Распределенная когнитивная способность

⇐ ПредыдущаяСтр 11 из 34Следующая ⇒

Самое замечательное свойство внешнего мозгового штурма состоит в том, что, кроме записи изначальных соображений, он помогает сгенерировать множество новых идей, которые бы вас не посетили, не будь у вас механизма фиксации ваших мыслей и постоянного обращения к ним. Ваш мозг будто бы говорит: «Значит, так. Я предоставлю вам ровно столько идей, сколько вы сможете применить с пользой. Если вы не собираете их каким-нибудь верным способом, я не буду вас отягощать. Но если вы действительно что-то с ними делаете — даже если просто записываете с целью последующего анализа — то вот вам еще несколько! И кстати, это натолкнуло меня еще на одну мысль, а может быть, и не одну…»

Нет ничего более опасного, чем идея, если это — единственная идея, которая у вас есть. (Эмиль Шартье)

Психологи начинают называть описанный процесс и подобные явления «распределенной когнитивной способностью». Речь идет о том, чтобы выбросить идеи из головы и перевести их в объективный формат, который бы позволял обратиться к ним впоследствии. А вот моему учителю английского языка в средней школе не нужно было знать теорию, чтобы познакомить меня с основной идеей; он сказал: «Дэвид, ты поступаешь в колледж, где тебе придется вести массу записей. Фиксируй все свои заметки и записи на отдельных листках размером три на пять дюймов. А потом, когда будешь готов упорядочить свои мысли, просто разложи их на полу, определи структуру и подумай, чего не хватает». Мистер Эдмундсон преподал мне основы модели естественного планирования!

Только тот, кто с легкостью управляет своими мыслями, является хозяином своих мыслей, а лишь хозяин своих мыслей не является их рабом. (Линь Ютань)

Мало кто может удерживать свое внимание на одном предмете дольше нескольких минут, не имея под рукой какой-нибудь объективной структуры и вспомогательного инструмента или механизма. Возьмите, например, один из серьезных проектов, над которым работаете, и постарайтесь не думать ни о чем другом хотя бы шестьдесят секунд. Это очень сложно, если только у вас в распоряжении нет ручки и бумаги и вы не используете этих «атрибутов познания» в качестве «якоря» для своих идей. В этом случае вы можете часами думать над проектом. Вот почему умственный процесс будет продуктивным, если вы работаете над электронным документом, касающимся проекта, составляете карту идей в широкоформатном блокноте или на бумажной скатерти в ресторане, или просто организуете собрание по данному вопросу, где присутствуют другие люди и есть возможность остаться в рамках контекста (доска с хорошими маркерами, готовыми прийти на помощь, также весьма полезна в данном случае).

Ключевые принципы мозгового штурма

Для усовершенствования процессов мозгового штурма и спонтанного мышления можно применять множество приемов. Впрочем, основные принципы сводятся к следующим моментам:

• Не судите, не оспаривайте, не оценивайте и не критикуйте.

• Думайте о количестве, а не о качестве.

• Отодвиньте анализ и организацию на второй план.

Не судите, не оспаривайте, не оценивайте и не критикуйте. Модели неестественного планирования свойственно совать свой уродливый нос в процесс мозгового штурма: она заставляет людей сразу переходить к скороспелым оценкам и преждевременной критике идей. Если вас хоть немного заботит мнение критика, то вы будете редактировать процесс изъявления мыслей и подбирать «нужные» фразы для высказывания вслух. Различие между удержанием мозгового штурма в рамках заданной темы и ограничением творческого процесса весьма зыбко. Также важно увязать мозговой штурм с общим контекстом процесса планирования, поскольку, если вы видите в нем самоцель, он может показаться банальным и нецелесообразным. Если же вы воспримете его как некую текущую задачу, которой вы будете заниматься некоторое время, чтобы затем перейти к достижению поставленной цели, то вам будет легче уделить должное внимание данной составляющей процедуры планирования.

Хороший способ узнать, что представляет собой вещь — выяснить, чем она наверняка не является.

Только не подумайте, что я предлагаю вам вовсе отказаться от критического мышления — на этой стадии игра должна быть честной. Просто важно понять, каков характер идей, которые вас посещают, и упорядочить их наилучшим образом для дальнейшего использования. Основным критерием должно стать расширение, а не сужение их диапазона.

Думайте о количестве, а не о качестве. Стремление выдать больше идей позволяет расширить горизонты мышления. Часто бывает трудно догадаться, какая идея хорошая, пока она вас не посетит. А иногда идея или ее набросок оказываются востребованными только через некоторое время. Согласитесь, что покупка товаров в большом магазине с огромным ассортиментом позволяет вам почувствовать удовлетворение сделанным выбором? То же самое касается и проектного мышления. Чем больше количество идей, с которыми вам предстоит работать, тем лучшую почву вы подготовите для оценки вариантов и осознанного выбора.

Отодвиньте анализ и организацию на второй план. Анализу, оценке и упорядочению ваших мыслей следует уделить такое же внимание, как и творческому спонтанному мышлению. Но на стадии мозгового штурма этим важным видам деятельности не следует отводить руководящую роль.

По-настоящему творческим шагом может быть простое составление списка: это — надежный способ проанализировать людей, которых вы берете к себе в команду, требования клиента к программному обеспечению или пункты бизнес-плана. Просто позаботьтесь о том, чтобы ничего не упустить и продолжайте процесс до тех пор, пока не перейдете к просеиванию данных и расстановке приоритетов, которые составляют следующий этап.

Упорядочивание идей

Если вы полностью освободили свое сознание от всего, что пришло вам в голову на этапе мозгового штурма, то вы увидите, что появляется естественная схема организации идей. Как говорил мой школьный учитель английского, как только вы выбросите все идеи из головы и они окажутся у вас перед глазами, вы сразу заметите естественные связи между ними и определите наметившуюся структуру. Именно эту процедуру имеет в виду большинство людей, говоря о планах проектов.

Организация идей обычно состоит в том, что вы определяете компоненты и составляющие, последовательность событий и/или основные приоритеты. Что должно произойти, чтобы был достигнут конечный результат? В каком порядке должны произойти эти события? Какой элемент наиболее важен для успешного осуществления проекта?

На данном этапе вы можете эффективно использовать различные инструменты структурирования: от неформальных подпунктов, расписанных на обратной стороне конверта, до компьютерных программ планирования проектов, таких как Microsoft Project. Если проект требует жесткого объективного контроля, то вам понадобится одна из разновидностей иерархической структуры, куда войдут цели и подцели, а также (или) графики Гантта, иллюстрирующие распределение стадий проекта по времени, на которых было бы показано соотношение между независимыми, зависимыми и фундаментальными элементами и проектом в целом.

План проекта описывает промежуточные результаты, достижение которых можно распланировать естественным путем.

Творческое мышление не останавливается на данном этапе: оно лишь принимает иную форму. Как только наметится основная структура, ваше сознание попытается «заполнить пробелы». Например, выделив три ключевых проблемы, которые необходимо решить в рамках проекта, и выстроив их в нужной последовательности, вы можете задуматься над четвертой и пятой.

Основы организации

Ключевые шаги на данном этапе таковы:

• Определение значимых составляющих.

• Сортировка по одному (или нескольким) из следующих принципов: компоненты, последовательность, приоритеты.

• Детализация проблемы до требуемого уровня.

Я никогда не встречал двух проектов, которые бы требовали одинаковой степени детализации и структуризации, чтобы позволить людям выбросить проблемы из головы и успешно сдвинуть их решение с мертвой точки. Но практически во всех проектах можно с пользой задействовать в определенной форме творческое мышление левого полушария головного мозга, которое постоянно отвечает на вопрос: «Каковы дальнейшие планы? »

Дальнейшие действия

Последняя стадия процесса планирования сводится к принятию решений о выделении и перераспределении физических ресурсов, необходимых для того, чтобы осуществление проекта не стояло на месте. Вопрос, который нужно задавать на данном этапе, звучит так: «Каковы дальнейшие действия? »

Данный тип приземленного, реалистичного мышления в сочетании с четким уяснением желаемого результата составляют критический элемент интеллектуальной работы. Как показывает мой опыт, список реальных проектов и постоянное управление дальнейшими действиями в рамках каждого из них составляет 90 % общепринятого понятия проектного планирования. Данный подход к проекту на уровне «взлетной полосы» заставит вас быть «честным» во всех вопросах: Вы серьезно настроены это сделать? На ком лежит ответственность? Вы достаточно четко продумали все шаги?

В определенный момент проект предполагает активные действия, и тогда приходится принимать решение о следующем шаге. Ответ на вопрос о том, что конкретно вы готовы физически сделать для достижения определенной цели, если у вас не будет других забот, позволит оценить зрелость ваших замыслов, касающихся проекта. Если вы еще не готовы ответить на этот вопрос, значит нужно пересмотреть предыдущие уровни процедуры естественного планирования.

Основы

• Решайте, какими будут последующие действия в рамках каждой из текущих составляющих проекта.

• В случае необходимости решайте, какими будут следующие действия в рамках процесса планирования.

Активация «текущих составляющих». Внедрение проекта запланировано должным образом, если определены все первоочередные шаги в каждой сфере, где можно продвинуться, не ожидая завершения каких-либо других задач. Если проект состоит из множества компонентов, то каждый из них нужно как следует проанализировать, т. е. ответить на вопрос: «Есть ли что-нибудь, что каждый из исполнителей может сделать в данный момент? » Например, вы можете координировать участие докладчиков в конференции и при этом искать подходящее место ее проведения.

В некоторых случаях можно будет сдвинуть с мертвой точки только один аспект, тогда все остальные будут зависеть от результатов выполнения этой промежуточной задачи. Так что один-единственный шаг может стать камнем преткновения на пути реализации остальных подцелей.

Нужно запланировать что-то еще? Предположим, нужно распланировать еще несколько аспектов, до того как переходить к определению следующих действий. Остается еще один шаг — следующее действие в рамках процесса. Каков следующий шаг в процессе планирования? Набросать побольше идей. Написать сообщения Анне Марии и Шону, чтобы получить от них входные данные. Сказать помощнику, чтобы организовал планерку для группы разработки товара.

Привычка уточнять дальнейшие действия в рамках проектов, независимо от обстоятельств, имеет основополагающее значение для сохранения спокойствия и контроля над ситуацией.

Если следующий шаг должен предпринять кто-то другой. Если решающее слово не за вами, все равно нужно выяснить, кто отвечает за дальнейшие действия (в этом заключается основное предназначение списка ожиданий). При групповом планировании каждому сотруднику не обязательно знать все последующие действия на произвольной стадии проекта. Часто требуется только распределить ответственность за внедрение отдельных частей проекта между соответствующими лицами и поручить им планирование дальнейших действий в своих сферах.

Обсуждение дальнейших действий придает прозрачность работе организации. В ходе обсуждения всплывают аспекты и детали, которые упускались из виду, пока кто-то не «приставил всем нож к горлу» и не заставил исполнителей проанализировать реальную ситуацию в сфере распределения ресурсов. Речь идет о простом и прагматичном обсуждении, которое следует провести, чтобы преодолеть застой и определить слабые стороны.

Каков необходимый объем планирования в вашем случае

Так какую же часть описанной модели планирования следует воплотить на практике, и какова степень ее детализации? Ответ прост: нужно ровно столько планов, сколько необходимо для того, чтобы выбросить проект из головы.

Основная причина, по которой проблемы занимают ваши мысли, в том, что четко не определены желаемые результаты и программа действий, а напоминания о них не помещены в надежные места, где вы наверняка уделите им должное внимание. К тому же, возможно, вы недостаточно четко продумали детали, перспективы и решения, чтобы полагаться на составленную схему.

Если руководствоваться моим определением проекта как результата, для достижения которого необходимо совершить более одного действия, то для того, чтобы выбросить большинство проектов из головы, нужно только сформулировать желаемый результат и наметить следующий шаг. Вам нужен новый брокер? Достаточно только позвонить другу, чтобы он порекомендовал кого-нибудь. Вам нужно поставить дома принтер? Достаточно выйти в Интернет и ознакомиться с различными моделями и расценками. По моим подсчетам, около 80 % проектов носят именно такой характер. Вы в любом случае выполняете всю процедуру планирования в рамках этих проектов, но делаете это мысленно: вы уделяете им ровно столько внимания, сколько нужно, чтобы они не стояли на месте до момента окончательного осуществления.

Если проект все еще занимает ваши мысли, значит нужно еще что-то спланировать.

Еще около 15 % проектов могут требовать применения какого-нибудь внешнего инструмента мозгового штурма — возможно, карты идей, нескольких заметок в текстовом редакторе или файле PowerPoint. Этого будет достаточно, если вы составляете повестку собрания, планируете отпуск или выступление в местной торговой палате.

И наконец, внедрение оставшихся 5 % проектов может потребовать полномасштабного применения одного или нескольких из пяти этапов модели естественного планирования. Модель содержит практическое руководство, позволяющее сдвинуть дела с мертвой точки, решить проблемы и продуктивно продолжить выполнение задач. Вы чувствуете, что какому-нибудь из ваших проектов не хватает ясности или активных действий? В таком случае применение модели часто может стать ключом к существенному прогрессу.

Не хватает ясности?

Если вам не хватает ясности, переместите свой мыслительный процесс выше по шкале естественного планирования. Часто очень занятые люди (действие) пребывают в нерешительности и ощущают недостаток целеустремленности. Им нужно обратиться к плану или составить план (упорядочить идеи). Если ясности не хватает на уровне планирования, то, вероятно, нужен новый мозговой штурм, который позволит генерировать достаточное количество идей, необходимых для составления надежного плана. Если сеанс мозгового штурма заходит в тупик и мысли путаются, то нужно сместить акцент на уровень выше — перейти к картине результата и убедиться, что фильтр сетевого восприятия в вашем мозгу знает, «как осуществить задуманное» наилучшим образом. Если картина (видение) результата не ясна, то следует вернуться к чистому анализу первопричин, по которым вы заинтересованы в данном мероприятии (целей).

⇐ Предыдущая 6 7 8 9 101112 13 14 15 Следующая ⇒