Самые распространенные категории напоминаний о дальнейших действиях

⇐ ПредыдущаяСтр 21 из 34Следующая ⇒

Очевидно, несколько из следующих заглавий списков, вам хорошо знакомы:

• Звонки.

• Компьютер.

• Выезды.

• Офисные дела (В офисе (разное)).

• Дома.

• Повестки дня (для людей и для деловых встреч).

• Прочесть/просмотреть.

Звонки. Это список всех телефонных звонков, которые вам нужно совершить; можно работать над этой категорией, пока включен телефон. Чем больше степень вашей мобильности (особенно если у вас есть сотовый телефон), тем полезнее окажется список всех намеченных звонков; небольшие промежутки времени, которые возникают, когда вы не на рабочем месте или в дороге (вышли на перерыв или ждете самолета), предоставляют вам прекрасную возможность проработать свой список. Имея под рукой отдельный список звонков, гораздо легче сосредоточиться и интуитивно выбрать самый важный из них на данный момент.

Возьмите за правило записывать телефонный номер напротив каждой проблемы. Часто возникают ситуации, когда возможность сделать важный звонок остается нереализованной по той простой причине, что вы не можете найти нужный телефонный номер.

Компьютер. Если вы работаете на компьютере — точнее, если носите с собой портативный компьютер, а в офисе и дома стоят стационарные машины, — полезно будет сгруппировать все задачи, которые нужно выполнить, пока он включен. Это позволит проанализировать все возможные варианты работы за компьютером и напомнит обо всех не отосланных электронных сообщениях, о документах, которые нужно подготовить или отредактировать, и так далее.

Я много путешествую, поэтому веду список дел, озаглавленный «В сети», отдельно от списка под названием «Компьютер». На борту самолета мне недоступно подключение к сети или к серверу, необходимое для выполнения многих задач. Так что вместо того, чтобы лихорадочно думать, что я могу и чего не могу сделать, я заглядываю в список дел «Компьютер»: я абсолютно уверен, что ни одно из этих дел не требует подключения к сети, и могу спокойно выбирать самые важные задачи в соответствии с данным критерием.

Хорошо подумайте, где и как вы можете совершить определенные действия или не можете их совершить, и составьте списки дел соответствующим образом.

Если компьютер стоит только в офисе, то вам может и не понадобиться список «Компьютер»; задачи данной категории можно отнести к списку дел в офисе, поскольку кроме офиса их все равно негде выполнить. (Аналогично, если ваш единственный компьютер находится дома и не является портативным, то дела, связанные с ним, можно включить в список под названием «Дома»).

Выезды. Имеет смысл записать в одном месте все задачи, которые нужно выполнить, когда вы ездите по делам. Если вы знаете, что нужно сесть в машину и куда-то поехать, то весьма полезно иметь под рукой список, который можно просмотреть в дороге. Такие действия, как «забрать сертификаты акций из депозитного ящика» или «забрать из проявки фотографии» и «купить петунии в оранжерее» все попадут в этот список.

Естественно, список может быть просто самоклеющимся листком в блокноте или экранной формой в категории «Выезды» раздела «Дела» на вашем электронном секретаре Palm.

Часто бывает полезно вести списки более низкого уровня в рамках отдельных категорий «Выезды». Например, вы вспомнили, что должны что-то купить в магазине инструментов, сделайте элементом списка «Магазин инструментов» и присовокупите к нему перечень товаров, которые вы хотите там приобрести. Если вы не сторонник автоматизации, можете воспользоваться самоклеющимся листком «Магазин инструментов»; приверженцы технологического прогресса, составившие электронный список, могут прикрепить к нему заметку «Магазин инструментов» с перечнем необходимых товаров.

Мы должны стремиться к простоте, которая лежит за гранью всех усложнений. (Джон Гарднер)

Поскольку я путешествую в основном по большим городам, я веду два списка «Выезды»: «Выезды — Оджаи» (мой город) и «Выезды — другие места», где помечаю все товары, которые могу приобрести по пути. «Соединители для полива газонов» попадут в список «Выездов — Оджаи», а вот «Покупка спортивных носков» пойдет в список «Другие выезды».

Дела в офисе. Если вы работаете в офисе, то у вас будут дела, которые вы сможете сделать только там; их список пригодится на рабочем месте — хотя, конечно, если у вас в офисе стоят телефон и компьютер, и вы ведете отдельные списки, озаглавленные соответственно «Звонки» и «Компьютер», то они вам тоже понадобятся. Я бы посоветовал включить в список «Дела в офисе» любую задачу, для выполнения которой необходимо подключиться к Интернету (а это удобнее всего сделать на работе: возможно, это единственное место с постоянным доступом). Например, я бы поместил именно в этот список напоминание о необходимости загрузки из сети большой программы.

Дома. Многие дела можно сделать только дома, поэтому имеет смысл вести отдельный список для данного контекста. Я уверен, что у вас накопилось множество замыслов и проектов по дому, и часто первоочередным действием в рамках такого проекта является его осуществление. «Повесить новую репродукцию», «рассортировать компакт-диски» и «развесить по шкафам зимнюю одежду» — таковы типичные пункты «домашнего» списка.

Если у вас есть домашний офис, то любое дело, которое можно сделать только там, попадет в список «Дома». (Если вы работаете только на дому и не посещаете других офисов, то вам вообще не понадобится список «Офисные дела» — перечня «Дома» будет вполне достаточно).

Повестки дня. Вы обязательно обнаружите, что множество ваших дальнейших действий нужно будет либо совершить в процессе непосредственного общения с кем-то, либо обсудить их на повестке заседания комитета или совещания персонала. Вам нужно обсудить с партнером идеи на следующий год; вы хотите поговорить с мужем о его планах на весну; вам нужно дать секретарше задание, слишком сложное для того, чтобы излагать его суть в электронном сообщении. А на совещании персонала в понедельник вы должны сделать объявление об изменении стратегий подачи отчетов о расходах.

Предстоящие действия нужно помещать в отдельные повестки дня, составленные для каждого человека, с которым вы постоянно общаетесь, и для каждой встречи, которую вы регулярно посещаете.

Подобные предстоящие действия нужно помещать в отдельные повестки дня, составленные для каждого человека и для каждой встречи. Профессионалы, которые ведут папку, где содержатся все вопросы, требующие обсуждения с начальством, уже пользуются модификацией данного метода. Для упорядочения дальнейших действий вам может понадобиться от трех до пятнадцати подобных списков. Я советую завести отдельные папки или списки для начальства, коллег, помощников, супругов и детей. Вам также следует завести аналогичный список для своего поверенного, финансового секретаря, счетовода и/или программиста, словом, для каждого, с кем нужно будет обсудить более одной проблемы во время следующего телефонного разговора.

Если вы участвуете в регулярных совещаниях — заседаниях персонала, проектного отдела, совета директоров, комитета, чего угодно — то и они заслуживают собственных папок, где вы будете отмечать вопросы, требующие обсуждения.

Часто приходится вести текущий список дел, требующих обсуждения с человеком, с которым вы будете общаться лишь в течение ограниченного времени. Например, если вы имеете дело с подрядчиком, который выполняет существенный объем работ в вашем доме, можете составить список на время вашего сотрудничества. Обходя место проведения работ в конце дня, после отъезда подрядчика, вы можете заметить детали, которые захотите обсудить с ним утром, и их список должен быть у вас под рукой в случае необходимости.

Поскольку данный тип списков весьма полезен, ваша система должна предоставлять возможность быстро и легко добавлять новые повестки по мере надобности. Например, вставка страницы, посвященной отдельному лицу или встрече, в раздел блокнота, озаглавленный «Повестки дня», занимает считанные секунды. Примерно столько же занимает добавление специальной страницы в раздел «Повестки дня» цифрового секретаря.

Прочесть/просмотреть. Вы без сомнения найдете в корзине ряд документов, в отношении которых следующим действием будет их прочтение. Надеюсь, что вы придерживались правила двух минут и уже разобрались с рядом моментальных проблем: что-то выбросили, что-то рассортировали, а что-то перенесли на следующий этап как полезный материал.

Документы, на прочтение которых, по вашим оценкам, уйдет более двух минут вашего времени, обычно имеет смысл помещать в отдельную физическую стопку-корзину под названием «Прочесть/просмотреть». Я отношу данную категорию к спискам; но с таким списком легче всего работать, если поместить документы и журналы в лоток и/или портативную папку.

Для многих людей стопка «Прочесть/просмотреть» может оказаться весьма объемистой. Именно поэтому крайне важно помещать туда документы, рассмотрение которых занимает более двух минут, только в том случае, если вы действительно хотите их прочесть в свободное время. Возможно, процесс окажется весьма утомительным, но ситуация может существенно осложниться и завести вас в тупик, если вы четко не определите границ данной категории. По крайней мере, четкое разграничение категорий позволит вам уяснить, какими материалами вы располагаете, а наличие внутренних регулирующих механизмов поможет вам определить, что вы хотите оставить, а что — выбросить.

Полезно иметь под рукой стопку материалов для прочтения, которые можно просматривать на ходу (например, вы собираетесь на встречу, которая может задержаться, на семинар, в программе которого может возникнуть ничем не занятое окно, или на прием к дантисту, где вам придется ждать своей очереди). Все перечисленные ситуации предоставляют прекрасную возможность ознакомиться с материалом. Люди, которые не организовали свои материалы для прочтения/просмотра, могут потерять массу времени, поскольку в жизни частенько появляются неожиданные свободные минуты, которые можно выгодно использовать.

Те, кто бессмысленно расходуют свое время, чаще всего жалуются на его недостаток. (Жан де Ла Брюйер)

Сортировка списка ожиданий

Как и напоминания о действиях, которые обязаны совершить вы сами, напоминания обо всем, что вам должны вернуть, и обо всем, что должны сделать другие, также требуют сортировки и упорядочения. При работе с данной категорией не обязательно отслеживать дискретные шаги: чаще ожиданиями являются события, связанные с проектами, которые зависят от других людей. Вы можете ждать получения заказанных ранее билетов в театр, доставки сканера для офиса, согласия клиента на ваше предложение и т. д. Когда следующий шаг в рамках определенного проекта должен предпринять кто-то другой, вам нужно не напоминание о дальнейших действиях, а просто «спусковой механизм», напоминающий о том, чего и от кого вы ждете. Ваша роль состоит в том, чтобы просматривать список с требуемой периодичностью и решать, стоит ли, например, проверить степень выполнения проекта или следует ускорить его осуществление.

Рекомендую вам держать список ожиданий под рукой, в той же системе, что и списки напоминаний о дальнейших действиях. Ответственность за следующий этап выполнения проекта может переходить от одного к другому, пока он не будет завершен. Например, вы звоните торговому агенту, чтобы он ознакомил вас с новыми предложениями (напоминание об этом вы занесли в список звонков). Далее вы ждете, когда продавец явится к вам со своим предложением (предложение уже относится к категории ожиданий). Когда текст предложения окажется у вас в руках, его нужно будет просмотреть (он попадет в стопку или корзину «Прочесть/просмотреть»). Ознакомившись с документом, вы отправите его начальнице для утверждения (и снова список ожиданий). И так далее.

Вы ощутите небывалое моральное удовлетворение, когда осознаете, что ваш список ожиданий включает весь набор интересующих вас проблем, решение которых возложено на других людей.

⇐ Предыдущая 16 17 18 19 202122 23 24 25 Следующая ⇒