Документальное подтверждение

У любой организации бывают как пассивные периоды, в течение которых превалируют расходы (аренда, зарплата и т. п.), так и следующие за ними активные периоды, когда начинают появляться или расти доходы. Налоговики не вправе анализировать экономическую оправданность расходов (определения Конституционного Суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П и 366-О-П). Поэтому всю энергию инспекторы направляют на анализ подтверждающих документов. А задача фирмы – не дать им повода для придирок или вооружиться аргументами в свою защиту.

Первичные документы

Вопрос оформления первичных учетных документов очень актуален для организаций. Ведь документы, оформленные в соответствии с законодательством, подтверждают расходы, произведенные в целях исчисления налога на прибыль.

С 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ). Требование о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам в этом законе отсутствует.

Напомним, что до 1 января 2013 года применение унифицированных форм было обязательным (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Использовать в работе самостоятельно разработанные формы можно было только в том случае, если необходимый бланк отсутствовал в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Тем не менее, даже при составлении первичных документов не по унифицированным формам организациям удавалось отстоять в суде правомерность признания расходов. Так, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 17 августа 2012 года по делу № А81-4307/2011 судьи указали, что несмотря на нарушение порядка оформления первичных документов реальность понесенных затрат не может быть опровергнута. Следовательно, расходы, оформленные такой «первичкой», признать можно.

Аналогичные мнения выражены в постановлениях ФАС Центрального округа от 23 октября 2012 года по делу № А48-4736/2011, ФАС Восточно-Сибирского округа от 27 сентября 2011 года по делу № А33-13342/2010 и др.

Разрабатывая собственные формы первичных учетных документов, можно взять за основу унифицированные формы, добавив или удалив часть реквизитов. При этом нужно учесть, что первичный учетный документ обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, а именно:

· наименование и дату составления документа;

· наименование экономического субъекта, составившего документ;

· содержание факта хозяйственной жизни;

· величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

· подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события.

Утверждает применяемые формы первичных учетных документов руководитель организации (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Первичный учетный документ может быть составлен и в электронном виде ( п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). В настоящее время можно передать контрагенту (или по запросу в налоговую инспекцию) электронную товарную накладную ТОРГ-12 и электронный акт приемки-сдачи работ (услуг). Рекомендуемые форматы этих документов разработаны на основе унифицированных форм и утверждены приказом ФНС России от 21 марта 2012 года № ММВ-7-6/172@.

Несмотря на то, что унифицированные формы не обязательны к применению, их использование привычно для многих компаний. Ведь самостоятельная разработка форм требует времени, специальных знаний и дополнительных затрат на настройку программного обеспечения под новые бланки.

И поскольку запрета на использование унифицированных форм в Законе № 402-ФЗ нет, их по-прежнему можно применять, утвердив такое решение в учетной политике или отдельным приказом руководителя.

Заметим, что некоторые формы первичных документов остаются обязательными к применению. Так, в Информации № ПЗ-10/2012 Минфин России отметил, что обязательными к применению являются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (например, формы кассовых документов).

Более того, неприменение унифицированных форм при учете труда и его оплаты может вызвать претензии со стороны контролеров, поскольку в самостоятельно разработанных формах могут быть не учтены требования Трудового кодекса, предъявляемые к подобным документам.

Имейте в виду: и самостоятельно разработанные, и унифицированные формы первичных документов должен утвердить руководитель организации. Оформить такое решение можно отдельным приказом или предусмотреть положение о применении форм первичных документов в учетной политике.

А вот если организация решит отредактировать унифицированные формы «на свой лад», каждый из документов ей придется проанализировать, чтобы не допустить исключения из них обязательной информации.

То же самое придется сделать и с документами, выписанными продавцами товаров (работ, услуг) и имущественных прав в случае, если их форма изменена и не соответствует унифицированной. Не исключено, что в документе, самостоятельно разработанном контрагентом, будет не хватать обязательных реквизитов. В таком случае претензий налоговых инспекторов компании не избежать.

⇐ Предыдущая6789101112131415Следующая ⇒

Поделиться: