Совершить необходимое действие

⇐ ПредыдущаяСтр 19 из 34Следующая ⇒

При условии, что первоочередное действие займет не более двух минут, его следует совершить, как только вы достали соответствующий предмет из корзины. Если на чтение записки уйдет тридцать секунд, а затем от вас потребуется только быстрый положительный/отрицательный или другой ответ, который нужно наклеить с обратной стороны и отправить назад, то его следует дать немедленно. Если вы можете просмотреть каталог за одну-две минуты, чтобы определить, есть ли в нем что-то интересное, так и сделайте, а затем поступайте, как сочтете нужным: выбросьте его, перешлите далее или оставьте у себя в качестве справочного материала. Если первоочередное действие по какой-то проблеме состоит в том, чтобы надиктовать краткое сообщение на чей-то автоответчик, звоните не мешкая.

Даже если задача не является приоритетной, займитесь ею немедленно, если вообще собираетесь ее решать. Причина, по которой предельный интервал составляет две минуты, в том, что примерно столько занимает сохранение и сортировка документа, если вы не собираетесь сразу покончить с проблемой: иными словами, при такой длине промежутка достигается максимальный темп работы. Если документ не заслуживает внимания, просто выбросьте его. Если вы собираетесь предпринять необходимые шаги, то следует учитывать фактор эффективности.

Многие считают, что постоянное соблюдение правила двух минут позволяет существенно повысить производительность. Вице-президент одной крупной компании по изготовлению программного обеспечения признал, что благодаря этому правилу у него каждый день остается дополнительный час рабочего времени, которое можно использовать по собственному усмотрению! Он был одним из тех начальников, работающих в сфере высоких технологий, которые получают по триста электронных сообщений в день и большую часть рабочего времени уделяют разработке трех основных проектов. Многие сообщения приходили от людей, которые докладывали ему о чем-то, нуждались в его рекомендациях и разрешениях, чтобы продолжать свою работу. Но поскольку сообщения не попадали в фокус его основного внимания, он оставлял их в папке «Входящие», чтобы обратиться к ним позже. Когда накапливалось несколько тысяч таких сообщений, приходилось тратить выходные на их рассмотрение, чтобы не отстать от работы. Это было бы не так страшно, если бы ему было двадцать шесть: в таком возрасте любая деятельность вызывает приток адреналина; но ему было за тридцать, и он ко всему прочему обязан был уделять внимание маленьким детям. Работа на выходных была абсолютно неприемлема. После наших занятий он просмотрел все восемьсот сообщений, накопившихся в ящике. Оказалось, что большую часть из них можно было спокойно удалить, совсем немного можно было оставить в качестве ссылочной информации, а на рассмотрение каждого из оставшихся требовалось меньше двух минут, так что на все ушло очень мало времени. Я связался с ним год спустя, и он по-прежнему прекрасно справлялся с работой! Он больше не позволял сообщениям выходить за рамки экрана компьютера. Кроме того, применение правила изменило природу его подразделения вследствие существенного увеличения запаса рабочего времени на рассмотрение почты. Его подчиненные теперь были на все сто уверены, что у начальника железные нервы!

Правило двух минут — волшебное правило.

Конечно, данный пример весьма красочный, но он показывает, насколько важными могут оказаться некоторые из простых правил обработки информации, особенно если объемы и скорость накопления входящей информации в вашей корзине увеличиваются.

Вообще-то две минуты — это только ориентир. Если у вас есть изрядный запас свободного времени на обработку корзины для входной информации, можете расширить допустимый интервал до пяти или десяти минут. Если нужно быстро добраться до дна корзины, чтобы решить, как использовать остаток дня с максимальной эффективностью, попробуйте сократить время рассмотрения каждой проблемы до одной минуты или до тридцати секунд, чтобы быстрее покончить с ними.

Когда будете знакомиться с процедурой, полезно будет засечь время на обработку нескольких проблем. Большинство клиентов, с которыми я работаю, смутно представляют себе, сколько составляют две минуты на самом деле, и существенно недооценивают возможную продолжительность определенных действий. Например, если вы собрались оставить сообщение на автоответчике, а трубку берет сам адресат, то звонок обычно занимает гораздо больше времени.

Вы удивитесь, как много двухминутных действий можно совершить даже в рамках самых важных проектов.

Ничего не нужно отслеживать в процессе совершения первоочередных действий — их нужно просто выполнить. Впрочем, если вы что-то предпринимаете, и это не последнее действие, необходимое для завершения проекта, нужно выяснить, каков следующий шаг, и оценить его по аналогичному критерию. Например, если вы собираетесь заменить баллон с чернилами в своей любимой гелевой ручке и обнаруживаете, что кончились баллоны, тогда придется определить следующий шаг в рамках данной задачи («покупка баллонов в магазине») и совершить, передать или отложить данное действие.

Придерживайтесь правила двух минут и вы увидите, насколько больше успеете сделать в процессе чистки входящего материала. Многих удивляет обилие двухминутных действий, которые можно совершить даже в рамках самых важных проектов.

Позвольте поделиться с вами еще одним наблюдением, касающимся правила двух минут, а точнее — набора электронных сообщений. Если ваша рабочая среда предполагает получение больших объемов электронной почты, то вы сможете существенно увеличить производительность, если повысите скорость набора текста и будете пользоваться сокращенными клавиатурными командами как в операционной системе, так и в программе обработки почты. Слишком многие специалисты по-прежнему выискивают буквы на клавиатуре и пытаются эксплуатировать мышку. Можно увеличить темп выполнения работ, если совместить правило двух минут с усовершенствованными навыками владения компьютером. Я обнаружил, что многие руководители сопротивляются не технологическому прогрессу, а собственной клавиатуре!

Дать задание кому-то другому

Если для выполнения следующего действия требуется более двух минут, спросите себя: «А обязательно ли мое вмешательство в процесс решения данной проблемы? » Если это не так, то задание можно передать надлежащему субъекту в системном формате.

Передача проблемы не всегда предполагает движение сверху вниз. Вы можете решить: «Этот документ нужно отдать в отдел работы с клиентами» или «Мой начальник должен взглянуть на это» или «Я хотел бы услышать мнение своего партнера по этому поводу».

«Системный формат» может предполагать одно из следующих действий:

• Переслать электронное сообщение соответствующему лицу.

• Написать записку или дать ответ на бумаге и отправить ее адресату с внутренней почтой.

• Оставить голосовое сообщение.

• Добавить проблему в повестку следующей личной беседы с нужным человеком.

• Поговорить с ним или с ней непосредственно: лично или по телефону.

Хотя все перечисленные варианты могут подействовать, я бы посоветовал эксплуатировать их именно в указанном порядке, сверху вниз. Электронная почта обычно является самой быстрой формой сообщения с системой; она позволяет следить за ходом диалога, адресат может обрабатывать ее в любое удобное время. Записки на бумаге занимают следующее место в списке, поскольку они тоже моментально попадают в систему, причем у адресата сразу появляется предмет, который можно использовать в качестве напоминания. Если вы передаете кому-то документ, то письменное послание, конечно же, является наилучшим форматом; как и в случае электронного сообщения, адресат может обработать его в удобное для себя время. Голосовая почта также может быть эффективным средством и многие специалисты пользуются ею; недостаток данного формата состоит в том, что как отправитель, так и получатель, должны фиксировать ход диалога, и то, что вы говорите, не всегда совпадает с тем, что он слышит. Далее в списке идет сохранение информации в повестке дня или в папке, которую вы готовите к следующей встрече с требуемым субъектом. Иногда подобная необходимость обусловлена деликатностью или подробным рассмотрением вопроса, но в данном случае проблему следует отложить до упомянутой встречи. Наименее предпочтительный вариант — отодвинуть на второй план все дела и заняться непосредственным обсуждением проблемы. Это можно сделать сразу, но такой поступок тормозит рабочий процесс и обладает тем же недостатком, что и голосовая почта, — не позволяет следить за ходом диалога.

Отслеживание передачи материалов. Если вы передаете действие кому-то другому и вам не безразличен результат, тогда придется следить за процессом передачи. По мере того как я буду знакомить вас со следующей главой, посвященной организации информации, вы убедитесь, что важную категорию, с которой придется работать, составляет папка «Ожидания».

Создав собственную удобную систему, записывайте задачи, которые вы будете передавать другим людям, а затем — отслеживать, в блокнот или вкладывайте папку с отдельными листами, посвященными конкретным проблемам, можете также составить перечень в категории «Ожиданий» на вашем компьютере. Если вы еще не создали надежную систему, поместите записку на листе бумаги — «Жду: ответа от Боба» — и положите его в стопку «Подвешенных» проблем, возникшую в ходе обработки информации и лежащую на отдельном подносе или лотке.

Что, если мяч уже на чужой половине поля? В описанном выше примере с ожиданием формы К-1, которая позволит вам подсчитать налоги, следующее слово уже за кем-то другим. В подобных ситуациях часто требуется отследить действие как делегированную задачу или как «ожидание». На листке, где написано «Подсчет налогов», нужно написать что-то вроде: «Жду форму К-1 из компании Acme Trust» и поместить его в стопку «Подвешенные».

Важно датировать все документы, которые вы передаете другим. Среди всех категорий, входящих в систему, эту группу документов важнее всего отслеживать. Ради нескольких раз, когда вам понадобится обратиться к информации («Но я звонил и заказал этот материал к 12 марта»), стоит завести постоянную привычку отслеживать эту группу.

Отложить дело

Большинство первоочередных шагов, которые будут намечены для решения проблем, накопившихся в корзине, придется предпринимать вам самим, и для этого потребуется больше двух минут. Звонок клиенту; электронное сообщение, над которым нужно немного подумать и разослать рабочей группе; подарок, который вы хотите купить для брата в магазине канцелярских товаров; программа, которую нужно загрузить из сети и протестировать; беседа с супругом о вложении, которое, на ваш взгляд, имеет смысл — все эти дела подходят под описание.

Эти действия нужно где-то записать, а затем упорядочить в соответствующие категории, чтобы можно было в случае надобности получить к ним доступ. А пока что, не раздумывая, наклеивайте на каждый документ в корзине самоклеющиеся листки с названием действия, которое нужно предпринять, и перекладывайте их в стопку уже обработанных «подвешенных» дел.

⇐ Предыдущая 14 15 16 17 181920 21 22 23 Следующая ⇒