АНАЛІЗ СИСТЕМИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ ТА ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТУВАННЯ НА КОМЕРЦІЙНОМУ ПІДПРИЄМСТВІ НВ ТОВ «СОЛВЕР»

2.1 Специфіка використання системи електронного документообігу на підприємстві НВ ТОВ «Солвер »

 

Метою дослідження у розділі є аналіз системи електронного документообігу та електронного документування науково-виробничого товариства з обмеженою відповідальністю «СОЛВЕР» – регіонального Інтернет-провайдера, що діє в місті Полтава.

НВ ТОВ «СОЛВЕР» спеціалізується на наданні підприємствам, установам і населенню послуг Інтернету, IP-телефонії та Інтернет-телебачення. Для подальшого аналізу електронного документообігу комерційного підприємства наведено структуру підприємства на рис.2.1.

 

 

Рисунок 2.1 – Організаційна структура підприємства НВ ТОВ «Солвер» (складено автором за даними підприємства)

У досліджуваному комерційному підприємстві більша частина діяльності займає надання послуг Інтернету, серед яких послуги доступи до глобальної мережі, IP-телефонії, Інтернет-телебачення.

Загальновідомо, Інтернет (від англ. Internet) – всесвітня система взаємосполучених комп'ютерних мереж, що базуються на комплекті Інтернет-протоколів. Інтернет складається з мільйонів локальних і глобальних приватних, публічних, академічних, ділових і урядових мереж, пов'язаних між собою з використанням різноманітних дротових, оптичних і бездротових технологій. Інтернет становить фізичну основу для розміщення величезної кількості інформаційних ресурсів і послуг, таких, як взаємопов'язані гіпертекстові документи Всесвітньої павутини (World Wide Web – WWW) та електронна пошта [29]. Послуги даного підприємства надаються підприємствам в офісних будівлях та користувачам житлових будівель (домова мережа).

Домова мережа – різновид локальної обчислювальної мережі, дозволяє користувачам кількох комп’ютерів обмінюватися даними, грати в мережеві ігри і виходити в Інтернет, прокладена в межах однієї будівлі (зазвичай житлової) або об’єднує кілька сусідніх будівель [39].

IP-телефонія – це технологія, що дозволяє використовувати будь-яку IP-мережу як засіб організації та ведення телефонних розмов, передачі відеозображень та факсів у режимі реального часу. Такі телекомунікаційні послуги надає досліджуване підприємство. При відправленні або отриманні електронної пошти відбувається передача «пакета» інформації через мережу Інтернет. Аналогічним чином працює й IP-телефонія. Створення «пакетів» – перетворення аналогових (зокрема, звукових) сигналів у цифрові, їх стискання, передача мережею Інтернет і зворотне перетворення в аналогові сигнали відбувається завдяки існуванню протоколу передачі даних через глобальну мережу (IP – Internet Protocol), звідси і назва «IP-телефонія».

Поширенню IP-телефонії в Україні перешкоджає відсутність надійної інфраструктури каналів зв‘язку, хоча ситуація поступово покращується завдяки побудові оптоволоконних каналів передачі даних в містах і сільській місцевості. НВ ТОВ «Солвер» є підприємством, що прокладає канали передачі не тільки на території житлових будівель, що знаходяться в межах міста Полтава, а й прокладає оптоволоконні канали зв’язку до сільської місцевості, за допомогою яких розширює свою діяльність в м. Полтаві, та стає більш конкурентоспроможним на ринку телекомунікаційних послуг.

Також на стадії запровадження на підприємстві є послуги телебачення за міжмережевим протоколом (Інтернет-телебачення або on-line TV) – системи, заснованої на двосторонній цифровій передачі телевізійного сигналу через Інтернет-з’єднання за допомогою широкосмугового підключення. Система Інтернет-телебачення дозволяє реалізувати:

– керування пакетом передплати кожного користувача;

– захист вмісту телебачення на будь-якому рівні;

– трансляцію каналів у форматі MPEG-2, MPEG-4;

– надання телевізійних програм;

– функції реєстрації телевізійних передач;

– пошук минулих телевізійних передач для перегляду;

– функції паузи для телеканалу в режимі реального часу;

– індивідуальний пакет телеканалів для кожного користувача;

Надання сервісним підприємством «Солвер» вищезгаданих послуг підпорядковуються загальним положенням договірного права, у якому важливим є поняття оферти.

Оферта (від лат. offero – пропоную) – пропозиція певній стороні укласти угоду з урахуванням викладених умов. Може мати письмову або усну форму. Оферта вважається прийнятою після її акцепту (згода на оплату або гарантування оплати документів). Час та місце укладання договору визначається місцем знаходження оферента. Якщо для складання оферти використовується пошта, у тому числі електронна, оферта вважається прийнятою з моменту, коли лист було надіслано, але не коли він був отриманий.

Слід зазначити, що в Україні існує низка нормативних актів щодо відносин у сфері інформатизації, але тільки один документ присвячений безпосередньо глобальній мережі Інтернет і функціонуванню провайдерів її послуг. Це Указ Президента № 928/2000 «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні» від 31.07.2000 р. [34].  Він носить декларативний характер, але при цьому визначає основні напрями правового регулювання розвитку Інтернету у нашій країні.

Досліджуване підприємство НВ ТОВ «СОЛВЕР» має свою внутрішню локальну комп’ютерну мережу, що пов’язує персональні автоматизовані робочі місця фахівців, а її програмні засоби забезпечують рух електронних документів, їх обробку і збереження (рис. 2.2). Треба зазначити, що підприємство підтримує функціонування виділеного технологічного (серверного) приміщення зі спеціально створеними умовами для розміщення і роботи серверного та телекомунікаційного обладнання з метою надання послуг Інтернету та телефонії. Також розглянемо місце сервіс-провайдера, в тому числі НВ ТОВ «Солвер»,  у загальній схемі побудови глобальної мережі Інтернет (рис. 2.3).

Рисунок 2.2 – Технічно-програмні засоби, що забезпечують рух електронних документів НВ ТОВ «Солвер» (складено автором за даними підприємства)

 

До основи мережі провайдера закладена потужна технічна комп'ютерна база з високошвидкісними вузлами зв'язку. За побудованими лініями зв'язку інформація передається провайдером НВ ТОВ «Солвером» звичайним користувачам. Зазвичай користувачі отримують доступ до мережі Інтернет за допомогою телефонних ліній, оптоволоконних цифрових каналів і засобів бездротового зв’язку.

 

Рисунок 2.3 – Місце сервіс-провайдера у загальній схемі побудови глобальної мережі Інтернет [62]

 

Проаналізована специфіка господарської діяльності НВ ТОВ «Солвер» дозволяє перейти до дослідження проблем її документування і документообігу, в тому числі електронних.

Раніше ми з’ясували, що у загальнодержавних стандартах термін «документообіг» означає контрольований рух готових документів як всередині організації, так і за її межами. Електронний документообіг охоплює ще й стадії підготовки документів і вільний обмін інформацією по комп'ютерних мережах.

Нині у світі існують два основних типи документів – паперові і їх клони – електронні. Паперові документи породжують електронні (наприклад, сканування документа), і навпаки, електронні – паперові документи (наприклад, процес друку документа). Таким чином, електронний документ (ЕД) – це файл, що представляє змістовну інформацію, яка може бути використана, наприклад, для пошуку документа або віднесення його до тієї або іншої групи документів. Це може бути текст або електронна форма Microsoft Word, таблиця Excel, повідомлення у форматі електронної пошти. Файли документів можуть бути неструктурованими (це звичайні текстові документи) або структурованими. Останні містять елементи структури, що надає зовнішнім програмним застосуванням можливість їх розпізнання (форми Word, електронні таблиці, документи у форматі XML). Ще одним різновидом даної групи документів є файли збірних («складених») документів, наприклад, файли Binder Microsoft Office.

Система електронного документообігу (СЕД) повинна підтримувати роботу з усіма типами документів, забезпечуючи прозору навігацію користувачів по всьому доступному інформаційному простору і, за необхідності, безболісно підключати до системи інші типи документів, визначаючи при цьому регламент їхньої обробки. Основним принципом організації систем роботи з ЕД є принцип «інформаційної парасольки» – працювати з усіма типами документів, що пов’язані з життєдіяльністю підприємства.

Життєвий цикл документа (ЖЦ) – це існування документа від моменту його створення до моменту його знищення. Життєвий цикл документа складається з двох основних стадій. Перша – стадія розробки документа, яка включає:

– розробку самого документа;

– оформлення документа (реєстрація);

– затвердження документа.

Якщо документ перебуває в стадії розробки, він вважається неопублікованим, і права на документ визначаються правами доступу конкретного користувача.

Друга стадія – це стадія опублікованого документа, яка включає:

– активний доступ;

– архівацію і розархівацію (короткострокове збереження, довгострокове збереження);

– знищення документа.

Коли документ переходить з першої на другу стадію, він стає опублікованим, і права на документ залишаються тільки одні – доступ на читання. Прикладом опублікованого документа може бути шаблон стандартного бланка підприємства. Крім права доступу на читання, можуть існувати права на переведення опублікованого документа в стадію розробки. Залежно від конкретної стадії життєвого циклу документа архіви підрозділяються на такі типи:

– статичні архіви документів (або просто архіви) –системи, що мають справу тільки з опублікованими документами;

– динамічні архіви документів (або СКД) – системи, що мають справу як з опублікованими документами, так і з тими, що знаходяться в розробці.

Як вже було зазначено у п.1.3, досліджуване підприємство НВ ТОВ «Солвер» використовує змішаний документообіг, тому розроблення документа проходить стадії електронного документування, і кінцевий результат виходить у паперовій формі.

Для підприємств та бюджетних організацій важливим є факт укладання договору на надання послуг та виконання робіт, це підтверджує виникнення грошового зобов’язання. Процес електронного документування із такими абонентами включає в себе: попередній розгляд заяви на підключення, можливості підключення та перевірка наявності покриття, узгодження з абонентом тарифного плану. Кінцевим результатом є укладання договору в паперовій формі, що підписується керівником. В подальшому з користувачами послуг від підприємства ведеться паперовий і електронний документообіг (Додаток В).

З абонентами домової мережі ведеться тільки електронний документообіг без паперового підтвердження, завдяки оформленню заявки на розробленому НВ ТОВ «Солвер» сайті, – укладається договір, а при сплаті користувачем абонентської плати, підтверджується умови надання послуг. Дані користувача зберігаються в електронному архіві бази даних (Додаток Г).

У змішаному документообігу НВ ТОВ «Солвер» використовується паперова форма на початковому (вхідному) та кінцевому (вихідному) рівні, а всі внутрішні узгодження робляться в електронному вигляді. Недоліком для переходу до електронного документообігу є особистий підпис відповідного співробітника, який досі залишається головним способом зафіксувати фінансові і цивільні відносини. Але при наявності вище наведених даних, електронний документообіг переважає над паперовим документообігом завдяки своїй простоті, легкості супроводу і зручності роботи.

При побудові сучасної системи електронного документообігу підприємство, в тому числі і досліджуване, має керуватися такими основними принципами формування інформаційних систем електронної обробки і обміну даними:

1) Масштабність. Дана властивість є захистом інвестицій підприємства, витрачених на створення і настроювання системи, навчання користувачів і обслуговуючого персоналу. Це означає, що система може працювати як з одним користувачем, так і з 10 000, як із 10 документами, так і з 10 мільйонами. При збільшенні навантаження на систему змінюється лише потужність серверу, на якому вона працює. Тому при проектуванні системи електронного документообігу підприємству потрібно керуватися принципом підтримки максимально можливої кількості операційних систем, а там, де це не можливо, нині необхідна підтримка Windows-систем. Для того, щоб забезпечити в СЕД коректне перенесення даних, бажана підтримка багатоплатформних серверів баз даних, таких як Sybase, Oracle, Microsoft, Informix.

Програмне забезпечення в більшості підприємств на Україні малого та середнього класу намагаються обійтися без дорогих іноземних продуктів, тому при аналізі НВ ТОВ «Солвер» можливо дослідити загальну характеристику серверів, супроводження яких покладається на адміністраторів, що відповідають за роботу кожного сервера. На дослідженому підприємстві використовуються таке серверне програмне забезпечення: FreeBSD Інтернет-сервер, сервер баз даних – MySQL сервер, файловий сервер..

FreeBSD Інтернет-сервер зберігає Інтернет-протоколи користувачів. За запитом користувача сервер автоматично формує програму взаємодії з віддаленим архівом, проводить сеанс зв'язку і відсилає його результати замовнику електронною поштою [40].

MySQL-сервер – серверна система керування базами даних, яка підтримує структуровану мову запитів SQL [41].

Файловий сервер обслуговує тільки один інформаційний архів і призначений тільки для автоматичного прийому запитів користувачів і видачі по електронній пошті результатів їх виконання у вигляді файлів з текстовою інформацією, графічними продуктами, програмами тощо [40].

Якщо принципи масштабності витримані та у разі різкого збільшення числа користувачів СЕД і навантаження на систему, можна перейти на більш потужну апаратну платформу при незмінності самої системи і даних. Крім того, масштабність – це можливість нарощувати потужність системи, не підвищуючи потужності сервера, а збільшуючи кількість серверів на підприємстві. Особливо важливо, щоб при цьому система залишалася єдиним цілим і не потребувала налаштувань з початкових стадій розробки системи.

2) Відкритість. Система повинна коректно інтегруватися у вже існуючі або нові програмним застосуванням, крім того, комплекс найчастіше зобов'язаний функціонувати в гетерогенних і, що особливо важливо, у розподілених середовищах. Ця вимога тісно пов'язана з вимогою масштабності, тільки вона її розширює, тому що потребує одночасної підтримки множини платформ, мережевих середовищ і серверів баз даних. Крім того, запропоноване рішення має забезпечувати легке підключення зовнішніх програмних застосувань, а це означає, що застосування повинен мати:

– відкрите API (Прикладний програмний інтерфейс (англ. Application Programming Interface, API) – набір визначень взаємодії різнотипного програмного забезпечення. Прикладний програмний інтерфейс може бути також реалізацією протоколу. Протоколи, як правило, розподіляються між різними технологіями і зазвичай дозволяють різним технологіям обмінюватися інформацією, діючи як абстракція між двома світами. ППІ, як правило, є специфічним для конкретної технології: звідси, інтерфейси даної мови не можуть бути використані на інших мовах, якщо виклики функції не будуть перетворені з конкретної адаптації бібліотеки [43]);

– підтримку COM (DCOM), CORBA-технологій (DCOM є розвитком багатокомпонентної моделі (СОМ). СОМ визначає, яким чином компоненти взаємодіють зі своїми клієнтами. Ця взаємодія здійснюється таким чином, щоб клієнт і компонент могли з’єднуватися без необхідності використовувати деякий проміжний компонент системи і клієнт міг викликати методи компонента [33]).

Відкритість системи передбачає також підтримку існуючих стандартів у відповідних областях, пов'язаних з обробкою документів. До цих стандартів в області роботи з документами відносяться Shamrock і ODMA (Open Document MaMgement API) (відкритий API управління документообігом), в області керування діловими процесами – WorkFlow Coalition API (некомерційна організація, яка ставить своєю метою розширення можливостей використання технологій workflow (потоків робіт) шляхом розробки єдиної термінології і стандартів.) тощо. Підтримка зазначених стандартів дозволить без особливих труднощів переходити на нові версії програмних застосувань.

Виявлено, що відкритість системи на підприємстві НВ ТОВ «Солвер» визначається наданням прав доступу. Наприклад, в кожного окремого працівника є певний перелік доступу до мережі та розроблених сайтів, що використовується у роботі підприємства. При роботі з персональним робочим комп’ютером застосовується окремий логін, за яким ідентифікується працівник. Завдяки наданим правам доступу адміністратори, що забезпечують цілісність системи електронного документообігу, можуть віддалено від внутрішньої мережі працювати на робочому сайті, змінювати документи, розповсюджувати та додавати інформацію. Вся інформація зберігається на сервері баз даних підприємства, що є зручним при потребі витягти з бази застарілі дані.

3) Модульність і технологічність. Не завжди необхідно впроваджувати весь комплекс роботи з документами на підприємстві відразу. Це може бути викликано різними причинами: від відсутності відповідних засобів у даний момент до нездатності організації враз різко перебудувати свою роботу. Тому система повинна складатися з модулів, кожний із яких дозволяє вирішити ту або іншу задачу, причому ці модулі можуть без особливих зусиль бути додані в працюючу систему в довільній послідовності. І, що головне, вони мають бути незалежні один від одного, зберігаючи при цьому глибоку інтеграцію між собою. Наприклад, розв’язання задачі автоматизації електронного документообігу, можливо почати з рішення задачі підтримки існуючої системи, або розробити іншу систему при цьому інтегрувати попередні дані, але, незалежно від вибору, все закінчиться створенням повноцінної системи документування. Неможливо знайти інформаційну систему обробки даних, яка через п'ять хвилин після інсталяції вирішуватиме весь клас задач оптимально для кожного користувача (якщо, звичайно, технологія роботи з документами на підприємстві цілком відповідає тим настроюванням, які постачаються з комплексом, що буває вкрай рідко), але система повинна потребувати мінімального програмування й адаптації під кожного користувача. Виконання даного принципу знижує ціну інформаційної системи, зменшує час її впровадження, що, природно, підвищує надійність в експлуатації. Особливе значення і важливість для підприємства набуває чинник простоти модифікації настроювань існуючої системи силами обслуговуючого персоналу відповідно до динаміки розвитку організації (власний відділ розробки програмного забезпечення – це, безумовно, зручно, але досить дорого для багатьох підприємств і установ).

Підприємство НВ ТОВ «Солвер» не має відділу розробки програмного забезпечення, але є відповідальні особи – адміністратори, що розробляють та супроводжують програмне забезпечення, ведуть контроль за інформаційними потоками усередині локальної мережі. Також на технологічному рівні адміністратори користуються білінговими системами, оскільки підприємство є телекомунікаційним оператором і Інтернет-провайдером, за допомоги білінгової системи ведеться облік трафіку, спожитого клієнтами.

Білінгова система – прикладне програмне забезпечення підтримки процесів білінга. Білінг в електрозв'язку – комплекс процесів і рішень на підприємствах зв'язку, відповідальних за збір інформації про використання телекомунікаційних послуг, їх тарифікацію, представлення рахунків абонентам, обробку платежів [44].

Білінг – найважливіший компонент діяльності будь-якого комерційного оператора зв'язку, незалежно від виду телекомунікацій: оператори фіксованого і мобільного зв'язку, інтернет-телефонії, віртуальні оператори, інтернет-провайдери, оператори транзитного цифрового трафіку, провайдери цифрового телебачення не можуть існувати без білінгу, завдяки якому виставляють рахунки споживачам їх послуг і забезпечується економічна складова їх діяльності [44].

Сучасна інтегрована система керування електронними документами на підприємстві підтримує механізми автоматизації комплексу таких завдань:

– аналіз організації бізнес-процесів і супутнього документообігу;

– збирання, зберігання, пошук і перегляд документів;

– маршрутизація й обробка документів, керування бізнес-процесами і правилами проходження документів.

Класичними складовими частинами системи (підсистемами), що працює з документами, є:

– підсистема керування документами;

– підсистема автоматизації діловодства;

– архіви документів;

– підсистема створення документів і системи обробки документів;

– підсистема керування вартістю зберігання документів;

– підсистема маршрутизації документів;

– підсистема комплексної автоматизації виробничих процесів(бізнес-процесів);

- підсистема підтримки прийняття рішень.

Інтегрований підхід до складової системи з документами сприяє централізації роботи з накопичення, опрацювання, збереження і передавання користувачу інформації, використовуючи при цьому таку її властивість, як багатократність. Системи інформаційного забезпечення, побудовані на основі такого підходу, називаються інтегрованими (рис. 2.3) [63]. За допомогою теоретичної схеми інтегрованої системи інформаційного забезпечення модифікуємо її для підприємства для визначення недоліків.

Кожна підсистема системи електронного документообігу має набір специфічних для неї функцій. При цьому окремі підсистеми тісно взаємодіють між собою. Поділ системи документообігу на підсистеми носить в деякій мірі «академічний» характер. У реальній практиці програмні продукти досить умовно можна віднести до тієї або іншої групи в наведеній класифікації. Як правило, підсистеми реалізують лише частину функцій, при цьому продукт одного класу може містити в собі частину функцій підсистем іншого класу. Тому побудова системи електронного документообігу з існуючих на ринку продуктів потребує не тільки чіткого розуміння кінцевої мети, але й відмінного знання ринку програмного забезпечення.

Рисунок 2.3. Схема інтегрованої системи інформаційного забезпечення

 

Кожна підсистема має набір специфічних для неї функцій. При цьому окремі підсистеми тісно взаємодіють між собою. Поділ системи документообігу на підсистеми носить в деякій мірі «академічний» характер. У реальній практиці програмні продукти досить умовно можна віднести до тієї або іншої групи в наведеній класифікації. Як правило, підсистеми реалізують лише частину функцій, при цьому продукт одного класу може містити в собі частину функцій підсистем іншого класу. Тому побудова системи електронного документообігу з існуючих на ринку продуктів потребує не тільки чіткого розуміння кінцевої мети, але й відмінного знання ринку програмного забезпечення.

 

 

Керівник

 

Рисунок 2.4. Діюча інтегрована система на досліджуваному підприємстві (за даними підприємства)

За допомогою модифікації інтегрованої системи отримали діючу систему на підприємстві. Для процесу прийняття рішень та контролю за виконанням на підприємстві застососвується велика кільксть програмних застосувань, що збільшує час роботи працівника над опрацюванням документів.

На досліджуваному підприємстві паперовий документообіг досяг показнику більше ніж 6000 (рис. ) документів за рік в паперовій формі. Щоб скоротити обсяг витрат на паперову форму треба вдосконалити електронний документообіг.

 

Рисунок 2.5 – Показник паперового документообігу (за даними підприємства)

 

Надамо характеристику кожної з підсистем СЕД.

1) Підсистема керування документами. Підсистема керування документами – ядро системи роботи з документами. Її основними задачами є:

– забезпечення реєстрації інформації, що надходить (заповнення необхідних атрибутів документа); організація зберігання документів;

– підтримка пристроїв зберігання даних різних типів (від швидких магнітних дисків до стримерів, у тому числі, підтримка роботи зі знімними носіями);

– підтримка міграції документів між пристроями зберігання в залежності від зміни активності обігу інформації. Виділяються два види міграції документів: міграція документів, що настроюється користувачем, і автоматична. Технологія автоматичної міграції документів називається Hierarchical Storage Management, а продукти, які її підтримують – HSM продуктами. При аналізі підприємства НВ ТОВ «Солвер» виявлено, що міграція електронного документа полягає у передаванні його через робочий сайт типу «форум» всередині підприємства та через механізм вхідної електронної кореспонденції, що приходить через спільну електронну пошту. Застосовується також автоматичне передавання електронних документів на рівні бухгалтерського обліку через програмні продукти «1С-Підприємство», «M.E.Doc IS»;

– автоматичні операції з документами (копіювання, відновлення, знищення);

– організація індексування документів для подальшого їх швидкого пошуку. Сюди відноситься підтримка індексів різноманітних типів. Виділяють два основних типи: атрибутивний індекс, коли документу присвоюється набір текстових, цифрових та інших значень. Ці значення потім зберігаються в базах даних, і подальший пошук документа здійснюється за цими значеннями. Іншим широко застосовуваним типом індексування документа є побудова повнотекстового індексу за змістом (слова, фрази) документа;

– аудит і забезпечення безпеки документів. Під цим розуміють контроль доступу до документа і протоколювання всіх подій, пов'язаних із документом.

Контроль доступу – це дозвіл або заборона виконання, залежно від повноважень користувача, що увійшов у систему, таких операцій як: перегляд документа, копіювання документа, знищення документа, редагування документа, керування доступом до документа.

Підсистема керування документами повинна дозволяти розраховувати вартість використання документа. Природно, що вартість документа вимірюється не у грошовому вираженні, а в часовому. Дана функція важлива не тільки для аналізу діяльності підприємства і конкретних співробітників, але і для клієнтів, яким надаються послуги від підприємства НВ ТОВ «Солвер».

Окремо слід відзначити можливість використання спеціалізованих апаратно-програмних модулів криптозахисту даних, що надають додатковий сервіс щодо захисту документів (електронний підпис, шифрування);

- інтеграція з програмним застосуванням з обробки документа. Існує множина програмним застосуванням, що породжують документи. Якщо в організації встановлений корпоративний стандарт на використовувані програмним застосуванням, то їх число обмежується десятком, якщо ж немає, то подібна задача значно ускладнюється.

НВ ТОВ «Солвер» має серверну підтримку MySQL (одна з найпоширеніших систем керування базами даних), що підтримує динамічний процес створення й застосування електронних форм-документів за допомогою OpenOffice.org (драйвер бази даних MySQL). Дозволяє легко і швидко робити запити до БД – MySQL Connector for OpenOffice.org.

Виділяють два типи програмного застосування, із якими може відбуватися інтеграція:

- із програмним застосуванням, що зберігають результати своєї роботи у файлах власного формату;

- із програмним застосуванням, що готують і виводять результати тільки на друк.

Виходячи з типів програмного застосування, випливають два типи інтеграції:

- інтеграція на рівні операцій із файлами;

- інтеграція на рівні друкування.

Як окремий вид інтеграції можна виділити інтеграцію з електронною поштою і факс-системами як найбільш поширеними механізмами передачі інформації;

– організація колективної роботи з документами. Як уже відзначалося раніше, організація колективної роботи з електронним документом дає серйозний виграш у продуктивності праці всього підприємства. Спільний доступ до електронного документа є основою для цього. Через спільну внутрішню локальну мережу підприємства НВ ТОВ «Солвер» робоче місце з програмним забезпеченням має доступ до кожного комп’ютера, але користувач повинен пройти ідентифікацію при переході до іншого комп’ютера мережею. Режим колективної роботи також використовується на внутрішньому сайті «форум», але при цьому повинно бути надано певне право доступу;

– організація розподілених сховищ документів. В умовах застосування системи керування документообігом часто виникає питання про підтримку розподіленого в просторі сховища. Для зберігання електронних даних та документів на НВ ТОВ «Солвер» є сервер зберігання даних (електронний архів). Також зберігається в сховищі інформація про роботу клієнта: фіксація підключення до мережі; резервування даних; функція отримування документів з електронного архіву тривалого зберігання.

Під вимогою розподіленості даних ми розуміємо:

- доступ віддалених користувачів до сховища документів у режимі on-line або ж у режимі off-line – коли було б логічним використовувати електронну пошту для відпрацьовування механізмів замовлення-доставки документів;

- взаємодію декількох сховищ і одночасний доступ користувачів до інформації, розташованої в різних архівах.

Такого роду взаємодія може бути побудована на двох основних принципах:

- взаємне тиражування сховищ;

- технологія розподіленого доступу.

2) Підсистема автоматизації діловодства. Функції автоматизації діловодства в тому або іншому виді представлені в будь-якій системі автоматизації документообігу. У функції підсистеми автоматизації діловодства не входить зберігання і переміщення документів на підприємстві. В їх функції входить фіксація документів у спеціальній БД, що виражається в заповненні спеціальної картки документа. Вміст картки документа може варіюватися в залежності від сформованої в підприємство ситуації. Структура документів, зафіксованих у базах даних, спирається на так звану номенклатуру справ, наявну, як правило, у кожній підприємство, а технологія обліку й обробки документів спирається на сформоване на певному підприємстві «Положення про діловодство».

На підприємстві НВ ТОВ «Солвер» визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про його діяльність. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи. На підприємстві НВ ТОВ «Солвер» діловодство і загалом процес документування здійснюється відповідно до вимог державних стандартів, примірної інструкції та Інструкції з діловодства НВ ТОВ «Солвер» (Додаток А) і покладається на секретаря або іншу тимчасово призначену відповідальною за це особу, що підпорядковується безпосередньо директору. Відповідальність за стан діловодства у структурних підрозділах, додержання вимог стандартів, а також за збереження документів, несуть керівники підрозділів (начальники відділів).

Документи зберігаються в паперовому вигляді, у спеціальному архіві, але в базах даних відображається їх поточне місце розташування і статус, включаючи атрибути контролю виконання. Зазвичай в системах діловодства розрізняють вхідні і вихідні документи, нормативно-розпорядчі документи, документи колегіальних органів управління, інформаційно-довідкові та інші види документів. Документи, що знаходяться на контролі виконання, підрозділяються за виконавцями, статусом виконання, термінами виконання тощо. Кожен документ у системі являє собою запис у базу даних, що характеризується набором значень атрибутів картки. Крім обліку і пошуку документів у базах даних, система повинна забезпечувати генерацію звітів, що дозволяють одержати відомості про виконання документів та іншої зведеної інформації.

Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи діловодом підприємства можуть розроблятися такі класифікаційні довідники:

– класифікатор з питань діяльності підприємства;

– класифікатор видів документів;

– класифікатор кореспондентів;

– класифікатор резолюцій;

– класифікатор виконавців;

– класифікатор результатів виконання документів;

– номенклатура справ.

Необхідність розроблення та впровадження класифікаційних довідників в товаристві визначається діловодом. У НВ ТОВ «Солвер» розроблено усі вищевказані класифікаційні довідники. У разі запровадження системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу, як це відбулося на досліджуваному підприємстві, пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.

У НВ ТОВ «Солвер» спеціалізоване програмне забезпечення «1С: Документообіг», що застосовується як модуль відомої корпоративної інформаційної системи «1С: Підприємство», успішно пристосовується до наступних завдань автоматизації діловодства і документообігу:

1) захист і зберігання даних в єдиній базі,

2) швидкий доступ до документів з урахуванням прав користувачів;

3) колективна робота користувачів з можливістю узгодження, затвердження та контролю виконання документів;

4) робота з документами різних типів: текстами, зображеннями, аудіо - та відеофайлами, документами систем проектування, архівами, додатками тощо;

5) перегляд і редагування документів;

6) контроль версій документів;

7) маршрутизація документів, що настроюється по кожному виду документів окремо;

8) реєстрація вхідних і вихідних документів;

9) автоматизована завантаження документів з електронної пошти і зі сканера;

10) облік та контроль робочого часу співробітників;

11) повнотекстовий пошук документів за їх змістом.

Для виконання інших завдань підсистеми автоматизації діловодства, як вже зазначалося, досліджуване підприємство НВ ТОВ «Солвер» працює на основі багатопотокового сервера баз даних MySQL що характеризується високою швидкістю, стійкістю і простотою використання.

Архіви документів – це те місце, де власне зберігається електронний документ. При цьому може зберігатися або вигляд документа, або його зміст, або і те й інше. Крім власне зберігання документів, архів повинен забезпечувати навігацію по ієрархії документів і їх пошук.

На відміну від пошуку за атрибутами документів, що був і в системах автоматизації діловодства, архіви документів повинні забезпечувати повнотекстовий пошук за вмістом текстових фрагментів у документі. В принципі, пошуковий механізм повинен мати деякий інтелект, тобто забезпечувати пошук близьких граматичних конструкцій, а також пошук близьких за змістом слів.

На відміну від систем автоматизації діловодства, в архівах зберігаються самі документи, і тому система повинна забезпечувати розмежування прав доступу до документів. Користувач може ідентифікуватися або за допомогою мережевого імені, або за допомогою спеціального імені і пароля, визначеного в системі керування архівом. Крім поділу прав доступу на рівні користувачів, система повинна забезпечувати виділення груп користувачів або ролей. Такою функцією архіву документів є забезпечення можливості групової роботи з документами, що знаходяться в стадії створення. При цьому використовується функція блокувань документів або Check-In/Check-Out контроль. Вона полягає в тому, що коли один із користувачів системи починає редагувати документ, останній блокується для доступу інших користувачів доти, поки з ним не закінчиться робота.

Ще однією функцією архіву є підтримка контролю версій. Версії документів можуть фіксуватися або автоматично, або з ініціативи користувача. У разі потреби користувач може повернутися до однієї з попередніх версій документа.

До сервісних функцій архіву документів відносяться можливість створення резервних копій документів без припинення роботи системи, інтеграція із системами забезпечення оптимальної вартості збереження даних та ін.

У НВ ТОВ «Солвер» ведення архіву здійснюється відповідно до вимог державних стандартів, Примірної інструкції та Інструкції з діловодства НВ ТОВ «Солвер». Пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами через вище наведені класифікаційні довідники (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів. На підприємстві підтримується функція резервних копій, функція групової роботи та функція зберігання попередніх версій документу

4) Підсистема створення документів і підсистема обробки документів. Однією із самостійних функцій систем документообігу є уведення документів в архів. Під цим розуміється перехід від паперових документів до електронних. У найпростішому випадку ця процедура зводиться до простого сканування. Проте, як правило, простого зберігання образу документа недостатньо. Електронний образ документа повинен мати ідентифікаційні атрибути, що дозволять ідентифікувати його у підсистемі діловодства і в архіві документів. Ці операції проводяться вручну.

Більш складною функцією є автоматичне розпізнавання вмісту документа і формування документа, що містить його текст. Для цього призначені програми, що відносяться до класу програмного забезпечення розпізнавання тексту. Ще більш складною функцією є розпізнавання вмісту форм. При цьому програма визначає наявність записів, у тому числі й рукописних, у визначених полях бланка документа, розпізнає його вміст і автоматично заповнює значення атрибутів даного документа в системі. За необхідності значення полів бланка може вибиратися з довідника, передбаченого в системі. Проводячи аналіз підприємства визначено використання змішаного документування. Тому, остаточно переведення з паперового на електронний архів, потрібно приділити увагу класифікаційним довідникам, що зможуть забезпечити швидкий пошук документів.

5) Підсистеми керування вартістю зберігання документів. Сьогодні застосовується два підходи до організації зберігання електронних документів. Перший полягає в тому, що тіло документа зберігається у файловій системі, другий передбачає зберігання документів у реляційній або спеціалізованій базі даних.

При зберіганні документів в архіві обсяги зберігання можуть швидко зростати і досягати значних розмірів. При цьому інтенсивність звертань до документів, що знаходяться в архіві, не рівномірна. До документів, що знаходяться в роботі, звертаються достатньо часто, у той час, як доступ до документів, робота з якими вже завершена, здійснюється дуже рідко. Відповідно, система може забезпечувати різну оперативність доступу до різних документів. Оскільки вартість зберігання документів в архіві, як правило, обернено пропорційна швидкості доступу, то можна скористатися вказаною закономірністю для оптимізації вартості утримання архіву. Підсистема керування вартістю зберігання саме і вирішують дану задачу. Забезпечуючи можливість роботи з різноманітною периферією, система забезпечує автоматичне перенесення даних на більш «дешеві» носії у випадку, якщо доступ до них здійснюється недостатньо часто.

На підприємстві НВ ТОВ «Солвер» зазначено, що надання послуг користувачам проходить через сервери баз даних. Тому документи, які проходить через локальну внутрішню мережу, автоматично зберігаються в електронному архіві, тобто на сервері баз даних без перешкод, з достатньо низькою вартістю користування і високою ефективністю.

6) Підсистема маршрутизації і контролю виконання документів. Однією з основних складових систем документообігу є підсистема маршрутизації і контролю виконання. При побудові підсистеми маршрутизації можуть застосовуватися два основних підходи.

Перший – документо-орієнтований. Документ є основним об'єктом системи, і маршрутизується саме він, а всі інші параметри маршрутизації асоційовані саме з документом.

Другий – робото-орієнтований, і його основним об'єктом є робота. До роботи може бути прикріплений найрізноманітніший список об'єктів, у тому числі й документи. Природно, робота може існувати і без документів. Другий підхід є більш загальним.

Будь-який процес маршрутизації документів – це рух одного документа, а не множини його копій, як це відбувається в системах електронної пошти.

Розглянемо тепер типи підсистем маршрутизації.

Вільна маршрутизація. Виділяються два основні типи маршрутів документів:

1. Послідовна маршрутизація – документ послідовно проходить виконавців один за одним.

2. Паралельна маршрутизація – документ одночасно надходить усім виконавцям, а завершення маршруту відбувається, коли один або всі користувачі закінчать роботу з документом.

7) Підсистема електронної пошти. Мінімально достатньою системою, яка забезпечує маршрутизацію документів, є підсистема електронної пошти, що здійснює паралельне розповсюдження документів (маршрутизація відрізняється від розповсюдження або розсилання тим, що маршрутизований документ повертається в початок маршруту, наприклад, до ініціатора, а документ, що розсилається, посилається до виконавця без контролю факту повернення). За допомогою додаткових елементів підсистема електронної пошти може забезпечувати послідовну маршрутизацію документів.

Вільна маршрутизація документів із контролем виконання. Контроль виконання включає:

– контроль доставки завдання – ініціатору видається інформація про те, що його завдання досягло місця призначення (виконавця);

– контроль читання завдання – ініціатору видається інформація про те, що з його завданням ознайомилися співробітники, для котрих це завдання було призначено;

– контроль виконання – ініціатору видається інформація проте, що завдання виконане;

– моніторинг завдання – ініціатор завжди може подивитися, хто і що зараз робить із його завданням;

– повідомлення про порушення термінів виконання – система документообігу може сповістити ініціатора про те, що послане ним завдання прострочене конкретним співробітником;

– історія виконання завдань;

– контроль якості виконання – означає, що якщо користувач говорить про те, що завдання виконано, це ще не означає, що воно дійсно виконано, ініціатор повинен перевірити якість виконання, підтвердити або не підтвердити виконання.

Інформація може видаватися у вигляді зміни статусу завдання у вікнах вхідних і вихідних завдань або у вигляді нового завдання, сформованого системою ініціатору, або за допомогою повідомлення по електронній пошті.

Маршрутизація документів по заздалегідь визначених маршрутах із контролем виконання (жорстка маршрутизація). Маршрути можуть бути більш складними, ніж прості послідовні або паралельні:

– комбіновані з послідовних і паралельних елементів;

– умовні, із переходами в залежності від стану тих або інших змінних маршрутів.

Прикладом, жорсткої маршрутизації на підприємстві НВ ТОВ «Солвер» є автоматична електронна розсилка за заданими електронними адресами.

8) Підсистема комплексної автоматизації виробничих процесів (бізнес-процесів). Розвитком систем маршрутизації документів є WorkFlow системи, або системи комплексної автоматизації організаціійно-виконавчих, виробничих процесів (бізнес-процесів). На відміну від систем маршрутизації документів, об'єктом маршрутизації в них є сукупність даних, використовуваних у визначеному процесі. Більшість спеціалістів в області сучасних інформаційних технологій розглядають технологію WorkFlow як найбільш перспективну технологію керування діловими процесами.

Буквальний переклад терміна workflow – потік робіт. Більш інформативним є визначення продуктів класу WorkFlow як програмних систем, що забезпечують повну або часткову координацію виконання виробничих операцій (завдань, робіт, функцій), що складають, наприклад, структуровані бізнес-процеси підприємства.

При цьому кожна система забезпечує вирішення трьох таких завдань:

1) розробка опису процесу;

2) керування виконанням процесу;

3) інтеграція використовуваних у процесі програмних застосувань.

Використання технології WorkFlow для вирішення задачі керування процедурами документообігу дозволяє досягти ряду принципових переваг, найважливішими з яких є такі:

– впровадження системи класу WorkFlow базується не на маршрутизації проходження документів і не на автоматизації групи операцій або виду дій, а на описі процесу, заради ефективного виконання якого здійснюється маршрутизація документів і/або автоматизація операцій. У такий спосіб упровадження системи спрямоване на досягнення стратегічних цілей проекту;

– технологія WorkFlow не накладає якихось спеціальних обмежень на рівень деталізації процесу і/або ступінь автоматизації виконуваних операцій. В якості елементарної операції припустимо використовувати як рутинну, формальну дію (наприклад, зареєструвати облікові дані клієнта), так і творчу, нетривіальну задачу (наприклад, розробка власного сайту, до якого можливий доступ без підключення Інтернет зв’язку). Таким чином досягається адаптація системи до реальних виробничих процесів (бізнес-процесів) організації, незалежно від їхнього рівня складності;

– технологія WorkFlow дозволяє об'єднати в рамках єдиного інформаційного простору організації структуровані і неструктуровані дані, а також різноманітні програмні засоби обробки інформації. Отже, досягається незалежність правил діяльності і відповідних правил проходження документів від індивідуальних особливостей організації роботи конкретного співробітника, структури БД, форматів представлення інформації.

За оцінками ринку систем класу WorkFlow, проведеними компаніями IDC/Avante і Qvum, лідером серед систем класу WorkFlow є Staffware (Великобританія). Staffware підтримує всі популярні системи: UNIX, Microsoft Windows NT і OS/2 у якості серверних платформ, а клієнтські місця можуть працювати в середовищах Windows NT, OS/2 Macintosh або асинхронних терміналах. Система Staffware цілком масштабована, що дозволяє використовувати систему в організаціях будь-яких розмірів [31].

Варто звернути увагу на ще один нюанс. Існуючі системи автоматизації ділових процесів (САДП), як правило, підтримують одну з двох метафор (видів) маршрутизації: жорстку і вільну. Перша з них визначається картою ділового процесу, що конструюється заздалегідь. Таким чином, застосування жорсткої маршрутизації припустимо там, де технологія роботи з документами або просто виконання завдань добре формалізується. Більшість закордонних систем керування (СК) належить саме до цього класу програм, що в принципі цілком зрозуміло – за кордоном люблять порядок у всьому, в тому числі й у ділових процесах. У той же час однією з характерних особливостей вітчизняного ведення господарства є наявність випадкового або суб'єктивного чинника, що вносить деяку непевність у структуру ділових процесів. У зв'язку з цим для вітчизняних організацій доцільно використовувати другий вид маршрутизації – вільну, коли послідовність етапів ділових процесів визначається (і довизначається) на стадії виконання завдань.

Таким чином, ми приходимо до висновку, що САДП повинна враховувати і національні особливості управління, і тому, у нашому випадку, підтримувати обидві парадигми – і жорстку, і вільну маршрутизацію. Подібний симбіоз двох різних підходів дозволяє уникнути непорозумінь і отримати те поєднання жорсткої і вільної маршрутизації, що найбільш оптимально відповідає специфіці підприємства.

На підприємстві НВ ТОВ «Солвер» у ролі маршрутизатора виступає сервер, що має кілька мережевих інтерфейсів і забезпечений спеціальним програмним продуктом. Оскільки маршрутизатори в основному працюють з протоколом IP, вони підтримують зв'язок без створення логічного з’єднання між абонентами. Маршрутизатори автоматично створюють таблиці маршрутизації, обмінюючись службовою інформацією, але для кінцевих вузлів таблиці маршрутизації часто створюються вручну адміністраторами підприємства й зберігаються у вигляді постійних файлів у сервері баз даних.

9) Підсистема підтримки прийняття рішень. Важливим моментом у функціонуванні інформаційних систем є необхідність забезпечити, крім засобів генерації даних, також і засоби їхнього аналізу. Наявні в усіх сучасних СКД (система керування документами) і СКБД (система керування базою даних) засоби побудови запитів і різноманітні механізми пошуку хоча і полегшують витяг потрібної інформації, але все ж не спроможні дати достатньо інтелектуальну її оцінку, тобто зробити узагальнення, групування, видалення надлишкових даних і підвищити достовірність за рахунок виправлення помилок і опрацювання декількох незалежних джерел інформації (як правило, не тільки корпоративних баз даних, але і зовнішніх, розташованих, наприклад, в Інтернеті). Проблема ця стає надзвичайно важливою у зв'язку з лавиноподібним зростанням обсягу інформації і збільшенням вимог до інфосистем щодо продуктивності – сьогодні успіх в управлінні організацією багато в чому визначається оперативністю прийняття рішень, дані для яких і надає КСЕД (корпоративна система електронного документообігу). У цьому випадку на допомогу старим методам приходить оперативна обробка даних (On-Line Analitical Processing, OLAP). Сила OLAP полягає в тому, що на відміну від класичних методів пошуку, запити тут формуються на основі гнучких нерегламентованих підходів.

Сьогодні доступний цілий ряд різноманітних систем OLAP, ROLAP (реляційні OLAP), MOLAP (багатомірні OLAP) – OracleExpress, MetaCube (Informix) та ін.

На сучасних малих та середніх підприємствах намагаються не використовувати іноземні програмні засоби у зв’язку з високими цінами на продукт. На підприємстві НВ ТОВ «Солвер» не використовується вищевказані продукти, але електронний документообіг забезпечується передачею інформації та прийняттям рішень за допомогою програмного забезпечення розроблених сайтів, що функціонують у роботі підприємства.

Невід'ємною рисою сучасних СЕД, стало застосування технологій Інтернету. З огляду на цей факт, при виборі складових КІС необхідно віддавати перевагу програмам СКД і САДП (СКД – система керування документами, САДП – системи автоматизації ділових процесів), що підтримують повноцінну роботу зі звичайного браузера, фактично, так званого «тонкого» клієнта і спеціальне серверне програмне забезпечення, що забезпечує функціонування даного клієнта. Як правило, таке технічне рішення дозволяє використовувати стандартні сховища даних (бібліотеки документів, баз даних) із локальних, корпоративних і глобальних мереж, не вимагаючи істотних витрат на додаткове адміністрування і підтримку цілісності, надійності і безпеки зберігання даних.

Розглядаючи питання застосування електронного документування на підприємстві, не можна не торкнутися такої важливої проблеми, як забезпечення інформаційної безпеки. Для недопущення несанкціонованого доступу до документів і для запобігання можливим диверсіям вмонтованих засобів СКД і САДП недостатньо. Тому до складу таких систем обов'язково повинні ввійти спеціальні програмно-апаратні засоби захисту.

Вони, зокрема, дозволяють шифрувати дані, підтримують електронний цифровий підпис і можуть проводити на його основі аутентифікацію користувачів. Все це забезпечує достовірність і цілісність інформації всередині СЕД.

Системи керування захистом інформації (СКЗІ) – це відкриті системи, що допускають інтеграцію з зовнішніми програмами, але необхідно звернути особливу увагу на те, чи сертифікована СКЗІ і за яким класом.

Ефективність програмних засобів захисту може бути істотно підвищена за рахунок застосування апаратних і біометричних засобів: апаратних ключів, смарт-карт, устроїв розпізнавання відбитків пальців, сітківки ока, голосу, особи, цифрового підпису.

Відзначимо, що на перетині сегментів локальних мереж і Інтернету при роботі СЕД бажана установка брандмауерів – засобів контролю за зовнішніми (вхідними і вихідними) з'єднаннями (найбільш типовим прикладом системи даного класу є CheckPoint Fire Wall-1 фірми CheckPointSoftware [31]). Вони дозволяють відслідковувати передачу інформації практично усіх відомих на сьогоднішній день протоколів Інтернету.

Досліджуване підприємство використовує для захисту інформації програмне забезпечення Firewall. Firewall – це система або комбінація систем, що дозволяють розділити мережу на дві або більше частин і реалізувати набір правил, що визначають умови проходження пакетів з однієї частини в іншу (рис. 2.6).

Рисунок 2.6 – Захист електронних даних за допомогою Firewall [48]

 

Як правило, ця межа проводиться між локальною мережею підприємства та Інтернетом, хоча її можна провести і всередині локальної мережі підприємства. Firewall таким чином пропускає через себе весь трафік. Для кожного пакету, що проходить, Firewall приймає рішення пропускати його або відкинути. Тому можливо визначити, що досліджуване підприємство має програмне забезпечення, що захищає від внутрішніх та зовнішніх загроз.

Нами було виявлено, що на НВ ТОВ «Солвер» за допомогою концепції XML були розроблені внутрішні сайти, та через цю концепцію відбулось проектування системи електронного документообігу.

Тому розглянемо технологічну структуру СЕД, побудованої на основі концепції XML, що складається із:

– сервера баз даних (БД), призначеного для зберігання і обробки інформації з використанням СКБД (системи керування базами даних), таких як MS SQL Server, Oracle або ж Sybase. Фактично сервер БД являє собою ПЗ СКБД у вигляді набору таблиць, процедур і запитів;

– сервера XML-даних, який забезпечує об'єктний інтерфейс для даних (представлення даних у вигляді бізнес-об'єктів і реалізація бізнес-логіки), обробку таких даних і реалізацію певних алгоритмів ІС. XML-об'єкт може містити інформацію, яка не є частиною БД, наприклад, ілюстрації і матеріал, динамічно отримуваний з Інтернету. Сервер реалізується на базі Web-сервера (MS IIS, Netscape або Apache) або ж у вигляді окремого програмним застосуванням, написаного, наприклад, на C+ або Java;

– сервера HTML-інтерфейсу, призначеного для формування динамічних web-сторінок, які візуалізують бізнес-об'єкти із XML-даних і проводять попередню обробку введеної користувачем інформації, форматування та відправку XML-серверу. Даний сервер реалізується на базі Web-сервера(MS IIS (Internet Information Services ) або Apache).

На комерційному підприємстві «Солвер» є сервер баз даних, на якому ведеться облік баз даних, а також забезпечується об’єктивний інтерфейс для обробки даних. Сервер побудований завдяки трьохрівневій моделі архітектури клієнт/сервер.

Архітектура програмного забезпечення, побудована за трьохрівневою моделлю клієнт/сервер, не вимагає, щоб у мережу були об'єднані три комп'ютерних системи (рис. 2.4). На одному комп'ютері-сервері можна запустити й виконання програмних додатків, і керування даними як окремі логічні сервери. У той же час, якщо вимоги до системи зростуть, можна буде відносно просто розділити виконання додатка й керування даними й виконувати їх на різних процесорах.

Обмін даних з іншими програмним застосуванням. Використання XML в якості відкритого стандарту обміну даними дозволяє вирішувати принципово нові завдання в області побудови СЕД, а саме – ефективне використання окремих модулів різних виробників у рамках однієї інформаційної системи, досягаючи цим такої їх комбінації, що є оптимальною як з погляду функціональності, так і з точки зору фінансових вкладень.

 

 

Рисунок 2.7 – Трьохрівнева модель структури сучасної СЕД  [49]

Реалізація XML-серверів і серверів інтерфейсів може бути виконана для різних програмних платформ, наприклад, в рамках ІС однієї організації можуть використовуватись СКБД Microsoft під WindowsNT і Oracle під Solaris, Web-сервери Microsoft. Ці програмні продукти призначені для великих компаній, а комерційне досліджуване підприємство не є великим, тому реалізація програмних продуктів відбувається завдяки MySQL (сервер баз даних).

Інтернет-технології і якість обслуговування користувачів у СЕД. Використання Інтернет-технологій як базису для створення СЕД відкриває ще одну найбільш цікаву можливість – управління якістю обслуговування, яка включає власне контроль якості продукції, різні схеми гарантійного і постгарантійного обслуговування протягом всього ЖЦ, внесення змін в конструкцію на основі побажань споживача тощо на підставі концепція CRM – Customer Relationship Management.

Управління відносинами з клієнтами (англ. Customer relationship management (CRM)) – поняття, що охоплює концепції, котрі використовуються компаніями для управління їхніми взаємовідносинами зі споживачами, включаючи збирання, зберігання й аналіз інформації про споживачів, постачальників, партнерів та інформації про взаємовідносини з ними [59].

Сучасна CRM направлена на вивчення ринку і конкретних потреб клієнтів. На основі цих знань розробляються нові товари або послуги, і таким чином компанія досягає поставлених цілей і покращує свої фінансові показники.

Інша цікава можливість застосування у СЕД таких технологій – повнофункціональне віртуальне представництво компанії в Інтернеті, що надає можливість отримувати користувачу повний спектр технічної та інформаційної підтримки (виконання замовлення, поетапний контроль цього процесу, зміна строків тощо) і виконує функцію оберненого зв'язку (оперативна «гаряча» лінія, участь в дискусіях, внесення пропозицій користувачами).

Таким чином, система електронного документообігу (СЕД) призначена для організації всієї роботи з документами на підприємстві НВ ТОВ «СОЛВЕР» забезпечує:

– механізми зберігання і доступу до даних;

– розмежування та управління правами доступу;

– ефективні засоби навігації;

– підтримку структури довідників;

– маршрутизацію документів у відповідності з прийнятими бізнес-процесами в організації;

– управління життєвим циклом документів.

Це дозволяє в повній мірі реалізувати документообіг підприємства, що включає:

– ведення картотеки документів;

– створення електронного архіву документів підприємства;

– ведення довідників контрагентів та працівників підприємства;

– контроль виконання документів і завдань;

– маршрутизацію документів на підприємстві;

– автоматизацію процесів обробки документів та ін.

 

2.2 Особливості захисту інформаційних систем і технологій у діяльності НВ ТОВ «СОЛВЕР»

 

З метою забезпечення надійного захисту інформації в інформаційних системах вимоги безпеки необхідно враховувати вже під час їхнього проектування. Зокрема, якщо розглянемо комп'ютерну систему, а майже всі інформаційні системи ґрунтуються на комп'ютерних технологіях, потрібно бути впевненим, що програмні засоби вільні від будь-яких логічних «бомб».

В Україні створена і діє досить розгалужена система забезпечення безпеки інформації, її захисту. Існує певна законодавча база, яка складається з Законів України «Про інформацію», «Про захист інформації в автоматизованих інформаційних системах», «Про державну таємницю» тощо. Діє ряд Указів Президента та Постанов Кабінету Міністрів України, які регулюють конкретні напрями діяльності в галузі захисту інформації.

Функціонує система ліцензування і сертифікації діяльності, зокрема виробництва товарів та надання послуг у галузі технічного і криптографічного захисту інформації. Наступною проблемою інформаційної безпеки є забезпечення захисту і контролю національного інформаційного простору, а також забезпечення інформації про країну в світовому інформаційному просторі.

Національним інформаційним простором вважається сукупність інформаційних потоків як національного, так i іноземного походження, які доступні з території держави.

Відсутність відомостей, їх виключно або переважно негативний характер у сучасному світі впливає на зовнішньополітичну і економічну діяльність як держави в цілому, так і на окремих її громадян та їхніх організацій. Саме тому ця проблема набуває загальнодержавного значення, а в разі її нехтування створює загрозу національній безпеці.

Альтернатива цьому – застосування найжорсткіших, тоталітарних методів контролю, які проте ефективні на дуже короткий термін. Саме тому створення належних умов для розширення інформаційної присутності у світовому інформаційному просторі є найважливішим завданням державної політики інформаційної безпеки.

Інформаційна безпека має велике значення для забезпечення життєво важливих інтересів будь-якого комерційного підприємства. Створення розвиненого і захищеного інформаційного середовища є неодмінною умовою його розвитку, в основі якого мають бути найновіші автоматизовані технічні і програмні засоби, організаційне і правове забезпечення.

З масовим впровадженням комп'ютерів в усі сфери діяльності людини обсяг інформації, збереженої в електронному виді, виріс у тисячі раз. І тепер скопіювати за півхвилини і передати, наприклад, конкурентам, диск з файлом, що містить план випуску продукції чи надання послуг відповідно клієнтській базі, набагато простіше, ніж переписувати сотні паперів. А з появою комп'ютерних мереж навіть відсутність фізичного доступу до комп'ютера перестало бути гарантією цілісності інформації.

Під терміном «інформаційна безпека» розуміють сукупність заходів, гарантують збереження корпоративної інформації від випадкового або навмисного руйнування і несанкціонованого перегляду [52].

Захист даних в комп'ютерних мережах стає однією з самих відкритих проблем в сучасних інформаційно-обчислювальних системах. На сьогоднішній день сформульовано три базові принципи інформаційної безпеки, завданням яких є забезпечення:

– цілісності даних – захисту від збоїв, що ведуть до втрати інформації або її знищення;

– конфіденційності інформації;

– доступності інформації для авторизованих користувачів.

Порушення роботи в мережі викликають необхідність створення різних видів захисту інформації. Захисні засоби умовно можна розділити на три класи:

– засоби фізичного захисту;

– програмні засоби (антивірусні програми, системи розмежування повноважень, програмні засоби контролю доступу);

– адміністративні заходи захисту (доступ в приміщення, розробка стратегій безпеки фірми тощо).

Одним із засобів фізичного захисту інформації є системи архівації і дублювання інформації. В локальних мережах, де встановлені один-два сервери частіше всього така система встановлюється безпосередньо у вільні слоти серверів. У великих корпоративних мережах перевага віддається виділеному спеціалізованому серверу архівації, який автоматично спаковує інформацію з жорстких дисків серверів і робочих станцій у певний час, визначений адміністратором мережі, видаючи звіт про проведене резервне копіювання.

Найпоширенішими моделями серверів, що архівують, є Storage Express System корпорації Intel ARCserve for Windows. Такі програмні застосування використовуються у великих корпораціях, але не на середніх чи малих підприємствах.НВ ТОВ «Солвер» не використовує вищеперераховані програмні застосування у своїй роботі.

Програмні методи захисту – це сукупність алгоритмів і програм, які забезпечують розмежування доступу та виключення несанкціонованого використання інформації. Сутність методів захисних перетворень полягає в тому, що інформація, яка зберігається в системі та передається каналами зв'язку, подається в деякому коді, що виключає можливість її безпосереднього використання.

Для боротьби з комп’ютерними вірусами найбільш часто застосовуються антивірусні програми, рідше – апаратні засоби захисту. Проте, останнім часом спостерігається тенденція до поєднання програмних і апаратних методів захисту. Серед апаратних пристроїв використовується спеціальна антивірусна плата, вставлена в стандартні слоти розширення комп'ютера. Окрім антивірусних програм, проблема захисту інформації в комп'ютерних мережах розв'язується введенням контролю доступу і розмежуванням повноважень користувачів. Для цього використовуються вбудовані засоби мережних операційних систем, найбільшими виробниками яких є корпорації Microsoft і Novell. У сучасних мережних операційних системах, окрім стандартних засобів обмеження доступу (зміна паролів, розмежування повноважень), передбачена можливість кодування даних за принципом «відкритого ключа» з формуванням електронного підпису для переданих мережею інформаційних пакетів. Проте, така система захисту малопотужна, оскільки рівень доступу і можливість входу в систему визначаються паролем, який легко підгледіти або підібрати. Для виключення неавторизованого проникнення в комп’ютерну мережу нині використовується комбінований підхід – пароль з ідентифікацією користувача за персональним «ключем». «Ключ» є пластиковою картою (магнітною або з вбудованою мікросхемою – смарт-картою) або різними пристроями для ідентифікації особи за біометричною інформацією.

Смарт-карти управління доступом дозволяють реалізувати такі функції, як контроль входу, доступ до пристроїв ПК, до програм, файлів і команд. Одним з вдалих прикладів створення комплексного рішення для контролю доступу в відкритих системах, заснованого, як на програмних так і на апаратних засобах захисту, стала система Kerberos, в основу якої входять три компоненти:

- база даних, яка містить інформацію про всі мережні ресурси користувачів, паролі, інформаційні ключі тощо;

- сервер (authentication server) авторизації, задачею якого є обробка запитів користувачів на надання того або іншого виду мережних послуг [53].

Одержуючи запит, він звертається до бази даних і визначає повноваження користувача на здійснення певної операції. Паролі користувачів мережею не передаються, тим самим підвищуючи ступінь захисту інформації. Ticket-granting server (сервер видачі дозволів) одержує від серверу авторизації «пропуск» з ім'ям користувача і його мережною адресою, часом запиту, а також унікальний «ключ». Пакет, що містить «пропуск», передається також в зашифрованому вигляді. Сервер видачі після отримання і розшифровки «пропуску» перевіряє запит, порівнює «ключі» і при тотожності дає «добро» на використання мережної апаратури або програм.

У НВ ТОВ «Солвер» ідентифікація користувачів ІС проходить через уведення персонального паролю та за допомогою системи легітимізації користувача.

Організаційні ж заходи із захисту інформації містять сукупність дій з підбору та перевірки персоналу, який бере участь у підготовці й експлуатації програм та інформації, а також чітке регламентування процесу розробки та функціонування інформаційної системи.

Що стосується правового аспекту розвиту систем безпеки інформації, існують спроби реформувати законодавчу базу захисту інформації, тому ситуація може змінитися на краще в найближчі роки. Закон України «Про інформацію» [1] установлює загальні правові основи одержання, використання, поширення і збереження інформації.

Ціллю Закону України «Про захист інформації в автоматизованих системах» є встановлення основ регулювання правових відношень по захисті інформації в автоматизованих системах за умови дотримання права власності громадян України і юридичних осіб на інформацію і права доступу до неї, права власника інформації на її захист, а також установленого чинним законодавством обмеження на доступ до інформації.

Приведемо зведення найбільше важливих статей Закону, що стосуються умов опрацювання і заходів для забезпечення захисту інформації.

Захист інформації в АС забезпечується шляхом:  

– дотримання суб'єктами правових відношень норм, вимог і правил організаційного і технічного характеру по захисту оброблюваної інформації;

– використання засобів обчислювальної техніки, програмного забезпечення, засобів зв'язку й АС у цілому, засобів захисту інформації, що відповідають установленим вимогам по захисту інформації (маючих відповідний сертифікат);

– перевірки відповідності засобів обчислювальної техніки, програмного забезпечення, засобів зв'язку й АС в цілому установленим вимогам по захисту інформації (сертифікація засобів обчислювальної техніки, засобів зв'язку й АС);

– здійснення контролю по захисту інформації.

Вимоги і правила по захисту інформації, що є власністю держави, або інформації, захист якої гарантується державою, установлюються державним органом, уповноваженим Кабінетом Міністрів України. Ці вимоги і правила є обов'язковими для власників АС, де така інформація опрацьовується, і носить рекомендаційний характер для інших суб'єктів права власності на інформацію.

Інформація, що є власністю держави або інформація, захист якої гарантується державою, повинна опрацьовуватися в АС, що має відповідний сертифікат (атестат) захищеності, у порядку, обумовленому уповноваженим Кабінетом Міністрів України органом.

У державних установах і організаціях можуть створюватися підрозділи, служби, що організують роботу, пов'язану з захистом інформації, підтримкою рівня захисту інформації в АС, і відповідають за ефективність захисту інформації відповідно до вимог дійсного Закону. Фізичні і юридичні особи в Україні на підставі Закону України «Про інформацію» можуть встановлювати взаємозв'язок з АС інших держав із метою опрацювання, обміну, продажі, покупки відкритої інформації. Такі взаємозв'язки повинні виключати можливість несанкціонованого доступу з боку інших держав або їхніх представників резидентів України або осіб без громадянства до інформації, наявної в АС України, незалежно від форм власності і підпорядкування, у відношенні якої установлені вимоги нерозповсюдження її за межі України без спеціального дозволу.

 

2.3 Автоматизовані системи електронного документообігу та автоматизовані системи інтерактивної інформаційної взаємодії на комерційному підприємстві

 

Процес впровадження різних інформаційних систем на підприємстві, в тому числі і систем електронного документообігу, часто відбувається без попереднього аналізу існуючої інфраструктури компанії та інформаційних та бізнес-процесів. На сьогоднішній момент для менеджменту компаній потреба чіткого опису бізнес-процесів стає пріоритетним завданням. Все частіше застосовується більш корисна практика опису бізнес-процесів перед спробою автоматизації управління на підприємстві.

Спробуємо зрозуміти, наскільки тісно пов'язані поняття бізнес-процесу і документообігу. Бізнес-процес – це послідовність взаємопов’язаних активностей або завдань, які приводять до створення певного продукту або послуги для споживачів. Результати окремих робіт і процесів не можуть не відбиватися у створених або змінених електронних документах. Тому компанії, що встала на шлях автоматизації, необхідна тісна інтеграція систем діловодства та управління бізнес-процесами.

На нашу думку, найкраще актуальне урахування бізнес-процесів підприємства для організації його електронного документування та документообігу здійснено у СЕД «Е1 Євфрат». Перелічимо основні принципи електронного документообігу, що застосовуються у цій СЕД (заявлені розробником на сайті evfrat.ru), що дозволяють ефективно управляти бізнес-процесами:

1. Одноразова реєстрація документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ у будь-інсталяції даної системи.

2. Можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів та підвищення оперативності їх виконання.

3. Безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) в кожен момент часу життя документа.

4.Єдина (чи узгоджена розподілена) база документної інформації, що дозволяє виключити можливість дублювання документів.

6. Ефективно організована система пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього.

7. Розвинена система звітності по різних статусах і атрибутів документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесів документообігу та приймати управлінські рішення, ґрунтуючись на даних зі звітів.

За ідеологією документо-орієнтований підхід до управління підприємством центральним поняттям документообігу є документ [2]. Відстежувати і керувати бізнес-процесом можна, вносячи зміни в реальному часі в поточний документ і пов'язаний з ним процес. Отже, весь функціонал СЕД може бути легко адаптований для задачі управління бізнес-процесами. Документ стає основою управління, а СЕД – базовою платформою для створення автоматизованих систем управління (АСУ) [2].

Але «автоматизація» передбачає не тільки управління, але і автоматичну обробку бізнес-процесів без участі людини. Для цього самого по собі документообігу не достатньо. Потрібні додаткові інструменти автоматичної обробки документів.

При проведенні автоматизації на підприємстві постає питання на кількісному вимірі цього процесу. Використовуються два основних показники – рівень і ступінь автоматизації. Коефіцієнт рівня автоматизації праці визначається за обсягом витрат автоматизованої праці в загальній трудомісткості підприємства.

Слід відрізняти рівень від ступеня автоматизації праці, яка визначається як відношення чисельності робітників, зайнятих автоматизованим або механізованим працею, відповідно, до загальної чисельності персоналу підприємства.

Розглядати ці характеристики з точки зору автоматизації окремих бізнес-процесів є не зовсім вірним. У деяких джерелах для розрахунку ефективності процесу автоматизації використовуються часові показники. Наприклад, логічно порівняти загальний час виконання всього бізнес-процесу до автоматизації та після неї. Але, так як бізнес-процес сам по собі складається з атомарних діяльностей, то виражати ступінь автоматизації бізнес-процесу простіше як відношення кількості автоматизованих діяльностей до загальної кількості діяльностей у бізнес-процесі.

Такий розрахунок легко провести, він наочний і просто масштабується на підприємстві, в якому виконується завдання автоматизації відразу декількох бізнес-процесів. Єдина вимога – це чіткий опис і регламентація існуючих бізнес-процесів

Застосування системи автопроцесингу підходить для всіх стратегій автоматизації, як більш консервативних – покрокових, так і для більш агресивних, мета яких – максимально можлива автоматизація.

Безсумнівними перевагами даного підходу є:

1. Наочність. Ступінь автоматизації підприємства легко піддається обчисленню, якщо бізнес-процеси добре описані і спроектовані в термінах СЕД.

2.Легкість розгортання, гнучке налаштування. Представлений інструментарій побудований на простий і інтуїтивно зрозумілою термінологією СЕД – документ, потік документів, доручення. Отже, не потрібно додаткових спеціальних навичок і знань, якими володіють користувачі та адміністратори СЕД.

3. Розширюваність. Додавання нових можливостей автоматизації реалізується досить просто, шляхом додавання нового класу обробника доручень.
Необхідно додати, що численні вітчизняні та зарубіжні фахівці в області автоматизації вважають: повна автоматизація діловодства недосяжна і, більше того, навіть шкідлива. Тому йдеться лише про деяке підході і реалізацію їх інструментарію. Наскільки повно слід використовувати і яку користь це принесе в кінцевому підсумку – вирішувати підприємству, який відповідає за автоматизацію.

Характерними рисами нових технологій є: інтегрованість інформації, яка передбачає єдину уніфіковану форму надання, зберігання, пошуку, відображення і захисту даних; гнучкість (можливість адаптованої швидкої перебудови форми способу представлення інформації в процесі вирішення задачі); інтерактивність (діалоговий режим вирішення задач з широкими можливостями для користувача).

Інтерактивні системи НВ ТОВ «Солвер» дозволяють організувати діалоговий обмін різними видами інформації з використанням різноманітних пристроїв реєстрації та відтворення. При цьому передбачається можливість зберігання величезних масивів інформації інтерактивного доступу до її елементів і відтворення зображень. Так, для вирішення завдань автоматизації документообігу НВ ТОВ «Солвер» нині використовуються такі типи програмного забезпечення:

1) операційна система (ОС), тобто базова програма, під управлінням якої працюють комп'ютери;

2) текстові редактори;

3) електронні таблиці;

4) СУБД (системи управління базами даних);

6) ПЗ файлового серверу;

7) ПЗ внутрішнього форуму;

8) Корпоративна інформаційна система «1С: Підприємство»;

9) Бухгалтерський модуль корпоративної інформаційної системи «1С: Підприємство» «1С: Бухгалтерія»;

10) СЕД «1С: Документообіг» як модуль корпоративної інформаційної системи «1С: Підприємство»

11) комунікаційні програми для роботи з факсами і доступу в Інтернет;

12) утиліти (допоміжні програми, які оптимізують роботу комп'ютера).

Використання такої низки продуктів дозволяє скорочувати управлінські витрати і прискорювати прийняття обґрунтованих управлінських рішень; значно підвищувати ефективність проектно-конструкторських розробок; забезпечує ефективне планування; сприяє полегшенню праці секретарів і діловодів, а в бухгалтерському обліку – полегшує складання письмових фінансових документів, здійснення безкасових зв'язків з банками і фінансовими закладами.

У внутрішньогосподарській системі інформації НВ ТОВ «Солвер» використовуються такі види обчислювальної техніки: персональні ЕОМ, мікропроцесори, засоби телекомунікацій, засоби автоматизованої обробки текстової інформації та ін.

На підприємстві у системі оперативного управління виробництвом послуг використовуються ПЕОМ для: розробки оперативних планів виробництва і контролю за їх виконанням; контролю за рухом запасів матеріалів, необхідних для виробництва; розрахунків заробітної плати; контролю за надходженням заказів; аналізу даних про збут продукції; реєстрації надходження платежів, ведення обліку і звітності.

Технічні засоби сучасних інформаційних технологій повинні відповідати певним вимогам: швидко вирішувати окремі задачі; мати достатній об'єм пам'яті та інформаційної ємності, а також розвинуті комунікації. Ці вимоги обумовлені специфікою інформаційних процесів на підприємстві, які вимагають оперативної обробки і аналізу великих об'ємів інформації.

При організації збору і реєстрації даних по принципу послідовних рішень застосовуються різні види інформаційних технологій: збір і реєстрація даних безпосередньо в процесі виробництва у формі єдиного документа і використання центрального сервера БД для їх агрегування; обробка даних в режимі діалогу для розрахунків показників на окремих робочих станціях; одержання вільного документа, використання машинного носія інформації, обробка даних на комп'ютерах.

Вирішення питань впровадження нових технологій вимагає комплексного підходу, в тому числі урахування їх впливу на положення працюючих у виробничому процесі. В цьому плані доцільним є аналіз трудових функцій працюючого, його дії, навички, здібності, умови праці. Складність представляє оцінка трудових і соціально-економічних факторів.

На досліджуваному підприємстві розроблено декілька інтерактивних розроблених сайтів для внутрішнього електронного документообігу між підрозділами, а також використовується з цією метою ПЗ «1C: Бухгалтерія», «1С: Документообіг» тощо. На даний час є потреба розробити єдину систему, що інтегрувала б усі існуючі прикладні програми, та ведення електронного документообігу йшлося в єдиному інтерфейсі. Потрібно програмне застосування, щоб виконувало наступні функції:

– можливість реєстрації (створення спеціальної облікової картки) офіційних документів і листування компанії;

– можливість фіксації та контролю інформації про факт виконання резолюцій, пов'язаних з документами;

– побудова звітів про стан виконання резолюцій за документами та їх представлення у зручному вигляді керівнику;

– у випадку паперового документообігу фіксація фактів передачі документів до підрозділу і, таким чином, відстеження їх фізичного місцезнаходження;

– можливість пошуку облікової картки документа за його атрибутами і вмісту у разі наявності його електронній версії.

Важливим фактором для введення нової корпоративної системи НВ ТОВ «Солвер» є інтеграція попередніх версій ПЗ до однієї та зручність у використанні її співробітниками підприємства. Кожен співробітник повинен мати власний профіль з доступом до окремих функцій системи, способів їх реалізації, її інтерфейсу. Ось кілька прикладів.

Відповідальна особа, що займається веденням паперового архіву:

– формування та управління номенклатурами справ;

– формування справ і томів;

– управління описами і видачами;
– управління переміщенням документів між сховищами;
– контроль списання документів тощо

Керівник проектів:
– управління проектною документацією;

– спрощення доступу виконавців до необхідної інформації;

– інтеграція з системою управління проектами, автоматичне формування завдань і процесів підготовки документів в рамках проекту;

– автоматизація відстеження стану проектних завдань, засоби підготовки звітності за проектом тощо.

Юрист – ведення архіву нормативних документів, реєстру договорів, довіреностей, управління пошуковою роботою.

Фахівець відділу маркетингу – розсилка новин, автоматизація оновлення Web-сайту, узгодження прес-релізів., актуалізація прайс-листа, ведення реєстру листування, прискорення договірного процесу.

Навіть з цього аналізу зрозуміло, що потреби у перерахованих груп споживачів дуже різні і їх багато. Виконавець робіт, в якості якого, до речі, можуть виступати в різних процесах усі співробітники компанії, має цілий ряд загальносистемних вимог до корпоративної СЕД. Йому необхідний:

– зручний доступ до всіх документів незалежно від того, в якому бізнес-процесі дані документи створюються і обробляються;

– зручність доступу до документів, зокрема їх пошук за різними критеріями;
наявність засобів повідомлення про необхідність виконання робіт з документами;

– уніфікований доступ до завдань з обробки документів, зручні засоби керування завданнями, можливість їх передачі заступникам, облік робочого часу тощо;

– зручний і звичний інтерфейс системи.

Метою впровадження єдиної системи електронного документування і документообігу є можливість витрачати менше часу співробітника на рутинну роботу з пошуку та обробці документів і вивільняти його для трудомісткої роботи з пошуку потрібних даних.

 

 

РОЗДІЛ 3

⇐ Предыдущая1234567Следующая ⇒

Поделиться: