ОТСЛЕЖИВАНИЕ ХОДА ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ И ФАКТИЧЕСКИХ ЗАТРАТ

⇐ ПредыдущаяСтр 21 из 28Следующая ⇒

В предыдущих опытах мы закончили создание нашего проекта и сохранили его вместе с базовым планом. Как только будет начато выполнение проекта, вы можете целенаправленно управлять им, отслеживая фактические даты начала и окончания отдельных видов работ, их длительность, процент выполнения, объемы и затраты и сравнивать их с плановыми показателями, сохраненными в базовом плане. Это подскажет вам, как фактические изменения плана повлияют на другие виды работ и на дату окончания проекта, и поможет определить, какие изменения необходимо сделать в графике работ для окончания проекта в срок и в пределах установленного бюджета. Полученная информация поможет также более эффективно планировать будущие проекты.

Microsoft Project позволяет, вводить различную информацию о выполнении работ: даты начала и окончания, длительность, процент выполнения, оставшуюся длительность и др. При этом достаточно ввести только один или два показателя. Все остальные данные будут вычислены автоматически. Например, если вы введете 50% выполнения для работы с длительностью 10 дней, то оставшаяся продолжительность этой работы будет определена в 5 дней. Если же будет введена оставшаяся продолжительность работ в 2 дня, то программа вычислит процент выполнения - 80%.

Рассмотрим различные способы отслеживания хода реализации проекта. Будем считать, что выполнение нашего проекта начато в соответствии с планом - 3 марта 2000 года. Введем дату начала работ и сделаем отметку о прохождении контрольной точки Начало работ.

· В режиме диаграммы Гантта щелчком мыши выделите контрольную точку Начало работ в поле Название задачи.

· Выберите команду меню Сервис – Отслеживание - Обновить задачи. На экране появится диалог Выполнение работ (Рис. 36).

Рис. 36 - Обновление задач

В поле Название этого диалога указано название выделенной контрольной точки - Начало, а в поле Длительность - ее плановая продолжительность - 0 дней. В полях со счетчиками (% завершения),

В группе полей Текущие даты указаны соответствующие плановые сроки начала и окончания работы.

· В открывающемся списке Начало группы полей Фактические даты на календаре укажите дату 3 марта 2009 года. Эта дата Среда, 3 марта 2010 года отобразится в поле списка.

· В поле со счетчиком % завершения укажите 100%. Вместо указания процента выполнения можно также выбрать дату окончания - 3 марта 2009 года в открывающемся списке Окончание.

· Нажмите кнопку ОК в диалоге Обновление задач.

В информационном поле таблицы i слева от названия контрольной точки Начало появится отметка о ее прохождении. Отметку о выполнении работ первого этапа - Планирование - мы сделаем несколько иначе.

· Удерживая нажатой клавишу [Ctrl]. выделите в таблице названия работ Разработка содержания и Разработка эскизов иллюстраций или выделите только название этапа Планирование.

· Выберите команду меню Сервис – Отслеживание - Обновить проект. На экране появится диалог Обновление проекта (Рис. 37).

Рис. 37 - Диалог Обновление проекта

· Убедитесь, что установлен переключатель (Обновить трудозатраты как завершенные по: ), и в открывающемся списке слева от него, на календаре выберите дату окончания этих работ - 14 марта 2009 года. Установите переключатель Выбранные задачи.

· Закройте диалог Обновление проекта нажатием кнопки ОК. В информационном поле таблицы появятся отметки о выполнении указанных видов работ, а на диаграмме, внутри горизонтальных полосок соответствующих работ - черные полосы, отображающие процент выполнения этих работ - 100% (Рис. 38).

Рис. 38 - Отметка о выполнении работ

Красный цвет, которым прежде выделялась критическая работа Разработка содержания, теперь изменился на синий, так как выполненная работа перестала быть критической.

Выполнение работы в процентах можно ввести также в диалоге Сведения о задаче. Посмотрим, как это сделать для работы Написание текста.

· Щелчком мыши выделите в таблице работу Написание текста.

· Нажмите кнопку на панели инструментов Стандартная. На экране появится диалог Сведения о задаче.

· Щелкните мышью на ярлычке Общие, чтобы перейти на эту вкладку (Рис. 39).

Рис. 39 - Вкладка Общие диалоги Сведения о задаче

· В поле со счетчиком Процент завершения установите 50%.

· Закройте диалог Сведения о задаче с помощью кнопки ОК. Черная полоса на прямоугольнике-задачи Написание текста отобразит процент выполнения этой работы.

Для ввода информации о ходе выполнения работ удобно пользоваться специальной панелью инструментов Отслеживание.

· Выберите команду меню Вид • Панели инструментов • Отслеживание. На экране ниже панели инструментов Форматирование появится панель инструментов Отслеживани) (Рис. 40).

Рис. 40 - Панель инструментов Отслеживание

Оставшиеся 50% работы Написание текста введем с помощью панели инструментов.

· Убедитесь, что работа Написание текста выделена.

· Нажмите кнопку на панели инструментов Отслеживание. Работа будет отмечена как выполненная.

Теперь предположим, что писатель закончил работу Написание текста раньше запланированного срока, т.е. не 1 апреля, а 31 марта. Введем фактическую дату окончания этой работы.

· Нажмите кнопку на панели инструментов Отслеживание. На экране появится диалог Обновление задачи.

Обратите внимание: в этом диалоге уже указан процент выполнения работы Написание текста - 100%, фактическая длительность 14 дней и оставшаяся длительность 0 дней.

· В календаре открывающегося списка Окончание группы Фактические выберите дату 31 марта 2009 года.

· Нажатием кнопки ОК закройте диалог Обновление задачи. В таблице и на диаграмме отобразится фактическая дата окончания работы.

Более того, Microsoft Project составил и отобразил на экране новый график работ, в котором изменились на один день даты начала следующих работ и срок окончания проекта, который теперь передвинулся с 29 на 28 апреля 2009 года (Рис. 41).

Для любой работы вы можете также ввести отметку о выполнении непосредственно на диаграмме с помощью мыши. Сделаем это для работы Создание иллюстраций.

Рис. 41 - Откорректированный график работ

· Установите указатель мыши у левого края полоски-работы Создание иллюстраций. Указатель примет форму .

· Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно Задача, в котором будет указана дата ее начала - (Среда, 25 марта 2009 года) (Рис. 42).

Рис. 42 - Информационное окно работы Задача при вводе отметки о выполнении

· Не отпуская левую кнопку мыши, перемещайте мышь по полоске-работе. При этом в информационном окне будет изменяться дата окончания этой работы. Добейтесь того, чтобы дата окончания работы соответствовала плановой - Пятница, 3апреля 2009 года. При этом указатель мыши достигнет правого края полоски-работы.

· Отпустите левую кнопку мыши. Информационное окно закроется. Работа Создание иллюстраций будет отмечена как выполненная.

В ходе выполнения проекта возможны случаи, когда какая-либо работа после частичного выполнения прерывается на некоторое время. При этом необходимо перенести оставшуюся часть работы на более поздний срок.

Предположим, в нашем проекте работа Литературное редактирование начата в срок и в течение двух дней выполнена на 50%, после чего возникла необходимость прервать ее выполнение на 1 день. Сделаем соответствующую отметку.

· Щелчком мыши выделите в таблице работу Литературное редактирование.

· Нажмите кнопку на панели инструментов Отслеживание. На диаграмме появится отметка о частичном выполнении работы.

Оставшаяся часть работы должна быть начата через день - 4 апреля.

· Установите указатель мыши на полоске-работе Литературное редактирование правее полосы выполнения. Указатель примет форму .

· Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно Критический путь, в котором будут указаны даты начала и окончания оставшейся части работы (Рис. 43).

Рис. 43 - Информационное окно Критический путь

· Не отпуская левую кнопку мыши, переместите мышь вправо так, чтобы в информационном окне отобразилась новая дата начала оставшейся части работы - (Суббота, 4 апреля 2009 года).

· Отпустите левую кнопку мыши. На диаграмме между выполненной и невыполненной частями работы появится разрыв в один день. Будет также изменен график для остальных видов работ.

· Самостоятельно отметьте 100% выполнение оставшейся части работы Литературное редактирование.

При управлении проектом необходимо постоянно владеть информацией о том, выполняются ли работы в соответствии с графиком, и если нет, то как велики отклонения. Анализируя такие данные, можно своевременно принимать необходимые меры для окончания проекта в срок.

Просмотрим эту информацию в нашем проекте.

Нажмите кнопку Диаграмма Ганта с отслеживанием на панели представлений. На экране появится диаграмма Гантта в режиме отслеживания (Рис. 44). На этой диаграмме серыми полосами показан базовый план, а синими -фактическое выполнение. Справа от каждой выполненной работы указан процент выполнения - 100%. Невыполненные критические работы отображаются красным цветом, и справа от них указан процент выполнения - 0%.

Выполненные этапы также отмечены специальными условными обозначениями. Просмотреть числовые показатели можно на таблице отклонений.

Рис. 44 - Диаграмма Гантта с отслеживанием

· Выберите команду меню Вид • Таблица • Отклонения. Вид таблицы изменится.

· Переместите правую границу левой панели к правому краю рабочего окна, чтобы увидеть таблицу полностью (Рис. 45).

Рис. 45 - Таблица отклонений

В этой таблице в колонках Начало и Конец указаны фактические даты начала и окончания каждого вида работ. В колонках Базовое начало и Базовое окончание - соответствующие даты по базовому плану. В колонках. Отклонение начала и. Отклонение конца - разница между фактическими и плановыми датами. Отклонение может быть положительным и отрицательным. Положительное отклонение означает, что работа начата или закончена позднее планового срока, а отрицательное - ранее.

Одним из способов решения этой задачи может быть сокращение длительности работы путем назначения сверхурочных работ ресурсу, назначенному этому виду работ. Добавление сверхурочных работ в объеме 8 часов сократит продолжительность этого вида работ на 1 день. Посмотрим, как это сделать.

· Выберите команду меню Окно - Разделить. Рабочее окно программы будет разделено на два окна по горизонтали: в верхнем окне будет отображаться отслеживающая диаграмма Гантта, а в нижнем - бланк работ.

· Щелкните мышью на бланке работ чтобы сделать его текущим.

· Выберите команду меню Формат • Подробности • Трудозатраты ресурсов.

· Щелкните мышью на отслеживающей диаграмме Гантта в верхнем окне и выделите работу. На бланке работ в поле Название ресурса таблицы появится название ресурса

· Щелкните мышью на ячейке первой строки поля Сверхурочные работы бланка работ, чтобы выделить ее.

· Установите количество часов сверхурочной работы – 8 часов и нажмите клавишу [Enter].

Выберите команду меню Окно • Отменить деление. Отслеживающая диаграмма Гантта (снова отобразится в полный экран, и вы увидите на ней внесенные коррективы.

После такой корректировки следует сохранить новый промежуточный план, чтобы дальнейший ход выполнения работ можно было сравнивать с откорректированным планом.

· Выберите команду меню Сервис • Отслеживание • Задать базовый план. На экране появится диалог Задать базовый план (Рис. 46).

Рис. 46 - Диалог Задание базового плана

· Установите переключатель Задать промежуточный план.

· Закройте диалог Задать базовый план с помощью кнопки ОК. Новый промежуточный план будет сохранен.

На отслеживающей диаграмме Гантта вы можете графически отобразить ход выполнения работ для любой даты на временной шкале.

· Нажмите кнопку на панели инструментов Отслеживание. Указатель мыши примет форму .

· Переместите указатель мыши на диаграмму. На экране появится информационное окно Индикатор выполнения, в котором при движении мыши будет изменяться дата, для которой должен быть построен график выполнения (Рис. 47).

Рис. 47 - Информационное окно Индикатор выполнения

· Выберите интересующую вас дату, например, 9 апреля 2009 года, и щелкните левой кнопкой мыши на диаграмме. В указанной точке отобразится график выполнения проекта (Рис. 48).

Рис. 48 - Диаграмма с графиком выполнения проекта на 9 апреля 2009 года

В ходе выполнения работ вы в любой момент можете получить информацию о плановой и фактической стоимости работ, израсходованных и оставшихся средствах.

· Выберите команду меню Вид • Таблица * Затраты. На экране появится таблица затрат.

· Переместите правую границу левой панели вправо так, чтобы видеть всю таблицу (Рис.49).

В колонке Общая затраты указывается общая стоимость каждого вида работ, а в колонке Базовый план • плановая. Разница между ними отображается в поле Отклонение.

Если эта разница отрицательна, то средства сэкономлены; в противном случае - перерасходованы. Как видно из таблицы, после назначения сверхурочных работ образовался перерасход средств в размере 560р.

Рис. 49 - Таблица стоимости

В колонке Фактические указана стоимость уже выполненных работ, а в колонке Оставшиеся - еще не выполненных.

Вы можете также проанализировать расходование средств, назначенных каждому ресурсу следующим образом.

· Нажмите кнопку Использование задач на панели представлений. На экране отобразится таблица использования работ.

· Выберите команду меню Вид • Таблица • Затраты). На экране появится таблица стоимости.

· Переместите правую границу левой панели вправо, чтобы видеть на экране всю таблицу (Рис. 50).

Как видите, эта таблица содержит те же колонки, что и предыдущая. Однако стоимость здесь распределена не только по видам работ, но и по ресурсам. Это позволяет оперативно получить информацию о расходовании средств каждым ресурсом в отдельности.

· Снова переключитесь в режим отслеживающей диаграммы Гантта.

· Самостоятельно введите информацию о выполнении оставшихся видов работ и завершении проекта.

Рис. 50 - Таблица распределения стоимости по ресурсам

⇐ Предыдущая 16 17 18 19 202122 23 24 25 Следующая ⇒