|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Рецензент проф., д.е.н. Іванова Валентина ВасилівнаСтр 1 из 7Следующая ⇒
ДИПЛОМНА РОБОТА (ПРОЕКТ) на тему: «Електронний документообіг та електронне документування на підприємстві» (за матеріалами НАУКОВО-ВИРОБНИЧОГО ТОВАРИСТВА З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «СОЛВЕР»)
зі спеціальності (за напрямом підготовки) 8.02010501 «Документознавство та інформаційна діяльність»
Виконавець роботи Кривошапко Світлана Русланівна
____________________________ (підпис, дата) Науковий керівник проф., д.е.н. Макарова М.В
________________________________ (підпис, дата)
Рецензент проф., д.е.н. Іванова Валентина Василівна
________________________________ (підпис, дата) ПОЛТАВА 2015 ВИЩИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД УКООПСПІЛКИ «ПОЛТАВСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ ЕКОНОМІКИ І ТОРГІВЛІ» ЗАТВЕРДЖУЮ Завідувач кафедри Документознавства та інформаційної діяльності _____________ д.е.н, проф. Макарова М.В. (підпис) « 6 » 10 2014р. ЗАВДАННЯ ТА КАЛЕНДАРНИЙ ГРАФІК Студентом(кою) спеціальності 8.02010501 «Документознавство та інформаційна діяльність» Прізвище, ім'я, по батькові Кривошапко Світлана Русланівна Тема «Електронний документообіг та електронне документування на підприємстві» Затверджена наказом ректора № 237- Н від « 1 » 10 2014 р.
Дата видачі завдання « 6 » 10 2014р. Студентка _______________ (підпис) Науковий керівник _________________ д.е.н, проф. Макарова М.В. (підпис) Оцінювання дипломної роботи (проекту), виконаної студенткою Кривошапко Світлани Русланівни зі спеціальності (за напрямом підготовки) 8.02010501 «Документознавство та інформаційна діяльність»
на тему «Електронний документообіг та електронне документування на підприємстві»
Підпис членів екзаменаційної комісії: __________ _____________ (підпис) (ініціали, прізвище) __________ _____________ (підпис) (ініціали, прізвище) __________ _____________ (підпис) (ініціали, прізвище) __________ _____________ (підпис) (ініціали, прізвище) __________ _____________ (підпис) (ініціали, прізвище)
Дата захисту: «____» __________ 2015 р.
Довідка Про рекомендації щодо впровадження та використання результатів дослідження по дипломній роботі (проекту)
студентки Кривошапко Світлани Русланівни
на тему «Електронний документообіг та електронне документування на підприємстві», Підготовлену на матеріалах підприємства – НАУКОВО-ВИРОБНИЧОГО ТОВАРИСТВА З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «СОЛВЕР». Результати дипломної роботи дозволили визначити такі рекомендації: організувати єдину систему електронного документування, що інтегрувала б усі існуючі прикладні програми підприємства з метою ведення електронного документообігу в єдиному інтерфейсі. Найкращим тут було б запровадження системи електронного документування «Е1 Євфрат» для управління основними бізнес-процесами підприємства.
ЗМІСТ
ВСТУП
Існуючий стан впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису в органах державної влади не відповідає вимогам до систем такого типу, гармонізованих з відповідними нормативно-технічними документами країн ЄС. Відсутність стандартів та форматів електронного документообігу, незадовільна скоординованість дій основних суб’єктів щодо впровадження електронних технологій гальмують розвиток такого процесу. Постає необхідність невідкладного удосконалення не тільки окремих елементів системи електронного документообігу та цифрового підпису, але й в цілому системи електронного урядування та розроблення єдиних вимог до таких систем. Питання впровадження електронного документообігу почали підійматись порівняно нещодавно з розвитком міжнародних економічних зв’язків та умов господарювання, тому всі дослідження та публікації відрізняються своєю новизною та сміливістю пропозицій. Серед останніх досліджень та публікацій з питань розвитку систем електронного документообігу, електронної звітності в органах державної влади та комерційних структурах відмічені Асєєв Г.Г., Ганжела І.О., Жукова В.П., Калачиков О. В., Лимар С. М., Ольшанський О.Я., Порятуй А.Ф, Птіцин Д.В., Сахарук Д., Слободяник М. С., Целуйко О.П, Шпирка О.М., Матвієнко О.В., Цивін М.Н., Дубова С.В. та ін. Актуальність теми дослідження. В основі сучасного управління комерційним підприємством є документальне спостереження, відображенні й контроль за діяльністю підприємства. Необхідність комплексної підтримки, електронного документообігу та електронного документування на підприємстві, різноманітними засобами обумовлює актуальність обраної теми дослідження. Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи підприємства. На сьогоднішній день важливим є доступ до інформаційних ресурсів і скорочення часових витрат на розв'язання задач пов'язаних з документообігом. Саме електронний документообіг відкриває можливості для удосконалення, довготривалого збереження документів, управління електронним архівом, враховуючи процедури списання та знищення документів. Основною метою роботи є: дослідження теоретичних основ та опрацювання практичних питань, пов’язаних з виявленням та вирішенням проблем на комерційному підприємстві за аспектом електронного документообігу та електронного документування. Об’єктом дослідження є процес впровадження електронного документування. Предмет дослідження є теорія і практика електронного документообігу на сучасному підприємстві НВ ТОВ «Солвер» та призначення і особливості його впровадження. Суб’єкт – науково-виробниче товариство з обмеженою відповідальність «Солвер». Проблема системи електронного документообігу пов’язана з багатьом набором програмних застосувань, у зв’язку з цим не застосовується єдина система електронного документування для підприємства, саме тому тема дипломна робота має елементи наукової новизни. Допоміжні матеріали (тези) 1. Правозахистний рух: історія та сучність «Правове регулювання відносин щодо інформаційної безпеки особи в Україні»,. 2. «Структуризаця системи документації – як етп створення системи управління документацією об’єкта». Завдання дослідження: – визначити теоретичні основи понятійно-категоріального апарату електронного документообігу та електронного документування – проаналізувати правового регулювання електронного документування в Україні; – визначити переваги та недоліки електронного документуванням на сучасному підприємстві; – дослідити специфіку використання системи електронного документообігу на підприємстві НВ ТОВ «Солвер » – визначити особливості захисту інформаційних систем і технологій у діяльності НВТОВ «СОЛВЕР» – дослідити автоматизовані системи електронного документообігу та автоматизовані системи інтерактивної інформаційної взаємодії на комерційному підприємстві – визначити застосування розмежування прав доступу до клієнтської бази даних і документації підприємства проаналізувати використання електронно-цифрового підпису та захисту повідомлень в електронному документуванні комерційного підприємства НВТОВ «СОЛВЕР» – дослідити етапи і фактори удосконалення системи документообігу та документування на підприємстві на шляху її автоматизації. Методи дослідження. Під час дослідження було застосовано методи систематизації та використання інформаційного матеріалу (аналіз й узагальнення, підготовка анотацій, огляд документів). За допомогою аналізу розглянуто окремі ознаки предмета та об’єкта дослідження. Для розгляду усіх процесів електронного документування та документообігу, як елемент цілого, використаний метод синтезу, що встановлює єдність складових предмета. Для розв'язання визначених завдань, досягнення мети застосовано комплекс взаємодоповнюючих методів дослідження: методи системного аналізу, методи причинно-наслідкового аналізу. П ри опрацюванні системи електронного документообігу були використані загальнонаукові методи аналізу, синтезу, абстрагування та узагальнення. Логіка дослідження зумовила структуру дипломної роботи: вступ, три розділи, 10 підрозділів, висновки, рекомендації, перелік літератури з використаних джерел, 4 додатків. Загальний обсяг роботи 115 сторінок. РОЗДІЛ 1 ТЕОРІЯ І ПРАКТИКА ВПРОВАДЖЕННЯ В УКРАЇНІ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТУВАННЯ ТА ДОКУМЕНТООБІГУ 1.1 Понятійно-категоріальний апарат електронного документообігу та електронного документування
Розвиток інформаційних технологій та подальше розширення сфер використання електронних документів є об’єктивним процесом, який вимагає формування понятійно-категоріального апарату явища. Україна знаходиться на початковій стадії розробки національних стандартів, що регламентують термінологію, пов’язану з електронними документами (ЕД). Якщо проаналізувати державні стандарти України, що визначають терміни в галузі інформаційної сфери ДСТУ 2392-34 «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення»[8], ДСТУ 301-95 «Видання. Основні види. Терміни та визначення»[9], то слід констатувати, що в них мова про електронні документи (ресурси, інформацію) взагалі не ведеться, навіть такого поняття не існує. У ДСТУ 2732-94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення» [10] вперше з’являється термін «машинозчитувальні документи» (документи, призначені для автоматичного відтворення інформації, яка знаходиться в них). Серед визначень термін електронний документ (ЕД) має найширшу інтерпретацію і застосовується, аби визначити поширення документа і на компакт-дисках, і в мережі. Перше нормативне визначення ЕД наведено у міждержавному стандарті (дія якого поширюється і на Україну) – ГОСТ 7.83-2001 СИБИД «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения». Стандарт дає визначення поняття електронний документ як «документ на машиночитаному носії, для використання якого необхідні засоби обчислювальної техніки». Але в іншому міждержавному стандарті – ГОСТ 7.82-2001 «Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов» – вживається вже термін «електронний ресурс». По суті в цьому стандарті поняття електронний ресурс застосовується для позначення будь-якого ЕД (технічні засоби, що дозволяють забезпечити доступ до електронних даних). На сьогодні найбільш поширеним стає термін ЕД, офіційно затверджений Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг». Але при цьому слід наголосити, що чіткого визначення цього поняття поки що не існує. Всі формулювання, які застосовуються на сьогодні, дають тлумачення лише різних аспектів використання та підвидів ЕД, не даючи загальноприйнятого визначення, що врахувало би всі різновиди ЕД, які функціонують у документно-інформаційній сфері суспільства. Одним з актуальних питань удосконалення процесів в управлінні установами і підприємствами нині є прискорення та впорядкування обміну між суб’єктами відносин юридично визначеними відомостями, які зазвичай подаються у вигляді документів. Одним із напрямів реалізації даної взаємодії є впровадження систем електронного документообігу (СЕД). Порівняно з традиційними документопотоками СЕД мають низку переваг, серед яких найважливішими є проблеми централізованого відстеження руху документів у реальному масштабі часу, висока компактність архіву, економія паперу та висока швидкість пошуку і одержання інформації. Система електронного документообігу (СЕД) – це складний комплекс технічних і організаційних рішень, які сприяють збереженню і раціональному використанню людських ресурсів і підвищенню ефективності управління потоками корпоративних документів та інформації [5]. Та все ж існують значні проблеми повноцінного впровадження електронного документообігу в системі документообігу підприємства: 1. Неузгодженість українського законодавства з міжнародним у сфері електронного документообігу. Наприклад, Закон України «Про електронний цифровий підпис підпис» [2] не відповідає європейським вимогам. Відсутність чіткого визначення понятійно-категоріального апарату щодо властивостей та можливостей електронного підпису («посиленний електронний підпис», «кваліфікований цифровий підпис» тощо) як основного реквізиту електронного документа ускладнює процес якісного впровадження СЕД. Разом з тим, на думку Т. Омельченко, навіть дії у напрямку відповідності міжнародним стандартам не забезпечить швидкого ефекту впровадження нових відносин у сфері електронного документообігу через відставання розробки підзаконних нормативно-правових актів [5]. 2. Недоопрацювання законодавчо-нормативної бази у питанні надання електронному документу як об’єкту електронного документообігу юридичної сили. Електронний документ має юридичну силу лише за наявності обов’язкових реквізитів, наявність яких є підставою для обліку такого документа. Проте переліку таких реквізитів, окрім електронного підпису у базових нормативних актах не наведено. 3. Практика паралельної маршрутизації паперового та електронного документообігу досить часто спричиняє порушення основних принципів документообігу, зокрема принцип однократності у реєструванні документів. Досить часто електронні документи, що мають порушення правові наслідки, супроводжують паперовими копіями з «реальним підписом». Та варто розуміти, що метою СЕД є не викорінення паперових документів, а створення ефективного середовища керування і функціонування підприємства. Тому важливо роздруковувати виключно кінцеві продукти роботи – повністю підготовлені паперові документи. 4. Проблема захисту та довгострокового зберігання електронних документів у архівах, підтримка їх в актуальному стані та забезпечення доступу до них. По-перше, варто звернути увагу на питання, пов’язані з розмежуванням прав доступу користувачів до інформації. Наприклад, необхідно забезпечувати захист електронного документа і його реквізитів від випадкових чи навмисних змін у документі після його формування і набрання юридичної сили, а також захист електронного документа під час його зберігання в електронному архіві. 5. Поступовий перехід до інформатизації діловодних процесів в електронний документообіг потребує спеціальні підготовки та значних фінансових затрат [5]. Дослідження електронного документообігу та електронного документування охоплює різні аспекти. Тому, на основі викладених вище недоліків було здійснено аналіз понятійно-категоріального апарату дослідження, наведено в табл. 1.1. Таблиця 1.1 – Дослідження в сфері понятійного-категоріального апарату електронного документообігу (складено автором)
Слід зазначити, що в юридичній та навчальній літературі електронний документ [7] визначають, наприклад, як: – інформацію, зафіксовану на електронних носіях, яка містить реквізити, що дають змогу її ідентифікувати; – документ, утворений певними та компетентними установами, підприємствами, організаціями, посадовими особами, а також громадянами, зміст якого становлять юридично значимі відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі й навколишньому природному середовищі, що зафіксовані на електронному носії (магнітний диск, лазерний диск тощо), який використовується для запису та зберігання інформації за допомогою електронно-обчислювальної техніки; – набір записаних даних у вигляді, що читається комп’ютером, для яких: існує визнана учасниками електронного документообігу або затверджена компетентними органами процедура, яка допомагає однозначно перетворити ці дані на документ традиційного режиму; визнання зазначеної процедури учасниками системи електронного документообігу шляхом традиційного (письмового) документа, або така процедура, санкціонована уповноваженим державним органом. Поняття ЕД в основному розглядається як частина електронного документообігу і тому є предметом дослідження багатьох галузей, як гуманітарних (документознавства, права), так і технічних наук (інформатика, кібернетика). Але, незважаючи на це, у вітчизняній науці вивченню цього питання приділяється недостатньо уваги. Більшість досліджень проводилися в межах господарського права, де ЕД розглядався як інструмент щодо електронної комерції. Серед українських дослідників-правознавців необхідно відмітити праці Чучковської А.В. та Дутова М.М.. У російській науці зазначеній проблемі присвячено більше уваги. Питання визначення поняття ЕД висвітлювали такі дослідники, як Бачило І.Л., Градов О.Л., Карев Я.О., Кулик Т.Ю., Ткачьов О.В., Шишаєва О.Ю., Шелепіна О.О., Шамраєв А.В. та ін. На сучасному рівні цими проблемами займаються наступні українські і російські дослідники: Матвієнко О. В., Шпірко А., Прокопенко І. П., Ковтанюк Ю., Кисельова Л., Клименко І. В., Линьов. К. О., Писаренко В.П. При розгляді електронного документа треба зазначити, специфічність електронного підпису та визначити його місце в електронному документуванні. Відмінність електронного цифрового підпису (ЕЦП) від власноручного підпису зумовили необхідність розробки і прийняття спеціального законодавства, яке б врегулювало відповідні питання щодо порядку використання новітніх програмних засобів з ідентифікації електронних документів. Тому, при розгляді електронного документообігу та електронного документування Отже, підсумовуючи вище вказане, на кожному етапі є потреба врегулювання електронного документа на законодавчому рівні України. Варто зауважити, що основними принципами побудови систем, призначених для обміну інформацією (в даному разі – систем електронного документообігу та електронного документування із використанням електронного цифрового підпису), є їх обов'язкова сумісність, що досягається шляхом уніфікації обладнання та програмного забезпечення. Інформація залишається конфіденційною, якщо доступ до неї обмежується відповідно до законодавства. Інформація є цілісною, якщо засоби обчислювальної техніки чи автоматизовані системи здатні забезпечувати незмінність інформації в умовах випадкового або навмисного перекручування чи руйнування. 1.2. Загальна характеристика правового регулювання електронного документування в Україні
Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами й організаціями усіх форм власності відповідно до законодавства. Відправлення і передача електронних документів здійснюються автором чи адресатом в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ. Якщо автор і адресат у писемній формі попередньо не домовилися про відправлення електронного документа. Електронний документ вважається отриманим адресатом з часу надходження автору повідомлення в електронній формі. У випадку відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому він записаний, датою і часом відправлення вважаються дата і час здачі його для пересилання. Вимоги підтвердження факту одержання документа, установлені законодавством при відправленні документів рекомендованим чи листом передачі їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється відповідно до вимог спеціального законодавства і їхнім призначенням. У випадку ненадходження до автора підтвердження про факт одержання електронного документа вважається, що цей електронний документ не отриманий адресатом. Якщо автор і адресат у писемній формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором і отриманим адресатом за їхнім місцезнаходженням (для фізичних осіб – місцем проживання), у тому числі, якщо інформаційна чи телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої отримано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства. При фінансовому контролі досліджуються причини порушення правил створення електронних документів і їхнього використання (обертання) у фінансово-господарській діяльності підприємств різної форми власності. Експертне дослідження цілісності електронного документа здійснюється шляхом перевірки електронного цифрового підпису. Перелік Законів України, Указів Президента України, постанов Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України і постанов окремих міністерств, які складають нормативну і законодавчу базу для нормативно-правового регулювання використання інформаційних технологій, в тому числі з метою електронного документування, доволі значний. Два із цих законодавчих акти безпосередньо стосуються предмету дослідження. Це Закони «Про електронні документи та електронний документообіг» [3] і «Про електронний цифровий підпис» [2]. Вони регулюють загальні відносини у сфері електронного документообігу. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. У контексті Закону електронний документ розглядається як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа, а електронний документообіг як сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та вилучення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Закон регламентує правові відносини у питаннях: – електронного підпису; – електронного цифрового підпису; – оригіналу електронного документа; – правового статусу електронного документа та його копії; – відправлення та передавання електронних документів; – одержання електронних документів; – перевірки цілісності електронного документа; – зберігання електронних документів та про архівацію електронних документів; – організації електронного документообігу; – обігу електронних документів, що містять інформацію з обмеженим доступом; – права та обов’язки суб’єктів електронного документообігу; – вирішення спорів між суб’єктами електронного документообігу; – відповідальності за порушення законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Крім того, відносини, пов’язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються Конституцією України [13], Цивільним кодексом України [14], Законами України «Про інформацію» [15], «Про захист інформації в автоматизованих системах» [16], «Про державну таємницю» [17], «Про телекомунікації» [18], «Про обов’язковий примірник документів» [19], «Про Національний архівний фонд та архівні установи» [20], постановами Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку підключення до глобальних мереж передачі даних» [21] та іншими нормативно-правовими актами. На основі згаданих Законів готувалася і правова база «Електронної України». Зауважимо, що зазначені Закони не ідентичні європейським моделям. Є потреба сформулювати правові гарантії одержання громадянами відповідей на їхні запити до органів публічної влади, встановити терміни надання таких відповідей. Адже Закон «Про звернення громадян» не передбачає електронної форми звернень як такої, що тягне юридичні наслідки: тобто чиновники зовсім не зобов’язані реагувати на звернення громадян через Інтернет. Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження [22]. Щоб надати таким зверненням і відповідям на них юридичного статусу, необхідно внести відповідні доповнення і поправки до діючого Закону. З огляду на важливість інтеграції України до Європейського Союзу, питання утворення свого електронного простору набуває особливої актуальності. Так, створення «електронного уряду» дозволить державі значно ефективніше взаємодіяти з громадянами. У науковій літературі під «електронним урядом» розуміється перенесення діяльності уряду в Інтернет, тобто організація керування державою і взаємодії з громадянами через Інтернет та інші інформаційні мережі. «Електронний уряд» в Україні дозволить ефективніше вести боротьбу з корупцією, створить умови для нормального розвитку бізнесу, поліпшення інвестиційного клімату, а, відтак, і передумови для динамічнішого зростання всієї економіки. Уряд України уже зробив перші кроки на цьому шляху, зокрема, прийнято Національну програму інформатизації [23], видано Указ Президента «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні» [24], постанови Кабінету Міністрів України «Про Порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади» [25], «Про заходи щодо створення електронної інформаційної системи «Електронний Уряд» [26]. Розроблено Урядовий портал – єдиний веб-портал органів виконавчої влади України, на якому розміщується інформація про діяльність органів виконавчої влади. Стратегічно веб-портал визначається не як єдина база даних, а як єдина пошукова система державних органів. Знаючи одну Інтернет-адресу, один телефонний номер, громадянин зможе знайти будь-яку інформацію, що його цікавить. Сьогодні в законодавстві України методика електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису в достатній мірі не розроблена. Однак робота над створенням нормативно-правових основ електронного документування в органах публічної влади проводиться. Щоправда, наявні норми є фрагментарними і часто регулюють дуже вузькоспеціалізовані закриті системи. У країнах ЄС, США, Канаді та ін. цифрові підписи й сертифікати затверджено на законодавчій основі як еквівалент власноручного підпису. Країни ЄС ухвалили національні законодавчі акти, які цілком відповідають Директиві Європарламенту та Ради Міністрів ЄС 1999/93/ЄС про систему електронних підписів, що застосовується в межах Співтовариства, та рішенню Комісії 2000/709/ЄС Європарламенту і Ради. Всі положення Директиви 1999/93/ЄС реалізовано у вигляді технічних європейських та міжнародних стандартів (ETSI та RFC). Однак, законодавці відзначають, що Закон України «Про електронний цифровий підпис»[2] не відповідає ні європейському, ні міжнародному законодавству в цілому. Наприклад, «посилений електронний підпис» у визначенні ЄС – це електронний підпис ЄС та додаткові вимоги щодо його надійності, які технічно означають, що засіб створення підпису має задовольняти вимоги стандартів FIPS 140-1, 140-2 level 2, 3 (Federal Information Processing Standards, U. S.). Такого терміну в Законі України немає, натомість є термін «електронний цифровий підпис», який відповідає електронному підпису ЄС у межах криптографії з відкритими ключами. До термінів ЄС і відповідних європейських та міжнародних стандартів уведено термін «кваліфікований електронний підпис», якого в нашому Законі також немає. Для подальшого розвитку нормативної і законодавчої бази потрібно на практиці визнати членство України в Міжнародній організації зі стандартизації, ратифікувати міжнародні договори, розробити та впровадити необхідні технічні та інші стандарти, що вже діють у Європі, адаптувати вже ухвалені закони до вимог європейського законодавства. Разом із цим слід зазначити, що навіть прискорені дії у цьому напрямку не забезпечить швидкого ефекту впровадження нових відносин у сфері електронного документообігу через відставання розробки підзаконних нормативно-правових актів. Зокрема, введення електронних документів у практику роботи державних установ тісно пов’язано з необхідністю реформування практичної роботи державних службовців, тобто з прискоренням адміністративної реформи. Така робота почалася з виходом Указу Президента України «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні» [24]. Відповідно до указу були прийняті Закони України «Про електронний цифровий підпис» [2], «Про електронні документи та електронний документообіг», які регламентують перетворення документа в електронну форму [3]. Крім відносин, що виникають в процесі створення і використання електронних документів, сфера дії цих Законів розширюється також і на відносини, які виникають в процесі збереження і знищення електронних документів. У відповідності до статті 4 «Державне регулювання електронного документообігу» Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» тільки Кабінет Міністрів України та інші органи виконавчої влади в межах повноважень, визначених законом, реалізують державну політику електронного документообігу. «Електронний підпис» вказує, що «...електронний підпис є обов’язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу» і, що «...використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб’єктами електронного документообігу на договірних засадах», а відповідно статті 8 «Правовий статус електронного документа та його копії» – «...юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму», але «...електронний документ не може бути застосовано як оригінал: свідоцтва про право на спадщину; документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів; в інших випадках, передбачених законом». «Перевірка цілісності електронного документа» Закону «Про електронні документи та електронний документообіг», вказує що «...перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису» виключаючи можливі альтернативні варіанти. «Обіг електронних документів, що містять інформацію з обмеженим доступом» Закону свідчить, що «...суб’єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту» [21]. Даний Закон повинен більше відповідати вимогам міжнародних актів у даній сфері, які розробляються вже не один рік провідними світовими фахівцями. Гармонійну структуру і розробленість положень законопроекту обумовлює широке використання при його розробці рекомендацій Центру ООН по спрощенню процедур і методів в органах управління торгівлі та на транспорті, а також Модельного закону UNCITRAL. Проте роботу не можна вважати завершеною, швидше за все в цій сфері завжди буде залишатися необхідність вдосконалення. Так, в існуючому Законі «Про електронні документи та електронний документообіг» потрібно видалити деякі недоліки, які можуть зменшити переваги використання електронних документів. Зокрема, Закон передбачає існування необмеженої кількості оригіналів електронних документів, що мають рівну юридичну силу. Тим більше здається дивним, що електронний документ може мати копії тільки на паперовому носії, але не в електронному вигляді. «Оригінал електронного документа» Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» (табл. 1.2) вказує на те, що « електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом». Заборона на електронні копії документів, зокрема, може привести до неможливості ведення архівів електронних документів. Документ з архіву, наприклад, десятирічної давності повинен буде завірятися ЕЦП також десятирічної давності. А якщо врахувати, що за такий великий відрізок часу оригінальні відкриті ключі автора, швидше за все, будуть втрачені або анульовані, то виявиться неможливим перевірити справжність електронного документа даної ЕЦП. В цьому випадку електронний документ повинен завірятися діючою на даний момент ЕЦП власника архіву, що означає появу завіреної копії електронного документа. Звідси випливає висновок – у Законі повинно міститися положення про існування електронного документа в безлічі екземплярів, кожен з яких є оригіналом. У свою чергу, системи учасників електронного документообігу повинні передбачати процедури ідентифікації електронного документа, його автора, дійсність, наявність ЕЦП з будь-якого з існуючих екземплярів. А якщо виявиться, що якийсь примірник електронного документа вже був використаний або є недійсним, то даний факт з достовірністю повинен бути встановлений будь-яким учасником системи електронного документообігу. Результатом описаної ситуації є висновок про недійсність оригіналу електронного документа, а відповідно, всіх примірників оригіналу документа, тому що вони абсолютно ідентичні. Однак просто вказівки на те, що електронний документ може мати копії за допомогою накладення на нього електронного цифрового підпису, недостатньо. Таблиця 1.2 – Характеристика електронного документу в законодавчій базі України
Ще одним недоліком Закону можна вважати те, що в ньому слабо опрацьовані питання структури електронного документа і його обов’язкових реквізитів. З цього питання у статті 5 «Електронний документ» є лише вказівка на те, що «...електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа», а «...склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством» [3]. На наш погляд, цього явно недостатньо, оскільки в такому випадку виникає питання про сутність електронного документа і чим він відрізняється від звичайного електронного повідомлення, наприклад, електронного листа. В українському законодавстві визначення поняття «документ» знаходиться в статті 27 Закону «Про інформацію» [25] та аналогічні визначення – в Законах України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» [27] та «Про обов’язковий примірник документів» [28]. Однак і там не вказана обов’язкова структура документа. У відповідності зі сформованою практикою застосування документованої інформації, однією з основних властивостей документа є саме наявність у ньому реквізитів, що дозволяють його ідентифікувати, тобто встановлювати джерело його походження, авторства. Відсутність ідентифікуючих реквізитів і неможливість встановити джерело походження позбавляє інформацію статусу документа. Загальна частина електронного документа складається з інформації, яка складає вміст документа. Інформація про адресата відноситься до загальної частини. Особлива частина електронного документа складається з однієї або декількох електронних цифрових підписів. Сторони у договорі самостійно можуть змінювати або визначати додаткові вимоги до структури та реквізитів електронного документа. Таким чином, розвиток інформаційних технологій та подальше розширення сфер використання електронних документів є об’єктивним процесом, який потребує правового забезпечення. Без належного правового регулювання в даній сфері неможливий якісний прорив у розвитку електронної комерції. Існуючий Закон України «Про електронний документ та електронний документообіг» покликаний вирішувати виникаючі проблеми [3]. Однак і сам він ще потребує певної доробки. Представлена загальна характеристика нормативно-правової бази електронного документування в Україні, яка регулює інформаційні відносини в державі та забезпечує реалізацію державної політики в питаннях документообігу, діловодства, надає систематизовану теоретичну базу дослідження щодо запровадження електронного документообігу. У контексті сучасних уявлень діловодство та документообіг є одним із найважливіших засобів керування в установі та складовою здійснюваних у ній процесів інформаційного менеджменту, зокрема реалізованих за допомогою новітніх інформаційних технологій. Слід зауважити також, що законодавством не встановлено норм щодо застосування мов у документообігу. Подальше дослідження у цьому напрямку доцільно спрямовувати на дослідження сучасного стану державних і міжнародних стандартів документообігу.
1.3. Переваги та недоліки електронного документуванням на сучасному підприємстві
Автоматизацію документообігу можна умовно підрозділити на чотири види: паперовий документообіг, паперовий документообіг з використанням автономних ПК, змішаний документообіг і безпаперовий документообіг. Паперовий документообіг означає, що всі етапи документ проходить в паперовій формі. Ще півтора десятка років тому даний вид документообігу був єдиним. Для реєстрації паперових документів використовувалися журнали – книги або листи великого формату, в які вписувалися знову зареєстровані документи. Після закінчення певного терміну журнали і листи здавалися в архів. Коли з'явилися комп'ютери, вони замінили гросбухи та листи, поклавши початок паперовому документообігу з використанням автономних ПК. На цій стадії ПК використовується для підготовки і реєстрації документів. Власне, тоді і виникло поняття електронного документа – документа, який зберігається виключно у комп'ютері або на машинних носіях інформації. Однак переваги електронного документа за відсутності локальної мережі можуть бути реалізовані лише в незначній мірі. Передача, узгодження та затвердження документів на цій стадії здійснюються в паперовому вигляді. Змішаний документообіг передбачає, що комп’ютери, об’єднані в локальну обчислювальну мережу (ЛОМ), служать для передачі і зберігання документів, однак юридичну силу, документ має лише в паперовому вигляді. Узгодження і затвердження фінансових та юридичних документів здійснюється у паперовому вигляді.
Рисунок 1.1 – Змішаний документообіг підприємства НВ ТОВ «Солвер» (складено автором за даними підприємства) Юридична сила електронного документа забезпечується за рахунок використання електронно-цифрового підпису (ЕЦП) – механізму, який дозволяє довести, що автор надісланого електронного документа є саме тією особою, за кого він себе видає, і що документ не був змінений в процесі доставки. Наслідком розвитку електронного документообігу повинні стати повністю безпаперові технології. Однак сьогодні паперові документи все ще необхідні для дотримання вимог багатьох норм законодавства – податкового, законодавства про бухгалтерський облік тощо. Одне з основних призначень документа – це здатність засвідчувати певні факти. До останнього часу паперовий документ з необхідними реквізитами та ступенями захисту був основним способом доказу того чи іншого факту, тобто мав юридичну силу. Папір як матеріальний носій володіє недоліком в тому сенсі, що не дозволяє безслідно витирати і записувати нову інформацію, проте цей її недолік обертається перевагою з точки зору виключення підробки документа. Закон України «Про електронний цифровий підпис» дає підприємствам можливість створювати системи обміну виключно електронними документами, при якому електронний документ може виступати оригіналом, що не потребує дублювання твердою копією. Технологія електронного цифрового підпису (ЕЦП) дозволяє забезпечити ідентифікацію і аутентифікацію документу, проте сьогодні легітимність ЕЦП абсолютна тільки для внутрішнього документообігу, де вона активно використовується, оскільки внутрішній документообіг підприємства чи установи регламентується інструкцією з документообігу (діловодства), затвердженою їх директором. Таким чином, головною причиною наявності змішаного документообігу є та обставина, що питання (ЕЦП) досі не вирішене на державному рівні. Проте обмін документами в електронному вигляді може використовуватися не в усіх, а тільки в деяких напрямах діяльності організації. У тих сегментах обміну документами, де не потрібний підпис, обмін документами може бути повністю бути в електронному вигляді. Для висвітлення переваг переходу до електронного документообігу наведемо спостереження і оцінки західних консалтингових компаній про те, як співіснують світи електронних і паперових документів. Так, компанія BIS підрахувала, що 90% усієї корпоративної інформації нині залишається на папері [31]. За підрахунками компанії XPLOR, за останні три роки частка електронних повідомлень зросла з 29% до 44% від загальної кількості повідомлень. Загальний обсяг інформації подвоюється кожні п'ять років і стає в чотири рази більшим за 10 років [31]. Співвідношення кількості паперових і електронних документів складе через п'ять років 50 на 50%, а через 10 років – 30 на 70%. Кількість електронних документів за рік подвоюється, а паперових – зростає лише на 7% [31]. Документ, як будь-яка річ, що приносить прибуток і допомагає в бізнесі, потребує витрат. Як відомо, підвищувати прибуток можна шляхом зниження витрат. Західні консалтингові компанії провели оцінки витрат на обробку паперових документів. Для уникнення невідповідностей при перенесенні цих оцінок у нашу дійсність, ці оцінки наведені не в доларах, а в разах, штуках і відсотках. Справа в тому, що дотепер існують значні розбіжності у вартості оплати праці в нас і на Заході, що, природно, є не менш важливим стримуючим чинником у переході до електронних документів. Компанія DELPHI констатує, що 15% усіх паперових документів безповоротно губляться і працівники витрачають до 30% свого часу на їх пошук [31]. За оцінкою компанії Сoopers& Lybrand, корпорації роблять 19 копій кожного документа, а 7, 5% усіх документів губляться безповоротно. Лише у масштабах США дані втрати складають близько одного трильйона доларів на рік. Тому зрозуміле бажання бізнесменів як найшвидше позбутися паперових документів і перейти до електронних. Існують оцінки виграшу компаній внаслідок переходу до електронних документів. Nortan Nolan Institute оцінює зростання продуктивності праці співробітника на 25-50%, зменшення часу для обробки одного документа – більш ніж на 75% і зниження витрат на оплату площі для зберігання документів на 80%. Приблизно такі оцінки дає й відома компанія Ernst & Young [31]. Узагальнюючи викладене вище, визначимо переваги електронних документів для сучасних підприємств та їх співробітників, що полягають у можливості: 1. Обслуговувати клієнта краще. Мета будь-якого підприємства чи установи – обслуговувати краще своїх клієнтів. Упровадження систем електронного документообігу дозволяє виконувати цю задачу більш ефективно. При роботі з ЕД час пошуку документа, а отже й час реакції на запит, набагато менший, ніж при роботі з паперовими документами. Клієнт одержує відповідь швидше, ніж раніше, і, природно, задоволений набагато більше. 2. Управляти інформацією більш ефективно. Керування життєво важливими документами, збереженими в електронному вигляді, радикально поліпшується. Співробітник може: – одержувати доступ до документів швидше; – не губити документи; – перейти до засобів правильного зберігання документів; – збирати, опрацьовувати документи у більшій кількості, ніж раніше, і приймати рішення швидше і точніше; – захищати документи краще. Технологія дозволяє зберігати ключову інформацію на оптичних або магнітних носіях. Це відразу дає значні переваги, а саме, забезпечує: – захист від втрати або ушкодження. Втрата всієї або частини інформації для підприємства може загрожувати значними наслідками, аж до банкрутства і повного припинення діяльності. З папером усе набагато складніше, ніж з електронними носіями інформації. Папір схильний до багатьох недоліків, а саме старіння, небезпеки нагрівання і вогню. Крім того, дуже важко зробити копію всього архіву паперових документів на випадок непередбачуваних обставин. Це викликано, по-перше, високою вартістю збереження, по-друге, високою вартістю і тривалим часом копіювання документів. У випадку з електронними носіями усе навпаки. Компактність, швидкість і дешевина копіювання дозволяють робити і зберігати стільки копій інформації, скільки потрібно для забезпечення надійності бізнесу: – захист від несанкціонованого доступу. Електронні носії дозволяють зберегти більше інформації в меншому обсязі. Отже менший обсяг дешевше захищати. Крім того, електронна інформація легше обробляється, процес криптозахисту інформації можна автоматизувати і виконувати швидше і дешевше; – підвищити продуктивність праці. Праця будь-якого співробітника має дві основні складові – продуктивну і забезпечувальну діяльність. Залежно від категорії працівника і виду діяльності співвідношення цих складових різне, але при будь-якому розкладі частка забезпечувальної діяльності залишається чималою. Операції з паперовими й електронними документами відносяться до забезпечувальної діяльності, і, отже, скорочуючи час на ці операції, ми скорочуємо частку цієї діяльності, звільняючи час для продуктивної праці. Крім продуктивності праці окремої людини, перехід до електронних документів радикально підвищує продуктивність праці робочих груп (при цьому перехід до обробки електронних документів ні в якому разі не варто розглядати як самоціль). Робота з електронними документами разом з мережевими технологіями дозволяє одночасно багатьом користувачам із робочої групи одержувати доступ до документів, що досить проблематично і дорого при роботі з паперовими документами. А якщо підприємство у своїй діяльності використовує такі технології, як workflow і groupware, то це надає можливість взаємодії співробітників всередині всіх його підрозділів, що дозволяє уникнути дублювання функцій і задач і, отже, ще знизити витрати; Основне призначення систем workflow і groupware – це автоматизація та підтримка колективної роботи на підприємстві, однак, є деякі відмінності в їх функціональній системі, – groupware орієнтовані на автоматизацію роботи невеликого колективу і підтримують окремий розподіл інформації між групою користувачів. Системи workflow орієнтовані на автоматизацію роботи корпорації і підтримують розподіл робіт, тобто виконання однієї масштабної роботи групою виконавців. Системи workflow та groupware не конкурують між собою, а швидше доповнюють один одного. Вибір однієї з них, а також використання їх в комбінації визначаються завданнями, розв’язуваними корпорацією. Якщо основною вимогою є підвищення ефективності роботи кожного окремого співробітника в колективі, перевагу варто віддати системам класу groupware. Workflow орієнтований на масштаб великої корпорації. Ці технології зменшують витрати: – на обробку паперу. При роботі з електронними документами немає потреби робити паперові копії документів для того, щоб вони стали доступні кільком співробітникам підприємства одночасно. Крім того, це зменшує необхідність наймати на роботу кур'єрів для збору і доставки документів, що забезпечують інфраструктуру передачі інформації між співробітниками; – на устаткування. Сканер, факс-плата, програмне забезпечення можуть коштувати менше, ніж високопродуктивне копіювальне і факс-устаткування; – на підтримку процесу обробки. Збереження документів в електронному вигляді може знизити потребу в таких предметах, як скріпки, степлери, папки і шафи для паперів; – на збереження. Звільнення реальної, фізичної площі, необхідної для зберігання документів, забезпечення необхідних умов для зберігання паперових документів, створення копій документів тощо. Однак можна виділити труднощі трьох рівнів при переході на без паперову технологію роботи з документами: 1) технічна неготовність організацій для роботи з електронними документами (що може виражатися як у тривіальній проблем і відсутності комп’ютера на столах у співробітників, так і в тому, що на підприємстві немає необхідних програмно-апаратних засобів для переходу документів з однієї форми представлення до іншої – від паперового до електронного – через відсутність сканера); 2) технологічна недопустимість переходу окремих категорій конфіденційних документів в електронний вид (служби безпеки вимагають, щоб такого роду документи передавалися під розпис через довірену особу або кур’єра). Не можна випускати з поля зору і таку обставину, як відсутність у багатьох високопоставлених співробітників (керівна ланка) вільного часу для постійного спілкування з комп’ютером, що призводить до процедури переведення документа з електронного виду в паперовий (через друк) або навпаки (шляхом сканування) і створення, наприклад, версій документа; 3) законодавча неврегульованість електронного документообігу. Навіть, якщо в межах окремого підприємства або установи вирішили перейти до без паперової роботи з документами, підприємство все одно не зможе існувати ізольовано – між ним і зовнішнім світом постійно циркулюють різноманітного роду документи. Виникає необхідність законодавчого вирішення питання, що власне слід розуміти під електронним документом і який його вид може мати юридичну силу (питання, пов'язані з достовірністю документів, що пересилаються, достовірністю підписів посадових осіб тощо). Це питання детальніше було розглянуто у п.1.1 і 1.2. Підсумовуючи усе вищевикладене, можна зазначити наступні переваги електронного документообігу на підприємстві: – простота внесення змін до документу; – можливість поміщати в документі не лише текст, але і мультимедійні дані; – можливість використати заздалегідь заготовлені форми; – більш висока швидкість передачі інформації по великій кількості адрес – економія паперу більш висока компактність архівів; – простіший контроль інформаційних потоків; – велика швидкість пошуку і витягання інформації; – можливість захисту документів від несанкціонованого доступу і розмежування прав доступу співробітників. Слід визначити, що на даний час законодавство вирішує не повний обсяг питань, що виникають у процесі роботи з електронними документами. Однак, зміни за останні роки, помітно поліпшили стан електронного документування. Але незважаючи на всі удосконалення законодавчої бази, ще є потреба подальшого розвитку не тільки на законодавчому рівні, а й на впровадженні електронного документообігу на підприємствах. РОЗДІЛ 2 РОЗДІЛ 3 ВИСНОВКИ Згідно із загальною метою дослідження було визначено, що великого значення набувають методи обробки й використання електронного документа, а також технічні і програмні засоби, завдяки яким стало можливим перетворення інформації у важливий виробничий ресурс. Проаналізувавши дослідження низки фахівців та нормативно-правових документів щодо електронного документообігу та документування, ми можемо підсумувати, що разом з паперовою документацією, електронне документування та електронний документообіг слугує серцевиною управлінської (інформаційної) діяльності підприємства. Згідно із завданням дослідження проаналізовано наступні аспекти: Завдання дослідження: – визначили теоретичні основи понятійно-категоріального апарату електронного документообігу та електронного документування – проаналізували правового регулювання електронного документування в Україні; – визначили переваги та недоліки електронного документуванням на сучасному підприємстві; – дослідили специфіку використання системи електронного документообігу на підприємстві НВ ТОВ «Солвер » – визначили особливості захисту інформаційних систем і технологій у діяльності НВТОВ «СОЛВЕР» – дослідили автоматизовані системи електронного документообігу та автоматизовані системи інтерактивної інформаційної взаємодії на комерційному підприємстві – визначили застосування розмежування прав доступу до клієнтської бази даних і документації підприємства проаналізували використання електронно-цифрового підпису та захисту повідомлень в електронному документуванні комерційного підприємства НВТОВ «СОЛВЕР» – дослідили етапи і фактори удосконалення системи документообігу та документування на підприємстві на шляху її автоматизації. Визначено, що на даний час законодавство вирішує не повний обсяг питань, що виникають у процесі роботи з електронними документами. НВ ТОВ «Солвер» використовує змішаний документообіг, тому розроблення документа проходить стадії електронного документування, і кінцевий результат виходить у паперовій формі. На підприємстві розроблено декілька інтерактивних розроблених сайтів для внутрішнього електронного документообігу між підрозділами, а також використовується з цією метою ПЗ «1C: Бухгалтерія», «1С: Документообіг» тощо. На даний час є потреба розробити єдину систему, що інтегрувала б усі існуючі прикладні програми, та ведення електронного документообігу йшлося в єдиному інтерфейсі. Тому, запропоновано систему електронного документообігу «Е1 Євфрат». для вдосконалення та переходу на електронний документообіг Таким чином, ефективність управління сьогодні безпосередньо пов’язана із застосуванням передових технологій управління документами в цілому.
РЕКОМЕНДАЦІЇ
Для НВ ТОВ «Солвер» запропоновано створити єдину систему електронного документообігу. Проектування інтегрованої системи інформаційного забезпечення потребує урахування специфіки діяльності підприємств. Тому, рекомендовано програмний продукт Е1 Євфрат.. Індивідуальне проектування здорожчує систему, тому її варто впроваджувати лише там, де це економічно доцільно). При впроваджені системи електронного документообігу важливим фактором є інтеграція попередніх версій ПЗ до однієї та зручність у використанні її співробітниками підприємства.. Запропонована система підтримує інтеграцію документів. Залишається актуальним питанням удосконалення процесів в управлінні підприємством – це прискорення та впорядкування обміну між суб’єктами відносин юридично визначеними даними, які зазвичай подаються у вигляді документів. Тому, впровадження системи електронного документообігу є важливим напрямком для реалізації обмінами даних. Підсумовуючи результати дослідження, можна констатувати, що для ефективного функціонування комерційного підприємства необхідно створити єдину систему електронного документообігу, яка б була здатна протягом тривалого часу задовольняти потреби підприємства.
ПЕРЕЛІК ЛІТЕРАТУРИ
1. Закон України «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах» [Електронний ресурс]: Відомості Верховної Ради (ВВР)/ Закон України від 05.07.1994 № 80/94-ВР. – Електрон. дані. – Режим доступу: http: //zakon4.rada.gov.ua/laws/show/80/94-%D0%B2%D1%80. – Назва з екрана. – Дата звернення: 09.12.14 2. Закон України «Про електронний цифровий підпис» [Електронний ресурс]: Відомості Верховної Ради (ВВР)/ Закон України від 22.05.03 № 852-IV. – Електрон. дані. – Режим доступу: http: //zakon4.rada.gov.ua/laws/show/852-15. – Назва з екрана. – Дата звернення: 09.12.14 3. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» [Електронний ресурс]: Відомості Верховної Ради (ВВР)/ Закон України від 22.05.03 №851-IV. – Електрон. Дані. – Режим доступу: http: //zakon4.rada.gov.ua/laws/show/851-15. – Назва з екрана. – Дата звернення: 09.12.14 4. Радченко С.В. Основи організації електронного документообігу / Довідково-інформаційні матеріали, Випуск 58/12 / Корнута В.А. – укладач[Електроний ресурс] Режим доступу: http: //www.archives.gov.ua/Publicat/AU/AU_4_2013/02.pdf – Назва з екрону – Дата звернення 09.12.14 5. Охріменко Г. В. Основні принципи та проблеми впровадження електронного документообігу в організації [Текст] / Г.В. Охріменко // Наукові записки Національного університету «Острозька академії». Серія «Культура і соціальні комунікації». – Острог, 2009. – Вип. 1. – С. 300-307 6. Електронний документообіг. – Системний інтегратор [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //www.viaduk.net/docflow – Назва з екрана – Дата звернення 09.12.14 7. Чекотовська О.Е. Основні підходи до розуміння категорії «Електронний документ» [Текст] / О.Е. Чекотовська // Часопис Київського університету права, 2012. – Вип. 2. – С. 134-137. 8. «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення» [Текст]: ДСТУ 2392-94. Чиний від 1995-07-01 – К.: Держстандарт України, 1994. – 41 с. 9. «Видання. Основні види. Терміни та визначення» [Текст]: ДСТУ 3017-95. Чиний від 1996-01-01. – К.: Держстандарт України, 1995. – 47 с. 10. «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення» [Текст]: ДСТУ 2732-94. Чиний від 1995-07-01 – К.: Держстандарт України, 1994. – 34 с. 11. Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: Проблеми науки, освіти, практики: зб. матеріалів міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 25-26 травня 2004 р. / Редкол.: Г.В Власова, Л.А. Дубровіна, М.С. Слободяник та ін. - К., 2004. -212 с. 12. Писаренко В.П. Стан організаційно-правового забезпечення електронного документування в України [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //www.kbuapa.kharkov.ua/e-book/putp/2012-4/doc/2/06.pdf – Назва з екрана – Дата звернення 10.12.14 13. Конституція України // Відомості Верховної Ради України. – 1996. – № 30. – Ст. 141. 14. Цивільний кодекс України // Відомості Верховної Ради України. – 2003. - №40. – Ст. 356. 15. Закон України «Про інформацію» від 02.10.1992 р. № 2657-XII // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - № 48. - Ст. 650. - (із змін. і допов.). 16. Закон України „Про захист інформаці в автоматизованих системах» від 5 липня 1994 p. № 80/94-ВР// Відомості Верховної Ради України, 1994 р., № 31, ст. 286. 17. Закон України «Про державну таємницю» від 21 січня 1994 року No 3855-XII // Відомості Верховної Ради України. -1994. - № 16. - Ст. 93 18. Закон України «Про телекомунікації» від 18 листопада 2003 року No 1280-IV // Відомості Верховної Ради України, 2004, № 12, ст.155 19. Закон України «Про обов’язковий примірник документів» від 09.04.1999 р. № 595-XIV // Відомості Верховної Ради України. - 1999. - No 22-23. - Ст. 199. 20. Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року № 3814-XII //Відомості Верховної Ради України. -1994. - №15. - Ст.86. 21. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку підключення до глобальних мереж передачі даних» від 12 квітня 2002 р. № 22 // Офіційний вісник України від 03.05.2002 2002 р., № 16, стор. 129, стаття 864, код акту 22192/2002 22. Закон України «Про звернення громадян» від 2 жовтня 1996 року No 393/96-ВР //Відомості Верховної Ради України, 1996, № 47, ст.256 23. Закон України «Про Національну програму інформатизації» від 4 лютого 1998 року №74/98-ВР // Відомості Верховної Ради України, 1998, No 27-28, ст.181 24. Указ Президент України «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні» від 31 липня 2000 року від 31 липня 2000 року No 928/2000 // Офіційний вісник України від 18.08.2000 2000 р., No 31, стор. 11, стаття 1300, код акту 16407/2000. 25. Постанова Кабінету Міністрів України «Про Порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади» від 4 січня 2002 р. №3 // Офіційний вісник України від 25.01.2002 2002 р., No 2, стор. 234, стаття 57, код акту 21071/2002117. 26. Постанова Кабінету Міністрів України «Про заходи щодо створення електронної інформаційної системи «Електронний уряд» від 24 лютого 2003 року № 208 // Офіційний вісник України від 14.03.2003 2003 р., No 9, стор. 112, стаття 378, код акту 24544/2003. 27.Закон України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» від 27.01.1995 р. No 32/95-ВР // Відомості Верховної Ради України. - 1995. - № 7. - Ст. 45. - (із змін. і допов.). 28. Закон України «Про обов’язковий примірник документів» від 09.04.1999 р. № 595-XIV // Відомості Верховної Ради України. - 1999. - No 22-23. - Ст. 199 29. Відкритий навчальний курс «Мережа Internet та її сервіси» [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //www.znannya.org/? view=group: internet – Назва з екрана – Дата звернення 08.12.14 30. Захист інформації в архітектурах клієнт/сервер [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //easy-code.com.ua/2010/12/zaxist-informaciї-v-arxitekturax-kliyent-server/ – Назва з екрана – Дата звернення 18.12.14 31. Т.В. Іванова - Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //b-ko.com/book_367_glava_53_12.2. _%D0%A1%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D0%B8_%D0%B5%D0%BB%D0%B5%D0%BA%EF%BF%BD.htm. – Назва з екрана – Дата звернення 18.12.14 32. Шпірко А. Запровадження та ефективне використання електронного документообігу й електронного підпису в Україні: проблеми, нові можливості, шляхи розвитку / А. Шпірко, І. П. Прокопенко // Вісник Національного банку України. – 2005. – N3. – С.36-41. 33. Купцов А. В. «Сетевые технологии» [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //blackdark25.narod.ru/dcom.html – Назва з екрана – Дата звернення 18.12.14 34. Указ Президента № 928/2000 «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні» від 31.07.2000 р 35. Солодченко, I. Електронний підпис / I. Солодченко // Галицькі контракти. – 24/10/2005. – N43. – С.32-33. 36. Закон України «Про обов’язковий примірник документів» / Закон України від 9.04.1999 №595-XIV// Відомості Верховної Ради України. – 1999 № 22/23 – 2007. – №12. 37. Закон України «Про Національну систему конфіденційного зв'язку» // Відомості Верховної Ради України. – 2002. – № 15. 38. Дутов М. Сравнительный анализ европейского законодательства в области электронного документооборота // Підприємництво, господарство і право. 2002. № 8. - С. 25-28 39. Домова мережа // Вільна енциклопедія «Вікіпедія» [Електроний ресурс] Режим доступу: https: //uk.wikipedia.org/wiki/Домова_мережа – Назва з екрана – Дата звернення 19.12.14. 40. Інтернет // Вільна енциклопедія «Вікіпедія» [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //uk.wikipedia.org/wiki/%B2%ED%F2%E5%F0%ED%E5%F2 – Назва з екрана – Дата звернення 19.12.14. 41. SQL_Server // Вільна енциклопедія «Вікіпедія» [Електроний ресурс] Режим доступу: https: //ru.wikipedia.org/wiki/SQL_Server – Назва з екрана – Дата звернення 19.12.14. 42. Мережевий комутатор // Вільна енциклопедія «Вікіпедія» [Електроний ресурс] Режим доступу: https: //uk.wikipedia.org/wiki/Мережевий_комутатор – Назва з екрана – Дата звернення 19.12.14. 43. Прикладний програмний інтерфейс // Вільна енциклопедія «Вікіпедія» [Електроний ресурс] Режим доступу: https: //uk.wikipedia.org/wiki/Прикладний_програмний_інтерфейс – Назва з екрана – Дата звернення 19.12.14. 44. Муссель К. Предоставление и биллинг услуг связи. Системная интеграция. – М.: Эко-Трендз, 2003. – 319 с. 45. Багатомережність // Вільна енциклопедія «Вікіпедія» [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //uk.wikipedia.org/wiki/Багатонитевість\– Назва з екрана – Дата звернення 19.12.14. 46. MySQL // Вільна енциклопедія «Вікіпедія» [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //uk.wikipedia.org/wiki/MySQL_AB – Назва з екрана – Дата звернення 19.12.14. 47. Firewall Вільна енциклопедія «Вікіпедія» [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //prostoweb.kiev.ua/content/firewall – Назва з екрана – Дата звернення 19.12.14. 48. Брандмауер // Вільна енциклопедія «Вікіпедія» [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //wiki.kspu.kr.ua/index.php/Брандмауер – Назва з екрана – Дата звернення 19.12.14. 49. Архітектурне проектування. Структурування системи. Багатопроцесорна архітектура [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //ksuonline.kspu.edu/pluginfile.php/3220/mod_resource/content/0/Inzhenerija_PZ_2011Modul_1_Lr6.doc – Назва з екрана – Дата звернення 03.12.14 50. Захист данних [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //refoteka.ru/r-143075.html – Назва з екрана – Дата звернення 06.12.14 51. Корнієнко Б. Я.Аналіз технологій міжмережних екранів / Б. Я. Корнієнко, О. К. Юдін, Л. П. Галата // Вісн. Нац. авіац. ун-ту. - 2006. - № 2. - С. 18-25. 52. Захист інформації в архітектурах клієнт / сервер [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //easy-code.com.ua/2010/12/zaxist-informaci%D1%97-v-arxitekturax-kliyent-server/ – Назва з екрана – Дата звернення 21.12.14 53. Лисенко О.Д., Лисенко Д.І. Аспекти безпеки інформації в комп'ютерних мережах [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //www.rusnauka.com/PNR_2006/Informatica/4_lisenko.doc.htm – Назва з екрана – Дата звернення 21.12.14 54. Закон України «Про інформацію» // Відомості Верховної Ради України (ВВР). – 1992. – №48. 55. Філоненко М.М. Психологія спілкування [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //pidruchniki.com/16520205/psihologiya/spilkuvannya_vzayemodiya – Назва з екрана – Дата звернення 19.12.14 56. Автоматизовані системи документообігу //Вільна енциклопедія «Вікіпедія» [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //ua-referat.com/Автоматизовані_системи_документообігу – Назва з екрана – Дата звернення 19.12.14 57. Розмежування доступу //Вільна енциклопедія «Вікіпедія» [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //uk.wikipedia.org/wiki/Розмежування_доступу – Назва з екрана – Дата звернення 19.12.14 58. НД ТЗІ 1.1-002-98. Термінологія в галузі захисту інформації в комп'ютерних системах від несанкціонованого доступу / ДСТСЗІ СБ України. - Введ. 1998. 59. Управління відносинами з клієнтами // Вільна енциклопедія «Вікіпедія» [Електроний ресурс] Режим доступу: https: //uk.wikipedia.org/wiki/Управління_відносинами_з_клієнтами – Назва з екрана – Дата звернення 19.12.14 60. Принципи побудови та функціонування систем електронного документообігу [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //5fan.info/rnarnajgepolqasjge.html – Назва з екрана – Дата звернення 19.12.14 61. Білоусько, Т.М. Електронний документообіг [Електронний ресурс]: метод. рек. / Т.М. Білоусько. – Полтава: ПУЕТ, 2013. – Режим доступу: локальна мережа ПУЕТ. 62. Сеть Интернет. Структура. [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //apsheronsk.bozo.ru/student/SE/SE_Lec2.html – Назва з екрана – Дата звернення 19.12.14 63. Менеджмент - Стадник: 2.1. Комунікації у менеджменті [Електроний ресурс] Режим доступу: http: //www.slv.com.ua/book/36/2433.html – Назва з екрана – Дата звернення 26.12.14 64. Жукова И. Электронная подпись в Украине: первые шаги /И. Жукова, А. Коноплёва. // Економіка. Фінанси. Право. - 2004. - № 1. - С.17 - 19. 65. Шпирка О. Особливості використання електронного цифрового підпису у вітчизняних підприємствах та установах // Формування ринкової економіки в Україні. - Львів, 2004. - Спецвип. 13: Економіка України в євроінтеграційних процесах. - С.689–695. 66. Калачиков О. В. Підходи до використання електронно-цифрового підпису // Теорії мікро-макроекономіки. - К., 2005. - Вип.21. - С.77–83.
Додаток А
Інструкція М. Полтава Продовження додатку А Інструкція про порядок встановлення та використання комп’ютерних програм працівниками на робочих місцях в НВ ТОВ “СОЛВЕР”
М. Полтава Продовження додатку Б Зміст інструкції про порядок встановлення та використання комп’ютерних програм працівниками на робочих місцях в НВ ТОВ “СОЛВЕР”
1. Загальні положення. 2. Порядок використання комп’ютерних програм. 3. Відповідальна особа. 4. Обов’язки працівників Товариства. 5. Облік комп’ютерних програм. 6. Проведення інвентаризації комп’ютерних програм 7. Контроль за використанням комп’ютерних програм.
Загальні положення.
1.1. Інструкція про порядок встановлення та використання комп’ютерних програм працівниками на робочих місцях в НВ ТОВ “СОЛВЕР” (далі - Інструкція) розроблена відповідно вимог дотримання Закону України “Про авторське право та суміжні права” від 23.12.1993 року за № 3792-ХІІ та Цивільного кодексу України від 16.01.2003 року за № 435-IV та до постанови Кабінету Міністрів України від 10 вересня 2003 року N 1433 (1433-2003-п) “Про затвердження Порядку використання комп’ютерних програм в органах виконавчої влади”. 1.2. В цій Інструкції терміни вживаються у такому значенні: комп’ютерна програма - набір інструкцій у вигляді слів, цифр, кодів, схем, символів чи в будь-якому іншому вигляді, виражених у формі, придатній для зчитування комп’ютером, які приводять його у дію для досягнення певної мети або результату (це поняття охоплює як операційну систему, так і прикладну програму, виражені у вихідному або об’єктному кодах); ліцензія (ліцензія на використання об’єкта права інтелектуальної власності) - це письмове повноваження на використання комп’ютерної програми в певній обмеженій сфері, надане особою, яка має виключне право дозволяти використання комп’ютерної програми. Ліцензія на використання комп’ютерної програми може бути виключною, одиничною, невиключною, а також іншого виду, що не суперечить закону; ліцензійний договір - договір, у якому одна сторона (ліцензіар) надає другій стороні (ліцензіату) дозвіл на використання комп’ютерної програми (ліцензію) на умовах, визначених за взаємною згодою сторін з урахуванням вимог чинного законодавства; договір про створення за замовленням і використання комп’ютерної програми - договір, у якому одна сторона (програміст) зобов’язується створити комп’ютерну програму відповідно до вимог другої сторони (замовника) та в установлений строк; договір про передання виключних майнових прав інтелектуальної власності на комп’ютерну програму - договір, у якому одна сторона (особа, що має виключні майнові права) передає другій стороні частково або в повному складі ці права відповідно до закону та на визначених договором умовах; ліцензійна комп’ютерна програма - це комп’ютерна програма, яка вводиться в обіг, розповсюджується і використовується в обсягах, формах і способами, прямо зазначеними в ліцензії; ….
Окремо надрукується Додаток Г Розгляд електронного документообігу з користувачем
Продовження додатку Г
ДИПЛОМНА РОБОТА (ПРОЕКТ) на тему: «Електронний документообіг та електронне документування на підприємстві» (за матеріалами НАУКОВО-ВИРОБНИЧОГО ТОВАРИСТВА З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «СОЛВЕР»)
зі спеціальності (за напрямом підготовки) 8.02010501 «Документознавство та інформаційна діяльність»
Виконавець роботи Кривошапко Світлана Русланівна
____________________________ (підпис, дата) Науковий керівник проф., д.е.н. Макарова М.В
________________________________ (підпис, дата)
Рецензент проф., д.е.н. Іванова Валентина Василівна
________________________________ (підпис, дата) ПОЛТАВА 2015 ВИЩИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД УКООПСПІЛКИ «ПОЛТАВСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ ЕКОНОМІКИ І ТОРГІВЛІ» ЗАТВЕРДЖУЮ Завідувач кафедри |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2019-06-09; Просмотров: 59; Нарушение авторского права страницы
Такий змішаний документообіг використовує НВ ТОВ «СОЛВЕР», досліджуване нами сервісне підприємство, що наведено на рисунку 1.1. Підготовка проекту документа ведеться в електронному вигляді, потім документ надходить особі, що реєструє його, роздруковує і передає керівнику на затвердження. Керівник вносить виправлення і віддає документ виконавцю на доопрацювання. Після того як документ затверджений, він розсилається по локальній мережі всім виконавцям.
