Осн классификационные признаки

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 2

-структурный, учёт в соотвествии со структурными делением учреждения( матер отдалкадров)

- функциональный или тематический( функции учреждения)

- хронологический признак( учёт дат к кот относ документы)

- ряд доп признаков- географический, корреспондентский

При составлении описи учитывают 2 осн признака – структурно – хронологическая схема.

- или хронологически- отраслевая схема( при изменяющейся структуре учреждения)

Фонды личного происхождения. обязательно указываются

- рукописи фондообразователи – запис книжки, письма, биографическ материалы( биограф, автобиография)

- изобразителные материалы

- матер имущественно – бытового характера

- матер членов семьи, разных лиц.

Архивный каталог – межфондовый архивный справочник, в кот информация сгруппирована

Система каталогов в архиве построена

- алфавитная структура – именной, географический

- каталоги имеющие логическую структуру – систематич, хронологическ, тематический..

Путеводители – использовать надо в перв очередь современные но и не отказываться и от старых

Комплектование сист ценности документов

Комплектование – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Источники комплектования – организации, кот высылают в архив материалы.

Критерии источников комплектования - чем руководств архивисты при комплектования своих архивов.

Для учреждений – при учёте значения учреждения с сист органов власти и управления

- полнота отражения деятельности учреждения в док-ах вышестоящих организациях

- соответствие деятельности учреждения профилю даннго архива

Для документов личного характера

- значение деятельности фондообразователя в истории развития науки, культуры

- сохранность личных фондов

- взаимосвязь фонда с другими комплексными документами.

В каждом архиве утвердаются списки источников комплектования, постоянно уточняются и дополняются.

В 90 – е гг ХХ века в архив поступ огромн кол-во документов из ликвидированных учреждений.

При многочисленности источников комплектования – созд список сдачи документов в архив.

Комплектование организованно –

Документ рождается в канцелярии, и некоторое время там храниться.

После того как он становиться не нужен для текущего делопроизводства – отправл – в архив учреждения.

- или уничтожается

В соответствии с установленным сроком – документ перед из архив учреждения в гос архив –

-хранение – постоянное или временное

- экспертно- хранилищная комиссия – отделить необходимое, остальное – уничтожается.

Передача дел осуществляется по описи- акты передачи и приёма дел за подписью.

При уничтожении – сост акт уничтожения.

Таким образом экспертиза ценностей документов проходит в 3 этапа.

- экспертиза на стадии делопроизводства

- ведомственного архива

- гос архива

Экспертиза осуществляется по перечню – инструкции. В остальных случаях – на ответсвенность комиссии

Что учитывается при принятии решения о уничтожении или сохранения док-та

- происхождение док-та, значение, время и место создания.

- содержание до-та, вид, информация

- внешине особенности ( внешность, подлинность( копия)).

Организация учёта документов в архиве. Сущ централизованный гос учёт документов. Учит на 3 стадиях

- в рамках архивн фонда в целом

- в рамках единицы хранения ( в рамк дела)

- учитываются как отдельный документ

Документация самого архива: Документы централизованного учёта. Проверяется ежегодно.

Книга поступлений, список фонда, лист фонда( паспорт фонда), арх опись, дело фонда.

Существует паспорт архива, в нём фиксируется

- количество единиц хранения

- условия хранения( часть докум- тов может храниться в особо режиме, или наоборот – упрощённом)

- кадры ответственные за хранение, и имеющих к нему доступ. Хранители фонда ( личн присутствие при доступе).

- карточки фонда –

Сохранность документов.

Особый режим – температура(15-17), влажность. Высота стеллажа, нижней полки.

Сигнализация – на изменение параметров хранения, пожара, проникновения.

Реставрация и консервация документов – лаборатории. ( напр лаборатор архива СПб филиала АН )

Архивный фонд – совокупность документов образующихся в процессе деятельности какого либо фондообразования. Документы как правило исторические и связанные между собой

Фондообразователь – учреждение или лицо в деятельности которого отложился архивный фонд

Архивная коллекции – совокупность отдельных документов образовавш в результате деятельности различных фондообразователейи объединённых по общему признаку – тематический, хронологический, географический, авторский.

Фондирование – организация документов в пределах архивного фонда.

Перефондирование осуществляется крайне редко, вызвано только крупными ошибками при фондировании.

При фондировании составляется историческая справка фонда.

Учитывается коде поступил фонд на хранения, степень его сохранности, объём фонда, крайние даты документов

Если фондообразователь – учреждение – оно должно быть юридически самостоятельно.

Использование архивных документов – комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

В процессе использования документов учавствуют 2 стороны – архив и пользователь.

- Пользователь – органы гос власти, организации, пресса, отдельн граждане.

Цели использования архивной информации -6 групп

Управленчиские –информационное обеспечение работы орг власти., сост планов, прогнозов

Политические – разработка законов, проведение выборов. Пропаганда, международн

Экономические – сост аналитическ записок, проект работ

Научн цели – изучение историческ источников

Культурно – просветительск цели – выставки, публикации

Социально – правовые – исполнение запрсов, подтверждение льгот, имуществ прав..

Формы использования архивных документов.

Исполнение тематических запросов на разн темы( напр генеология)

Исполнение запросов в целях обеспечиня программ (

Предоставление документов архивом для использования в читальном зале.

Публикация документов.

Выдача подлинников во временное пользование.

Информационные мероприятия – организация выставок, лекций…

Срок исполнения 15 дней, в особых случаях – 30, и пересылки запроса в архиве – 5 дней

Выдаются архивные справки, имеют юридическую силу, они заверены, указ шифр

-выд архивн копии- воспроизводство документов

- дел архивн выписки

- архивы посылают информационные письма – инициативное информирование заинтересованных организаций

Архив заинтересован в использовании документов – материально, улучшая статистику популярности архива.

-выдача тематические материалы – подборка, обзор…

-выдача подлинников, только при условии наличия в архиве копии.

Читальный зал. На посетителя личное дело – анкета, письмо – направление, заявление, заказы на выдачу и копирование

Набор документов – паспорт, рекомендательное письмо от организации.

Правила публикации исторических документов в СССР М: 1990 – археографы –тиражирование арх документов.

Публикации – научные( сборники документов), научно- популярные, учебные…

Информационные мероприятия – экскурсии – показатель близости с библиотеками и музеями.

- выставочные залы РГАДА в архивн городке в Мрскве, в РГИА, архивн комитет на уг Шпалерной и Таврической

-конференции, лекции… создание среды пользователей архивной информации.

перечень причин отказов – технического характера…

Архивная эвристика

-как работают исследователи в архивах.

Чтобы пойти в архив надо во первых знать какие в архиве находятся документы. По путеводителям, по справочникам – примерно представлять что вы ищете, какой будет результат.

Запасаетесь на факультете различными бумагами- письма, направления, рекомендации

С собой – папка с документами – паспорт, фотографии( цветные), письма

Отдел записи, чит зал – анкета, иногда ещё и заявление

Расскажите дежурному арх – чего ищете. Предложат алгоритм поиска.

Заранее лучше – прочитать опубликованный путеводитель, сделать выписки

Начинайте работу с архивных описей

- если архив очень большой – с каталогов

-если знаете фонд – берёте опись фонда

Нашли материал, кот хотите заказать- от 3 до 10 еиниц хранения ( дело)

Сканерами пользоваться нельзя, ноутбуком можно( иногда регистрировать надо)

Получив дело – делая выписки – Фиксируйте детали! Вплоть до мельчайших подробностей.

-если работаете с документами учреждения – узнайте заранее его историю( исторг ос учреждений)

Обратите внимание на архивные коллекции – могут быть очень интересные материалы

-имя- «Материал» - разнородно иногда неожиданно и ценно

В фонде личного происхождения – восстановите по возможности все личные связи. ( напр по переписке)

Найдя нечто принципиально новое – обратите внимание на лист использования, хотя список имён пользователей не означает что документ уже опубликован.

В каждом архиве есть отдел публикации документов – археографии

-надо получать разрешение на публикацию

- уточнить был ли документ опубликован до вас

Эффективность работы в архиве далеко не всегда количественный показатель

-выработать свою методику поиска

⇐ Предыдущая 12