Коммуникационные технологии в офисе

Технологии связи

Канал связи – это технические средства, позволяющие осуществлять передачу данных на расстоянии.

Сам процесс передачи информации всегда двухсторонний: есть источник и приемник информации. Источник передает (отправляет) информацию, а приемник ее принимает (воспринимает). Связующим звеном между источником и приемником выступает канал связи.

Передача информации может осуществляться:

- при непосредственном разговоре между людьми;

- через переписку, с помощью технических средств связи.

Телекоммуникации – обмен информацией на расстоянии с помощью средств связи.

Компьютерные телекоммуникации – обмен информацией на расстоянии с помощью компьютера.

Компьютерные каналы связи классифицируются по нескольким признакам.

По способу кодирования:

- цифровые;

- аналоговые.

По способу коммуникации:

- выделенные (постоянное соединение);

- коммутируемые (временное соединение).

По способу передачи сигнала:

- проводные;

- оптические;

- радиоканалы.

Основные характеристики каналов связи:

- скорость передачи данных – объем передаваемой информации за единицу времени;

- надежность – способность передавать информацию без искажений и потерь;

- стоимость;

- резервы развития (расширяемость).

Выделяют два типа каналов связи:

- симплексные каналы связи – это каналы связи, в которых информация передается только в одном направлении.

- дуплексные каналы связи – это каналы связи, в которых информация передается в двух направлениях, причем одновременно могут передаваться несколько сообщений.

К средствам связи относятся средства и системы телефонной, телеграфной связи, факсимильной передачи информации, электронная почта.

Телефонный аппарат служит для передачи и приема речевой информации. Обычно состоит из двух основных частей: коммутационно-вызывной, предназначенной для соединения и разъединения абонентов, и разговорной, обеспечивающей прием и передачу речи.

Телефонный аппарат - одно из технических средств связи, имеющее в настоящее время особую общественную значимость и наиболее широкое из всех средств связи распространение. Это обусловлено тем, что посредством телефонной связи человек реализует самую естественную форму обмена информацией - речевой диалог.

В настоящее время в телефонных аппаратах широко применяются специализированные большие интегральные схемы функционального назначения, а также микропроцессорные системы, обеспечивающие автономное получение широкого спектра дополнительных возможностей и превращающие телефонный аппарат в многофункциональное абонентское телефонное устройство.

Наряду с телефонной сетью существуют и успешно эксплуатируются телеграфные сети, к числу которых относятся:

- внутригосударственная сеть общего пользования для передачи телеграмм между отделениями телеграфной связи;

- внутригосударственная сеть, предназначенная для телеграфной связи между различными предприятиями и организациями;

- международная сеть телеграфной связи общего пользования между отделениями связи нашей страны и зарубежных стран;

- международная телеграфная сеть для передачи сообщений между предприятиями и организациями во всём мире TELEX – teleprinter exchange service.

Наличие факсимильного аппарата (факса) - обязательный атрибут любой фирмы.

Под факсимильной связью понимают метод передачи на расстоянии графической и буквенно-цифровой информации, а такие рукописных сообщений с воспроизведением на принимающем устройстве в форме, аналогичной переданной.

Схема коммутации и соединения абонентов факсимильной связи осуществляется таким же образом, как и при обычной телефонии.

Факсимильный аппарат содержит телефон, устройство считывания и воспроизведения оптического изображения и ряд вспомогательных узлов, расположенных в одном корпусе.

Система, обеспечивающая электронную передачу обычного текста, чертежей, фотографий, сканирует документ на передающей стороне, преобразует информацию в форму, пригодную для передачи по имеющемуся каналу связи, и формирует на бумажном носителе на принимающей стороне дубликата – факсимиле - исходного документа.

Системы транспортировки сообщений между людьми с помощью компьютеров очень часто называют системами электронной почты. В электронной почте транспортная служба имеет дело с файлами, обрабатываемыми компьютерами, а не с бумагой, транспортируемой с помощью различных физических средств, как это делается в классических почтовых системах.

Высокая скорость передачи информации и надежность (при относительно низкой стоимости услуг) позволяют электронной почте качественно изменить роль почтовой коммуникации. Возникновению электронной почты способствовало также увеличение объема деловой переписки и широкое внедрение в делопроизводство оборудования для автоматизации подготовки и обработки документов. Пересылаемая по электронной почте информация называется сообщением или письмом.

Электронные органайзеры

Электронный органайзер представляет собой прикладную компьютерную программу, предназначенную для сбора и хранения данных пользователя с возможностью поиска по занесенной в нее информации.

Данное программное обеспечение помогает организовать рабочее время и отслеживать необходимые пользователю события, а также позволяет ставить задачи и осуществлять контроль над их исполнением.

Программы-органайзеры не требуют повышенных требований к компьютеру. Для работы с этими приложениями подходит обычный офисный компьютер, не обладающий высокой мощностью и большими объемами памяти. Однако не все программы-органайзеры способны работать на любой операционной системе и лишь некоторые продукты имеют мультиплатфоменные версии.

Среди функций программ-органайзеров можно выделить следующие:

- календарь;

- менеджер контактов (пользовательская адресно-телефонная книга);

- записная книжка;

- учет событий, привязанных к определенной дате и времени (например, праздники или встречи);

- планировщик задач для контроля их самостоятельного или стороннего выполнения;

- будильники и сервисы напоминания о событиях, заданных пользователем;

- возможность работы с электронной почтой.

Электронные органайзеры можно условно разделить на несколько групп:

- платные;

- условно бесплатные (представляет собой версию платной программы с определенным временным ограничением на ее бесплатное использование);

- бесплатные программы.

Бесплатные органайзеры можно свободно скачать из интернета. Их основное преимущество - это отсутствие платы за использование. Данный вид софта представляет собой программы с небольшим, как правило, набором функций. Бесплатных электронных органайзеров в сети Интернет можно найти достаточно много. Вот некоторые из них:

TaskPrompt - это небольшой и функциональный бесплатный органайзер. Он позволяет разделять добавленные задания по категориям и распределять их по уровням важности: срочные для выполнения, минутные, часовые, ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежегодные и годовые или запланированные. В программе также предусмотрена возможность распечатки готовых календарей.

EssentialPIM Free - это бесплатный менеджер персональных данных (ежедневник), работающий в режиме планировщика с удобным доступом к древовидной структуре сохраненной информации. Программа имеет удобный в использовании интерфейс, позволяет сортировать задачи по времени и важности. Кроме того, данная программа интегрируется с MS Outlook/Outlook Express, имеет записную книжку, генерирует отчеты в форматах HTML. EssentialPIM, способен обрабатывать неограниченное количество папок и заметок. С его помощью можно вставлять в записи картинки, таблицы и любой форматированный текст. Программа также имеет встроенный поиск, возможность распечатки выбранных записок, работает с массивами контактов.

Mozilla Sunbird - это органайзер от создателей популярного браузера Mozilla - представляет собой многоплатформенный планировщик-календарь. Программа оснащена многими полезными функциями, в том числе, это планирование различных событий, просмотр текущих дел, напоминание по времени и т.д. Mozilla Sunbird позволяет редактировать и просматривать внесенные данные за определенный день (при этом время расписано по часам), неделю или месяц. Предусмотрена возможность коллективной работы с этой утилитой через http-протокол. Mozilla Sunbird имеет возможность встраиваться в браузеры Mozilla и Firefox, а также в почтовый клиент Thunderbird.

Платные органайзеры предоставляют пользователям более широкие функциональные возможности.

LeaderTask - это деловой органайзер для планирования задач, встреч, управления проектами и сотрудниками. LeaderTask содержит все необходимые функции для делового человека. Он включает в себя ежедневник, планировщик задач, контейнер файлов, хранитель паролей, персональный информационный менеджер, календарь, адресную книгу. Кроме того, этот органайзер позволяет распределять задачи внутри офиса, фильтровать задачи, пользоваться заготовленными шаблонами, резервировать данные.

Exiland Assistant представляет собой не просто планировщик задач или ежедневник. Кроме функций классического органайзера, он имеет возможность хранения контактов людей и предприятий, заметок (статей, документов, паролей, рецептов и т.п.), ссылок интернета, событий, праздников, юбилеев. Этот электронный ежедневник содержит удобный планировщик задач с " напоминалкой". Каждый контакт может сопровождаться такой информацией как Ф.И.О, адрес, телефон, фото, e-mail, адрес сайта, дата рождения, увлечения, паспортные данные, события и т.д. Каждому предприятию можно присвоить название, адрес, тел, e-mail, web-сайт, часы работы, филиалы, данные о контактных лицах и их должности, банковские реквизиты, ссылку на прайс-лист и т.п.

WinOrganizer - персональный информационный менеджер с древовидной структурой хранения данных, включающий в себя объединенные в одно целое планировщик, записную и адресную книги. Записная книжка - представляет собой неплохой текстовой редактор, функциями поиска и замены, форматированием параграфов и вставкой изображений в текст. Адресная книга поддерживает шаблоны и настраиваемые поля для каждого контакта, а также автораспознавание телефонных номеров и возможность набора номера. Кроме того, есть опция, как дополнение программы разнообразными базами.

Active Desktop Calendar - красивый и многофункциональный интерактивный календарь. Данная программа показывает на рабочем столе компьютера календарь, а также заметки и запланированные на текущий день задания. Кроме этого, программа показывает напоминания для запланированных событий.Программа поддерживает Google Calendar и Microsoft Outlook.

Отдельный тип органайзеров представляет собой онлайн-органайзеры. Они отличаются от обычной программы органайзера тем, что не устанавливаются на локальном компьютере, на рабочем месте. Онлайн-органайзеры устанавливаются на сервере в сети интернет, и предоставляют доступ к своим сервисам и объектам с любого компьютера, подключенного к интернет.

Онлайн-органайзер обладают такими же функциями, что и обычные компьютерные программы-органайзеры.

Недостатком онлайн-органайзера является необходимость подключения к интернету для работы с ним. Их основной плюс прямопротивоположен минусу: пользователь сможет планировать свои дела, находясь в любом месте, где есть интернет.

InternetSputnik. Данный ресурс предоставляет основной набор необходимых для органайзера функций. Кроме того, InternetSputnik позволяет хранить закладки на нужные веб-страницы.

Программы-органайзеры можно подразделить еще и по основным функциям: существуют программы, основной задачей которой является напоминания о важных делах, другие органайзеры специализируются на работе с контактами пользователя, некоторые программы созданы для учета личных финансов, а функции записной книжки, планировщика в них работают как дополнительные.

В целом электронные органайзеры для персонального компьютера являются достаточно эффективным средством управлением собственным рабочим процессом.

Интернет-технологии

Компьютерная сеть представляет собой совокупность компьютеров, объединенных средствами передачи данных.

Все известные компьютерные сети по организационному признаку и предоставляемому пользователю множеству возможностей для использования информационных ресурсов можно классифицировать следующим образом:

- локальные вычислительные сети;

- сеть Internet (Интернет);

- корпоративные сети Intranet (Интранет);

- сети электронных досок объявлений (сети BBS);

- компьютерные сети на основе FTN-технологий.

С появлением микро ЭВМ и персональных ЭВМ возникли локальные вычислительные сети. Они позволили поднять на качественно новую ступень управление производственным объектом, повысить эффективность использования ЭВМ, улучшить качество обрабатываемой информации, реализовать безбумажную технологию, создать новые технологии.

Локальная вычислительная сеть – компьютерная сеть для ограниченного круга пользователей, объединяющая компьютеры в одном помещении или в рамках одного предприятия.

Локальная вычислительная сеть (ЛВС) - это совокупность технических средств (компьютеров, кабелей, сетевых адаптеров и др.), работающих под управлением сетевой операционной системы и прикладного программного обеспечения.

По назначению (характеру реализуемых функций) ЛВС их можно разделить на следующие категории:

- вычислительные, выполняющие преимущественно расчетные работы;

- информационно-вычислительные, кроме расчетных выполняющие работу по информационному обслуживанию пользователей;

- информационные, выполняющие в основном информационное обслуживание пользователей (создание и оформление документов, доставку пользователю директивной, текущей, справочной и другой нужной ему информации);

- информационно-поисковые - разновидность информационных, специализирующуюся на поиске информации в сетевых хранилищах по нужной пользователю тематике;

- информационно-советующие, обрабатывающие текущую организационную, техническую и технологическую информацию и вырабатывающие результирующую информацию для поддержки принятия пользователем правильных решений;

- информационно-управляющие, обрабатывающие текущую техническую и технологическую информацию и вырабатывающие результирующую информацию, на базе которой автоматически вырабатываются воздействия на управляемую систему и т. д.

По количеству подключенных к сети компьютеров сети можно разделить на:

- малые, объединяющие до 10-15 машин;

- средние - до 50 машин;

- большие - свыше 50 машин.

По территориальной расположенности ЛВС делятся на:

- компактно размещенные (все компьютеры расположены в одном помещении);

- распределенные (компьютеры сети размещены в разных помещениях).

По пропускной способности ЛВС делятся на три группы:

- ЛВС с малой пропускной способностью (скорости передачи данных в пределах до десятка мегабит в секунду), использующие чаще всего в качестве каналов связи тонкий коаксиальный кабель или витую пару;

- ЛВС со средней пропускной способностью (скорости передачи данных несколько десятков мегабит в секунду), использующие чаще всего в качестве каналов связи толстый коаксиальный кабель или экранированную витую пару;

- ЛВС с большой пропускной способностью (скорости передачи данных сотни и даже тысячи мегабит в секунду), использующие чаще всего в качестве каналов связи волоконно-оптические кабели.

Объединение компьютеров в ЛВС обеспечивает решение задач коллективной работы с информацией.

- разделение файлов. ЛВС позволяет многим пользователям одновременно работать с одним файлом, хранящимся на центральном файл-сервере;

- передача файлов. ЛВС позволяет быстро и надежно копировать файлы любого размера с одной машины на другую;

- доступ к информации и файлам. ЛВС позволяет запускать прикладные программы с любой из рабочих станций, где бы она ни была расположена;

- разделение прикладных программ и баз данных. ЛВС позволяет двум пользователям использовать одну и ту же копию программы. При этом, конечно, они не могут одновременно редактировать один и тот же документ или запись в базе данных;

- одновременный ввод данных в прикладные программы. Сетевые прикладные программы позволяют нескольким пользователям одновременно вводить данные, необходимые для работы этих программ;

- разделение принтера или другого технического устройства. ЛВС позволяет нескольким пользователям на различных рабочих станциях совместно использовать один или несколько принтеров или других устройств.

- электронная почта. Пользовать может использовать ЛВС как почтовую службу и рассылать служебные записки, доклады, сообщения другим пользователям.

Сеть Интернет, ее развитие сегодня идет очень быстрыми темпами. С каждым днем все больше людей становятся активными пользователями Сети – ищут необходимую информацию, делают покупки, общаются, используют как средство получения дополнительного или основного дохода.

Разработка Web-сайта компании в настоящее время является необходимым условием успешного ее функционирования. Наличие сайта нужно не только для того, чтобы заявить о себе миру. Всемирная паутина – огромное мощное средство коммуникации, воздействия и удовлетворения потребностей.

Преимущества использования компанией сайта очевидны:

- компания получает возможность самостоятельно создать структуру и наполнение своего сайта таким образом, чтобы они максимально соответствовали маркетинговой политике фирме и запросам ее целевой аудитории, и не допускать проникновения на него сторонней информации, способной отвлечь пользователя или создать у него неправильное представление о компании;

- компания получает возможность использовать широкий набор программного обеспечения, в том числе, и необходимого для организации полноценного электронного магазина. Это увеличивает функциональность интернет-представительства и позволяет более эффективно взаимодействовать с целевой аудиторией.

Целью разработки представительства фирмы является использование среды Интернет как удобного средства коммуникаций между фирмой и потенциальными клиентами.

Выделяют следующие задачи разработки представительства фирмы:

- формирование имиджа (наличие представительства является дополнительным свидетельством устойчивости и надежности фирмы);

- продвижение торговой марки;

- предоставление информации о продукции, услугах и ценах для клиентов и дилеров, развитие и поддержка дилерской сети;

- реклама;

- обеспечение обратной связи с клиентами.

Основными факторами, влияющими на эффективность, являются содержание, структура Web-сайта, новизна информации на нем, ее достоверность, уникальность стиля Web-сайта.

Содержание Web-сайта определяет, есть ли на нем интересная, заслуживающая внимания информация.

Структура Web-сайта должна быть понятна каждому посетителю. Имея перед глазами документ, пользователь интуитивно должен представлять себе способ получения другой информации Web-сайта.

Новизна информации на Web-сайте оказывает сильное влияние на его эффективность. Если информация не обновляется, то после второго посещения сайт перестанет быть интересным. Информацию необходимо обновлять, а старую - переносить в архив. Доступной должна быть и старая, и новая информация.

Достоверность информации определяет авторитетность сайта. Размещать на сайте нужно только проверенные материалы, не содержащие ошибок. Каждый документ на сайте должен иметь конкретного автора - с именем, рабочим адресом, телефоном и электронной почтой, включенными в документ или вынесенными на отдельную страницу с обязательной гипертекстовой ссылкой на нее. Этим подтверждается, что есть человек, который несет ответственность за публикуемые материалы.

Стиль Web-сайта должен быть уникальным. Сайт должен быть всегда узнаваемым, независимо от того, виден на экране логотип, или нет. Стиль создается различными способами, в том числе - манерой изложения информации.

Учесть эти факторы можно лишь при строгом соблюдении технологии проектирования представительства, которая предусматривает выполнение следующего состава работ по проектированию Web-представительства:

- осознание цели разработки Web-представительства. Целью создания может быть некомерческая деятельность или получение прибыли;

- фиксация внешних условий, в которых будет функционировать представительство. Они определяют, кто будет основным посетителем сайта; какие источники информации являются «своими» для типичного посетителя, стиль изложения материала в этих источниках, психологические особенности типичного посетителя (пол, возраст, сфера интересов, интеллектуальное развитие, мотивы деятельности, и др.);

- концептуальное проектирование Web-представительства. В результате концептуального проектирования прорабатываются следующие вопросы: структура и состав информации на сайте, способы привлечения внимания клиентов, способы удержания внимания посетителей сайта, способы повторного привлечения на сайт; стиль сайта;

- выбор средств создания Web-сайта (выбор программных средств и технического обеспечения);

- разработка структуры сайта, конструирование Web-страниц. Каждая Web- страница является программным модулем, может включать другие программные модули, которые могут располагаться на той же Web-странице, или в других файлах. При разработке структуры их взаимосвязь отображается на схеме взаимосвязи программных модулей и информационных файлов.

Информационная структура сайта отображается в виде схемы, содержащей состав Web-страниц и их связи с используемыми на этих страницах информационными файлами.

Характеристика нормативно-справочной, входной, оперативной и результатной информации при разработке структуры сайта даются в виде таблиц, содержащих реквизиты документов с их характеристиками.

- информационное наполнение Web-страниц.

В процессе информационного заполнения Web -сайта решаются следующие задачи: проектирование формата кадра; выделение наиболее информативных его частей; выбор цвета пpи выводе изображения нa экран; применение специальных эффектов;

- тестирование сайта;

- размещение сайта на Web-сервере;

- объявление о существовании сайта;

- контроль работоспособности сайта;

- исследование эффективности сайта;

- обновление и модернизация сайта.

Помимо представительства фирмы, Интернет предоставляет возможность использовать в деятельности фирмы электронную почту.

Электронная почта (e-mail) - специальный пакет программ для хранения и пересылки сообщений между пользователями ЭВМ.

Электронная почта является системой сбора, регистрации, обработки и передачи любой информации (текстовых документов, изображений, цифровых данных, звукозаписи и т.д.) по сетям ЭВМ.

Электронная почта выполняет функции:

- редактирование документов перед передачей;

- хранение документов в специальном банке;

- пересылка корреспонденции;

- проверка и исправление ошибок, возникающих при передаче;

- выдача подтверждения о получении корреспонденции адресатом;

- получение и хранение информации в своем «почтовом ящике»;

- просмотр полученной корреспонденции.

Почтовый ящик — специально организованный файл для хранения корреспонденции.

Пересылка сообщений пользователю может выполняться в индивидуальном, групповом и общем режимах.

При индивидуальном режиме адресатом является отдельный компьютер пользователя и корреспонденция содержит его адрес.

При групповом режиме корреспонденция рассылается одновременно группе адресатов.

В общем режиме корреспонденция отправляется всем пользователям — владельцам почтовых ящиков.

Посредством двух последних режимов можно организовать телеконференцию, электронные доски объявлений.

Электронная почта поддерживает текстовые процессоры для просмотра и редактирования корреспонденции, информационно-поисковые системы для определения адресата, средства поддержания списка рассылаемой информации, средства предоставления расширенных видов услуг.

Электронная почта применяется во всех деловых сферах, сокращая время организации сделок. Для расширения сферы услуг уже созданы системы взаимодействия электронной почты с сетями факсов и телексов.

Для работы в режиме обмена корреспонденцией по электронной почте необходимы специальные программы.

Существует два основных стандарта e-mail:

- Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), разработанный Internet Engineering Task Force. Стандарт SMTP привлекателен простотой, дешевизной, множеством сервисных функций и вследствие этого получил чрезвычайно широкое распространение в частности, в сети Интернет;

- X.400, созданный International Telecommunications Union. Стандарт X.400 отличается строгостью, жесткой стандартизацией, наличием коммерческих операторов с гарантированным уровнем сервиса, поддержкой большого числа национальных кодов. Этот стандарт ввиду названных особенностей пользуется большой популярностью среди государственных организаций всего мира при работе, в частности, по правительственным телекоммуникационным линиям.

С развитием электронной почты в Интернете появилась система телеконференций.

Телеконференции - это дистанционное общение групп специалистов, обсуждающих ту или иную проблему.

Информация телеконференции формируется из новостей, сообщений-статей, посылаемых абонентами сети.

В системе телеконференций, в отличие от электронной почты, основным режимом является посылка сообщения не конкретному абоненту, а целой группе лиц (всем желающим).

Механизм передачи сообщения в этом варианте похож на «передачу слухов»: каждый узел сети, узнавший что-то новое (получивший новое сообщение), передает новость всем «знакомым» узлам - всем тем узлам, с которыми он обменивается новостями. Таким образом, посланное сообщение распространяется, многократно дублируясь, по сети и достигает за довольно короткий срок всех участников телеконференции во всем мире.

Электронные доски объявлений (Bulletin Board System - BBS) часто существуют и независимо от Интернета.

С электронных досок объявлений (BBS) начинается знакомство большинства людей с компьютерными телекоммуникациями. BBS — это программа, которую каждый может установить на своем компьютере. Она наблюдает за модемом, ожидая телефонного звонка. Если вызов идет от другого модема, происходит соединение двух компьютеров. После этого позвонивший человек может использовать компьютер, находящийся на другом конце линии, как если бы непосредственно сидел за этим компьютером. Программа BBS позволяет тому, кто произвел вызов, выбирать различные опции из меню, давая ему возможность посылать сообщения на терминалы других пользователей, читать сообщения, посылать и получать файлы, либо играть в игры на удаленном компьютере. В сущности, вызывающий пользователь управляет компьютером по телефонной линии. Впрочем, он может управлять лишь программой BBS. Данная программа отделяет вызывающего пользователя от самого компьютера.

Предоставляемая пользователю информация на электронных досках объявлений строго структурирована.

Подобно настоящей доске объявлений, BBS является местом, куда стекается вся подлежащая обмену информация.

Работая в системе в режиме on-line, возможно ознакомление со списком предлагаемых файлов. Пользователь BBS, в соответствии с установленным для него уровнем доступа на станцию, может «перекачать» (download) на свой компьютер заинтересовавшую его информацию (от отдельных сообщений до необходимых пользователю файлов и программ) или «закачать» (upload) некоторую информацию.

Помимо этого на BBS доступны территории личной и публичной переписки между пользователями данной станции. Таким образом, можно размещать общие сообщения, рекламу, объявления и другую информацию.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 678 Следующая ⇒