Стратегический офис проекта

Основные задачи: • Обеспечение трансляции стратегии компании на операционный уровень реализации изменений • Обеспечение эффективной реализации проектов компании. || Ориентирован на решение принципиальных вопросов в области корпоративного развития, обеспечение и контроль соответствия проектов, реализуемых в компании, ее стратегическим целям и ресурсным и техническим возможностям. Преимущества стратегического офиса достигаются за счет создания и использования единой методологии и технологии управления всеми проектами компании.

Функции стратегического проектного офиса

Функция поддержки методологии и обучения. • Разработка, совершенствование, согласование корпоративного стандарта управления проектами, включая весь комплекс организационных документов – процедур, инструкций, шаблонов управленческих документов. • Разработка требований по расширению или уточнению функциональных обязанностей смежных подразделений для обеспечения функций управления проектами. • Выбор и организация адаптации и внедрения программных инструментов управления проектами. • Внутрикорпоративная публикация утвержденных материалов, проведение семинаров по их использованию. • Формирование планов повышения квалификации менеджеров организации, организация обучения и сертификации.

Функция управления проектами. Еще одной важнейшей функцией Службы управления проектами может быть непосредственное участие ее сотрудников в проектах компании в качестве управленческого персонала. Это позволяет перейти к сильной матричной организационной структуре организации, когда управленческий персонал проекта предоставляется Службой управления проектами, а технологический – различными функциональными подразделениями организации.

Функция мониторинга и экспертизы проектов. При достижении определенного уровня зрелости проектно-ориентированные компании неизбежно приходят к пониманию необходимости постоянного улучшения процессов управления проектами. В связи с этим у стратегического офиса проектов возникают функции мониторинга и экспертизы проектов: • Анализ качества исполнения проектов • Подготовка рекомендации по организационным решениям и мероприятиям для преодоления неблагоприятного развития проектов • Систематизация и тиражирование положительного опыта.

Технические функции. Большой объем необходимых, но рутинных операций по поддержке управления проектами компании делает целесообразной централизацию технических функций управления, связанных, например, с организацией информационных проектного учета и отчетности, отчетности по отклонениям и т. д. В связи с этим в функции Службы управления проектами может также входить техническое и информационное сопровождение проектов с использованием средств автоматизации.

Директор стратегического офиса проектов является одним из топ-менеджеров компании.

Управление изменениями

Модели изменений

Традиционные мероприятия по изменениям ресурсов: • Увеличение интенсивности работ • Материальное стимулирование • Замена или привлечение дополнительных исполнителей и субподрядчиков. • Изменение сроков завершения отдельных работ • Смещение вех проекта.

Последствий изменения: • Плановые потери (учтены в плане управления проектом). • Допустимые потери (незначительные незапланированные затраты). • Нежелательные потери (значительные незапланированные затраты). • Недопустимые потери (незапланированные затраты, которые являются неприемлемыми для одного или нескольких участников проекта).

Для каждого проекта изначально (пусть приблизительно) может быть определена степень влияния тех или иных изменений на величину вероятных потерь, возникающих при реализации этих изменений.

Ограничения на изменения могут быть жесткими в различной степени. Часто стратегия изменений определяется тем, что, по крайней мере, по одной из осей изменения не должны приводить к выходу из области плановых потерь. А это означает необходимость смещения в одном или сразу в двух других измерениях.

На диаграмме могут быть показаны и желаемая, и возможные альтернативные стратегии измерений. Теперь для того, чтобы получить возможность сравнивать альтернативные варианты не только качественно, но и количественно, осталось только разработать метрики для каждой из осей. И тогда стратегию можно будет оценивать, например, площадью соответствующего треугольника.

Заметим также, что работа с изменениями на стратегическом уровне обязательно должна быть подкреплена формальными процедурами, описывающими основные процессы управления изменениями – оформление и регистрацию заявок на изменения, рассмотрение и утверждение заявок, реализацию изменений. Кроме этого должен осуществляться мониторинг процессов управления изменениями, который обеспечивает контроль их осуществления.

 

Стратегия «Упрямый заказчик» может применяться в случае, когда заказчик ориентирован, прежде всего, на соблюдение запланированного уровня качества продукта. Стратегия «Жесткие сроки» применяется в случае задания заказчиком жестких ограничений на сроки выполняемых работ. Стратегия «Ограниченный бюджет» применяется в случае, когда невозможно осуществлять гибкое управление ресурсами вследствие жестких ограничений, наложенных на бюджет проекта.

Манипулирование ресурсами: • Увеличение интенсивности работ • Замена исполнителя • Материальное стимулирование • Привлечение дополнительных исполнителей • Привлечение субподрядчиков. Манипулирование временными параметрами: • Изменение сроков завершения отдельных работ • Смещение вех проекта • Увеличение общего срока завершения проекта. Манипулирование результатами (продуктами) проекта: • Снижение качества результата (продукта) • Замена продукта • Исключение продукта.

Офис управления проектом

Офисы отдельных проектов – инфраструктура, включающая помещение, системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий, стандарты и регламенты, необходимая для реализации функций управления проектами и обеспечения конфиденциальности информации.

Например, практика IBS состоит в том, что отдельный офис открывается для каждого крупного проекта, причем предпочтительно на территории заказчика. Такой подход, с одной стороны, дисциплинирует исполнителей, а с другой – повышает доверие заказчиков к проекту. Офис управления проектами является, таким образом, временной организационной структурой, создаваемой на период выполнения проекта.

Задача офисов управления проектами такая же, как и у стратегических офисов проектов: повысить эффективность выполнения проектов. Только механизмы повышения эффективности здесь другие. Преимущества офиса проекта достигаются за счет использования выделенного помещения, техники и вспомогательного оборудования, когда все исполнители находятся рядом и под контролем, когда облегчено оперативное решение локальных вопросов и проблем, упрощены коммуникации внутри команды проекта.

Возможная инфраструктура офиса управления проектами приведена на рис.(локальный офис управления ИТ-проектом).

Тип проектного офиса	Назначение
Офис проекта	Организация инфраструктуры (включая помещение, системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий, стандарты и регламенты), позволяющей реализовывать функции управления проектами и обеспечивать конфиденциальность информации
Офис портфеля проектов	Эффективное управление ресурсами подразделений, занятых в реализации проектов
Стратегический офис проектов	Обеспечение трансляции стратегии компании на операционный уровень реализации изменений Обеспечение эффективной реализации проектов компании

Рисунок 2.37. Инфраструктура локального офиса управления проектами

 

⇐ Предыдущая1234567Следующая ⇒

Поделиться: