Правила обработки информации

⇐ ПредыдущаяСтр 18 из 34Следующая ⇒

Лучше всего осваивать данную модель непосредственно в процессе внедрения. Но есть несколько ключевых правил, которым нужно следовать.

• Обрабатывайте проблемы по порядку.

• Обрабатывайте проблемы по одной.

• Никогда не возвращайте ничего в корзину.

Обработка проблем по порядку

Обрабатывать — не означает «тратить время».

Даже если вторым предметом, извлеченным из корзины, будет записка, адресованная президентом страны лично вам, а первым — рекламный буклет, пришедший по почте, то сначала нужно заняться рекламным буклетом! Конечно же, это преувеличение, но принцип действительно важен: все проблемы нужно обрабатывать одинаково тщательно. Глагол «обрабатывать» в данном случае не означает «тратить время на». Он просто означает «решить, что собой представляет данный предмет, и какие действия требуются от вас, а затем — поступить с ним соответствующим образом». В любом случае, необходимо достичь дна корзины как можно скорее, поэтому не оставляйте без внимания ничего из ее содержимого.

Аварийный просмотр — это не обработка

Большинство людей, просматривая содержимое корзины или электронного почтового ящика, выискивают там наиболее срочные, веселые или интересные дела, с которыми разбираются в первую очередь. «Аварийный просмотр» полезен и зачастую необходим (я тоже иногда им занимаюсь). Возможно, вы только что вернулись с деловой встречи, а через пятнадцать минут начнется длинное совещание по телефону. Самое время проверить входящую информацию, чтобы убедиться, что вы не наткнетесь на новые подводные камни или что клиент ответил на ваше сообщение и дал согласие на заключение крупной сделки.

Описанный процесс нельзя назвать обработкой содержимого корзины, это всего лишь аварийный просмотр. Когда вы действуете в режиме обработки, возьмите себе за правило начинать ее с одного конца и разбираться по порядку с каждой проблемой по отдельности. Как только вы нарушите правило и начнете в произвольном порядке обрабатывать задачи по своему усмотрению, то у вас обязательно появятся проблемы, так и оставшиеся без внимания. В этом случае рабочий конвейер перестанет функционировать, и необработанные материалы снова заполнят ваш стол и офис.

Последним прибыл — первым обслужен. Или наоборот?

Теоретически, вы должны перевернуть корзину вверх дном и приступить к обработке первой проблемы, которая находится поверх остальных. Впрочем, если продвигаться от одного конца к другому в течение достаточно существенного промежутка времени, то не так уж важно, с какого конца следует начать работу. В любом случае вам предстоит рассмотреть каждую проблему. А если вы пытаетесь расчистить ворох накопившихся входящих электронных сообщений, то, оказывается, удобнее начинать обработку с последнего из них, поскольку так легче отслеживать переписку с каждым из адресатов.

Корзина — это место обработки, а не склад.

Обрабатывайте проблемы по одной

Возможно, вы вытащили что-то из корзины в процессе обработки материалов, а затем ваше внимание отвлек другой предмет, лежащий в ней, причем вы так и не решили, что делать с первым. Второй предмет заинтересовал вас больше, чем первый, поскольку вам ясно, как с ним поступить, а то, что находится у вас в руке, вас уже не занимает. Это — опасная привычка. То, что находится у вас в руке, скорее всего, окажется в стопке, которая накапливается рядом с рабочим столом и вызывает у вас неопределенное «гм-м», потому что есть более легкие, более важные или более интересные задачи, находящиеся в корзине помимо предмета, который был извлечен сначала.

Большинство людей пытаются вытащить из корзины сразу все содержимое, разложить его перед собой и заняться обработкой материала. И хотя очевидно их желание «разобраться с большим куском работы», я постоянно напоминаю клиентам о том, чтобы они отложили все, кроме предмета, лежащего на вершине стопки. Сосредоточение на единственной задаче позволяет уделить ей надлежащее внимание и принять верное решение. И даже если процесс обработки был прерван (что вполне возможно), то, по крайней мере, вас не будут отвлекать десятки неприкаянных предметов, раскиданных вокруг корзины.

Исключение: многозадачный режим

Есть незначительное исключение из правила, требующего обрабатывать проблемы по одной за раз. Некоторые типы личности просто не могут не переносить внимание с одной вещи на другую, хотя бы на минуту, если нужно принять решение по первой проблеме. Когда я вижу, что клиент является представителем именно такого темперамента, то разрешаю ему доставать из корзины сразу по два, а то и по три предмета для обработки. В этом случае он может быстрее и с меньшими затратами выбирать дальнейшие действия.

Помните, многозадачный режим составляет исключение — и он работает только в том случае, если вы строго соблюдаете последовательность обработки материалов и не отвлекаетесь ни от одного решения более чем на минуту или две.

Не кладите ничего обратно в корзину

У документа, находящегося в корзине, есть только один путь — из корзины. Именно таков смысл древней пословицы, которая советует «только раз обращаться к каждому делу», хотя концепция одноразового обращения к проблеме на самом деле плохая идея. Если бы вы придерживались данного принципа, то у вас никогда не появилось бы списка дел: все проблемы решались бы по мере их возникновения. Эта концепция резко снизила бы эффективность и темп вашей работы, потому что большинство возникающих задач нельзя решить сразу после того, как вы узнаете об их существовании. Совет актуален в том смысле, что нужно отказаться от вредной привычки постоянно доставать предметы из корзины и класть их обратно, так и не решив, что с ними делать. Более удачное напутствие звучало бы так: «Когда в первый раз достаете предмет из корзины, сразу решайте, как с ним поступить и куда его определить. Никогда не кладите ничего обратно в корзину».

Ключевой вопрос в процессе обработки информации: «Каковы дальнейшие действия? »

Вы все поняли. Вы будете рассматривать проблемы одну за другой. И вы будете принимать четкое решение о том, каким будет следующий шаг к решению каждой из них. На первый взгляд, в этом нет ничего сложного (и так оно и есть), но вам придется хорошенько подумать. По большей части, первоочередные шаги не будут очевидными — их придется определять.

Я похож на москита в палаточном городке нудистов; я знаю, что мне нужно, но не знаю, с чего начать. (Стивен Бейн)

Возьмем, например, первую проблему. Вы должны кому-то позвонить? Нужно заполнить какую-то форму? Найти информацию в электронной сети? Купить что-то в магазине? Поговорить с секретаршей? Отправить электронное сообщение начальнику? Что вам нужно сделать? Если требуется выполнить какое-то действие, то его характер определит дальнейшие варианты поведения. Но что делать, если, на ваш взгляд, «Эта проблема не требует никаких активных действий»?

А если никакие действия не нужны?

Скорее всего, часть содержимого корзины не будет предполагать никаких активных действий с вашей стороны. К данной категории материала относятся три типа предметов:

• Мусор.

• Материал, который следует отложить на какое-то время.

• Материал, который нужно взять на заметку на будущее.

Мусор

Если вы следовали моим указаниям, то наверняка уже выбросили изрядное количество материала. Также, скорее всего, клали в корзину предметы, которые больше не понадобятся. Так что не удивляйтесь, если придется выбросить массу мусора в процессе обработки рутины.

Обработка всего накопившегося материала позволит четко уяснить, что нужно и чего не следует делать. Один директор фонда, с которым я работал, обнаружил, что скопил у себя слишком много (тысячи) электронных сообщений, на которые вовсе не собирался отвечать. Он сказал мне, что применение моей методики заставило его «сесть на диету»: он стал более скрупулезно выбирать, какие незавершенные дела оставлять в своей жизни, а какие материалы выбрасывать. Вероятно, перед вами тоже встанет вопрос: стоит ли оставлять материал для последующего обращения. Для меня есть два возможных варианта ответа:

• Если сомневаетесь, выбросьте материал на помойку.

• Если сомневаетесь, оставьте материал у себя.

Выбирайте. Я считаю, что оба подхода хороши. Нужно просто доверять своей интуиции и реально оценивать свои возможности. Большинство людей испытывает страх перед процессом в целом, поскольку их системы никогда не работали надлежащим образом и не имели четких границ. Если вы проведете четкое различие между справочной информацией, ресурсами и материалом, который требует выполнения активных действий, и если ваша система хранения ссылочных данных проста и функциональна, вы сможете без труда поместить в нее все проблемы, с которыми в состоянии справиться. Поскольку не требуется применения никаких активных действий, проблема сводится к наличию физического пространства и ресурсов.

Специалисты в сфере упорядочения материалов предлагают более подробные инструкции, а ваш секретарь может составить специальное расписание, где сказано, сколько времени нужно уделять различным типам документации. Я предлагаю четко уяснить различие между материалами, которые требуют от вас активных действий, и всей остальной информацией. Как только становится ясно, что применения активных действий не требуется, перед вами открывается множество вариантов.

Отложить

Вероятно, в вашей корзине найдутся вещи, о которых вы подумаете: «Сейчас в рамках решения этой проблемы не нужно предпринимать никаких действий, но они могут понадобиться в будущем». Примером может служить:

• Рекламное объявление о завтраке в торговой палате, где будет выступать докладчик, которого вы хотели бы послушать. Но до назначенной даты еще две недели, и пока еще не известно, будете вы в это время дома, за городом или в деловой поездке.

• Повестка совещания совета директоров, на которое вас приглашают через три недели. От вас не требуется никаких действий: вам нужно будет только еще раз просмотреть повестку за день до совещания.

• Реклама следующей версии программы Quicken для управления личными финансовыми средствами. Вам действительно нужна очередная версия? Вы не знаете… нужно подумать еще недельку.

• Идея о чем-то, что вы хотели сделать во время собрания отдела продаж в следующем году. Сейчас от вас ничего не требуется, но хотелось бы, чтобы вам напомнили об этом, когда придет время вплотную заняться планированием.

• Напоминание о том, чтобы пойти на курсы акварельной живописи, на которые у вас сейчас совершенно нет времени.

Что делать с подобными документами? Есть два рабочих варианта:

• Поместить их в список «Когда-нибудь/может быть».

• Занести их в календарь или картотеку.

Идея всех этих процедур состоит в том, что они позволяют выбросить проблемы из головы и четко знать, что какое-нибудь напоминание о дальнейших действиях всплывет в нужное время. Более подробно речь об этом пойдет в следующей главе, посвященной организации проблем. А пока что просто запишите напоминания на самоклеющихся листках, надпишите их «возможно» или «напомнить 17 октября» и перенесите в категорию «подвешенных» дел, которые требуют дальнейшей сортировки.

Справочные материалы

Многие вещи, которые вы обнаружите в корзине, могут не требовать от вас активных действий, но представлять ценность как потенциально полезная информация по проектам и темам. В идеале, у вас уже должна быть готова система организации данных (описанная в главе 4) для обращения и хранения вспомогательной информации. Как только натыкаетесь в корзине или в электронном ящике на материал, который хотели бы сохранить в качестве архивных или вспомогательных данных, сразу включайте его в систему.

Вероятно, вы обнаружите массу разнообразных документов, которые вы намеревались сохранить, но держали в стопках и ящиках, потому что ваша система справочной информации была слишком формальной или просто не существовала. Напомню, что удобная в использовании, общая система сортировки, позволяющая обратиться к любому материалу (который можно достать, не вставая с места) в течение шестидесяти секунд, является критически важным компонентом внедрения описанной методики. На «переднем крае» реальной жизни, если сортировка информации не происходит легко, быстро и весело, вы просто накапливаете материал, а не сортируете его. А в этом случае задачи гораздо труднее обрабатывать.

Когда попадается на глаза что-то, что вы хотели бы оставить у себя, напечатайте соответствующий ярлык, наклейте его на папку и положите ее в ящик. Или напишите инструкцию для секретаря на самоклеющемся листке, чтобы он сделал то же самое. Когда я только начинал тренировать клиентов, то позволял им держать стопку материалов «для сортировки». Теперь я этого не делаю. Я обнаружил, что если вы не в состоянии сразу поместить материал в систему, то, вероятнее всего, вы не сделаете этого никогда. Если не рассортировать материал сейчас, то вы вряд ли сделаете это потом.

⇐ Предыдущая 13 14 15 16 171819 20 21 22 Следующая ⇒