Cовершенствование системы управления и развитие информационной системы крупной компании

О роли современных информационных технологий в построении эффективной системы управления крупной компанией сегодня говорят и пишут много. Причем часто приходится сталкиваться с мнением, что интегрированная информационная система предприятия с распределенной структурой (в статье пойдет речь о крупных компаниях с разнообразными бизнес-процессами) обязательно должна соответствовать современному уровню развития информационных технологий: утверждается, что только благодаря использованию новейших программных средств можно совершенствовать систему управления крупной компанией. Руководители некоторых предприятий предпринимают немалые усилия и тратят значительные средства на закупку и внедрение новейших разработок как отечественных, так и зарубежных фирм-производителей. Между тем, как это ни парадоксально, в развитых западных странах никто с такой интенсивностью, как российские предприятия, программное обеспечение не меняет. Например, некоторые французские банки до сих пор используют ЭВМ класса IBM-360 и не собираются отказываться от Кобола. И работают с прибылью, и схема управления четкая и рациональная. Главный критерий, которым следует руководствоваться при модернизации и совершенствовании интегрированной информационной системы – целесообразность.

Более важным, чем соответствие интегрированной информационной системы (ИИС) современному уровню развития программных средств является ее соответствие основным целям, задачам и функциям системы управления компании, задачам ее развития.

Основой для построения концепции развития ИИС должна служить концепция совершенствования системы управления компании как части общей стратегии развития компании. В свою очередь, информационная система должна информационно и алгоритмически обеспечивать принятие решений по выработке такой стратегии и ее реализации.

Сказанное выше означает, что при постановке новых задач развития ИИС (в том числе при разработке собственных специализированных программ и закупке новых), развитии действующих подсистем и межсистемных интерфейсов необходимо иметь достаточно тщательно разработанную модель регулярной финансово - экономической деятельности компании (включая, разумеется, процедуры целенаправленных изменений этой деятельности).

Под моделью в данном случае имеется в виду ясное понимание и описание (пусть на концептуальном уровне) целей, задач, специфики деятельности снабженческо-сбытовых, финансовых, планово- экономических и других служб для различных уровней иерархии управления компанией при решении ими задач планирования, учета, контроля и регулирования, от целевого и стратегического планирования развития компании до анализа отклонений фактических значений контролируемых параметров финансово-экономического состояния от плановых и принятия оперативных мер по этим отклонениям. Необходимо понимание не только механики получения плановых и учетно-контрольных данных " в различных разрезах" " для мониторинга" и " принятия управленческих решений", но и собственно алгоритмов, процедур их использования для эффективного управления руководителями различного уровня.

В противном случае разработка новой полезной для компании подсистемы ИИС или доработка действующих подсистем как бы " повисает в воздухе". Без формирования единой учетной политики компании, алгоритмов формирования ценовой политики, разработанных схем хозяйственно-финансового планирования (например, процедур формирования, согласования, корректировки и координации структурных и функциональных бюджетов для предприятий, входящих в состав компании), без механизмов контроля за целевым использованием источников финансирования, в целом схем управленческого учета, порядка расчета и формирования лимитов на эксплуатационные расходы, капитальный ремонт, и другие расходы, - без предварительной проработки всех этих вопросов нет уверенности, что та или иная автоматизированная подсистема будет органичной частью системы управления компанией.

То, что система управления практически любой фирмы требует совершенствования, доказывать не нужно. Не нужно доказывать и того, что нет смысла ждать завершения процесса совершенствования системы управления прежде, чем приступать к разработке ее автоматизированных подсистем. Опыт специалистов корпорации " Галактика" свидетельствует, что совершенствование системы управления и, в частности, постановка систем современного бухгалтерского и управленческого учета на предприятии принципиально не возможны без их автоматизации.

Очевидно, что эти два процесса - совершенствование бизнес-процессов в подразделениях крупной компании и автоматизация процедур обработки данных и принятия управленческих решений – должны дополнять друг друга, совершаться параллельно.

Таким образом, проектирование автоматизированной подсистемы, например, финансово-планового расчета, должно дополняться анализом, оптимизацией, совершенствованием как бизнес-процессов, непосредственно реализующих задачи финансового планирования, так и связанных с этими задачами процессов (например, производственное планирование, формирование ценовой политики, диагностика причин отклонений от плановых параметров и выработка соответствующих решений и т. д.).

Модернизация алгоритма принятия решений руководителем территориального подразделения компании и подготовки информации для него, или использование модуля, автоматизирующего подготовку принятия решений на самом верхнем уровне управления компанией, приведет к изменению режимов и форм работы практически всех нижестоящих уровней управления.

Так, например, переход руководства компании на режим управления в реальном времени, к принятию оперативных решений на основе анализа динамики основных макро-показателей финансового состояния компании (прибыль, ликвидность, оборачиваемость активов и т.д.) вполне очевидно приведет к необходимости перестройки и соответствующей автоматизации практически всей системы информационного и алгоритмического обеспечения принятия управленческих решений в компании.

Также очевидно, что модернизация, совершенствование бизнес-процессов на нижних уровнях управления скорее всего слабо повлияет на состояние и эффективность верхних уровней корпорации в целом. Так, автоматизация одного подразделения или его части практически слабо скажется на эффективности деятельности всей компании.

Таким образом, решение о модернизации (автоматизации) системы управления " сверху" (от макро-показателей финансово-экономической эффективности компании или верхнего уровня принятия управленческих решений), или " снизу" (от эффективности бизнес-процессов предприятий, входящих в состав компании) представляется достаточно ответственным. Выгоды от кардинального подхода " сверху" компенсируются значительно большим риском и затратами в случае принятия ошибочных решений при проектировании изменений, чем при подходе " снизу".

Нередки случаи, когда только некоторая часть системы управления компании (одного или нескольких подразделений) организована достаточно рационально: сбыт, либо транспортировка, либо перерабатывающее подразделение. Тогда основным направлением работ по повышению эффективности деятельности компании, совершенствованию системы управления, и, в частности, работ по автоматизации должна служить постановка эффективной системы управленческого учета компании в целом, особенно в сфере анализа, планирования и контроля динамики основных статей затрат, финансового планирования, контроля и диагностики отклонений фактически затрат от плановых, оперативного реагирования на эти отклонения.

Эти задачи должны быть грамотно сформулированы и решены до начала работ по автоматизации (но при этом решаться с учетом их последующей реализации в автоматизированном режиме).

Единых для всех предприятий рекомендаций по построению и развитию интегрированной информационной системы и совершенствованию схемы управления не существует. Можно лишь выделить некоторые общие задачи и проблемы, решение которых представляется необходимым.

Начинать следует с разработки плана действий по повышению эффективности деятельности и совершенствованию системы управления компании, включая разделы плана, связанные с развитием ИИС.

В первую очередь представляется целесообразным решить следующие задачи:

v разработка единой учетной политики компании и, в частности, разработка и внедрение на ее предприятиях единого плана счетов;

v автоматизация (и консолидация) систем бухгалтерского учета предприятий, входящих в состав компании, как необходимое и минимальное условие постановки оперативного корпоративного учета (вполне допустима до перехода к автоматизации управленческого учета в компании);

v разработка модели/описания последовательности минимально необходимых действий, алгоритма принятия управленческих решений руководством компании на уровне основных, в том числе макро- параметров состояния и развития компании (прибыль, рентабельность, ликвидность и т.д.) для определения требований к режимам и формам подготовки, представления и использования информации, необходимой для принятия таких решений, для разработки требований к показателям эффективности деятельности подразделений компании нижнего уровня иерархии;

v уточнение и описание организации и порядка выполнения регулярных процедур целевого и стратегического планирования, как основных процедур, определяющих исходные данные для начальных фаз краткосрочного планирования (сбыта, производства, снабжения и т.д.) и оперативного планирования в корпоративной системе управленческого учета;

v осуществление грамотной постановки в компании системы операционного и финансового бюджетов (включая, в частности, бюджеты прямых затрат на материалы, коммерческих, управленческих, производственных накладных расходов, инвестиционные, кассовые и пр. бюджеты по предприятиям компании); подготовка проекта соответствующей инструкции, определяющей порядок их формирования и ответственность исполнителей и руководителей подразделений компании;

v отработка (в целях решения задач оперативного финансового учета и пополнения информационной базы для формирования сводного бюджета) порядка ведения динамических регистров/платежных календарей на предприятиях компании;

v уточнение алгоритмов обоснования, расчета, корректировки тарифов, соответствующего уровня прибыли компании, механизма их определения и необходимого для этого информационного обеспечения.

Основной вывод, который вытекает из представленных рекомендаций и замечаний, заключается в том, что автоматизация бизнес-процессов и подразделений крупной компании, совершенствование эффективности ее деятельности и системы управления представляют собою тесно взаимосвязанные сложные процессы, требующие тщательного планирования и серьезной разработки.

⇐ Предыдущая6789101112131415Следующая ⇒

Поделиться: