Правила поведения участников конференций, «круглых столов», семинаров.

⇐ ПредыдущаяСтр 17 из 21Следующая ⇒

С целью формирования и поддержания позитивного общественного мнения, достижения желаемого поведения общественности используют различные формы делового общения, наиболее распространенными среди которых являются брифинги, пресс-конференции, ” круглые столы”, интервью.

Брифинг

Брифинг [англ. Briefing, букв. - инструктаж] - это мероприятие, направленное на немедленное сообщение средствам массовой информации о каком-то важном событии. 1

Представляет собой короткую інструктивну встреча руководства налогового органа с журналистами. Сообщение на брифинге имеют односторонний уведомительный характер с иллюстрацией конкретных фактов. Это та же пресс-конференция, но без комментариев.

Брифинг - способ обеспечения СМИ сведениями о развитии событий.

Брифинг проводится для информирования общественности о каком-то важном событии, как-то: принятие нового закона, введение нового налога, изменения в налоговом законодательстве и т.д. Это мероприятие в большинстве случаев носит официальный характер, он ограничен временем и конкретным содержанием сообщения.

Целью проведения брифингов и пресс-конференций является доведение до общественности через средства массовой информации позиции налогового органа по той или иной проблеме.

Пресс-конференция

Иногда в практической деятельности органов ГНС может возникнуть необходимость выяснения дискуссионных вопросов или привлечении внимания налогоплательщиков, общественности к какой-либо проблемы. В этом случае используют пресс-конференцию с приглашением представителей СМИ.

Большое влияние на результаты мероприятия имеет предварительная подготовка. Готовится вступительное слово, в котором объясняется основная причина созыва пресс-конференции. Распространяется пресс-релиз, который может содержать цитаты из выступления ответственного лица органа ГНС на пресс-конференции. Готовится пакет для прессы с дополнительными материалами, что касается темы пресс-конференции.

Для того, чтобы пресс-конференция достигла цели, необходимо при ее подготовке и проведении учесть несколько обстоятельств:

1. Время проведения. Лучше всего проводить пресс-конференцию в середине недели, потому что понедельник - редакционный день в СМИ и можно не достичь желаемой активности представителей СМИ, а пятница - день перед выходными, день культурных программ, что также может отразиться на присутствии журналистов. Известно, что журналисты - профессиональные “совы” (поздние записи, монтаж), поэтому целесообразно назначать пресс-конференцию с 12.00 до 14.00, ибо с 15.00 начинается сдача материалов в редакциях, записи, студийное время.

2. В приглашении обязательно должна указываться тематика, что позволит редакциям отправить на пресс-конференцию компетентных в данном вопросе журналистов. Приглашение лучше оформлять как именное и отправлять за 5-7 дней до пресс-конференции. За два дня до пресс-конференции можно дать следующий анонс о ней. Не позднее чем за сутки до пресс-конфереенції целесообразно обзвонить СМИ хотя бы ключевые, для выяснения вопросов: получили приглашение? Планируется присутствие? Необходима ли дополнительная информация? За день до проведения или утром в день мероприятия можно связаться с редакциями и студиями по телефону и напомнить приглашенным о времени и месте проведения пресс-конференции.

3. Пресс-конференция должна иметь четкий сценарий проведения, который состоит из двух частей - изложения позиции организаторов по проблеме и ответов на вопросы журналистов. Время на проведение каждой части определяется организаторами (как правило 10 мин. для сообщение, 20 мин. - для ответов на вопросы).

4. Вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с общественностью или прессой. Ведущий обязательно представляет журналистам участников, среди которых желательно присутствие лица, уполномоченного принимать окончательные решения по вопросам пресс-конференции.

5. Целесообразно провести регистрацию участников пресс-конференции со стороны СМИ, что позволит анализировать результаты встречи за их публикациями. Во время регистрации очень хорошо раздавать материалы, информирующие о фактах и объясняют проблему пресс-конференции. Это убережет от искажения информации (не так записали, услышали, показалось и др.).

Для любой пресс-конференции существуют определенные правила проведения:

· докладчик четко зачитывает текст краткого заявления, в котором говорится о причинах запада

· репортеров приглашают задавать вопросы

· вопросы задаются по очереди, профессиональные стандарты предусматривают, что журналисты будут придерживаться объявленной темы

· перед последним вопросом кто-то из команды организаторов напоминает, что отведенные 20 мин. прошли.

Организационный аспект мероприятия. Пресс-конференция чаще всего происходит в комнате для встреч (заседаний, собраний). Это также может быть постоянное помещение для проведения мероприятий с журналистами (где предусмотрено освещение, приспособление для использования соответствующей аппаратуры, особенно для телегрупп). Все присутствующие должны быть обеспечены местами. Докладчик и его команда размещаются за столом или кафедрой, где ставятся микрофоны и диктофоны. Перед участниками выставляются таблички с информацией об участниках пресс-конференции (фамилия, имя, отчество, должность).

Ведущий представляет участника (участников), предоставляет им слово, следит за ходом мероприятия. Наибольшая роль ему предстоит во время ответов на вопросы журналистов. Главное, чтобы вопросы соответствовали объявленной теме, были короткими и понятными выступающему.

Вопросы и ответы надо записывать в протокол.

Желательно каждый пресс-запад записывать на аудиопленку (диктофон), потом расшифровывать и использовать для опубликования в средствах массовой информации, проверки фактов, цитат, что были использованы в публикациях.

Во время мероприятия возможно использование відеопрокатної аппаратуры для демонстрации фотографии и видеосъемок, диаграмм, графиков и т.д.

Материалы каждой пресс-конференции (план, пресс-релиз, записи вопросов и ответов, расшифровка выступлений, а также следующие публикации) хранятся в отдельной папке для удобства в работе.

После пресс-конференции осуществляется мониторинг публикаций и проводится за ними анализ.

Готовятся и направляются в СМИ ответы на критические материалы.

Публикации доводятся до участников пресс-мероприятия с целью предотвращения в будущем ошибок, которые были допущены.

Интервью

Интервью - мощное средство коммуникации, составная часть развернутой программы связей ГНС с общественностью и средствами массовой информации.

Интервью - это беседа в форме вопросов и ответов, диалог между человеком, владеющим информацией, и журналистом, желает эту информацию получить. Такая беседа рассчитана на обнародование. Она дает возможность показать взгляды человека на какой-то важный вопрос, событие.

Существуют определенные особенности и отличия проведения интервью для радио и телевидения и интервью для печатных средств массовой информации.

Подготовка же содержания интервью любого вида предусматривает:

1) анализ темы, изучение материалов по теме, предсказания самых трудных вопросов и подготовку лучших ответов на них;

2) попытка установить психологический контакт с представителем СМИ, возможно приглашение его в ГНА или ГНИ для ознакомления с обстановкой, в которой будет проходить интервью;

3) определение позиции лица, дающего интервью, - следует заранее сформулировать для себя мысль, которая должна быть доведена до зрителей или слушателей через интервью, подобрать для ее подкрепления материалы из авторитетных источников;

4) определить композицию интервью, то есть формулировка основных ответов на возможные вопросы, ориентировочную совокупность которых тоже важно правильно спрогнозировать;

5) знание аудитории программы или печатного органа, где будет помещено интервью, умение выбрать жанр и объем интервью;

6) краткость ответов, которые должны быть прямыми, соответствовать теме, четкими и логичными, такими, что не распыляют сообщения;

7) искренность, правдивость ответов. Никогда нельзя скрывать или искажать информацию, так как это вызовет недоверие и к лицу, что дает интервью, и к ДПС, которую она представляет.

Лице, которая дает интервью перед телекамерой, кроме указанных рекомендаций, следует:

- быть самой собой, держаться свободно, естественно. Говорить просто, не сдерживать мимику и жесты. Желательно избегать тяжелых для требования и длинных слов, особенно сложных предложений;

- быть уверенной в себе, ведь интервью берут тогда, когда хотят получить какую-то информацию. Лицо, дающее интервью, больше осведомлена по вопросам, которые составляют тему интервью, чем интервьюер-журналист;

- соответственно одеться, стиль и цвет одежды должны быть сдержанными, деловыми, чтобы внешность не отвлекала от содержания интервью.

Лице, которая дает интервью для печатных СМИ, можно посоветовать:

- предложить репортеру после коротких ответов на поставленные вопросы, дополнительную информацию (цифры, факты, ссылки на официальные источники, если они есть под рукой), что сделает интервью более весомым;

- не использовать при ответах на вопросы данные или факты, опубликование которых в СМИ не желательно.

“Круглый стол”

Одной из форм мероприятий, направленных на выполнение программы формирования высокой налоговой культуры, “круглые столы” с участием руководителей налоговых органов совместно с представителями общественных организаций, адвокатуры и госодарських судов по вопросам разъяснения и применения норм налогового законодательства, а также доведение до общественности позиции органов ГНС Украины.

Тема и вопросы для обсуждения определяются и объявляются заранее. Это дает возможность участникам подготовиться к обсуждению, приготовить материалы для демонстрации, аналитические данные, фактические материалы, что делает заседание интересным, активным и результативным. Количество участников, как правило, колеблется от 6 до 10 человек.

Заседание проходит в зале заседания или ином приспособленном помещении. Участники размещаются за одним столом, рядом с каждым ставится табличка, где указывается информация о человеке или организации, которую она представляет работу организует ведущий. Перед началом выступлений и обсуждения он представляет всех присутствующих, конечно очередность представления задается порядком размещения за столом - например, по часовой стрелке.

Ведущий знакомит присутствующих с повесткой обсуждения. Объявляет регламент для каждого, кто выступает, - согласно важности его выступления. В процессе обсуждения ведущий следит за соблюдением регламента, тактично предлагает сократить выступление, если необходимо, или наоборот, выделяет дополнительное время.

Заканчивается обсуждение кратким резюме ведущего, принятием соответствующих программ или принятием предложений с целью совершенствования деятельности налоговых органов.

Когда проводится такое мероприятие, обязательно следует предусмотреть участие в нем представителей СМИ. Одним из результатов “круглого стола” могут быть информационные сообщения о нем в прессе. По его материалам можно провести пресс-конференцию, пригласив на нее представителей местных СМИ, национальных информационных агентств и ведомственных изданий. Можно подготовить и разослать пресс-релиз, организовать интервью с наиболее авторитетными участниками “круглого стола”. То есть, необходимо организовать его всестороннее освещение в СМИ.

⇐ Предыдущая 12 13 14 15 161718 19 20 21 Следующая ⇒