояния ф.14 может оформляться списание лекарственных средств и другого расходного медицинского имущества по истечении установленных сроков годности (хранения) в том случае, если оно забраковано контрольно-аналитической лабораторией и проведенным административным расследованием установлено, что имущество не было своевременно израсходовано (освежено) не по вине лиц, отвечающих за его использование (хранение). Аналогично оформляется и списание лекарственных средств, забракованных контрольно-аналитическими лабораториями по результатам контрольных (проверочных) анализов до истечения срока годности препарата, при отсутствии вины использующих (хранящих) имущество должностных лиц. Административное расследование в этом случае может не проводиться.

В одном экземпляре акт на списание медицинского имущества составляется комиссией воинской части (соединения) при передаче подвижных медицинских установок внутри воинской части. Акт утверждается командиром части.

Акт на списание медицинского имущества представляемый на утверждение вышестоящему командиру (начальнику), составляется в двух экземплярах. Оба экземпляра акта вместе с ходатайством об утверждении представляются командиром воинской части (соединения) по команде.

После утверждения акта первый его экземпляр возвращается в воинскую часть и служит основанием для списания по книгам и карточкам учета указанного в нем медицинского имущества. Второй экземпляр акта с отметкой в нем об уничтожении формуляра (паспорта) хранится в делах органа управления того командира (начальника), который утвердил акт.

При передаче подвижных медицинских установок из одной воинской части (соединения) в другую, сдаче в ремонт акт на списание медицинского имущества составляется в трех экземплярах и утверждается командиром воинской части. Первый экземпляр акта представляется начальнику ВМУ, второй направляется вместе с техникой, третий остается в воинской части;

В графе 2 акта перечисляются все предметы, подлежащие списанию независимо от количества наименований, но по сумме их первоначальной стоимости в пределах прав, предоставленных лицу, утверждающему акт.

Лист 2 акта заполняется только на подвижные медицинские установки, сложные изделия медицинской техники, на которые ведутся эксплуатационные паспорта. К акту обязательно прилагаются полностью оформленные и заполненные на день составления акта формуляры (паспорта).

Акты на списание составляются комиссиями, назначенными командиром воинской части (соединения) (соединения), а при необходимости старшим начальником. В состав комиссий обязательно включаются должностные лица, которые являются специалистами по эксплуатации медицинского имущества, подлежащего списанию. В своей работе комиссия руководствуется соответствующими формулярами, паспортами, сроками эксплуатации (хранения, годности) и другими документами, регламентирующими требования к качественному (техническому) состоянию списываемого медицинского имущества.

Сроки эксплуатации основных видов инвентарного медицинского имущества установлены Руководством по организации эксплуатации и ремонта медицинской техники и имущества в ВС. Сроки годности (хранения) лекарственных средств и другого медицинского имущества установлены Сборником сроков годности (хранения) и условий хранения медицинского имущества.

Председатель и члены комиссии, подписавшие акт, а также командир (начальник), утвердивший этот акт, несут ответственность за неправильное заключение о техническом (качественном) состоянии списываемого имущества и об использовании его после списания.

Права должностных лиц по утверждению актов на списание медицинского имущества определены специальным Руководством. Этим же руководством определен порядок представления ходатайства на списание и утверждение актов.

Акт на списание медицинского имущества, который подлежит утверждению командиром воинской части, составляется в одном экземпляре. Если акт на списание должен утверждаться вышестоящими должностными лицами, то он составляется в двух экземплярах. Оба экземпляра акта вместе с ходатайством об утверждении представляются командиром воинской части (соединения) по команде.

К акту обязательно прилагаются паспорта, в том числе эксплуатационные, формуляры, и другая техническая документация на списываемое имущество, заполненные на день составления акта. К актам, кроме того, при необходимости прилагается перечень драгоценных и цветных металлов, содержащихся в списываемых предметах имущества, который будет основанием для последующего оприходования их после извлечения; заключение органа котлонадзора о пригодности к дальнейшей эксплуатации или хранению сосудов работающих под давлением (если они состоят на учете в органах котлонадзора), свидетельства ремонтного (поверочного) органа о непригодности средств измерений (в том числе встроенных), анализы контрольно-аналитических лабораторий и другие документы, характеризующие техническое (качественное) состояние списываемого имущества. После утверждения первый экземпляр акта возвращается в воинскую часть, где служит основанием для списания с книг учета указанного в нем имущества и разборки (уничтожения) имущества с составлением акта ф.15. При этом полученные после разборки списанных приборов аппаратов и других изделий медицинской техники годные узлы детали, запасные части, драгоценные металлы прочие детали и металлолом обязательно приходуются по книгам учета.

Работа по разборке (извлечению) узлов и деталей, содержащих драгоценные металлы должна проводиться инженерно-техническими специалистами. Порядок сдачи для разборки списанных аппаратов и приборов воинскими частями, где эти специалисты отсутствуют, определяется ВМУ.

Акт на списание забракованных контрольно-аналитическими лабораториями наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А» (независимо от стоимости) составляется в трех экземплярах. Все экземпляры акта направляются в установленном порядке ВМУ. После утверждения второй и третий экземпляры акта возвращаются в воинскую часть с решением о сдаче списанных предметов на медицинский склад для уничтожения. В последующем вместе с имуществом на склад сдается (отправляется) третий экземпляр акта на списание.

Списание оформляется актом списания форма 13 кроме подвижных медицинских установок и сложных образцов другой медицинской техники, на которые ведутся эксплуатационные паспорта списание оформляется актом технического состояния форма 14.

Акт (форма 13) составляется комиссией в одном экземпляре и утверждается командиром воинской части. При необходимости оформления ходатайства о получении инспекторского свидетельства акт составляется в двух экземплярах и утверждается командиром воинской части. В последующем первый экземпляр акта вместе с ходатайством представляется старшему начальнику.

Медицинское имущество, пришедшее в негодность по истечении установленных сроков эксплуатации (годности) или при испытаниях, если оно по своему качественному состоянию не может быть отремонтировано и использовано по прямому назначению списывается по акту изменения качественного состояния (форма 15). Этим же актом списывается медицинское имущество, снятое со снабжения.

Списанные предметы расходного медицинского имущества могут использоваться для учебных целей или утилизируются установленным порядком с отметкой об уничтожении на акте списания либо составлением отдельного акта произвольной формы. Списанные наркотические, психотропные лекарственные средства и лекарственные средства списка «А» по решению начальника военно-медицинского управления сдаются на медицинский склад (базу хранения) для уничтожения. Утилизация списанных предметов инвентарного медицинского имущества оформляется актом (форма 15), при этом полученные после разборки списанных приборов, аппаратов и других изделий медицинской техники годные узлы, детали, запасные части, прочие детали и металлолом обязательно приходуются по книгам учета

⇐ Предыдущая26272829303132333435Следующая ⇒

Поделиться: