Тема 10. Уничтожение документов

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 4

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела всего таможенного органа. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемно-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись. Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и др.) включаются в опись документов по личному составу.

Личные дела, если они передавались из одного таможенного органа в другой в связи с переводом должностных лиц, включаются в документальный (архивный) фонд получившего их таможенного органа. На личные дела уволенных должностных лиц может составляться отдельная опись. Дела по личному составу систематизируются по хронологическому признаку. В архивах крупных таможенных органов с большим количеством должностных лиц может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел.

В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности - приказы о зачислении на службу, перемещении, увольнении, лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, личные карточки. Личные дела и личные карточки уволенных должностных лиц относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

Планы семинарских занятий

Задание 1.

Отчет по лабораторной работе должен включать в себя:

Ø распечатку общего бланка (с угловым и продольным расположением реквизитов);

Ø распечатку бланка письма предприятия (с угловым и продольным расположением реквизитов);

Ø распечатку бланка конкретного вида документа;

Ø заполненный (от руки) распечатанный бланк документа.

Разработать общий бланк (организации).Тип организации, предприятия или учреждения указан в задании. Состав реквизитов, помещаемых на бланке, и конкретные их значения студент определяет самостоятельно.

Варианты исполнения задания[1]:

№ варианта	Тип предприятия (организации)
1.	Государственное предприятие
2.	Открытое акционерное общество
3.	Закрытое акционерное общество
4.	Муниципальное предприятие
5.	Государственное учреждение
6.	Компания
7.	Департамент администрации города
8.	Частное предприятие
9.	Муниципальное учреждение
0.	Общественная организация

Разработать бланк письма предприятия. Варианты выполнения смотри в задании 1.

Разработать бланк конкретного вида документа

Варианты выполнения:

№ варианта	Наименова-ние вида документа	Описание документа
Подразделение (должностное лицо), составляющие документ	Адресат	Содержание текста
0.	Служебная записка	Руководитель структурного подразделения	Руководитель предприятия	Просьба о приобретении офисной техники
1.	Заявление	Сотрудник какого-либо подразделения предприятия	Председатель профсоюзного комитета	Просьба оказать материальную помощь
2.	Докладная записка	Руководитель подразделения предприятия	Отдел охраны труда	Наличие вредных факторов в условиях труда и просьба о принятии мер по их устранению
3.	Объяснительная записка	Сотрудник подразделения предприятия	Руководитель предприятия	Описание причин задержки предоставления статистической отчетности
4.	Докладная записка	Руководитель какого-либо подразделения организации	Руководитель организации	Описание нарушения производствен-ной дисциплины сотрудником
5.	Справка	Негосударственное учебное заведение	Отдел кадров предприятия	Сведения о том, в каком учебном заведении учится, факультет, форма обучения, курс
6.	Справка	Товарищество собственников жилья	Бухгалтерия организации	Адрес проживания и состав семьи
7.	Справка	Отдел кадров организации	Дошкольное учреждение	Сведения о месте работы, занимаемой должности, заработной плате конкретного работника
8.	Служебная записка	Менеджер туристической фирмы	Руководитель	Просьба о приеме дополнительного персонала на летний период
9.	Справка	Коммерческое лечебное учреждение	Учебное заведение	Об обращении в лечебное учреждение

Контрольные вопросы

1. Какие документы содержат справочные данные организации?

2. Бланки каких организаций содержат Гербы?

3. Местоположение на бланке эмблемы организации?

4. Каким образом (какими символами, в кавычках или без кавычек) пишется реквизит «Наименование предприятия»?

5. Когда помещают на бланке краткое название организации? Его расположение

6.В каких случаях в бланки включают наименование вышестоящей организации?

7. Какова последовательность расположения элементов почтового адреса?

8. Бланки каких документов (кроме писем) могут содержать сведения об организации?

9. Какими символами оформляется реквизит «Наименование вида документа»?

Задание 2.

Отчет по лабораторной работе должен включать в себя:

Ø распечатки шаблона документа Протокол в двух вариантах: полный с продольным расположением реквизитов; краткий с угловым расположением реквизитов.

Ø распечатки документа Протокол, оформленных на базе созданных шаблонов.

Создать шаблоны документа «Протокол» (полный и краткий).

Варианты выполнения:

№ варианта	Название протоколируемого мероприятия
1.	Заседание профсоюзного комитета
2.	Заседание экспертной комиссии
3.	Собрание трудового коллектива
4.	Совещание у главного инженера
5.	Оперативное совещание у директора
6.	Производственное совещание у начальника цеха
7.	Совещание у начальника ПДО
8.	Заседание аттестационной комиссии
9.	Собрание учредителей банка
0.	Собрание акционеров

Оформить протоколы на базе шаблонов, созданных при выполнении предыдущего задания и распечатать их. Варианты выполнения смотри в предыдущем задании (п.2.1.1).

При создании шаблона предусмотреть конкретное значение реквизитов «Наименование организации» и «Заголовок к тексту».

Контрольные вопросы

1. Как вызвать программу «создать шаблон»?

2. Какое расширение имеют файлы шаблонов документов? В какой папке хранятся?

3. Какие сведения содержатся в вводной части протокола?

4. Какие сведения содержатся в основной части протокола?

5. Какие слова или выражения должны быть выделены прописными символами?

6. Как оформляется заверительная зона протокола?

7. Как оформляется список присутствующих сотрудников на протоколируемом мероприятии, если:

а) количество присутствующих более десяти;

б) количество присутствующих менее десяти;

в) среди присутствующих есть представители других подразделений.

Задание 3.

Отчет по лабораторной работе должен включать в себя:

Ø распечатку письма отправляемого в другую организацию;

Ø распечатку входящего письма после обработки его на предприятии – получателе письма.

Составить текст письма и оформить документ для отправки в другую организацию.

Варианты выполнения:

№ варианта	Тип письма и его содержание
0.	Письмо-требование муниципального унитарного предприятия «Дирекция эксплуатации зданий» генеральному директору строительного управления №1 об устранении неполадок при прокладке канализации на ул. Цветочной (слишком утоплены крышки канализационных колодцев)
1.	Информационное письмо организации «Сатурн» о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной цене и о возможности принять заказы на изготовление программ.
2.	Письмо-приглашение об открытии аптеки «Здоровье» с предложением посетить презентацию.
3.	Письмо-ответ филиала «Энергосбыт» ОАО «Нижновэнерго» директору завода «Юганец» о заключении договора энергоснабжения на 2012г.
4.	Письмо-просьба профессионального лицея города Н.Новгорода директору завода железобетонных конструкций о выделении рабочих мест для производственной практики.
5.	Письмо-просьба Кстовской птицефабрики в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 1 млн. рублей для реконструкции производства.
6.	Письмо-отказ Департамента физкультуры и спорта Нижегородской молодежной организации «Сталкер» о дополнительном финансировании восстановления хоккейного корта.
7.	Письмо-приглашение объединения «Полиграф», руководителям библиотек о принятии участия в Московской книжной ярмарке.
8.	Гарантийное письмо государственного предприятия в сервисную службу автомобильного завода об оплате ремонта автобуса.
9.	Письмо-напоминание фабрики «Гормебель» в ООО «Маяк» о сроках платежа за поставленную офисную мебель.

Контрольные вопросы

1. Как располагаются реквизиты на бланках служебных писем?

2. Как оформляется реквизит «адресат», если адресатом является:

а) руководитель фирмы;

б) должностное лицо;

в) предприятие;

г) физическое лицо?

3. Кто подписывает письмо? В каких случаях на письме ставятся две подписи?

4. Все ли служебные письма имеют реквизит «заголовок к тексту»? Почему?

5. Для каких целей в служебных письмах и как оформляется реквизит «отметка об исполнителе»?

6. Как оформляются совместные письма организаций?

Задание 4.

Отчет по лабораторной работе должен включать в себя:

Ø распечатку распорядительного документа, созданного при выполнении задания 1, электронный вариант документа;

Ø распечатку распорядительного документа, созданного в задании 1, дополненного соответствующими реквизитами в подразделениях предприятия после его получения.

Ø Создать распорядительный документ с несколькими пунктами в распорядительной части.

Варианты выполнения:

№ варианта	Наименование вида документа	Автор документа	Содержание
0.	Указание	Генеральный директор муниципального унитарного предприятия	Порядок оформления организационно-распорядительной документации
1.	Распоряжение	Начальник цеха	Экономия электроэнергии
2.	Распоряжение	Ведущий инженер подразделения	Проверка технической документации в цехе
3.	Распоряжение	Технический директор	Усиление контроля за качеством проектно-сметной документации
4.	Распоряжение	Главный инженер завода	Проведение мероприятий, направленных на повышение качества произведенной продукции
5.	Приказ	Генеральный директор акционерного общества	Проведение конкурса под девизом: «Сегодня – идея, завтра – капитал»
6.	Приказ	Директора компании	Создание комиссии по приему-передаче товарно-материальных ценностей на складе
7.	Указание	Ректор института	Введение новых цен на оказание образовательных услуг
8.	Приказ	Директор завода	Создание комиссии по делам молодежи
9.	Решение	Совет директоров	Участие в конференции «Новые информационные технологии»

Дополнить распорядительный документ, созданный в предыдущем задании реквизитами, которые проставляются в нем в подразделениях после распечатывания:

¨ визы согласования;

¨ резолюция;

¨ отметка о поступлении документа в подразделение;

¨ ознакомление с приказом;

¨ отметка об исполнении приказа.

Контрольные вопросы

1. С какой целью издаются различные виды распорядительных документов?

2. В каком случае в распорядительной части документа пишется слово ОБЯЗЫВАЮ, и в каком ПРЕДЛАГАЮ?

3. Какими цифрами (римскими или арабскими) нумеруются пункты в тексте распорядительных документов?

4. Где располагаются на распорядительном документе визы согласования?

5. На каких документах проставляется реквизит «Гриф согласования»?

Задание 5.

Отчет по лабораторной работе должен включать в себя:

Ø распечатку и электронный вариант документа, оформленного при выполнении задания в данной лабораторной работе.

Разработать организационный документ.

Варианты выполнения:

№	Наименование вида документа	Кому предназначается	Описание содержания
0.	Положение	Всем сотрудникам	Общие положения, функции, права и обязанности структурного подразделения
1.	Должностная инструкция	Инженеру-программисту	Функции, права и обязанности
2.	Правила	Студентам факультета	Распорядок работы в терминал-классе
3.	Положение	Преподавателями и студентам факультета	Условия проведения конкурса на лучшую студенческую научную работу
4.	Правила	Сотрудникам ремонтной службы	Проведение ремонтных работ электрооборудования
5.	Положение	Сотрудникам предприятия	Экспертная комиссия предприятия
6.	Должностная инструкция	Инженеру-экономисту	Функции, права и обязанности
7.	Инструкция	Всем сотрудникам организации	По технике противопожарной безопасности
8.	Положение	Работодателю и членам комитета по охране труда	Права, обязанности, функции комитета
9.	Должностная инструкция	Оператору ЭВМ	Функции, права и обязанности

Контрольные вопросы

1. Как оформляется реквизит «Гриф утверждения? »

2. С кем производится согласование Должностной инструкции?

3. Какие разделы есть в каждом из организационных документов?

4. Как указывается № страницы в многостраничном документе?

Задание 6.

Отчет по лабораторной работе должен включать в себя:

Ø распечатку документа, в котором есть ссылка на приложение;

Ø распечатку и электронный вариант приложения к созданному документу.

Ø Оформить организационно-распорядительный документ и лист приложения и нему. Содержательную зону листа приложения оформить в табличной форме.

Варианты выполнения:

№ варианта	Наименование листа приложения
0.	Приложение к Приказу ректора ННГУ о прохождении флюорографии студентами факультета (График)
1.	Приложение к Письму-приглашению на конференцию (Перечень заседаний секций)
2.	Приложение к Распоряжению начальника цеха о дежурстве в праздничные дни (График дежурства)
3.	Приложение к Акту передачи дел организации в Центральный архив Нижегородской области (Перечень дел)
4.	Приложение к Докладной записке о документах, находящихся на контроле по состоянию на определенную дату (Сводка)
5.	Приложение к Докладной записке о выделении служебного транспорта на месяц (Заявка)
6.	Приложение к Приказу генерального директора о номенклатуре для предприятия (Номенклатура дел)
7.	Приложение к Приказу директора о предоставлении структурными подразделениями графиков отпусков (Образец бланка графиков отпусков)
8.	Приложение к Указанию администрации города о подготовке к отопительному сезону (Перечень мероприятий)
9.	Приложение к Протоколу собрания акционеров (список присутствующих)

Контрольные вопросы.

1. Каким образом можно определить, что документ является приложением?

2. Как нумеруется лист (листы) приложения?

3. Как следует оформить номера и наименования таблиц, если в приложении их несколько?

4. Какими символами оформляются наименования заголовков (подзаголовков) таблицы?

5. В каком случае листы приложения должны быть подписаны?

⇐ Предыдущая 1 2 34