Тема 2. Делопроизводство в таможенных органах. Нормативно-правовая база

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 4Следующая ⇒

Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между таможенными органами, другими органами управления и организациями.

Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией.

Установленные указанными актами требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Запрещается применять в этих целях такой вид документов, как письма.

В целях улучшения организации документационного обеспечения, работы архивов в таможенных органах и упорядочения нормативной базы Федеральной Таможенной Службы России (далее ФТС РФ) была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Приказом ФТС РФ от 18.10.2004 № 160 (в ред. Приказов ФТС РФ от 30.03.2007 № 383, от 15.11.2007 № 1412, от 27.05.2011 № 1095).

Делопроизводство или документационное обеспечение – отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами.

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредотачиваются в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе, у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения. При смешанной форме операции выполняют централизовано (прием, регистрация, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных в различных районах города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Если таможенный орган имеет большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство – отдел (отделение) документационного обеспечения (ОДО). Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разработанном положении.

Функции делопроизводства:

1) регистрация;

2) предварительное рассмотрение и распределение документов;

3) учет документов;

4) организация обработки документов;

5) установление форм и реквизитов;

6) контроль исполнения документов;

7) справочно-информационное обслуживание.

Отдел (отделение) документационного обеспечения (далее ОДО) – структурное подразделение таможенного органа, непосредственно подчиняющееся начальнику таможенного органа, которое осуществляет функции документационного обеспечения.

ОДО возглавляет:

- в таможенном управлении - начальник, назначаемый приказом начальника таможенного управления;

- в таможне - начальник, назначаемый приказом начальника таможни по согласованию с ОДО таможенного управления.

Основными задачами ОДО являются:

- обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе;

- разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

- осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

- обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможенного органа, их архивное хранение, а также организация работы архива таможенного органа, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том числе подведомственных таможенных органов;

- организация методической помощи в работе с документами, в том числе и подведомственным таможенным органам;

- обеспечение режима доступа и использования документной информации.

ОДО в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

- организует в целом делопроизводство в таможенном органе;

- разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов;

- обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможенного органа;

- проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству таможенного органа;

- оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;

- обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

- организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов;

- организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа;

- разрабатывает сводную номенклатуру дел таможенного органа, номенклатуру дел ОДО, формирует дела ОДО и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях;

- организует работу по приему руководством таможенного органа посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан;

- организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

- принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством таможенного органа совещаний и заседаний;

- организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможенного органа;

- осуществляет подготовку документов ОДО к сдаче в архив таможенного органа.

Нормативно-правовая база таможенного делопроизводства.

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» № 149-ФЗ от 27.07.2006 г. (с изм. от 21.07.2011 г. Федеральным законом № 252-ФЗ).

2. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (ГОСТ Р 6.30-2003).

3. Приказ ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160 «О типовой Инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах».

4. Приказ ФТС РФ от 7 декабря 2007 г. № 1515 «Об утверждении порядка комплектования таможенных документов, формирования их в дела и передачи на хранение в архив таможенного органа».

5. Иные НПА (например, ФЗ «О порядке рассмотрения обращения граждан РФ» № 59-ФЗ от 2 мая 2006 г.).

Раздел 2. Оформление организационно - распорядительных документов в таможенных органах

Тема 3. Правила оформления документов

Бланк документа – набор реквизитов, который идентифицирует автора официального письменного документа. От фр. «белый» - лист бумаги с оттиском углового или центрального штампа или иным текстом, который используется для составления документа.

Выделяют бланки строгой отчетности, которые имеют номер и серию, а также специальный режим использования.

Документы таможенного органа оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

01 - Государственный герб Российской Федерации < *>;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код таможенного органа < *>;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) таможенного органа < *>;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) < *>;

07 - код формы документа;

08 - наименование таможенного органа < *>;

09 - справочные данные о таможенном органе < *>;

10 - наименование вида документа < *>;

11 - дата документа < *>;

12 - регистрационный номер документа < *>;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа < *>;

14 - место составления или издания документа < *>;

15 - адресат < *>;

16 - гриф утверждения документа < *>;

17 - резолюция < *>;

18 - заголовок к тексту < *>;

19 - отметка о контроле < *>;

20 - текст документа < *>;

21 - отметка о наличии приложения < *>;

22 - подпись < *>;

23 - гриф согласования документа < *>;

24 - визы согласования документа < *>;

25 - оттиск печати < *>;

26 - отметка о заверении копии < *>;

27 - отметка об исполнителе < *>;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело < *>;

29 - отметка о поступлении документа в таможенный орган < *>;

30 - идентификатор электронной копии документа < *>.

< *> Указанные реквизиты являются обязательными

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. В таможенном органе применяется следующие виды бланков.

1) в зависимости от автора документа:

- бланки с указанием наименования регионального таможенного управления;

- бланки с указанием наименования таможни;

- бланки с указанием таможенного поста со статусом юридического лица.

2) в зависимости от расположения реквизитов:

- угловые;

- продольные.

3) в зависимости от вида ОРД:

- общий бланк:

- Государственный герб Российской Федерации,

- наименование Службы - Федеральная таможенная служба,

- наименование таможенного органа,

- дата документа,

- место составления или издания документа.

- бланк письма:

- Государственный герб Российской Федерации,

- код таможенного органа,

- ОГРН таможенного органа,

- ИНН/КПП,

- наименование Службы - Федеральная таможенная служба,

- наименование таможенного органа,

- справочные данные о таможенном органе.

- бланк конкретного вида документа, кроме письма:

- Государственный герб Российской Федерации,

- наименование Службы - Федеральная таможенная служба,

- наименование таможенного органа,

- наименование вида документа,

- место составления или издания документа,

- ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов " Дата документа", " Регистрационный номер документа", " Заголовок к тексту".

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Шрифт: 14

А4 – 1-1, 5 межстрочных интервала; А5 – 1 межстрочный интервал.

Максимальная длина строки – 28 печатных знаков.

Реквизиты, состоящие из нескольких строк печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов – через 1, 5 – 2. Реквизиты между собой – 2 – 4 межстрочных интервала.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам таможенных органов.

Изготовление бланков без изображения Государственного герба Российской Федерации на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения начальника ОДО. Гербовые бланки документов таможенного органа подлежат учету. На них типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на ОДО. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя таможенного органа.

Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже 1 раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя таможенного органа. О проверках делаются отметки в учетно-регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя таможенного органа.

Стадии подготовки документов.

1) составление проекта документа;

2) предварительное согласование документа;

3) согласование, визирование;

4) подписание.

Этапы редактирования.

1) сокращение текста, устранение повторений;

2) разбивка текста на части, параграфы, абзацы;

3) устранение ошибок, описок, неточностей.

Тема 4. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

1) Государственный герб Российской Федерации помещается на верхнем поле распорядительных документов (приказ, распоряжение) и письма.

2) Код таможенного органа проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи. Код является элементом электронной идентификации документа.

6) Справочные данные о таможенном органе включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, телексов, расчетных счетов в банке; адрес электронной почты и др.).

7) Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

8) Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Порядок присвоения регистрационных номеров входящим, исходящим и внутренним документам установлен КПС " Учет и контроль исполнения документов" (КПС " УКИД-2" ). Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

14) Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например: при наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение является лицо, указанное в резолюции первым. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Если поручение изложено на бланке-резолюции или отдельном листе, приложенном к документу, на нижнем поле этого листа указываются регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция.

18) Приложения к документу могут быть трех видов:

- приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приказами, распоряжениями);

- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

- приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (подписаны исполнителем или его руководителем и т.д.).

19) Документы, направляемые таможенным органом в ФТС России, подписываются начальником таможенного органа, а в его отсутствие - заместителем, исполняющим его обязанности.

В состав реквизита " Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами таможенного органа их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если документы подписываются несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

20) При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам, ранее принятым решениям проводится согласование документа. Согласование проводится как внутри таможенного органа, так и вне его. Грифы согласования могут располагаться на отдельном " Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителем, заинтересованными в документе должностными лицами; ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб; заместителем начальника таможенного органа, курирующим данный вопрос, и начальником ОДО. Виза включает подпись визирующего, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего. Например: при наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник правового отдела

(личная подпись) А.И. Васнев

26.11.2001

Визы проставляются:

- на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.);

- на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита " подпись" ) копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.

21) Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

23) Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона и располагается на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем левом углу. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

24) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, или исполнителем документа. При оформлении отметки об исполнении документа и направлении его в дело может использоваться штамп.

25) Отметка о поступлении документа в таможенный орган проставляется в нижней части лицевой стороны первого листа документа в виде штампа, который содержит наименование таможенного органа - получателя документа, очередной порядковый номер, дату поступления (при необходимости - часы и минуты), количество листов документа и наличие приложений.

26) Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в нижнем левом углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинописном носителе, код оператора, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в таможенном органе.

Раздел 3. Оформление отдельных видов документов в таможенных органах

Тема 5. Оформление отдельных видов документов

1. Приказ, распоряжение

Приказами и распоряжениями оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы таможенного органа. Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений начальника таможенного органа, его заместителя либо в инициативном порядке. Приказы подписываются начальником таможенного органа или по его поручению заместителем. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью ОДО, которые печатаются на стандартных бланках установленной формы (гербовый бланк) и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы (приложения 4 и 5) шрифтом размером № 14.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Заголовок к приказу, оформленному на бланке с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1 интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1, 25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В первой (констатирующей) части указывается основание или причина составления приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Если содержание приказа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, а в проектах распоряжений - ОБЯЗЫВАЮ.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Она делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Это была лицевая сторона приказа (распоряжения).

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы располагаются на листе согласования, который является оборотной стороной последнего листа текста приказа (распоряжения):

ВНЕСЕНО:

Наименование структурного

подразделения, подготовившего

приказ (распоряжение) _______________________ ___________________

(подпись руководителя (расшифровка структурного подразделения)

СОГЛАСОВАНО:

Первый заместитель

начальника

таможенного органа _______________________ ___________________

(подпись) (расшифровка подписи, дата)

Заместитель начальника

таможенного органа,

курирующий структурное

подразделение, подготовившее

приказ (распоряжение) _______________________ ___________________

(подпись) (расшифровка подписи, дата)

Наименование структурных

подразделений таможенного

органа, с которыми

согласовывается приказ

(распоряжение) _______________________ ___________________

(подпись руководителя (расшифровка структурного подразделения)

Финансово-бухгалтерская

служба _______________________ ___________________

(подпись) (расшифровка) подписи, дата)

Правовая служба _______________________ ___________________

(подпись) (расшифровка подписи, дата)

Отдел документационного

обеспечения _______________________ ___________________

(подпись) (расшифровка подписи, дата)

Исполнитель _______________________ ___________________

(подпись) (расшифровка подписи, дата)

Рассылка:

Подпись состоит из наименования должности и специального звания лица, подписавшего приказ (распоряжение), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы (распоряжения) подписывает начальник таможенного органа, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

В приложении к распорядительному документу (приказ, распоряжение) на первом его листе в верхнем правом углу указывается " Приложение...", наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер; например:

Приложение 2

к Приказу Московского

таможенного управления

от 22.03.97 N 93

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на лицевой стороне последнего листа приложения.

2. Положение, правила, инструкция

Положение принимается в случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции таможенного органа. В правилах устанавливаются требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений правовых актов. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос " О чем? ".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел " Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положения (правил, инструкции) делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

3. Протокол

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; документы к обсуждению представляются структурными подразделениями таможенного органа, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

Записи во время заседания, сбор документов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и должностных лиц подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

· председатель или председательствующий

· секретарь

· присутствовали

· повестка дня

· докладчики по каждому пункту повестки дня

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии; протоколы технических, научных и экспертных советов и др.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, который составляет ответственный исполнитель и подписывает руководитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола и имеют следующие реквизиты:

- наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами;

- вид заседания, совещания;

- место проведения заседания, совещания;

- дата и номер протокола.

4. Акт

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта указываются распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие или действие, его номер и дата. В основной (констатирующей) части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту; например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр -

2-й экземпляр -

3-й экземпляр -

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит " отметка о наличии приложений". Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

5. Договор

Текст договоров фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Текст договора подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

6. Доверенность

Доверенность - документ, фиксирующий факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (таможенного органа или его должностных лиц).Два вида: официальные и личные.

Официальные доверенности выдаются таможенным органом своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени таможенного органа. Личные доверенности выдаются от лица доверителя (должностного лица) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, получение корреспонденции и др. В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.

7. Служебные письма

Письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы и др. Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая, заключительная - просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать 2-х машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до 3-х машинописных страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:

- вступление - обоснование, причины, цели письма;

- основное содержание - просьба, решение, напоминание;

- заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства таможенного органа на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 (приложение 7); изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники (ЭВТ) запрещается. Датой письма является дата его подписания.

8. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

Докладная записка - документ, адресованный руководству таможенного органа, структурного подразделения и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства.

Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений таможенного органа (запросы, уточнение заданий, информации по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается. Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги. Таможенным органом могут быть приняты документы совместно с другими организациями (приказы, распоряжения, инструкции, положения, письма). Совместные документы оформляются не на бланке. При оформлении совместных документов указываются полные наименования организаций, участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование организации, являющейся инициатором создания документа. Подписи руководителей оформляются на одном уровне, например:

Начальник Северо-Западного Президент АОЗТ " Ломоносовский

таможенного управления фарфоровый завод"

В.И. Вьюнов В.И. Петров

15.07.2004 16.07.2004

9. Представление – документ поощрения, например, «представление к званию». Этот документ хранится в личном деле.

⇐ Предыдущая 1 234 Следующая ⇒