Глава 8. Пересмотр данных: как поддерживать систему в рабочем состоянии

⇐ ПредыдущаяСтр 26 из 34Следующая ⇒

Задача всей методологии управления рабочим процессом состоит не в том, чтобы оставить мозг без дела, а, скорее, в том, чтобы повысить эффективность и результативность его работы. Но чтобы получить широкую свободу, сознание должно постоянно анализировать задачи и действия. Вы должны быть уверены, что занимаетесь именно тем, чем нужно, и можете позволить себе не делать того, чего не делаете. Постоянный пересмотр содержимого системы, поддержание ее актуальности и функциональности являются необходимыми условиями контроля над проблемами.

К примеру, если у вас есть список звонков, которые нужно совершить, то, как только вы забудете внести туда хотя бы один намеченный звонок, ваше сознание перестанет доверять системе и не сможет отвлечься от мысленных заданий более низкого уровня. Ему придется снова вспоминать, обрабатывать сведения и напоминать вам о них, а это, как вы уже убедились, удается не всегда.

Все вышесказанное свидетельствует о том, что ваша система не может быть статичной. Чтобы вы смогли верно определять дальнейшие действия, нужно постоянно обновлять ее. Система должна предполагать постоянный и грамотный анализ вашей жизни и работы с нескольких ракурсов.

На данном этапе следует задаться двумя важными вопросами.

• На что вы обращаете основное внимание в системе и когда?

• Что нужно делать и как часто, чтобы система бесперебойно работала, а вы могли выйти на новый уровень мышления и деятельности?

Грамотный процесс пересмотра позволит вам достичь новых высот творческого мышления в основных сферах деятельности и жизни. На описанный уровень мышления помогают выйти как полная концентрация внимания, так и спонтанный мозговой штурм, которые усиливаются и подзаряжаются благодаря постоянному личному пересмотру списка действий и проектов.

На что следует обращать внимание и когда

Ваша система и деятельность должны быть организованы таким образом, чтобы вы могли видеть все возможные варианты действий тогда, когда они необходимы. На самом деле принцип продиктован соображениями здравого смысла, но мало кто оттачивает мастерство обработки и сортировки информации до максимально эффективного уровня.

Имея доступ к телефону и немного свободного времени, просмотрите список телефонных звонков, которые нужно совершить, а затем выделите самый важный из них либо вообще прекратите беспокоиться насчет звонков. Когда вы готовитесь к беседе с начальником или деловым партнером, продумайте самые важные вопросы, которые предстоит обсудить: тогда вы будете уверены, что с максимальной эффективностью используете рабочее время. Если вам нужно заехать в химчистку за одеждой, сначала бегло просмотрите список остальных дел, которые, возможно, сможете выполнить по дороге.

Обычно для обзора проблем достаточно всего нескольких секунд в день, если вы просматриваете списки нужных дел в нужное время.

Люди часто спрашивают меня: «Сколько времени вы тратите на обзор своей системы? » Мой ответ прост: «Ровно столько, сколько мне необходимо для того, чтобы спокойно делать свои дела». В действительности это несколько раз по нескольку секунд в течение дня. Большинство людей не могут понять, что мои списки — это, в некотором роде, офис. Вы можете держать самоклеющиеся листки и телефонограммы на рабочем месте, а я держу их в списках дальнейших действий. Если вы полностью собрали, обработали и упорядочили свои материалы, то, скорее всего, вам придется время от времени тратить лишь несколько секунд на обращение к системе за ежедневными напоминаниями.

Сначала посмотрите в календарь

Вероятно, чаще всего вы будете просматривать ежедневник и обобщенную памятную книжку — картотеку (если вы ее завели), чтобы разглядеть «неровности рельефа» и подумать, что нужно сделать. Сначала вы должны узнать параметры места и времени. Если вы будете знать, что с восьми утра до шести вечера вам предстоят сплошные встречи и вряд ли удастся выкроить полчаса на обед, это поможет вам принять необходимые решения, касающиеся любых других действий.

…потом — в списки дел

Когда вы пересмотрите задачи, намеченные на конкретные дни и на конкретное время, и предпримете все необходимые шаги в рамках их выполнения, следующим объектом обзора станут списки дел, которыми вы могли бы заняться в сложившейся ситуации. Например, находясь в офисе, вы будете обращаться к спискам звонков, операций за компьютером и офисных дел. Это совсем не означает, что вы обязательно должны предпринимать какие-либо из действий, упомянутых в списках; нужно будет только сравнить их с потоком других намеченных дел: это позволит вам заняться наиболее приоритетным направлением деятельности. Вам нужна уверенность в том, что вы не упускаете из виду ничего существенного.

Если вы доверяете своему календарю и постоянно обновляете списки дел, то, кроме них, в вашей системе не будет объектов, к которым понадобится обращаться чаще, чем раз в несколько дней. Бывали дни, когда мне не нужно было заглядывать ни в один из списков, потому что с самого начала (из календаря) было ясно, чего я не смогу выполнить.

Обзор материалов, соответствующих ситуации

В любой момент времени вам может понадобиться какой-то из списков. Когда вы и ваша половина расслабляетесь в конце рабочего дня, и вам хочется убедиться, что вы надлежащим образом заботитесь о вашем общем «деле», т. е. о доме и семье, вы подумаете о накопившихся вопросах друг к другу. С другой стороны, если начальник заглянет к вам и пригласит на личную беседу о текущем состоянии дел, то весьма полезно иметь под рукой список актуальных проектов и повестку дня для их всестороннего обсуждения.

Как обновлять систему

Главный фокус, лежащий в основе поддержания надежности всей организационной системы, состоит в том, чтобы регулярно обновлять свое сознание и саму систему, рассматривая ее в более широком ракурсе. Впрочем, вам не удастся этого сделать, если ваши списки слишком сильно отстают от действительности. Самообман тут не поможет: если ваша система устарела, то мозгу придется снова полностью прорабатывать весь процесс запоминания на более низком уровне.

Чтобы сделать знания продуктивными, мы должны научиться видеть и лес, и деревья. Необходимо учиться выстраивать взаимосвязи. (Питер Друкер)

Вероятно, указанная проблема — самая серьезная. Если вы ощутили, что означает полная свобода сознания и контроль над всеми текущими делами, сможете ли вы предпринимать шаги, необходимые для соблюдения этого стандарта в повседневной деятельности? Многие годы, потраченные на исследование и внедрение методологии в работе массы людей, заставили меня понять, что золотым ключиком к постоянной эффективности процесса является еженедельный обзор проблем.

Сила еженедельного обзора

Если вы подобны мне и большинству других людей, то, какими бы благими ни были ваши намерения, мир будет врываться в вашу жизнь гораздо быстрее, чем вы сможете его обуздать. Похоже, многие из нас от природы склонны нагружать себя множеством проблем, значительно превышающим объем работы, с которой мы в состоянии справиться. Мы каждый день назначаем деловые встречи, идущие вплотную, одна за другой, посещаем мероприятия, проводимые после окончания рабочего дня, где рождаются идеи и ставятся вопросы, которые нам нужно решать, и втягиваемся в замыслы и проекты, способные вознести наше творческое мышление в заоблачные выси.

Именно этот водоворот бурной деятельности и обуславливает крайнюю важность еженедельного обзора. Он дает время на запись, переоценку и пересмотр проблем, решение которых позволяет сохранить равновесие. Другого способа выполнить необходимую перегруппировку задач, одновременно пытаясь справиться с повседневными делами, просто не существует.

Вы обязательно будете хвататься за массу возможностей, с которыми ваша система не сможет справляться ежедневно.

Еженедельный обзор позволяет концентрировать внимание на важных проектах с появлением новых входных данных и отвлекающих факторов, возникающих в течение недели. Вам придется научиться говорить «нет» быстрее и чаще, чтобы оставаться наплаву и не испытывать внутреннего дискомфорта. Научившись мыслить категориями проектов, вы сможете значительно облегчить себе работу.

⇐ Предыдущая 21 22 23 24 252627 28 29 30 Следующая ⇒