Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Структура первичных учетных документов и общие правила их заполнения
Основными частями учетного документа являются: – заголовочная часть; – содержательная часть; – оформляющая часть. При их заполнении необходимо соблюдать основные общие правила. Заголовочная часть должна содержать реквизиты (информационные элементы документа), дающие полное и четкое представление о виде и характере документа (рис. 38, приложение 1). Действительно по « 20 » марта 2008 г. НАКЛАДНАЯ № 18
Рис. 38. Накладная (заголовочная часть)
В заголовочной части документа обязательно указываются» его номер; основание (цель) и дата операции, связанной с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств; наименование службы, выдавшей документ; грузоотправитель (сдатчик) и грузополучатель (приемщик); срок действия документа; Различают постоянные реквизиты, которые наносятся при изготовлении бланка документа, и переменные – фиксируемые на бланке документа в процессе его заполнения. Переменные реквизиты заголовочной части документа заполняются следующим образом: – реквизит «Регистрационный номер» записывается только на входящих документах; он должен соответствовать номеру регистрации документа в книге регистрации учетных документов (форма 26); – под реквизитом «Номер листа» записывается порядковый номер листа заполняемого документа; – под реквизитом «Номер документа» записывается номер составляемого документа согласно регистрации его в книге регистрации учетных документов (форма 26); – под реквизитом «Дата регистрации» записывается шестизначное число, в котором первые две цифры обозначают число месяца, третья и четвертая – месяц, пятая и шестая – сокращенно год. Например, цифра «120306» означает: 12 марта 2006 года; – под реквизитом «Основание (цель) выполнения операции» записывается наименование распоряжения, приказа, плана и т. п., на основании которого оформляется данный учетный документ. Например, при оформлении накладной на плановую выдачу медицинского имущества воинской части (соединения) из отделения военно-медицинского снабжения отдельного медицинского батальона соединения под этим реквизитом записывается «План снабжения». В этой графе может записываться и цель выполняемой операции (списание, снятие остатков за квартал и т. п.); – реквизит-основание «Дата выполнения операции» записывается в день ее проведения должностным лицом таким же порядком, как и реквизит-основание «Дата документа». Аналогично записываются и другие даты: выпуска, выдачи в эксплуатацию, записи и т. д.; – под реквизитом «Орган военного управления» записывается условное (пятизначное) обозначение воинской части (соединения) (соединения) или действительное наименование службы, которой оформляется учетный документ; – под реквизитами «Воинская часть», «Подразделение», «Грузоотправитель», «Грузополучатель» и т. п. записываются условные (пятизначные) номера воинских частей или действительные наименования подразделений, которые проводят указанные в документах операции (прием, отпуск, снятие остатков и т. п.); – под реквизитом «Ответственный получатель (сдатчик)» записываются воинское звание, фамилия и инициалы лица, которому доверено получение (сдача) медицинского имущества; – под реквизитами «Номер двигателя, паспорта, транспорта и т. п.» записываются истинные их значения; – под реквизитом «Вид транспорта» записывается наименование транспорта, которым отправлено или получено (должно быть отправлено или получено) медицинское имущество. Например: Железнодорожный грузовой; Железнодорожный пассажирский; Воздушный; Автомобильный; Контейнер; Почтовая посылка; Транспорт получателя. Содержательная часть документа (рис. 39, приложение 1) может быть оформлена в виде таблицы или изложена текстом. Табличная содержательная часть документа обычно включает заголовок таблицы, заголовки граф и заголовки строк (реквизиты-признаки), графы и строки. Клетки, образуемые пересечением строк и граф таблицы в процессе оформления документа, заполняются реквизитами-основаниями. В содержательной части документа обычно показываются: номер по порядку; наименование материальных средств; код номенклатуры; единица измерения; количество материальных средств. При необходимости, кроме того, указываются: категория, сорт, заводской номер, цена единицы и сумма стоимости материальных средств, а также иные данные, предусмотренные конкретной формой документа.
Рис. 39. Накладная (табличная содержательная часть)
Содержательная часть документа заполняется следующим образом: – в графе «№ по порядку» записывается порядковый номер включаемого в документ наименования медицинского имущества; – в графе «Наименование материальных средств (индекс, № чертежа)» записываются полные действительные наименования медицинского имущества в соответствии с Нормами снабжения медицинским имуществом на мирное время. – в графе реквизита «Код номенклатуры» по соответствующей строке записываются коды, присвоенные данным наименованиям медицинского имущества по Нормам снабжения медицинским имуществом на мирное время; – в графе реквизита «Единица измерения» записываются сокращенные единицы измерения соответствующих наименований медицинского имущества; – в графе реквизита «Категория (сорт, плотность)» записываются категории (1–5) инвентарного медицинского имущества; В конце содержательной части документа пишется «Итого наименований» и прописью указывается количество наименований. Строки и графы, оставшиеся свободными до подведения итога или оставшиеся свободными после записи текста, обязательно перечеркиваются зигзагообразной линией так, чтобы между текстом и подписями должностных лиц нельзя было что-либо вписать. Оформляющая часть документа (рис. 40) обычно содержит даты составления, подписи и утверждения документа; наименования должностных лиц, подписавших документ; личные подписи и их расшифровку; соответствующие печати (на документах, где они предусмотрены). Начальник медицинской службы войсковой части 00007 М.П. майор медицинской службы В.В.Петров (должность, воинское звание, подпись, фамилия) Начальник аптеки отделения военно-медицинского снабжения в/ч 00007 капитан медицинской службы В.П.Клочков (должность, воинское звание, подпись, фамилия)
Выдал (сдал) В.П.Клочков (подпись) Получил (принял) П.В.Воронов (подпись) Рис. 40. Накладная (оформляющая часть)
Учетный документ подписывается соответствующим начальником и другими должностными лицами. Приходные и расходные документы на медицинское имущество подписываются: – в воинской части (соединения) – командиром и начальником медицинской службы; – в бригаде – командиром медицинской роты и начальником отделения военно-медицинского снабжения; – в медицинском учреждении – начальником учреждения и начальником аптеки. – на складе (базе хранения) – начальником склада. Подписи указанных должностных лиц скрепляются мастичной печатью части с изображением Герба Республики Беларусь; Акты (формы 4, 11, 13, 14, 15 и 17) (приложения 2,4,6,7,8,9) во всех случаях составляются комиссией, назначенной командиром части (начальником учреждения) из числа лиц, являющихся специалистами по организации обеспечения медицинским имуществом и утверждаются командиром части (начальником учреждения). Прием и отпуск медицинского имущества должен быть подтвержден распиской получателя или сдатчика, а также лица, отпустившего или принявшего имущество. Без расписок получателя или сдатчика документ считается недействительным. При необходимости указывается номер доверенности получателя. О записях приходных и расходных операций в книгах учета на документах по каждому наименованию делается отметка, в которой указывается номер книги и страница, на которой записана операция. Лицо, производившее запись в книгах учета, ставит на документе дату и роспись, подтверждающую правильность записи. Подпись начальника заверяется: – на документах, предназначенных для отправки из воинской части (соединения) (соединения), – мастичной гербовой печатью воинской части (соединения) (соединения); – на документах, предназначенных для обращения внутри воинской части (соединения) (соединения), – мастичной печатью «Для внутренних хозяйственных документов» воинской части. Особенности заполнения отдельных реквизитов-оснований учетных документов указаны в пояснениях к заполнению каждой формы учетного документа. |
Последнее изменение этой страницы: 2019-04-21; Просмотров: 385; Нарушение авторского права страницы