Контрольные списки: содержательные напоминания

⇐ ПредыдущаяСтр 25 из 34Следующая ⇒

Последняя тема, достойная рассмотрения и относящаяся к системе личной организации, — это ведение и составление контрольных списков, т. е. перечней возможных составляющих для проектов, мероприятий и направлений деятельности, представляющих ценность, интерес или круг обязанностей.

Самые содержательные контрольные списки часто составляются в конце грамотной консультации, проведенной с рабочей группой или командой. Хорошие списки также указывают приоритетные направления подготовки персонала или набора новых сотрудников.

Когда я вместе с клиентами вычищаю их почтовые корзины и знакомлюсь с проблемами, которые их беспокоят, мы часто натыкаемся на записки, адресованные человеком самому себе, примерно следующего содержания:

• «чаще делать зарядку»;

• «позаботиться о том, чтобы каждый тренинг можно было оценить»;

• «проводить больше свободного времени с детьми»;

• «сосредоточить усилия на направлении проектного планирования»;

• «поддерживать высокий моральный уровень в коллективе»;

• «позаботиться о соблюдении корпоративных стратегий»;

• «своевременно оформлять оплату счетов клиентами».

Как быть с такими, более расплывчатыми типами внутренних проблем и акцентов?

Сначала уточните существенные проекты и действия

Для большинства рутинных проблем такого типа по-прежнему остается проект и/или действие, которое нужно определить. «Чаще делать зарядку» для большинства людей в действительности означает: «Составить программу регулярного выполнения упражнений» (проект) и «Позвонить Салли, чтобы она посоветовала тренера» (реальное активное действие). В подобных случаях существенные проекты и действия все равно нужно уточнить и упорядочить в личную систему.

Но есть некоторые вещи, которые нельзя безоговорочно отнести к данной категории.

Выделение ключевых сфер деятельности и ответственности

Такие цели, как «поддержание хорошей физической формы» или «физическое здоровье и жизненная энергия», вероятно, все равно нужно будет внести в какой-то справочный контрольный список, к которому вы будете регулярно обращаться. В вашем сознании постоянно формируется множество новых представлений о желаемых результатах, стандартов и альтернативных вариантов поведения, и знать, что они собой представляют в конкретный момент, всегда полезно.

Ранее я предположил, что существует как минимум шесть четких уровней «работы», каждый из которых требует отдельного рассмотрения и анализа. Полный перечень всего, что кажется вам важным и занимает ваше внимание на каждом из этих уровней, мог бы составить огромный контрольный список. В него могут войти:

• карьерные цели;

• работа;

• семья;

• взаимоотношения;

• общество;

• здоровье и жизненная энергия;

• финансовые ресурсы;

• творческое самовыражение.

А затем, когда вы спуститесь на уровень ниже, вам могут потребоваться напоминания, касающиеся основных сфер ответственности, сотрудников, ценностей и т. д. Их перечень может содержать следующие пункты:

• моральный климат в коллективе;

• процессы;

• сроки;

• аспекты кадровой политики;

• рабочая нагрузка;

• сообщение.

Все эти пункты по очереди могут быть включены в списки вашей индивидуальной организационной системы в качестве напоминаний о том, как поступать, чтобы не сбиться с курса и удержаться наплаву.

Самые непривычные ситуации требуют наиболее жесткого контроля

Уровень нашей потребности в составлении контрольных списков и создании внешних рычагов обратно пропорционален нашей осведомленности в заданной сфере ответственности. Если вы уже давно занимаетесь одним и тем же делом, и ситуация не требует от вас никаких изменений, то, чтобы сохранять над ней контроль, необходим минимальный уровень внешней персональной организации. Вы знаете, когда что должно происходить и как выполнять поставленные задачи, а ваша система вполне пригодна для работы в своем нынешнем состоянии. Но зачастую складывается обратная ситуация.

Вы очень часто ощущаете потребность в контрольном списке определенного рода, который помог бы вам сосредоточиться, пока вы не вникнете в суть задачи. Например, если бы ваш директор вдруг отлучился, и вы внезапно оказались бы на его месте, то вам понадобился бы целый ряд представлений и принципов, которые бы на первых порах помогли вам разобраться со всеми аспектами в рамках новой работы. А если вас только что наняли на новую должность, с новыми обязанностями, с которыми вы относительно мало знакомы, то вам потребуется набор рычагов и структура деятельности хотя бы на первые несколько месяцев.

Мне приходилось составлять списки направлений деятельности, которые нужно было держать под контролем, пока все не становилось на свои места. Например, когда мы с женой решили создать радикально новую структуру деятельности, которой занимались долгие годы, я взял на себя круг обязанностей, относившихся к совершенно новым для меня сферам, а именно: бухгалтерской, компьютерной, маркетинговой, правовой и административной. На протяжении нескольких месяцев мне приходилось держать под рукой контрольные списки обязанностей, чтобы по мере возможностей восполнять возникающие пробелы и бороться с превратностями переходного периода. Когда деятельность частично вошла в привычное русло, я передал управление «автопилоту» и перестал ощущать необходимость в контрольном списке.

Контрольные списки могут быть весьма полезны: они позволяют понять, о чем не следует беспокоиться.

Контрольные списки различных уровней

В случае необходимости будьте готовы к созданию контрольных списков любого типа. Число возможных вариантов бесконечно: от списка базовых жизненных ценностей до списка вещей, которые нужно взять в палаточный городок. Составление списков по мере надобности — это одна из самых мощных и в то же время самых элегантных и простых процедур, которые вы можете внедрить в свою жизнь.

Развить творческое мышление вам поможет следующий список тем контрольных списков, которые я успешно использую в своей работе.

• Личные убеждения (индивидуальные жизненные ценности).

• Сферы профессиональной ответственности (или Ключевые сферы ответственности).

• Контрольный список для поездки (все дела, которые нужно начать или завершить до отъезда).

• Еженедельный обзор (все сведения, которые необходимо пересматривать или обновлять каждую неделю).

• Элементы программы подготовки (все проблемы, которые необходимо решить при организации мероприятия, до или после его проведения).

• Клиенты.

• Контрольный список конференций (все, о чем стоит подумать при организации конференции).

• Основные акценты (основные жизненные роли и обязанности).

• Ключевые фигуры в моей жизни/работе (отношения, которые следует регулярно пересматривать с целью достижения совершенства и реализации возможностей).

• Организационная таблица (основные субъекты и сферы производства, которыми нужно руководить и заниматься).

• Индивидуальное развитие (черты характера, которые нужно регулярно переоценивать для достижения внутреннего равновесия и развития личности).

Пусть обращение с контрольными списками, спонтанными или более постоянными, не представляет для вас сложности. Будьте готовы создавать и удалять их в случае необходимости. Используйте их надлежащим образом, и они станут прекрасным средством повышения личной продуктивности.

Если вы собрали воедино все дела, которые представляют собой незамкнутые циклы в вашей жизни и работе, обработали каждый из намеченных пунктов в контексте их значения для вас и требуемых действий и упорядочили результаты в целостную систему, содержащую актуальный и полный обзор (общий и подробный) всех текущих и «возможных» проектов, значит вы готовы к следующей стадии освоения искусства достижения высокой продуктивности без внутреннего напряжения — процесса пересмотра проблем.

⇐ Предыдущая 20 21 22 23 242526 27 28 29 Следующая ⇒