КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОНАННЯМ ПРОЕКТУ

Контроль — це процес, у ході якого керівник проекту встановлює, чи досягаються поставлені цілі, виявляє причини порушень, обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання завдань, перш ніж буде завдано шкоду виконанню проекту (зрив строків, перевищення у використанні ресурсів, вартості, низька якість тощо). Контроль дає можливість керівникові проекту визначити, чи варто переглядати плани, кошториси, якщо деякі параметри перевищують допустимі значення [4].

Система контролю виконання проекту — це логічна структура формальних та неформальних процедур, що передбачена для аналізу та оцінки ходу виконання проекту та оцінки ефективності управління ресурсами, витратами, зобов’язаннями протягом всього терміну його реалізації (періодичний моніторинг поточної діяльності, порівняння обсягів та витрат з плановими стандартами проекту, виявлення відхилень з метою усунення додаткових витрат).

Завдання контролю проектної діяльності полягає в тому, щоб, отримавши фактичні дані про перебіг виконання проекту, порівняти їх із плановими характеристиками й виявити відхилення, формуючи тим самим так звані сигнали неузгодженості. Контроль має забезпечити моніторинг (систематичне та планомірне спостереження за реалізацією проекту); виявлення відхилень від цілей реалізації проекту за допомогою критеріїв і обмежень, які фіксують у календарних планах і сіткових графіках, бюджетах, розрахункових потребах у витратах трудових, матеріальних, фінансових, нормативних та ін.; прогнозування наслідків зміни ситуації та обґрунтування необхідності прийняття коригувальних заходів.

Роль контролю як функції управління полягає в тому, що він є засобом здійснення зворотного зв’язку в системі управління. Головний його сенс — у створенні гарантій виконання планових рішень [6].

Існують три основні види контролю:

ü попередній,

ü поточний,

ü заключний [3].

Розрізняють такі технології оцінки виконання проекту:

- контроль у моменти закінчення робіт (метод "0-100");

- контроль у моменти 50%-ної готовності робіт (метод "50-50");

- контроль у заздалегідь визначених точках проекту (метод контролю віх);

- регулярний оперативний контроль (через однакові проміжки часу);

- експертна оцінка ступеня виконання робіт і готовності проекту [4].

Організація і послідовність здійснення контролю охоплює:

- встановлення контрольних нормативів;

- облік фактично досягнутих результатів;

- визначення відхилень між контрольними нормативами і фактичними результатами;

- проведення досліджень і аналізу відхилень;

- проведення необхідних робіт для виправлення ситуації [6].

Запорукою успішного контролю є:

1. Ефективне планування — фіксує певні точки, вузли або дані для контролю. Якщо плани часто змінюються, їх важко контролювати (плани завжди виконуватимуться, оскільки їх змінюватимуть).

2. Ефективне звітування — має відповідати таким вимогам:

а) складатися за структурою і змістом планів (інакше окремі групи і менеджер оцінюватимуть різні показники);

б) мають бути визначені критерії контролю;

в) інструментарій контролю має бути простим і зрозумілим. Члени команди повинні витрачати якомога менше часу на заповнення звітів;

г) звіти повинні мати певну періодичність (а не готуватися тільки тоді, коли виникає привід для обговорення). Періодичність залежить від: тривалості проекту; стадії проекту; ризику і можливості провалу; рівня звітування;

д) звіти треба обговорювати на формальних (офіційних) зборах;

е) звіти мають стимулювати творче обговорення проекту з метою розробки можливих шляхів і заходів для усунення відхилень.

3. Ефективний підсумковий огляд. На підставі фактичних даних команда визначає, чи відповідає хід виконання проекту запланованим параметрам, і якщо ні — підраховує розміри і наслідки можливих відхилень [1].