Управление потоком электронных сообщений

⇐ ПредыдущаяСтр 22 из 34Следующая ⇒

Как и некоторые бумажные материалы, электронные сообщения, требующие от вас активных действий, иногда являются лучшими напоминаниями — в данном случае в рамках самой системы обработки электронной почты. Это утверждение особо актуально, если вы получаете массу сообщений и проводите значительную часть времени, работая с программными средствами обработки почты. Электронные сообщения, которые напоминают вам об активных шагах, можно хранить в системе, вместо того, чтобы помещать упомянутые в них действия в отдельный список.

Многие из моих клиентов нашли полезной такую процедуру, как создание двух-трех специальных папок в своих программах обработки почты. Да, большинство электронных папок должно использоваться для хранения справочных или архивных материалов, но также вполне допустимо создание действенной системы, которая позволит вам отдельно рассортировать сообщения с напоминаниями об активных действиях за пределами самой папки «Входящие» (а именно в ней большинство людей и хранит сообщения).

Советую вам создать отдельную папку для сообщений, обработка которых занимает более двух минут (опять же, вы должны быть в состоянии сразу рассортировать массу сообщений, руководствуясь правилом двух минут). Название папки должно называться с заглавной буквы или символа, чтобы она (1) отличалась от остальных папок со справочным материалом и (2) была первой в перечне каталогов, возникающем в окне проводника. Пользуйтесь символами типа «@» в Microsoft или «—» в Lotus: оба знака идут перед буквами алфавита в соответствующих системах. Созданная вами папка «@Действия», будет содержать те сообщения, которые требуют активных шагов.

Далее вы можете создать папку под названием «@Ожидания», которая будет находиться рядом с папкой «@Действия». Тогда, получая сообщения, где говорится о том, что кто-то должен совершить некое действие, в котором вы заинтересованы, вы можете помещать их в папку «@Ожидания». Также в папку можно помещать напоминания о делах, которые вы хотите кому-то передать по электронной почте: когда вы пересылаете что-то или перекладываете задачу на другого человека, отсылая ему сообщение, просто сохраняйте копию в папке «@Ожидания».

Некоторые приложения (такие как Lotus Notes) позволяют при пересылке сообщения сохранять копию в одной из папок (например, с помощью кнопки «Отослать и сохранить копию в папке»). Другие приложения (например, Outlook) при пересылке позволяют сохранить сообщение только в универсальной папке «Отправленные». В случае последней программы наилучшим решением для многих является самостоятельное (обычное или «слепое») копирование сообщений с последующим помещением копий в папку «@Ожидания». (Довольно просто настроить Outlook так, чтобы программа автоматически отсылала обычную копию вам самим, в назначенную папку: процедура аналогична только что описанной).

Опустошение папки «Входящие». Метод, описанный выше, позволяет полностью освободить ваш электронный ящик, а это поможет вам внести ясность в повседневную работу и обрести контроль над ней. Ваш почтовый ящик снова станет настоящим «почтовым ящиком»: все, что попадет туда, будет подобно сообщению на автоответчике — мигающему огоньку, который напоминает вам о том, что нужно заняться определенной проблемой! Большинство людей используют электронный ящик для хранения материалов, требующих активных действий, которые еще не определены, и справочной информации — этот подход быстро нарушает ясность мыслей: в данном случае пользователям приходится пересматривать все свои проблемы каждый раз, когда они смотрят на экран. Если ваши сообщения никогда не выходили за рамки экрана, то метод будет работать, но для объемов корреспонденции, с которыми сталкивается большинство профессионалов, он никак не подходит.

Для работы с пустым ящиком требуется гораздо меньше сил, чем с тем, который содержит тысячу сообщений.

Повторяю: опустошение папки «входящие» не означает решение всех хранящихся в ней проблем. Процесс требует от вас УДАЛЕНИЯ всего, что можно удалить, СОРТИРОВКИ сведений, которые вы решите сохранить и не предполагающих активных шагов, ВЫПОЛНЕНИЯ действий, занимающих менее двух минут и требующих переноса в папки с напоминаниями всех ожиданий и сообщений, которые обязывают вас что-то предпринять. Теперь можете открыть свою папку «@Действия» и пересмотреть сообщения, которым, на ваш взгляд, следует уделить время. Не правда ли, выполнить описанную процедуру гораздо легче, чем просматривать один экран за другим с тем чтобы не упустить из виду какую-нибудь «мину замедленного действия»?

Предупреждение: не рассеивайте напоминания о дальнейших действиях

«С глаз долой, из сердца вон» еще не означает «вон из головы».

Естественно, возникает реальная угроза, что вы поместите напоминания о действиях, которые от вас требуются, туда, где их можно будет упустить из виду. Основное назначение организационной системы состоит в том, чтобы она позволяла вам видеть напоминания именно в нужный момент: тогда вы будете уверены, что занимаетесь как раз тем, чем должны заниматься (а не наоборот). Перед тем как покинуть офис, рассмотрите каждое «подвешенное» сообщение, требующее от вас активных действий, точно так же, как вы перечитываете списки под названием «Звонки» и «Компьютер». В сущности, «@Действия» — это продолжение вашего списка «Компьютер», и с этим перечнем следует обращаться аналогичным образом. Поток бумажной «подвешенной» рабочей документации также следует рассматривать как список, если документы служат единственными напоминаниями.

Перенос «пусковых механизмов» действий в папку, в списки и/или в систему обработки электронной почты — вполне приемлемый подход, если вы обращаетесь с должной периодичностью ко всем категориям, в которые поместили напоминания. Какая польза от документов, затерявшихся в дебрях вашей системы и не выполняющих своей основной функции — напоминать вам о действиях?

Чтобы позволить себе спокойно общаться с друзьями или прогуливаться без определенной цели с полностью свободным сознанием, вам нужно знать, где находятся напоминания о дальнейших действиях и что они собой представляют, необходима также уверенность в том, что они могут подождать. При этом вы должны быть в состоянии вспомнить о них в течение нескольких секунд, а не дней.

Упорядочение напоминаний о проектах

Составление и ведение списка проектов (проект — это любая проблема или желаемый результат, требующий от вас выполнения более одного активного действия) может оказаться серьезной задачей! Вполне возможно, что у вас гораздо больше проектов, чем вы думаете. Если вы еще не составили список проектов, рекомендую вам изначально составить список проектов в простой форме, аналогичной формату списков действий: это может быть категория в цифровой памятной книжке, страница в отрывном блокноте или даже отдельная папка, озаглавленная «проекты» и содержащая перечень или отдельные листки с названием каждого проекта.

Список (списки) проектов

Список проектов не предназначен для хранения планов или деталей самих проектов; не стоит пытаться упорядочить его в зависимости от приоритетности, масштаба или срочности проектов — это должен быть полный перечень всех незамкнутых циклов. Вам вообще не придется прорабатывать список проектов в процессе повседневной деятельности; большую часть времени вы будете уделять спискам действий и спонтанно возникающим задачам. Помните, вы не можете выполнить проект, вы можете выполнить только действия, связанные с ним.

Полный и актуальный список проектов является основным рабочим инструментом, с помощью которого можно «увидеть лес за деревьями».

Истинная ценность списка проектов состоит в том, что он предоставляет возможность полностью пересмотреть все задачи (хотя бы раз в неделю) и убедиться, что определены дальнейшие действия по каждому проекту и ничто не ускользнуло из поля зрения. Беглый взгляд, который вы время от времени бросаете на список, усиливает чувство контроля над ситуацией, вы знаете, что вам (и окружающим) доступен весь арсенал, позволяющий в случае необходимости оценить рабочую нагрузку.

⇐ Предыдущая 17 18 19 20 212223 24 25 26 Следующая ⇒