ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОФИСЕ

УДК 004

ББК 32.811

М 57

Мистюкова С.В.

М 57	Информационные технологии в офисе: Курс лекций / С.В. Мистюкова, В.П. Рябов – Воронеж: ФГБОУ ВПО Воронежский ГАУ, 2014. – 89 с.

Табл. 1

Издание предназначено для студентов, обучающихся по направлению 09.03.03 (230700.62) Прикладная информатика в менеджменте

Рецензенты:

Смагин Б.И., доктор экономических наук, профессор, заведующий кафедрой математического моделирования экономических систем Мичуринского государственного аграрного университета;

Горланов С.А., кандидат экономических наук, доцент, заведующий кафедрой экономики АПК Воронежского государственного аграрного университета имени императора Петра I.

Ó С.В. Мистюкова, 2014

Ó ФГБОУ ВПО Воронежский ГАУ, 2014

Содержание

1 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОФИСЕ 4

1.1 Сущность информационных технологий в офисе. Электронный офис 4

1.2 Характеристика и основные компоненты информационных технологий в офисе 9

2 КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОФИСЕ 13

2.1 Организация электронного документооборота. 13

2.2 Состав пакетов офисных программ.. 22

2.3 Технологии обработки текстовой информации. 25

2.4 Технологии автоматизации расчетов. 35

2.5 Базы данных и СУБД.. 39

2.6 Технологии обработки графической информации. 45

2.7 Мультимедийные технологии. 51

3 Коммуникационные технологии в офисе 56

3.1 Технологии связи. 56

3.2 Электронные органайзеры.. 59

3.3 Интернет-технологии. 63

3.4 Основы информационной безопасности. 72

4 Тестовые задания 75

Список литературы 88

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОФИСЕ

Характеристика и основные компоненты информационных технологий в офисе

В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации.

Аппаратные средства электронного офиса – это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных

Аппаратные средства подразделяются на:

- основные технические средства электронного офиса (компьютеры, объединенные в вычислительную сеть и имеющие широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др.);

- дополнительные аппаратные средства электронного офиса (служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов).

Программные средства электронного офиса – это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

Программное обеспечение технологии электронного офиса состоит из двух компонентов, в состав каждого из которых может входить любое количество соответствующих приложений в зависимости от потребностей конкретной организации:

1. Компонент электронной обработки документов. Включает стандартные офисные приложения для работы со стандартными типами документов:

- Текстовый процессор (Microsoft Word, OpenOffice Writer). Текстовый процессор - это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов.

- Табличный процессор (Microsoft Excel, OpenOffice Calc). Современные табличные процессоры способны выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме вплоть до проведения инженерных, финансовых, статистических расчетов, а также математического моделирования.

- Графический редактор (Adobe Photoshop, Corel Draw, GIMP) или редактор диаграмм (Microsoft Visio, DIA).

- Средства работы с презентациями (Microsoft PowerPoint, OpenOffice Impress).

- СУБД (Microsoft Access, OpenOffice Base). Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне.

- Электронные календари, планировщики. Электронный календарь - предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации.

2. Коммуникативный компонент.

- Электронная почта (e-mаil). Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.

Разновидностью электронной почты является аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера его передача осуществляется через телефон. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной, является то, что она проще — при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

- Факсимильная связь. Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

- Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображении текстовых и графических данных на мониторе компьютера.

- Телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Различают три вида телеконференций: аудио, видео и компьютерную.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.

Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Отдельным классом можно выделить программы, предназначенные для организации электронного документооборота.

КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОФИСЕ

Базы данных и СУБД

В настоящее время любой специалист, независимо от сферы деятельности, в той или иной мере занимается сбором и накоплением данных, их корректировкой и сортировкой, отбором, группировкой и представлением заинтересованным лицам. Для эффективного выполнения всех этих процедур информацию целесообразно хранить в организованном и структурированном виде, т.е. в виде баз данных.

База данных (БД) – это структурированный организованный набор данных, описывающий характеристики какой-либо физической или виртуальной системы.

Организация структуры БД формируется исходя из следующих соображений:

- адекватность описываемому объекту/системе – на уровне концептуальной и логической модели;

- удобство использования для ведения учёта и анализа данных – на уровне физической модели.

Для создания и манипулирования базой данных используется специализированная программа, называемая системой управления базой данных (СУБД).

Основные функции СУБД:

- управление данными во внешней памяти (на дисках);

- управление данными в оперативной памяти;

- журнализация изменений и восстановление базы данных после сбоев;

- поддержка языков БД (язык определения данных, язык манипулирования данными).

Характеристиками СУБД являются:

- производительность;

- обеспечение целостности данных на уровне базы данных;

- обеспечение безопасности данных;

- возможность работы в многопользовательском режиме;

- возможность экспорта и импорта данных;

- обеспечение доступа к данным с помощью SQL;

- возможность составления запросов;

- наличие инструментальных средств разработки прикладных программ.

Производительность СУБД оценивается:

- временем выполнения запросов;

- скоростью поиска информации;

- временем импортирования базы данных из других форматов;

- скоростью обновления операций (обновление, вставка, удаление);

- временем генерации отчета.

По архитектуре организации хранения данных СУБД подразделяются на локальные (все части локальной СУБД размещаются на одном компьютере) и распределенные (части СУБД могут размещаться на двух и более компьютерах).

По способу доступа к базе данных СУБД разделяются на файл-серверные и клиент-серверные. Архитектура «файл-сервер» не имеет сетевого разделения компонентов диалога и использует компьютер для функции отображения, что облегчает построение графического интерфейса. «Файл-сервер» только извлекает данные из файлов, так что дополнительные пользователи добавляют лишь незначительную нагрузку на центральный процессор и каждый новый клиент добавляет вычислительную мощность сети. Минусом этой архитектуры является высокая загрузка сети при передаче данных.

На данный момент файл-серверные СУБД считаются устаревшими. Клиент-серверная СУБД позволяет обмениваться клиенту и серверу минимально необходимыми объёмами информации. При этом основная вычислительная нагрузка ложится на сервер. Клиент может выполнять функции предварительной обработки перед передачей информации серверу, но в основном его функции заключаются в организации доступа пользователя к серверу.

В большинстве случаев клиент-серверная СУБД менее требовательна к пропускной способности компьютерной сети, чем файл-серверная СУБД, особенно при выполнении операции поиска в базе данных по заданным пользователем параметрам, т.к. для поиска нет необходимости получать на клиент весь массив данных: клиент передаёт параметры запроса серверу, а сервер производит поиск по полученному запросу в локальной базе данных. Результат выполнения запроса, который обычно на несколько порядков меньше по объёму, чем весь массив данных, возвращается клиенту, который обеспечивает отображение результата пользователю.

Существуют следующие виды концептуальных и логических моделей баз данных: картотека, сетевая модель, иерархическая модель, реляционная модель, многомерная модель, объектная модель.

Картотека. Картотекой называется систематизированное хранилище информации, как правило, в форме карточек с некоторыми данными.

Встретиться с картотекой до сих пор можно, к примеру, в библиотеке: в виде картотеки зачастую представляется библиотечный каталог. Картотеками повсеместно пользовались до появления электронных баз данных, в настоящее время картотеки почти полностью вытеснены последними.

Иерархическая модель. Иерархическая модель базы данных состоит из объектов с указателями от родительских объектов к потомкам, соединяя вместе связанную информацию. Например, если иерархическая база данных содержит информацию о покупателях и заказах, то будет существовать родительский объект «покупатель» и дочерний объект «заказ».

Типичным (наиболее известным и распространенным) примером иерархической СУБД является Information Management System (IMS) фирмы IBM, первая версия которой появилась в 1968 году. Известны также Time-Shared Date Management System (TDMS) компании Development Corporation, Mark IV Multi-Access Retrieval System компании Control Data Corporation и некоторые другие.

Сетевая модель. Сетевые базы данных подобны иерархическим, за исключением того, что в них имеются указатели в обоих направлениях, которые соединяют родственную информацию. К основным понятиям сетевой модели базы данных относятся уровень, элемент (узел), связь.

Узел – это совокупность атрибутов данных, описывающих некоторый объект. В сетевой структуре каждый элемент может быть связан с любым другим элементом.

Несмотря на то, что эта модель решает некоторые проблемы, связанные с иерархической моделью, выполнение простых запросов остается достаточно сложным процессом. Также, поскольку логика процедуры выборки данных зависит от физической организации этих данных, то эта модель не является полностью независимой от приложения.

Реляционная модель. Реляционная база данных основана на реляционной модели, представляющей собой строгую формальную теорию.

Принципы реляционной модели были сформулированы в 1969-1970 годах доктором Эдгаром Коддом из компании IBM. Эта модель характеризуется простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных.

Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Каждая из этих таблиц обладает следующими свойствами:

- каждый элемент таблицы – один элемент данных;

- все столбцы в таблице однородны, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т.д.);

- каждый столбец имеет уникальное имя;

- одинаковые строки в таблице отсутствуют;

- порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

Многомерная модель. Многомерная модель рассматривает данные либо как факты с соответствующими численными параметрами, либо как текстовые измерения, которые характеризуют эти факты.

Многомерный подход возник практически одновременно и параллельно с реляционным, но только с середины 1990-х годов интерес к многомерным СУБД (МСУБД) начал приобретать всеобщий характер в связи с массовым появлением информационных систем, ориентированных на аналитическую обработку данных.

Объектная модель. В объектно-ориентированной БД данные оформлены в виде моделей объектов, включающих прикладные программы, которые управляются внешними событиями. Объектно-ориентированный подход представляет более совершенные средства для отображения реального мира, чем реляционная модель, т.к. обеспечивают естественное представление данных (в реляционной модели все отношения принадлежат одному уровню, в то время как объектную модель можно рассматривать послойно, на разных уровнях абстракции), и, кроме того, имеется возможность определения новых типов данных и операций с ними.

В то же время объектной модели присущ и ряд недостатков: отсутствуют мощные непроцедурные средства извлечения объектов из базы, а вместо декларативных средств ограничений целостности приходится писать процедурный код. Последнее является основной причиной того, что СУБД, использующие объектную модель, пока уступают по распространенности реляционным СУБД. Примеры объектных СУБД: IBM Lotus Notes/Domino, Jasmine, ObjectStore.

Наиболее доступной и популярной СУБД является MS Access. Access предназначена для создания и обслуживания реляционных баз данных (вся информация в них организуется в виде таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц). Access предоставляет пользователям широкие возможности по обработке данных и их совместному использованию. Можно вводить в базу новые данные, сортировать и отбирать их по каким-либо признакам, определять итоговые значения, удалять и копировать данные, выводить их на экран или на принтер.

Программа полностью интегрирована с другими компонентами пакета MS Office, что обеспечивает свободный обмен данными с Word, Excel, PowerPoint. Программа позволяет защищать базы данных от несанкционированного доступа, предоставляя разным пользователям разные права по их просмотру и корректировке.

Мультимедийные технологии

Появление систем мультимедиа, безусловно, производит революционные изменения в таких областях, как образование, компьютерный тренинг, во многих сферах профессиональной деятельности, науки, искусства, в компьютерных играх и т.д.

Мультимедиа (multimedia) – это современная компьютерная информационная технология, позволяющая объединить в компьютерной системе текст, звук, видеоизображение, графическое изображение и анимацию (мультипликацию).

Выделяют три основные принципа мультимедиа:

- представление информации с помощью комбинации множества воспринимаемых человеком сред;

- наличие нескольких сюжетных линий в содержании продукта;

- художественный дизайн интерфейса и средств навигации.

Несомненным достоинством и особенностью технологии являются следующие возможности мультимедиа, которые активно используются в представлении информации:

- возможность хранения большого объема самой разной информации на одном носителе (до 20 томов авторского текста, около 2000 и более высококачественных изображений, 30-45 минут видеозаписи, до 7 часов звука);

- возможность увеличения (детализации) на экране изображения или его наиболее интересных фрагментов, иногда в двадцатикратном увеличении (режим «лупа») при сохранении качества изображения;

- возможность сравнения изображения и обработки его разнообразными программными средствами с научно- исследовательскими или познавательными целями;

- возможность выделения в сопровождающем изображение текстовом или другом визуальном материале «горячих слов (областей)», по которым осуществляется немедленное получение справочной или любой другой пояснительной (в том числе визуальной) информации (технологии гипертекста и гипермедиа);

- возможность осуществления непрерывного музыкального или любого другого аудиосопровождения, соответствующего статичному или динамичному визуальному ряду;

- возможность использования видеофрагментов из фильмов, видеозаписей и т.д., функции «стоп-кадра», покадрового «пролистывания» видеозаписи;

- возможность включения в содержание диска баз данных, методик обработки образов, анимации и т.д.;

- возможность подключения к глобальной сети Internet;

- возможность работы с различными приложениями (текстовыми, графическими и звуковыми редакторами, картографической информацией);

- возможность создания собственных «галерей» (выборок) из представляемой в продукте информации;

- возможность «запоминания пройденного пути» и создания «закладок» на заинтересовавшей экранной «странице»;

- возможность автоматического просмотра всего содержания продукта («слайд-шоу») или создания анимированного и озвученного «путеводителя-гида» по продукту («говорящей и показывающей инструкции пользователя»), включение в состав продукта игровых компонентов с информационными составляющими;

- возможность «свободной» навигации по информации и выхода в основное меню, на полное оглавление или вовсе из программы в любой точке продукта.

Основными целями применения продуктов, созданных с использованием мультимедиа технологий, являются:

- популяризаторская и развлекательная (используются в качестве домашних библиотек по искусству или литературе);

- научно-просветительская или образовательная (используются в качестве методических пособий);

- научно-исследовательская (используются в качестве одного из наиболее совершенных носителей и " хранилищ" информации).

Мультимедиа может быть классифицирована на две основные группы:

- линейная. Аналогом линейного способа представления является кино. Человек, просматривающий данный документ, никаким образом не может повлиять на его вывод.

- нелинейная. Нелинейный способ представления информации позволяет человеку участвовать в выводе информации, взаимодействуя каким-либо образом со средством отображения мультимедийных данных.

Для создания мультимедиа-файлов используют различные типы данных:

- статические элементы: текст, графика;

- динамические элементы: видео-, аудио- и анимационные последовательности.

Одним из типов мультимедийных проектов являются компьютерные презентации. Презентации часто применяются в целях рекламы, для сопровождения устных выступлений на совещаниях и конференциях, а также на занятиях в процессе объяснения нового материала.

Электронная презентация представляет собой последовательность слайдов, содержащих мультимедийные объекты.

Слайды – это кадры презентации, где размещается заголовок, текст, графика, диаграммы и таблицы. Демонстрацию слайдов могут сопровождать спецэффекты или эффекты анимации (например, постепенное появление текстовых фраз на экране).

Этапы разработки презентации:

- подбор материала;

- создание комплекта слайдов;

- редактирование и сортировка слайдов;

- установка гиперссылок;

- анимация объектов на слайдах (эффекты анимации);

- настройка показа презентации (анимация смены слайдов, смена слайдов по щелчку или через указанное время и т.д.)

Широкую известность получило приложение Microsoft PowerPoint, с помощью которого можно легко разработать красочный мультимедиа проект.

Программа PowerPoint – это очень мощный инструмент для создания презентаций, и одновременно проста в использовании.

Оформление слайда в PowerPoint условно можно разбить на три этапа:

- этап разметки слайда предполагает выбор макета размещения на слайде содержимого (заголовка, текста, объектов). Под объектами подразумеваются изображения, видеофайлы, аудиоролики, диаграммы, а также объекты, доступные для интегрирования. Программа уже содержит большое количество встроенных макетов;

- дизайн слайда, изменить который можно выбором из имеющихся в данной программе шаблонов оформления.

- выбор цветовой схемы.

При создании презентации в PowerPoint возможно использовать не только текст, рисунки, таблицы и диаграммы, а также придавать интерактивность презентациям, путем добавления гиперссылок как внутри файла, так и на внешние источники. Они очень удобны при работе с презентациями больших размеров со сложной схемой, где необходим переход по слайдам в определенном порядке, а не по очереди.

Для большей наглядности в презентациях используется анимация. Там, где анимации недостаточно, можно встроить видеоролики. Можно использовать звукозапись и включить аудиоролик в готовую презентацию.

В PowerPoint можно интегрировать различные объекты совместимых с ним приложений. К примеру можно вставить лист MicrosoftExcel или WindowsMediaPlayer.

PowerPoint имеет собственный инструмент звукозаписи, получения видео с видеокамеры, получения изображения со сканера или фотокамеры. Собственные инструменты рисования, бесчисленное количество графических клипов и шаблонов.

Технологии связи

Канал связи – это технические средства, позволяющие осуществлять передачу данных на расстоянии.

Сам процесс передачи информации всегда двухсторонний: есть источник и приемник информации. Источник передает (отправляет) информацию, а приемник ее принимает (воспринимает). Связующим звеном между источником и приемником выступает канал связи.

Передача информации может осуществляться:

- при непосредственном разговоре между людьми;

- через переписку, с помощью технических средств связи.

Телекоммуникации – обмен информацией на расстоянии с помощью средств связи.

Компьютерные телекоммуникации – обмен информацией на расстоянии с помощью компьютера.

Компьютерные каналы связи классифицируются по нескольким признакам.

По способу кодирования:

- цифровые;

- аналоговые.

По способу коммуникации:

- выделенные (постоянное соединение);

- коммутируемые (временное соединение).

По способу передачи сигнала:

- проводные;

- оптические;

- радиоканалы.

Основные характеристики каналов связи:

- скорость передачи данных – объем передаваемой информации за единицу времени;

- надежность – способность передавать информацию без искажений и потерь;

- стоимость;

- резервы развития (расширяемость).

Выделяют два типа каналов связи:

- симплексные каналы связи – это каналы связи, в которых информация передается только в одном направлении.

- дуплексные каналы связи – это каналы связи, в которых информация передается в двух направлениях, причем одновременно могут передаваться несколько сообщений.

К средствам связи относятся средства и системы телефонной, телеграфной связи, факсимильной передачи информации, электронная почта.

Телефонный аппарат служит для передачи и приема речевой информации. Обычно состоит из двух основных частей: коммутационно-вызывной, предназначенной для соединения и разъединения абонентов, и разговорной, обеспечивающей прием и передачу речи.

Телефонный аппарат - одно из технических средств связи, имеющее в настоящее время особую общественную значимость и наиболее широкое из всех средств связи распространение. Это обусловлено тем, что посредством телефонной связи человек реализует самую естественную форму обмена информацией - речевой диалог.

В настоящее время в телефонных аппаратах широко применяются специализированные большие интегральные схемы функционального назначения, а также микропроцессорные системы, обеспечивающие автономное получение широкого спектра дополнительных возможностей и превращающие телефонный аппарат в многофункциональное абонентское телефонное устройство.

Наряду с телефонной сетью существуют и успешно эксплуатируются телеграфные сети, к числу которых относятся:

- внутригосударственная сеть общего пользования для передачи телеграмм между отделениями телеграфной связи;

- внутригосударственная сеть, предназначенная для телеграфной связи между различными предприятиями и организациями;

- международная сеть телеграфной связи общего пользования между отделениями связи нашей страны и зарубежных стран;

- международная телеграфная сеть для передачи сообщений между предприятиями и организациями во всём мире TELEX – teleprinter exchange service.

Наличие факсимильного аппарата (факса) - обязательный атрибут любой фирмы.

Под факсимильной связью понимают метод передачи на расстоянии графической и буквенно-цифровой информации, а такие рукописных сообщений с воспроизведением на принимающем устройстве в форме, аналогичной переданной.

Схема коммутации и соединения абонентов факсимильной связи осуществляется таким же образом, как и при обычной телефонии.

Факсимильный аппарат содержит телефон, устройство считывания и воспроизведения оптического изображения и ряд вспомогательных узлов, расположенных в одном корпусе.

Система, обеспечивающая электронную передачу обычного текста, чертежей, фотографий, сканирует документ на передающей стороне, преобразует информацию в форму, пригодную для передачи по имеющемуся каналу связи, и формирует на бумажном носителе на принимающей стороне дубликата – факсимиле - исходного документа.

Системы транспортировки сообщений между людьми с помощью компьютеров очень часто называют системами электронной почты. В электронной почте транспортная служба имеет дело с файлами, обрабатываемыми компьютерами, а не с бумагой, транспортируемой с помощью различных физических средств, как это делается в классических почтовых системах.

Высокая скорость передачи информации и надежность (при относительно низкой стоимости услуг) позволяют электронной почте качественно изменить роль почтовой коммуникации. Возникновению электронной почты способствовало также увеличение объема деловой переписки и широкое внедрение в делопроизводство оборудования для автоматизации подготовки и обработки документов. Пересылаемая по электронной почте информация называется сообщением или письмом.

Электронные органайзеры

Электронный органайзер представляет собой прикладную компьютерную программу, предназначенную для сбора и хранения данных пользователя с возможностью поиска по занесенной в нее информации.

Данное программное обеспечение помогает организовать рабочее время и отслеживать необходимые пользователю события, а также позволяет ставить задачи и осуществлять контроль над их исполнением.

Программы-органайзеры не требуют повышенных требований к компьютеру. Для работы с этими приложениями подходит обычный офисный компьютер, не обладающий высокой мощностью и большими объемами памяти. Однако не все программы-органайзеры способны работать на любой операционной системе и лишь некоторые продукты имеют мультиплатфоменные версии.

Среди функций программ-органайзеров можно выделить следующие:

- календарь;

- менеджер контактов (пользовательская адресно-телефонная книга);

- записная книжка;

- учет событий, привязанных к определенной дате и времени (например, праздники или встречи);

- планировщик задач для контроля их самостоятельного или стороннего выполнения;

- будильники и сервисы напоминания о событиях, заданных пользователем;

- возможность работы с электронной почтой.

Электронные органайзеры можно условно разделить на несколько групп:

- платные;

- условно бесплатные (представляет собой версию платной программы с определенным временным ограничением на ее бесплатное использование);

- бесплатные программы.

Бесплатные органайзеры можно свободно скачать из интернета. Их основное преимущество - это отсутствие платы за использование. Данный вид софта представляет собой программы с небольшим, как правило, набором функций. Бесплатных электронных органайзеров в сети Интернет можно найти достаточно много. Вот некоторые из них:

TaskPrompt - это небольшой и функциональный бесплатный органайзер. Он позволяет разделять добавленные задания по категориям и распределять их по уровням важности: срочные для выполнения, минутные, часовые, ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежегодные и годовые или запланированные. В программе также предусмотрена возможность распечатки готовых календарей.

EssentialPIM Free - это бесплатный менеджер персональных данных (ежедневник), работающий в режиме планировщика с удобным доступом к древовидной структуре сохраненной информации. Программа имеет удобный в использовании интерфейс, позволяет сортировать задачи по времени и важности. Кроме того, данная программа интегрируется с MS Outlook/Outlook Express, имеет записную книжку, генерирует отчеты в форматах HTML. EssentialPIM, способен обрабатывать неограниченное количество папок и заметок. С его помощью можно вставлять в записи картинки, таблицы и любой форматированный текст. Программа также имеет встроенный поиск, возможность распечатки выбранных записок, работает с массивами контактов.

Mozilla Sunbird - это органайзер от создателей популярного браузера Mozilla - представляет собой многоплатформенный планировщик-календарь. Программа оснащена многими полезными функциями, в том числе, это планирование различных событий, просмотр текущих дел, напоминание по времени и т.д. Mozilla Sunbird позволяет редактировать и просматривать внесенные данные за определенный день (при этом время расписано по часам), неделю или месяц. Предусмотрена возможность коллективной работы с этой утилитой через http-протокол. Mozilla Sunbird имеет возможность встраиваться в браузеры Mozilla и Firefox, а также в почтовый клиент Thunderbird.

Платные органайзеры предоставляют пользователям более широкие функциональные возможности.

LeaderTask - это деловой органайзер для планирования задач, встреч, управления проектами и сотрудниками. LeaderTask содержит все необходимые функции для делового человека. Он включает в себя ежедневник, планировщик задач, контейнер файлов, хранитель паролей, персональный информационный менеджер, календарь, адресную книгу. Кроме того, этот органайзер позволяет распределять задачи внутри офиса, фильтровать задачи, пользоваться заготовленными шаблонами, резервировать данные.

Exiland Assistant представляет собой не просто планировщик задач или ежедневник. Кроме функций классического органайзера, он имеет возможность хранения контактов людей и предприятий, заметок (статей, документов, паролей, рецептов и т.п.), ссылок интернета, событий, праздников, юбилеев. Этот электронный ежедневник содержит удобный планировщик задач с " напоминалкой". Каждый контакт может сопровождаться такой информацией как Ф.И.О, адрес, телефон, фото, e-mail, адрес сайта, дата рождения, увлечения, паспортные данные, события и т.д. Каждому предприятию можно присвоить название, адрес, тел, e-mail, web-сайт, часы работы, филиалы, данные о контактных лицах и их должности, банковские реквизиты, ссылку на прайс-лист и т.п.

WinOrganizer - персональный информационный менеджер с древовидной структурой хранения данных, включающий в себя объединенные в одно целое планировщик, записную и адресную книги. Записная книжка - представляет собой неплохой текстовой редактор, функциями поиска и замены, форматированием параграфов и вставкой изображений в текст. Адресная книга поддерживает шаблоны и настраиваемые поля для каждого контакта, а также автораспознавание телефонных номеров и возможность набора номера. Кроме того, есть опция, как дополнение программы разнообразными базами.

Active Desktop Calendar - красивый и многофункциональный интерактивный календарь. Данная программа показывает на рабочем столе компьютера календарь, а также заметки и запланированные на текущий день задания. Кроме этого, программа показывает напоминания для запланированных событий.Программа поддерживает Google Calendar и Microsoft Outlook.

Отдельный тип органайзеров представляет собой онлайн-органайзеры. Они отличаются от обычной программы органайзера тем, что не устанавливаются на локальном компьютере, на рабочем месте. Онлайн-органайзеры устанавливаются на сервере в сети интернет, и предоставляют доступ к своим сервисам и объектам с любого компьютера, подключенного к интернет.

Онлайн-органайзер обладают такими же функциями, что и обычные компьютерные программы-органайзеры.

Недостатком онлайн-органайзера является необходимость подключения к интернету для работы с ним. Их основной плюс прямопротивоположен минусу: пользователь сможет планировать свои дела, находясь в любом месте, где есть интернет.

InternetSputnik. Данный ресурс предоставляет основной набор необходимых для органайзера функций. Кроме того, InternetSputnik позволяет хранить закладки на нужные веб-страницы.

12 3 4 5 6 7 8 Следующая ⇒