Безпаперовий документообіг означає, що всі операції з документами реалізуються в електронному вигляді.

Юридична сила електронного документа забезпечується за рахунок використання електронно-цифрового підпису (ЕЦП) – механізму, який дозволяє довести, що автор надісланого електронного документа є саме тією особою, за кого він себе видає, і що документ не був змінений в процесі доставки.

Наслідком розвитку електронного документообігу повинні стати повністю безпаперові технології. Однак сьогодні паперові документи все ще необхідні для дотримання вимог багатьох норм законодавства – податкового, законодавства про бухгалтерський облік тощо. Одне з основних призначень документа – це здатність засвідчувати певні факти. До останнього часу паперовий документ з необхідними реквізитами та ступенями захисту був основним способом доказу того чи іншого факту, тобто мав юридичну силу.

Папір як матеріальний носій володіє недоліком в тому сенсі, що не дозволяє безслідно витирати і записувати нову інформацію, проте цей її недолік обертається перевагою з точки зору виключення підробки документа.

Закон України «Про електронний цифровий підпис» дає підприємствам можливість створювати системи обміну виключно електронними документами, при якому електронний документ може виступати оригіналом, що не потребує дублювання твердою копією. Технологія електронного цифрового підпису (ЕЦП) дозволяє забезпечити ідентифікацію і аутентифікацію документу, проте сьогодні легітимність ЕЦП абсолютна тільки для внутрішнього документообігу, де вона активно використовується, оскільки внутрішній документообіг підприємства чи установи регламентується інструкцією з документообігу (діловодства), затвердженою їх директором. Таким чином, головною причиною наявності змішаного документообігу є та обставина, що питання (ЕЦП) досі не вирішене на державному рівні. Проте обмін документами в електронному вигляді може використовуватися не в усіх, а тільки в деяких напрямах діяльності організації. У тих сегментах обміну документами, де не потрібний підпис, обмін документами може бути повністю бути в електронному вигляді.

Для висвітлення переваг переходу до електронного документообігу наведемо спостереження і оцінки західних консалтингових компаній про те, як співіснують світи електронних і паперових документів.

Так, компанія BIS підрахувала, що 90% усієї корпоративної інформації нині залишається на папері [31]. За підрахунками компанії XPLOR, за останні три роки частка електронних повідомлень зросла з 29% до 44% від загальної кількості повідомлень. Загальний обсяг інформації подвоюється кожні п'ять років і стає в чотири рази більшим за 10 років [31]. Співвідношення кількості паперових і електронних документів складе через п'ять років 50 на 50%, а через 10 років – 30 на 70%. Кількість електронних документів за рік подвоюється, а паперових – зростає лише на 7% [31].

Документ, як будь-яка річ, що приносить прибуток і допомагає в бізнесі, потребує витрат. Як відомо, підвищувати прибуток можна шляхом зниження витрат. Західні консалтингові компанії провели оцінки витрат на обробку паперових документів. Для уникнення невідповідностей при перенесенні цих оцінок у нашу дійсність, ці оцінки наведені не в доларах, а в разах, штуках і відсотках. Справа в тому, що дотепер існують значні розбіжності у вартості оплати праці в нас і на Заході, що, природно, є не менш важливим стримуючим чинником у переході до електронних документів.

Компанія DELPHI констатує, що 15% усіх паперових документів безповоротно губляться і працівники витрачають до 30% свого часу на їх пошук [31]. За оцінкою компанії Сoopers& Lybrand, корпорації роблять 19 копій кожного документа, а 7, 5% усіх документів губляться безповоротно. Лише у масштабах США дані втрати складають близько одного трильйона доларів на рік. Тому зрозуміле бажання бізнесменів як найшвидше позбутися паперових документів і перейти до електронних.

Існують оцінки виграшу компаній внаслідок переходу до електронних документів. Nortan Nolan Institute оцінює зростання продуктивності праці співробітника на 25-50%, зменшення часу для обробки одного документа – більш ніж на 75% і зниження витрат на оплату площі для зберігання документів на 80%. Приблизно такі оцінки дає й відома компанія Ernst & Young [31].

Узагальнюючи викладене вище, визначимо переваги електронних документів для сучасних підприємств та їх співробітників, що полягають у можливості:

1. Обслуговувати клієнта краще. Мета будь-якого підприємства чи установи – обслуговувати краще своїх клієнтів. Упровадження систем електронного документообігу дозволяє виконувати цю задачу більш ефективно. При роботі з ЕД час пошуку документа, а отже й час реакції на запит, набагато менший, ніж при роботі з паперовими документами. Клієнт одержує відповідь швидше, ніж раніше, і, природно, задоволений набагато більше.

2. Управляти інформацією більш ефективно. Керування життєво важливими документами, збереженими в електронному вигляді, радикально поліпшується. Співробітник може:

– одержувати доступ до документів швидше;

– не губити документи;

– перейти до засобів правильного зберігання документів;

– збирати, опрацьовувати документи у більшій кількості, ніж раніше, і приймати рішення швидше і точніше;

– захищати документи краще.

Технологія дозволяє зберігати ключову інформацію на оптичних або магнітних носіях. Це відразу дає значні переваги, а саме, забезпечує:

– захист від втрати або ушкодження. Втрата всієї або частини інформації для підприємства може загрожувати значними наслідками, аж до банкрутства і повного припинення діяльності. З папером усе набагато складніше, ніж з електронними носіями інформації. Папір схильний до багатьох недоліків, а саме старіння, небезпеки нагрівання і вогню. Крім того, дуже важко зробити копію всього архіву паперових документів на випадок непередбачуваних обставин. Це викликано, по-перше, високою вартістю збереження, по-друге, високою вартістю і тривалим часом копіювання документів. У випадку з електронними носіями усе навпаки. Компактність, швидкість і дешевина копіювання дозволяють робити і зберігати стільки копій інформації, скільки потрібно для забезпечення надійності бізнесу:

– захист від несанкціонованого доступу. Електронні носії дозволяють зберегти більше інформації в меншому обсязі. Отже менший обсяг дешевше захищати. Крім того, електронна інформація легше обробляється, процес криптозахисту інформації можна автоматизувати і виконувати швидше і дешевше;

– підвищити продуктивність праці. Праця будь-якого співробітника має дві основні складові – продуктивну і забезпечувальну діяльність. Залежно від категорії працівника і виду діяльності співвідношення цих складових різне, але при будь-якому розкладі частка забезпечувальної діяльності залишається чималою. Операції з паперовими й електронними документами відносяться до забезпечувальної діяльності, і, отже, скорочуючи час на ці операції, ми скорочуємо частку цієї діяльності, звільняючи час для продуктивної праці. Крім продуктивності праці окремої людини, перехід до електронних документів радикально підвищує продуктивність праці робочих груп (при цьому перехід до обробки електронних документів ні в якому разі не варто розглядати як самоціль). Робота з електронними документами разом з мережевими технологіями дозволяє одночасно багатьом користувачам із робочої групи одержувати доступ до документів, що досить проблематично і дорого при роботі з паперовими документами. А якщо підприємство у своїй діяльності використовує такі технології, як workflow і groupware, то це надає можливість взаємодії співробітників всередині всіх його підрозділів, що дозволяє уникнути дублювання функцій і задач і, отже, ще знизити витрати;

Основне призначення систем workflow і groupware – це автоматизація та підтримка колективної роботи на підприємстві, однак, є деякі відмінності в їх функціональній системі, – groupware орієнтовані на автоматизацію роботи невеликого колективу і підтримують окремий розподіл інформації між групою користувачів. Системи workflow орієнтовані на автоматизацію роботи корпорації і підтримують розподіл робіт, тобто виконання однієї масштабної роботи групою виконавців. Системи workflow та groupware не конкурують між собою, а швидше доповнюють один одного. Вибір однієї з них, а також використання їх в комбінації визначаються завданнями, розв’язуваними корпорацією. Якщо основною вимогою є підвищення ефективності роботи кожного окремого співробітника в колективі, перевагу варто віддати системам класу groupware. Workflow орієнтований на масштаб великої корпорації.

Ці технології зменшують витрати:

– на обробку паперу. При роботі з електронними документами немає потреби робити паперові копії документів для того, щоб вони стали доступні кільком співробітникам підприємства одночасно. Крім того, це зменшує необхідність наймати на роботу кур'єрів для збору і доставки документів, що забезпечують інфраструктуру передачі інформації між співробітниками;

– на устаткування. Сканер, факс-плата, програмне забезпечення можуть коштувати менше, ніж високопродуктивне копіювальне і факс-устаткування;

– на підтримку процесу обробки. Збереження документів в електронному вигляді може знизити потребу в таких предметах, як скріпки, степлери, папки і шафи для паперів;

– на збереження. Звільнення реальної, фізичної площі, необхідної для зберігання документів, забезпечення необхідних умов для зберігання паперових документів, створення копій документів тощо.

Однак можна виділити труднощі трьох рівнів при переході на без паперову технологію роботи з документами:

1) технічна неготовність організацій для роботи з електронними документами (що може виражатися як у тривіальній проблем і відсутності комп’ютера на столах у співробітників, так і в тому, що на підприємстві немає необхідних програмно-апаратних засобів для переходу документів з однієї форми представлення до іншої – від паперового до електронного – через відсутність сканера);

2) технологічна недопустимість переходу окремих категорій конфіденційних документів в електронний вид (служби безпеки вимагають, щоб такого роду документи передавалися під розпис через довірену особу або кур’єра). Не можна випускати з поля зору і таку обставину, як відсутність у багатьох високопоставлених співробітників (керівна ланка) вільного часу для постійного спілкування з комп’ютером, що призводить до процедури переведення документа з електронного виду в паперовий (через друк) або навпаки (шляхом сканування) і створення, наприклад, версій документа;

3) законодавча неврегульованість електронного документообігу. Навіть, якщо в межах окремого підприємства або установи вирішили перейти до без паперової роботи з документами, підприємство все одно не зможе існувати ізольовано – між ним і зовнішнім світом постійно циркулюють різноманітного роду документи. Виникає необхідність законодавчого вирішення питання, що власне слід розуміти під електронним документом і який його вид може мати юридичну силу (питання, пов'язані з достовірністю документів, що пересилаються, достовірністю підписів посадових осіб тощо). Це питання детальніше було розглянуто у п.1.1 і 1.2.

Підсумовуючи усе вищевикладене, можна зазначити наступні переваги електронного документообігу на підприємстві:

– простота внесення змін до документу;

– можливість поміщати в документі не лише текст, але і мультимедійні дані;

– можливість використати заздалегідь заготовлені форми;

– більш висока швидкість передачі інформації по великій кількості адрес

– економія паперу більш висока компактність архівів;

– простіший контроль інформаційних потоків;

– велика швидкість пошуку і витягання інформації;

– можливість захисту документів від несанкціонованого доступу і розмежування прав доступу співробітників.

Слід визначити, що на даний час законодавство вирішує не повний обсяг питань, що виникають у процесі роботи з електронними документами. Однак, зміни за останні роки, помітно поліпшили стан електронного документування. Але незважаючи на всі удосконалення законодавчої бази, ще є потреба подальшого розвитку не тільки на законодавчому рівні, а й на впровадженні електронного документообігу на підприємствах.

РОЗДІЛ 2

⇐ Предыдущая1234567Следующая ⇒

Поделиться: