Классификация учетных документов.

Все учетные документы классифицируются на первичные документы, книги учета и документы вспомогательного характера.

Учет медицинского имущества ведется по книгам учета на основе первичных учетных документов о поступлении и расходе медицинского имущества.

Первичными учетными документами называются такие учетные документы, которые отражают выполнение и оформление одной какой-либо операции по приходу или расходу медицинского имущества.

Все операции по приему и отпуску медицинского имущества должны быть оправданы первичными приходными или расходными документами, правильно оформленными и подписаны соответствующими должностными лицами.

Первичные учетные документы подтверждают и удостоверяют факт совершившейся операции по приему или отпуску имущества и дают возможность проверить правильность и законность действий соответствующих должностных лиц.

К основным первичным учетным документам относятся:

Расходные Приходные

1. Рецепты 1. Накладные

2. Требования 2. Наряды

3. Наряды 3. Акты приема имущества

4. Накладные 4. Счета

5. Акты на списание имущества

6. Инспекторское свидетельство

Первичные документы, оформляющие операции по приему или отпуску имущества, должны удовлетворять двум основным требованиям:

1. Оформлять только те операции, которые по своему содержанию являются законными и не противоречат приказам, правилам учета и установленным нормам расходования медицинского имущества.

2. а) должны быть составлены по определенной форме;

б) иметь арифметическую точность частных и общих итогов;

в) иметь правильные записи;

г) содержать необходимые точные элементы (кто отпустил, получил, дата и т.д.), без которых документ не может быть использован в качестве первичного источника учетных операций, а в некоторых случаях документ теряет юридическую силу.

Для контроля за получением, расходом, наличием и качественным состоянием медицинского имущества установлены формы учета, а для планирования снабжения - формы отчетности.

В аптеках воинских частей и лечебных учреждений ведутся следующие первичные документы, книги учета и документы вспомогательного характера:

Наименование учетных данных	Номер формы
1. Первичные учетные документы
Разнарядка
Накладная
Акт приема
Сводная ведомость
Акт списания (снятия остатков)
Акт технического состояния
Акт изменения качественного состояния
Акт состояния смесей
Аттестат воинской части
Акт отбора проб для анализов (испытаний)

П. Книги учета

1.	Книга регистрации учетных данных
2.	Книга учета наличия и движения материальных средств в подразделении
3.	Книга учета наличия и движения материальных средств

Ш. Учетные документы вспомогательного характера

1.	Доверенность на получение материальных средств
2.	Сопроводительный лист
3.	Упаковочный лист
4.	Стеллажный ярлык
5.	Извещение об отгрузке материальных средств
6.	Подтверждение о приеме материальных средств

Правила оформление документов и ведения книг учета медицинского имущества в аптеках воинских частей, соединений и госпиталей

Правильное оформление документов имеет своей целью придать документу законную, юридическую силу.

Оформление журналов, книг и документов учета заключается в следующем:

Журналы и книги учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены мастичной печатью «Для пакетов», зарегистрированы в журнале регистрации учетных документов и заверены подписями:

а) в воинской части - начальником медицинской службы;

б) в госпитале - начальником госпиталя;

в) в складе - начальником склада.

Книга учета препаратов списка «А» на складе заверяется подписью начальника довольствующего органа.

Пользоваться неоформленными и незарегистрированными журналами и книгами учета запрещается.

Документы, журналы и книги учета, содержащие совершенно секретные и секретные данные, оформляются в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.

На всех документах, журналах и книгах учета указывается наименование части, госпиталя или присвоенные им условные наименования, а также номер регистрации по журналу регистрации у учетных документов. Кроме того, на журналах и книгах учета указывается срок их хранения, дата начала и окончания ведения данной книги.

В книгах учета для каждого наименования медицинского имущества отводится одна или несколько страниц (лицевой счет).

Последовательность открываемых лицевых счетов должна соответствовать установленной номенклатуре медицинского имущества по «Сборнику» норм снабжения» или по описям комплектов.

Записи в журналах и книгах учета производятся только на основании подлинных и законно оформленных документов.

В начале каждой книги учета составляется оглавление, в котором последовательно перечисляются наименования предметов медицинского имущества и номера отведенных страниц для каждого наименования. Это дает возможность быстрее находить необходимое наименование.

Первоначальные записи в новых книгах учета производятся со ссылкой на следующие документы:

а) предыдущие книги учета;

б) акты (ведомости) инвентаризации;

в) акты передачи медицинского имущества;

г) накладные или счета на полученное имущество.

Записи в журналах и книгах учета производятся чернилами, разборчиво, без помарок и подчисток. Приписка над и под строками не допускается. В полевых условиях допускаются записи чернильным карандашом. Исправление допущенных ошибок производится путем зачеркивания тонкой чертой неправильной и написания правильной записи так, чтобы зачеркнутое было ясно видно, новая запись оговаривается и заверяется подписью начальника аптеки или лица, ведущего учет.

При исправлении количеств в книгах учета должны быть исправлены и последующие итоги. После большого количества записей и большого промежутка времени, исправляют лишь последний итог, о чем делается оговорка, заверенная подписью лица, ведущего учет.

Журналы и книги учета инвентарного медицинского имущества в аптеках ведутся бессрочно до полного их использования и не заменяются новыми ни в начале года, ни при передаче должности, ни при очередных инвентаризациях, а книги учета расходного медицинского имущества заводятся, как правило, на отчетный период.

При составлении и оформлении приходных и расходных документов соблюдаются следующие правила:

а) числителем - порядковый номер документа;

б) знаменателем - номер статьи по журналу регистрации учетных документов;

в) дата и место производства операции;

г) от кого или откуда получено;

д) кому выдано или куда отправлено;

е) наименование, количество и качественное состояние полученного или отпущенного медицинского имущества.

Во всех приходных и расходных документах в конце текста пишется «Итого наименований» и указывается их количество - прописью.

Строки, оставшиеся свободными, после записи текста, обязательно перечеркиваются зигзагообразной линий так, чтобы между текстом и подписями нельзя было что-либо вписать.

Приходные, расходные документы на медицинское имущество подписываются:

а) в воинской части - начальником медицинской службы;

б) в соединении - командиром ОМедБ;

в) в госпитале - начальником госпиталя или его помощником по медицинской части;

г) в складе - начальником склада.

Акты приема медицинского имущества подписываются комиссией и утверждаются командиром части (начальником учреждения). Все приходные и расходные документы, предназначенные для отправки в другие части или учреждения, скрепляются мастичной гербовой печатью.

Прием и отпуск медицинского имущества должен быть подтвержден распиской получателя или сдатчика, а также лица, отпустившего или принявшего медицинское имущество.

Без расписок получателя и сдатчика документ считается недействительным.

В аптеке все приходные и расходные документы подлежат обязательной регистрации

в журнале регистрации учетных документов.

По документам, не зарегистрированным в журнале, производить выдачу или прием имущества категорически запрещается.

О записях приходных операций в книгах учета на документах по каждому наименованию делается отметка, в которой указывается номер книги учета и страница, на которой записана операция. Лицо, производившее записи в книгах учета, ставит на документе дату и роспись, подтверждающую записи.

⇐ Предыдущая 12