Про рекомендації щодо впровадження та використання результатів дослідження по дипломній роботі (проекту)

 

студентки Кривошапко Світлани Русланівни                                                         

 

на тему «Електронний документообіг та електронне документування на підприємстві»,

Підготовлену на матеріалах підприємства – НАУКОВО-ВИРОБНИЧОГО ТОВАРИСТВА З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «СОЛВЕР».

Результати дипломної роботи дозволили визначити такі рекомендації: організувати єдину систему електронного документування, що інтегрувала б усі існуючі прикладні програми підприємства з метою ведення електронного документообігу в єдиному інтерфейсі. Найкращим тут було б запровадження системи електронного документування «Е1 Євфрат» для управління основними бізнес-процесами підприємства.

 

 

Студентка	_______________	Кривошапко С.Р.
Науковий керівник	_______________	Макарова М.В.

 

 

ЗМІСТ

ВСТУП РОЗДІЛ 1 ТЕОРІЯ І ПРАКТИКА ВПРОВАДЖЕННЯ В УКРАЇНІ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТУВАННЯ ТА ДОКУМЕНТООБІГУ 1.1 Понятійно-категоріальний апарат електронного документообігу та електронного документування 1.2. Загальна характеристика правового регулювання електронного документування в Україні 1.3 Переваги та недоліки електронного документуванням на сучасному підприємстві РОЗДІЛ 2 АНАЛІЗ СИСТЕМИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ ТА ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТУВАННЯ НА КОМЕРЦІЙНОМУ ПІДПРИЄМСТВІ НВ ТОВ «СОЛВЕР» 2.1 Специфіка використання системи електронного документообігу на підприємстві НВ ТОВ «Солвер» 2.2 Особливості захисту інформаційних систем і технологій у діяльності НВТОВ «СОЛВЕР» 2.3 Автоматизовані системи електронного документообігу та автоматизовані системи інтерактивної інформаційної взаємодії на комерційному підприємстві РОЗДІЛ 3 ІННОВАЦІЇ У ГАЛУЗІ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТУВАННЯ ЯК ДЖЕРЕЛО СТРАТЕГІЧНИХ КОНКУРЕНТНИХ ПЕРЕВАГ КОМЕРЦІЙНОГО ПІДПРИЄМСТВА 3.1 Застосування розмежування прав доступу до клієнтської бази даних і документації підприємства 3.2 Використання електронно-цифрового підпису та захисту повідомлень в електронному документуванні комерційного підприємства НВТОВ «СОЛВЕР» 3.3 Етапи і фактори удосконалення системи документообігу та документування на підприємстві на шляху її автоматизації ВИСНОВКИ РЕКОМЕНДАЦІЇ ПЕРЕЛІК ДЖЕРЕЛ ДОДАТКИ

4   7   7   13   22     30   30   61     67     74   74     77   86 92 94 95 108

 

ВСТУП

 

Існуючий стан впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису в органах державної влади не відповідає вимогам до систем такого типу, гармонізованих з відповідними нормативно-технічними документами країн ЄС. Відсутність стандартів та форматів електронного документообігу, незадовільна скоординованість дій основних суб’єктів щодо впровадження електронних технологій гальмують розвиток такого процесу. Постає необхідність невідкладного удосконалення не тільки окремих елементів системи електронного документообігу та цифрового підпису, але й в цілому системи електронного урядування та розроблення єдиних вимог до таких систем.

Питання впровадження електронного документообігу почали підійматись порівняно нещодавно з розвитком міжнародних економічних зв’язків та умов господарювання, тому всі дослідження та публікації відрізняються своєю новизною та сміливістю пропозицій. Серед останніх досліджень та публікацій з питань розвитку систем електронного документообігу, електронної звітності в органах державної влади та комерційних структурах відмічені Асєєв Г.Г., Ганжела І.О., Жукова В.П., Калачиков О. В., Лимар С. М., Ольшанський О.Я., Порятуй А.Ф, Птіцин Д.В., Сахарук Д., Слободяник М. С., Целуйко О.П, Шпирка О.М., Матвієнко О.В., Цивін М.Н., Дубова С.В. та ін.

Актуальність теми дослідження. В основі сучасного управління комерційним підприємством є документальне спостереження, відображенні й контроль за діяльністю підприємства. Необхідність комплексної підтримки, електронного документообігу та електронного документування на підприємстві, різноманітними засобами обумовлює актуальність обраної теми дослідження.

Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи підприємства. На сьогоднішній день важливим є доступ до інформаційних ресурсів і скорочення часових витрат на розв'язання задач пов'язаних з документообігом. Саме електронний документообіг відкриває можливості для удосконалення, довготривалого збереження документів, управління електронним архівом, враховуючи процедури списання та знищення документів.

Основною метою роботи є: дослідження теоретичних основ та опрацювання практичних питань, пов’язаних з виявленням та вирішенням проблем на комерційному підприємстві за аспектом електронного документообігу та електронного документування.

Об’єктом дослідження є процес впровадження електронного документування.

Предмет дослідження є теорія і практика електронного документообігу на сучасному підприємстві НВ ТОВ «Солвер» та призначення і особливості його впровадження. Суб’єкт – науково-виробниче товариство з обмеженою відповідальність «Солвер».

Проблема системи електронного документообігу пов’язана з багатьом набором програмних застосувань, у зв’язку з цим не застосовується єдина система електронного документування для підприємства, саме тому тема дипломна робота має елементи наукової новизни.

Допоміжні матеріали (тези)

1. Правозахистний рух: історія та сучність «Правове регулювання відносин щодо інформаційної безпеки особи в Україні»,.

2. «Структуризаця системи документації – як етп створення системи управління документацією об’єкта».

Завдання дослідження:

– визначити теоретичні основи понятійно-категоріального апарату електронного документообігу та електронного документування

– проаналізувати правового регулювання електронного документування в Україні;

– визначити переваги та недоліки електронного документуванням на сучасному підприємстві;

– дослідити специфіку використання системи електронного документообігу на підприємстві НВ ТОВ «Солвер »

– визначити особливості захисту інформаційних систем і технологій у діяльності НВТОВ «СОЛВЕР»

– дослідити автоматизовані системи електронного документообігу та автоматизовані системи інтерактивної інформаційної взаємодії на комерційному підприємстві

– визначити застосування розмежування прав доступу до клієнтської бази даних і документації підприємства

­ проаналізувати використання електронно-цифрового підпису та захисту повідомлень в електронному документуванні комерційного підприємства НВТОВ «СОЛВЕР»

– дослідити етапи і фактори удосконалення системи документообігу та документування на підприємстві на шляху її автоматизації.

Методи дослідження. Під час дослідження було застосовано методи систематизації та використання інформаційного матеріалу (аналіз й узагальнення, підготовка анотацій, огляд документів). За допомогою аналізу розглянуто окремі ознаки предмета та об’єкта дослідження. Для розгляду усіх процесів електронного документування та документообігу, як елемент цілого, використаний метод синтезу, що встановлює єдність складових предмета. Для розв'язання визначених завдань, досягнення мети застосовано комплекс взаємодоповнюючих методів дослідження: методи системного аналізу, методи причинно-наслідкового аналізу. П ри опрацюванні системи електронного документообігу були використані загальнонаукові методи аналізу, синтезу, абстрагування та узагальнення.

Логіка дослідження зумовила структуру дипломної роботи: вступ, три розділи, 10 підрозділів, висновки, рекомендації, перелік літератури з використаних джерел, 4 додатків. Загальний обсяг роботи 115 сторінок.

РОЗДІЛ 1

 ТЕОРІЯ І ПРАКТИКА ВПРОВАДЖЕННЯ В УКРАЇНІ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТУВАННЯ ТА ДОКУМЕНТООБІГУ

1.1 Понятійно-категоріальний апарат електронного документообігу та електронного документування

 

Розвиток інформаційних технологій та подальше розширення сфер використання електронних документів є об’єктивним процесом, який вимагає формування понятійно-категоріального апарату явища. Україна знаходиться на початковій стадії розробки національних стандартів, що регламентують термінологію, пов’язану з електронними документами (ЕД).

Якщо проаналізувати державні стандарти України, що визначають терміни в галузі інформаційної сфери ДСТУ 2392-34 «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення»[8], ДСТУ 301-95 «Видання. Основні види. Терміни та визначення»[9], то слід констатувати, що в них мова про електронні документи (ресурси, інформацію) взагалі не ведеться, навіть такого поняття не існує. У ДСТУ 2732-94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення» [10] вперше з’являється термін «машинозчитувальні документи» (документи, призначені для автоматичного відтворення інформації, яка знаходиться в них). Серед визначень термін електронний документ (ЕД) має найширшу інтерпретацію і застосовується, аби визначити поширення документа і на компакт-дисках, і в мережі.

Перше нормативне визначення ЕД наведено у міждержавному стандарті (дія якого поширюється і на Україну) – ГОСТ 7.83-2001 СИБИД «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения». Стандарт дає визначення поняття електронний документ як «документ на машиночитаному носії, для використання якого необхідні засоби обчислювальної техніки».

Але в іншому міждержавному стандарті – ГОСТ 7.82-2001 «Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов» – вживається вже термін «електронний ресурс». По суті в цьому стандарті поняття електронний ресурс застосовується для позначення будь-якого ЕД (технічні засоби, що дозволяють забезпечити доступ до електронних даних).

На сьогодні найбільш поширеним стає термін ЕД, офіційно затверджений Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг». Але при цьому слід наголосити, що чіткого визначення цього поняття поки що не існує. Всі формулювання, які застосовуються на сьогодні, дають тлумачення лише різних аспектів використання та підвидів ЕД, не даючи загальноприйнятого визначення, що врахувало би всі різновиди ЕД, які функціонують у документно-інформаційній сфері суспільства.

Одним з актуальних питань удосконалення процесів в управлінні установами і підприємствами нині є прискорення та впорядкування обміну між суб’єктами відносин юридично визначеними відомостями, які зазвичай подаються у вигляді документів. Одним із напрямів реалізації даної взаємодії є впровадження систем електронного документообігу (СЕД).

Порівняно з традиційними документопотоками СЕД мають низку переваг, серед яких найважливішими є проблеми централізованого відстеження руху документів у реальному масштабі часу, висока компактність архіву, економія паперу та висока швидкість пошуку і одержання інформації.

Система електронного документообігу (СЕД) – це складний комплекс технічних і організаційних рішень, які сприяють збереженню і раціональному використанню людських ресурсів і підвищенню ефективності управління потоками корпоративних документів та інформації [5].

Та все ж існують значні проблеми повноцінного впровадження електронного документообігу в системі документообігу підприємства:

1. Неузгодженість українського законодавства з міжнародним у сфері електронного документообігу. Наприклад, Закон України «Про електронний цифровий підпис підпис» [2] не відповідає європейським вимогам. Відсутність чіткого визначення понятійно-категоріального апарату щодо властивостей та можливостей електронного підпису («посиленний електронний підпис», «кваліфікований цифровий підпис» тощо) як основного реквізиту електронного документа ускладнює процес якісного впровадження СЕД. Разом з тим, на думку Т. Омельченко, навіть дії у напрямку відповідності міжнародним стандартам не забезпечить швидкого ефекту впровадження нових відносин у сфері електронного документообігу через відставання розробки підзаконних нормативно-правових актів [5].

2. Недоопрацювання законодавчо-нормативної бази у питанні надання електронному документу як об’єкту електронного документообігу юридичної сили. Електронний документ має юридичну силу лише за наявності обов’язкових реквізитів, наявність яких є підставою для обліку такого документа. Проте переліку таких реквізитів, окрім електронного підпису у базових нормативних актах не наведено.

3. Практика паралельної маршрутизації паперового та електронного документообігу досить часто спричиняє порушення основних принципів документообігу, зокрема принцип однократності у реєструванні документів. Досить часто електронні документи, що мають порушення правові наслідки, супроводжують паперовими копіями з «реальним підписом». Та варто розуміти, що метою СЕД є не викорінення паперових документів, а створення ефективного середовища керування і функціонування підприємства. Тому важливо роздруковувати виключно кінцеві продукти роботи – повністю підготовлені паперові документи.

4. Проблема захисту та довгострокового зберігання електронних документів у архівах, підтримка їх в актуальному стані та забезпечення доступу до них. По-перше, варто звернути увагу на питання, пов’язані з розмежуванням прав доступу користувачів до інформації. Наприклад, необхідно забезпечувати захист електронного документа і його реквізитів від випадкових чи навмисних змін у документі після його формування і набрання юридичної сили, а також захист електронного документа під час його зберігання в електронному архіві.

5. Поступовий перехід до інформатизації діловодних процесів в електронний документообіг потребує спеціальні підготовки та значних фінансових затрат [5].

Дослідження електронного документообігу та електронного документування охоплює різні аспекти.

Тому, на основі викладених вище недоліків було здійснено аналіз понятійно-категоріального апарату дослідження, наведено в табл. 1.1.

Таблиця 1.1 – Дослідження в сфері понятійного-категоріального апарату електронного документообігу (складено автором)

Поняття, що досліджується	Опис дослідження
Документування	це процес створення і оформлення документів [4]
Документообіг	це процес руху документів в організації з моменту їх створення (або отримання) до завершення виконання (або відправлення) [4]
	комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання і повторне використання документації, довідкова робота [6]
Документаційне забезпечення управління (діловодство)	галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з документами [4]
Електронний документ (ЕД)	документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа [3]
	документ, створений за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації, підписаний електронним цифровим підписом (ЕЦП) і збережений на машинному носії у вигляді файлу відповідного формату. [6]
	документ, що вміщує сукупність інформації в пам’яті обчислювальної машини та призначений для сприйняття людиною за допомогою відповідних програмних і апаратних засобів [11, с. 17]
Машиночитаний документ	документ, придатний для автоматичного зчитування міститься в нім інформації, записаний на магнітних та оптичних та інших носіях інформації [6]
Електронний документообіг (ЕДО)	єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства» [6]
Обов'язковий реквізит електронного документа	обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили [3]
Продовження таблиці 1.1
Електронний підпис	є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу [3]
Електронний цифровий підпис (ЕЦП)	аналог власноручного підпису, що є засобом захисту інформації, що забезпечує можливість контролю цілісності і підтвердження достовірності електронних документів. [6]
Автор електронного документа	фізична або юридична особа, яка створила електронний документ [3]
Суб'єкти електронного документообігу	автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов'язків у процесі електронного документообігу [3]
Система автоматизації документообігу (Система електронного документообігу)	організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і розповсюдження електронних документів в комп'ютерних мережах, а також забезпечує контроль над потоками документів в організації [6]

Слід зазначити, що в юридичній та навчальній літературі електронний документ [7] визначають, наприклад, як:

– інформацію, зафіксовану на електронних носіях, яка містить реквізити, що дають змогу її ідентифікувати;

– документ, утворений певними та компетентними установами, підприємствами, організаціями, посадовими особами, а також громадянами, зміст якого становлять юридично значимі відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі й навколишньому природному середовищі, що зафіксовані на електронному носії (магнітний диск, лазерний диск тощо), який використовується для запису та зберігання інформації за допомогою електронно-обчислювальної техніки;

– набір записаних даних у вигляді, що читається комп’ютером, для яких: існує визнана учасниками електронного документообігу або затверджена компетентними органами процедура, яка допомагає однозначно перетворити ці дані на документ традиційного режиму; визнання зазначеної процедури учасниками системи електронного документообігу шляхом традиційного (письмового) документа, або така процедура, санкціонована уповноваженим державним органом.

Поняття ЕД в основному розглядається як частина електронного документообігу і тому є предметом дослідження багатьох галузей, як гуманітарних (документознавства, права), так і технічних наук (інформатика, кібернетика). Але, незважаючи на це, у вітчизняній науці вивченню цього питання приділяється недостатньо уваги. Більшість досліджень проводилися в межах господарського права, де ЕД розглядався як інструмент щодо електронної комерції. Серед українських дослідників-правознавців необхідно відмітити праці Чучковської А.В. та Дутова М.М.. У російській науці зазначеній проблемі присвячено більше уваги. Питання визначення поняття ЕД висвітлювали такі дослідники, як Бачило І.Л., Градов О.Л., Карев Я.О., Кулик Т.Ю., Ткачьов О.В., Шишаєва О.Ю., Шелепіна О.О., Шамраєв А.В. та ін. На сучасному рівні цими проблемами займаються наступні українські і російські дослідники: Матвієнко О. В., Шпірко А., Прокопенко І. П., Ковтанюк Ю., Кисельова Л., Клименко І. В., Линьов. К. О., Писаренко В.П.

При розгляді електронного документа треба зазначити, специфічність електронного підпису та визначити його місце в електронному документуванні. Відмінність електронного цифрового підпису (ЕЦП) від власноручного підпису зумовили необхідність розробки і прийняття спеціального законодавства, яке б врегулювало відповідні питання щодо порядку використання новітніх програмних засобів з ідентифікації електронних документів. Тому, при розгляді електронного документообігу та електронного документування

Отже, підсумовуючи вище вказане, на кожному етапі є потреба врегулювання електронного документа на законодавчому рівні України. Варто зауважити, що основними принципами побудови систем, призначених для обміну інформацією (в даному разі – систем електронного документообігу та електронного документування із використанням електронного цифрового підпису), є їх обов'язкова сумісність, що досягається шляхом уніфікації обладнання та програмного забезпечення. Інформація залишається конфіденційною, якщо доступ до неї обмежується відповідно до законодавства. Інформація є цілісною, якщо засоби обчислювальної техніки чи автоматизовані системи здатні забезпечувати незмінність інформації в умовах випадкового або навмисного перекручування чи руйнування.

1.2. Загальна характеристика правового регулювання електронного документування в Україні

 

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами й організаціями усіх форм власності відповідно до законодавства.

Відправлення і передача електронних документів здійснюються автором чи адресатом в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ. Якщо автор і адресат у писемній формі попередньо не домовилися про відправлення електронного документа. 

Електронний документ вважається отриманим адресатом з часу надходження автору повідомлення в електронній формі. У випадку відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому він записаний, датою і часом відправлення вважаються дата і час здачі його для пересилання. Вимоги підтвердження факту одержання документа, установлені законодавством при відправленні документів рекомендованим чи листом передачі їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється відповідно до вимог спеціального законодавства і їхнім призначенням.

У випадку ненадходження до автора підтвердження про факт одержання електронного документа вважається, що цей електронний документ не отриманий адресатом. Якщо автор і адресат у писемній формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором і отриманим адресатом за їхнім місцезнаходженням (для фізичних осіб – місцем проживання), у тому числі, якщо інформаційна чи телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої отримано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства.

При фінансовому контролі досліджуються причини порушення правил створення електронних документів і їхнього використання (обертання) у фінансово-господарській діяльності підприємств різної форми власності.

Експертне дослідження цілісності електронного документа здійснюється шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Перелік Законів України, Указів Президента України, постанов Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України і постанов окремих міністерств, які складають нормативну і законодавчу базу для нормативно-правового регулювання використання інформаційних технологій, в тому числі з метою електронного документування, доволі значний.

Два із цих законодавчих акти безпосередньо стосуються предмету дослідження. Це Закони «Про електронні документи та електронний документообіг» [3] і «Про електронний цифровий підпис» [2].

Вони регулюють загальні відносини у сфері електронного документообігу. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. У контексті Закону електронний документ розглядається як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа, а електронний документообіг як сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та вилучення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Закон регламентує правові відносини у питаннях:

– електронного підпису;

– електронного цифрового підпису;

– оригіналу електронного документа;

– правового статусу електронного документа та його копії;

– відправлення та передавання електронних документів;

– одержання електронних документів;

– перевірки цілісності електронного документа;

– зберігання електронних документів та про архівацію електронних документів;

– організації електронного документообігу;

– обігу електронних документів, що містять інформацію з обмеженим доступом;

– права та обов’язки суб’єктів електронного документообігу;

– вирішення спорів між суб’єктами електронного документообігу;

– відповідальності за порушення законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Крім того, відносини, пов’язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються Конституцією України [13], Цивільним кодексом України [14], Законами України «Про інформацію» [15], «Про захист інформації в автоматизованих системах» [16], «Про державну таємницю» [17], «Про телекомунікації» [18], «Про обов’язковий примірник документів» [19], «Про Національний архівний фонд та архівні установи» [20], постановами Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку підключення до глобальних мереж передачі даних» [21] та іншими нормативно-правовими актами.

На основі згаданих Законів готувалася і правова база «Електронної України». Зауважимо, що зазначені Закони не ідентичні європейським моделям. Є потреба сформулювати правові гарантії одержання громадянами відповідей на їхні запити до органів публічної влади, встановити терміни надання таких відповідей. Адже Закон «Про звернення громадян» не передбачає електронної форми звернень як такої, що тягне юридичні наслідки: тобто чиновники зовсім не зобов’язані реагувати на звернення громадян через Інтернет. Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження [22].

Щоб надати таким зверненням і відповідям на них юридичного статусу, необхідно внести відповідні доповнення і поправки до діючого Закону. З огляду на важливість інтеграції України до Європейського Союзу, питання утворення свого електронного простору набуває особливої актуальності. Так, створення «електронного уряду» дозволить державі значно ефективніше взаємодіяти з громадянами. У науковій літературі під «електронним урядом» розуміється перенесення діяльності уряду в Інтернет, тобто організація керування державою і взаємодії з громадянами через Інтернет та інші інформаційні мережі. «Електронний уряд» в Україні дозволить ефективніше вести боротьбу з корупцією, створить умови для нормального розвитку бізнесу, поліпшення інвестиційного клімату, а, відтак, і передумови для динамічнішого зростання всієї економіки. Уряд України уже зробив перші кроки на цьому шляху, зокрема, прийнято Національну програму інформатизації [23], видано Указ Президента «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні» [24], постанови Кабінету Міністрів України «Про Порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади» [25], «Про заходи щодо створення електронної інформаційної системи «Електронний Уряд» [26]. Розроблено Урядовий портал – єдиний веб-портал органів виконавчої влади України, на якому розміщується інформація про діяльність органів виконавчої влади. Стратегічно веб-портал визначається не як єдина база даних, а як єдина пошукова система державних органів. Знаючи одну Інтернет-адресу, один телефонний номер, громадянин зможе знайти будь-яку інформацію, що його цікавить.

Сьогодні в законодавстві України методика електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису в достатній мірі не розроблена. Однак робота над створенням нормативно-правових основ електронного документування в органах публічної влади проводиться. Щоправда, наявні норми є фрагментарними і часто регулюють дуже вузькоспеціалізовані закриті системи.

У країнах ЄС, США, Канаді та ін. цифрові підписи й сертифікати затверджено на законодавчій основі як еквівалент власноручного підпису. Країни ЄС ухвалили національні законодавчі акти, які цілком відповідають Директиві Європарламенту та Ради Міністрів ЄС 1999/93/ЄС про систему електронних підписів, що застосовується в межах Співтовариства, та рішенню Комісії 2000/709/ЄС Європарламенту і Ради. Всі положення Директиви 1999/93/ЄС реалізовано у вигляді технічних європейських та міжнародних стандартів (ETSI та RFC).

Однак, законодавці відзначають, що Закон України «Про електронний цифровий підпис»[2] не відповідає ні європейському, ні міжнародному законодавству в цілому. Наприклад, «посилений електронний підпис» у визначенні ЄС – це електронний підпис ЄС та додаткові вимоги щодо його надійності, які технічно означають, що засіб створення підпису має задовольняти вимоги стандартів FIPS 140-1, 140-2 level 2, 3 (Federal Information Processing Standards, U. S.). Такого терміну в Законі України немає, натомість є термін «електронний цифровий підпис», який відповідає електронному підпису ЄС у межах криптографії з відкритими ключами. До термінів ЄС і відповідних європейських та міжнародних стандартів уведено термін «кваліфікований електронний підпис», якого в нашому Законі також немає.

Для подальшого розвитку нормативної і законодавчої бази потрібно на практиці визнати членство України в Міжнародній організації зі стандартизації, ратифікувати міжнародні договори, розробити та впровадити необхідні технічні та інші стандарти, що вже діють у Європі, адаптувати вже ухвалені закони до вимог європейського законодавства. Разом із цим слід зазначити, що навіть прискорені дії у цьому напрямку не забезпечить швидкого ефекту впровадження нових відносин у сфері електронного документообігу через відставання розробки підзаконних нормативно-правових актів. Зокрема, введення електронних документів у практику роботи державних установ тісно пов’язано з необхідністю реформування практичної роботи державних службовців, тобто з прискоренням адміністративної реформи.

Така робота почалася з виходом Указу Президента України «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні» [24]. Відповідно до указу були прийняті Закони України «Про електронний цифровий підпис» [2], «Про електронні документи та електронний документообіг», які регламентують перетворення документа в електронну форму [3]. Крім відносин, що виникають в процесі створення і використання електронних документів, сфера дії цих Законів розширюється також і на відносини, які виникають в процесі збереження і знищення електронних документів.

У відповідності до статті 4 «Державне регулювання електронного документообігу» Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» тільки Кабінет Міністрів України та інші органи виконавчої влади в межах повноважень, визначених законом, реалізують державну політику електронного документообігу. «Електронний підпис» вказує, що «...електронний підпис є обов’язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу» і, що «...використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб’єктами електронного документообігу на договірних засадах», а відповідно статті 8 «Правовий статус електронного документа та його копії» – «...юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму», але «...електронний документ не може бути застосовано як оригінал: свідоцтва про право на спадщину; документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів; в інших випадках, передбачених законом».

«Перевірка цілісності електронного документа» Закону «Про електронні документи та електронний документообіг», вказує що «...перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису» виключаючи можливі альтернативні варіанти.

«Обіг електронних документів, що містять інформацію з обмеженим доступом» Закону свідчить, що «...суб’єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту» [21].

Даний Закон повинен більше відповідати вимогам міжнародних актів у даній сфері, які розробляються вже не один рік провідними світовими фахівцями. Гармонійну структуру і розробленість положень законопроекту обумовлює широке використання при його розробці рекомендацій Центру ООН по спрощенню процедур і методів в органах управління торгівлі та на транспорті, а також Модельного закону UNCITRAL.

Проте роботу не можна вважати завершеною, швидше за все в цій сфері завжди буде залишатися необхідність вдосконалення. Так, в існуючому Законі «Про електронні документи та електронний документообіг» потрібно видалити деякі недоліки, які можуть зменшити переваги використання електронних документів.

Зокрема, Закон передбачає існування необмеженої кількості оригіналів електронних документів, що мають рівну юридичну силу. Тим більше здається дивним, що електронний документ може мати копії тільки на паперовому носії, але не в електронному вигляді. «Оригінал електронного документа» Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» (табл. 1.2) вказує на те, що « електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом». Заборона на електронні копії документів, зокрема, може привести до неможливості ведення архівів електронних документів. Документ з архіву, наприклад, десятирічної давності повинен буде завірятися ЕЦП також десятирічної давності.

А якщо врахувати, що за такий великий відрізок часу оригінальні відкриті ключі автора, швидше за все, будуть втрачені або анульовані, то виявиться неможливим перевірити справжність електронного документа даної ЕЦП. В цьому випадку електронний документ повинен завірятися діючою на даний момент ЕЦП власника архіву, що означає появу завіреної копії електронного документа.

Звідси випливає висновок – у Законі повинно міститися положення про існування електронного документа в безлічі екземплярів, кожен з яких є оригіналом. У свою чергу, системи учасників електронного документообігу повинні передбачати процедури ідентифікації електронного документа, його автора, дійсність, наявність ЕЦП з будь-якого з існуючих екземплярів. А якщо виявиться, що якийсь примірник електронного документа вже був використаний або є недійсним, то даний факт з достовірністю повинен бути встановлений будь-яким учасником системи електронного документообігу. Результатом описаної ситуації є висновок про недійсність оригіналу електронного документа, а відповідно, всіх примірників оригіналу документа, тому що вони абсолютно ідентичні. Однак просто вказівки на те, що електронний документ може мати копії за допомогою накладення на нього електронного цифрового підпису, недостатньо.

Таблиця 1.2 – Характеристика електронного документу в законодавчій базі України

Закон України	Дослідження	Характеристика
«Про електронні документи та електронний документообіг»	оригінал електронного документа та його копії	електронний документ може мати копії тільки на паперовому носії, але не в електронному вигляді. Заборона на електронні копії документів, зокрема, може привести до неможливості ведення архівів електронних документів. якщо врахувати, що за такий великий відрізок часу оригінальні відкриті ключі автора, швидше за все, будуть втрачені або анульовані, то виявиться неможливим перевірити справжність електронного документа довготривалих документів з ЕЦП.
	питання структури електронного документа і його обов’язкових реквізитів	у відповідності зі сформованою практикою застосування документованої інформації, однією з основних властивостей документа є саме наявність у ньому реквізитів, що дозволяють його ідентифікувати, тобто встановлювати джерело його походження, авторства. Відсутність ідентифікуючих реквізитів і неможливість встановити джерело походження позбавляє інформацію статусу документа.
	перевірка цілісності електронного документа	вказує що «...перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису» виключаючи можливі альтернативні варіанти.

Ще одним недоліком Закону можна вважати те, що в ньому слабо опрацьовані питання структури електронного документа і його обов’язкових реквізитів. З цього питання у статті 5 «Електронний документ» є лише вказівка на те, що «...електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа», а «...склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством» [3].

На наш погляд, цього явно недостатньо, оскільки в такому випадку виникає питання про сутність електронного документа і чим він відрізняється від звичайного електронного повідомлення, наприклад, електронного листа. В українському законодавстві визначення поняття «документ» знаходиться в статті 27 Закону «Про інформацію» [25] та аналогічні визначення – в Законах України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» [27] та «Про обов’язковий примірник документів» [28]. Однак і там не вказана обов’язкова структура документа. У відповідності зі сформованою практикою застосування документованої інформації, однією з основних властивостей документа є саме наявність у ньому реквізитів, що дозволяють його ідентифікувати, тобто встановлювати джерело його походження, авторства. Відсутність ідентифікуючих реквізитів і неможливість встановити джерело походження позбавляє інформацію статусу документа.

Загальна частина електронного документа складається з інформації, яка складає вміст документа. Інформація про адресата відноситься до загальної частини. Особлива частина електронного документа складається з однієї або декількох електронних цифрових підписів. Сторони у договорі самостійно можуть змінювати або визначати додаткові вимоги до структури та реквізитів електронного документа.

Таким чином, розвиток інформаційних технологій та подальше розширення сфер використання електронних документів є об’єктивним процесом, який потребує правового забезпечення. Без належного правового регулювання в даній сфері неможливий якісний прорив у розвитку електронної комерції. Існуючий Закон України «Про електронний документ та електронний документообіг» покликаний вирішувати виникаючі проблеми [3]. Однак і сам він ще потребує певної доробки.

Представлена загальна характеристика нормативно-правової бази електронного документування в Україні, яка регулює інформаційні відносини в державі та забезпечує реалізацію державної політики в питаннях документообігу, діловодства, надає систематизовану теоретичну базу дослідження щодо запровадження електронного документообігу. У контексті сучасних уявлень діловодство та документообіг є одним із найважливіших засобів керування в установі та складовою здійснюваних у ній процесів інформаційного менеджменту, зокрема реалізованих за допомогою новітніх інформаційних технологій. Слід зауважити також, що законодавством не встановлено норм щодо застосування мов у документообігу. Подальше дослідження у цьому напрямку доцільно спрямовувати на дослідження сучасного стану державних і міжнародних стандартів документообігу.

 

1.3. Переваги та недоліки електронного документуванням на сучасному підприємстві

 

Автоматизацію документообігу можна умовно підрозділити на чотири види: паперовий документообіг, паперовий документообіг з використанням автономних ПК, змішаний документообіг і безпаперовий документообіг. Паперовий документообіг означає, що всі етапи документ проходить в паперовій формі. Ще півтора десятка років тому даний вид документообігу був єдиним.

Для реєстрації паперових документів використовувалися журнали – книги або листи великого формату, в які вписувалися знову зареєстровані документи. Після закінчення певного терміну журнали і листи здавалися в архів.

Коли з'явилися комп'ютери, вони замінили гросбухи та листи, поклавши початок паперовому документообігу з використанням автономних ПК. На цій стадії ПК використовується для підготовки і реєстрації документів. Власне, тоді і виникло поняття електронного документа – документа, який зберігається виключно у комп'ютері або на машинних носіях інформації. Однак переваги електронного документа за відсутності локальної мережі можуть бути реалізовані лише в незначній мірі. Передача, узгодження та затвердження документів на цій стадії здійснюються в паперовому вигляді.

Змішаний документообіг передбачає, що комп’ютери, об’єднані в локальну обчислювальну мережу (ЛОМ), служать для передачі і зберігання документів, однак юридичну силу, документ має лише в паперовому вигляді. Узгодження і затвердження фінансових та юридичних документів здійснюється у паперовому вигляді.

Такий змішаний документообіг використовує НВ ТОВ «СОЛВЕР», досліджуване нами сервісне підприємство, що наведено на рисунку 1.1. Підготовка проекту документа ведеться в електронному вигляді, потім документ надходить особі, що реєструє його, роздруковує і передає керівнику на затвердження. Керівник вносить виправлення і віддає документ виконавцю на доопрацювання. Після того як документ затверджений, він розсилається по локальній мережі всім виконавцям.

 

Рисунок 1.1 – Змішаний документообіг підприємства НВ ТОВ «Солвер» (складено автором за даними підприємства)

⇐ Предыдущая1234567Следующая ⇒

Поделиться: