Внутренняя и внешняя среда организаций

Функционирование и развитие каждой организации осуществляется в среде (внутренней и внешней).

Внутренняя среда организации заключает в себе потенциал, который дает ей возможность существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

Внутренняя среда организации представляет собой органичное сочетание таких составляющих, как структура, внутриорганизационные процессы, технология, кадры, организационная культура (рис. 4.1.).Структура организации будет рассмотрена далее.

Рис. 4.1. Факторы и переменные внешней и внутренней среды организации

Технология включает в себя технические средства и способы их комбинирования и использования для получения конечного продукта, создаваемого организацией.

Кадры являются основой любой организации. Без людей нет организации. Организация живет и функционирует только потому, что в ней есть люди. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация. В силу этого люди в организации являются для менеджмента «предметом номер один».

Организационная культура, являясь всепронизывающей составляющей организации, оказывает сильное влияние как на ее внутреннюю жизнь, так и на ее положение во внешней среде. Ее составляют:

w философия, задающая смысл существования организации;

w преобладающие ценности, на которых базируется организация и которые относятся к целям ее существования;

w нормы поведения, разделяемые сотрудниками;

w климат, существующий в организации;

w поведенческие ритуалы.

Носителями организационной культуры являются люди, но вырабатывается она и формируется в значительной мере менеджерами. Организационная культура может играть огромную роль в мобилизации ресурсов организации на достижение ее целей, но может и являться мощным тормозом.

Внутренняя жизнь организации состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов. В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности одни процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, другие могут либо отсутствовать, либо осуществляться в небольшом объеме. Однако можно выделить пять групп функциональных процессов, которые охватывают деятельность любой организации и которые являются объектом управления со стороны менеджмента. Ими являются: производство, маркетинг, финансы, работа с кадрами, эккаунтинг (учет и анализ хозяйственной деятельности). Менеджмент осуществляет управление функциональными процессами, протекающими в организации, формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации.

Организация в условиях рыночных отношений является открытой системой, способной взаимодействовать с окружающей ее средой в различных аспектах – информационном, вещественном и т.д.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. При этом организация, в свою очередь, в качестве компенсации за это должна отдавать результаты своей деятельности во внешнюю среду. Таким образом, организация находится в состоянии постоянного взаимообмена с внешней средой. Как только рвутся связи с ней, организация погибает.

Внешние факторы оказывают влияние на все элементы и процессы внутри организации, в то же время в значительной мере релевантны по отношению к операциям организаций. Их можно разделить на две основные группы.

Первую составляют факторы общего внешнего окружения организаций, которые отражают состояние общества, экономики, природной среды и не связаны непосредственно с конкретной организацией.

Ко второй группе относятся факторы непосредственного (делового) окружения организаций, которые непосредственно связаны с ними. Это потребители, поставщики, конкуренты, деловые партнеры, регулирующие органы и т.д. Многие из этих факторов имеют вероятностный характер и в определенной мере зависят от организаций. Вместе с тем имеются факторы, которые оказывают непосредственное воздействие на организации, независимо от их желания, это: государственные и местные органы регулирования и криминальные структуры.

Влияние факторов внешней среды на деятельность организаций весьма сложно, неоднозначно и изменчиво. Причем указанные факторы находятся в состоянии тесного взаимовлияния, изменение в одном из них приводит к изменениям в других. В настоящее время российские организации (предприятия) испытывают влияние целого ряда неблагоприятных внешних факторов, повысилась неопределенность и ускорились изменения в окружающей среде.

Современная организация должна быть в состоянии эффективно реагировать, приспосабливаться к изменениям внешнего окружения. Для этого менеджмент организации, прежде всего, его верхний уровень, должен вырабатывать и проводить политику взаимодействия организации с окружающей средой, развивать адаптивность ее к изменениям внешней среды. При этом эффективное взаимодействие с окружением должно осуществляться как путем воздействия на процессы внутри организации, так и на окружающую среду. Стратегия взаимодействия организации с внешней средой должна стоять во главе угла построения всех процессов управления организацией.

В зависимости от того, насколько организация адаптивна к изменениям в окружении, выделяется два типа управления организацией: механистический и органический. Первыйхарактеризует следующее: негибкая структура; четко определенные и устойчивые задачи; сопротивление изменениям; иерархическая система контроля; командный тип коммуникаций. Для органического типа управления организацией характерны: гибкая структура; динамичные задачи; готовность к изменениям; самоконтроль; многонаправленность коммуникаций, содержащих информацию и советы. Каждый из данных типов имеет определенные преимущества. Если окружение динамично, более эффективным является органический тип управления, если стабильно – механистический.

4.3. Структуризация деятельности организаций.
Типы организационных структур

Важнейшей характеристикой организации является разделение труда. Даже если два человека работают вместе для достижения одной цели, они должны распределить работу между собой. Такое распределение работы на составляющие компоненты называется горизонтальным разделением труда. Она дает бό льшую производительность труда. В небольших организациях горизонтальное разделение труда весьма слабо прослеживается.

В крупных и средних организациях оно осуществляется путем образования подразделений, выполняющих специфические задания. Их называют отделами, службами, секторами и т.д. Как и организация, частью которой они являются, подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых должна координироваться для достижения общих целей. Для этого служит вертикальное разделение труда, при котором руководитель одного подразделения координирует работу руководителей других подразделений, которые, в свою очередь, также координируют работу руководителей следующих подразделений. В результате такого вертикального разделения труда образуются уровни управления. Эта деятельность по координации действий и составляет сущность управления.

Процесс развития организации, структуризация ее деятельности, состоит из шести стадий, которые имеют определенное организационное оформление в виде разных организационных структур.

Организационную структуру организации (предприятия) можно определить как логическое соотношение функциональных областей и уровней управления, используемое для достижения целей организации. Она определяет состав и систему подчинения в общей иерархии управления организацией (предприятием).

Организационные структуры управления предприятиями отличаются большим разнообразием и определяются многими факторами: характером деятельности предприятия, размером (объемом) производственной(коммерческой) деятельности, формой организации управления предприятием, соотношением между централизованной идецентрализованной формами управления, соотношением между отраслевой и территориальной формами управления, уровнем механизации (автоматизации) управленческих работ, квалификацией работников.

При формировании организационной структуры предприятия следует соблюдать следующие требования:

w процесс изготовления или реализации продукции, как результат функционирования структуры управления, должен соответствовать требованиям пропорциональности, непрерывности, параллельности, прямоточности и ритмичности;

w количество элементов структуры (подразделений) должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования, то же – количество уровней управления;

w организационная структура должна быстро перестраиваться в соответствии с происходящими изменениями;

w коммуникации между элементами системы, между системой и окружающей средой должны быть четкими;

w организационная структура должна обеспечивать высокую эффективность функционирования предприятия.

При формировании организационной структуры следует учитывать также степень управляемости, т.е. соотношение между управляющей способностью органа управления и сложностью объекта управления. Управляющая способность органа управления должна соответствовать сложности объекта управления. Управляемость можно нормировать. В нормах управляемости устанавливается число работников, подразделений, которое может быть подчинено одному руководителю или органу управления при условии обеспечения эффективного управления. Некоторые специалисты рекомендуют усреднение величины норм управляемости. Так, считается, что для высшего звена организации число подчиненных у одного руководителя не должно превышать цифру 7. Как установили психологи, это связано с особенностями работы головного мозга. В то же время в нижнем звене организации нормы управляемости могут достигать 20-30, что связано с меньшей сложностью здесь управленческих функций.

В зависимости от характера связей между различными подразделениями различают следующие типы (формы) организационных структур управления.

Линейная структура предполагает, что во главе предприятия и каждого подразделения находится руководитель, наделенный всеми полномочиями и сосредоточивающий в своих руках все функции управления. Его решения, передаваемые по цепочке сверху вниз, обязательны для выполнения всеми нижестоящими звеньями. На этой основе создается иерархия руководителей данной системы управления (например, директор предприятия, начальник цеха, мастер). Принцип единоначалия заключается в том, что подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Причем должностное лицо не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного руководителя (рис.4.2).

Рис. 4.2. Линейная организационная структура

Преимуществамиэтой структуры управления являются: единство и четкость распоряжений, повышенная ответственность руководителя за результаты деятельности возглавляемого подразделения, оперативность в принятии решений, получение исполнителями согласованных между собой распоряжений. Недостатками структуры являются: высокие требования к руководителю, который должен иметь обширные знания и опыт по всем управленческим функциям и видам деятельности предприятия (подразделения), а также перегрузка его информацией, множественность контактов с подчиненными, вышестоящими и смежными организациями. Такая структура используется обычно в малых и средних предприятиях.

Линейно-функциональная структура включает как линейную, так и функциональную организации, что создает двойное подчинение для исполнителей. Многие органы управления и исполнители специализируются на выполнении отдельных видов управленческой деятельности (функций), функциональные подразделения имеют право давать указания и распоряжения (в пределах полномочий) нижестоящим подразделениям (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Линейно-функциональная структура

Преимущества этой структуры: высокая компетентность специалистов, отвечающих за конкретные функции; расширение возможностей линейных руководителей по оперативному управлению в результатеих высвобождения от подготовки сведений по вопросам функциональной деятельности. Недостатки структуры: отсутствие единства действий; невозможность поддержания постоянных взаимосвязей между функциональными службами; длительная процедура принятия решений; снижение ответственности исполнителей за работу, поскольку каждый получает указания от нескольких руководителей; несогласованность указаний и распоряжений, получаемых работниками «сверху»; нарушение принципа единоначалия.

При линейно-штабной структуре управления первому (линейному) руководителю в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, планов помогает специальный аппарат управления, состоящий из функциональных подразделений, именуемых штабами. Такие подразделения проводят свои решения через высшего руководителя либо (в пределах специальных полномочий) доводят их до исполнителей на нижестоящем уровне, не имея права самостоятельно отдавать распоряжения (рис. 4.4).

Рис. 4.4. Линейно-штабная организационная структура

Чем крупнее фирма, тем более разветвленным аппаратом она располагает. В связи с этим возникает вопрос о координации деятельности функциональных служб или создании крупных специализированных подразделений с высококвалифицированными кадрами. В этих структурах отсутствуют тесные связи на горизонтальном уровне между подразделениями.

Матричная структура управления – создается путем совмещения двух структур: линейной и программно-целевой (рис. 4.5). В соответствии с линейной структурой (по вертикали) осуществляется управление отдельными сферами деятельности организации: производством, сбытом, снабжением, а в соответствии с программно-целевой структурой (по горизонтали) – управление программами (проектами). При матричной структуре руководитель программы работает со специалистами, которые подчинены и линейным руководителям. Он определяет, что и когда должно быть сделано по программе. Линейный же руководитель решает, кто и как будет выполнять ту или иную работу.

Рис. 4.5. Матричная организационная структура
(О – матричные группы)

Преимущества структуры: активизация деятельности работников управления путем формирования программных подразделений; четкое распределение функций между руководителями программ, ответственными за достижение высоких результатов и руководителями функциональных подразделений, ответственными за наиболее полное использование ресурсов; вовлечение руководителей и специалистов в активную творческую деятельность; снижение нагрузки на руководителей высшего уровня при сохранении контроля за ключевыми решениями; обеспечение гибкости в маневрировании ресурсами.

Вместе с тем, такие группы не являются устойчивыми образованиями. Работники постоянно перемещаются, и вся организация становится как бы временной, может просто развалиться. Кроме того, для матричных структур характерен повышенный уровень конфликтности.

Дивизиональная (или отделенческая) организационная структура основывается на конечном результате (продукция, потребитель или рынок). В этой структуре сочетается централизация ряда функций на высшем уровне и децентрализация деятельности производственных (коммерческих) подразделений. Высший уровень организации планирует и распределяет основные ресурсы, т.е. принимает стратегические решения, в то время как подразделения принимают оперативные решения и ответственны за получение прибыли, являясь «центрами прибыли».

Недостатки структуры: велик управленческий аппарат и расходы на него из-за дублирования управленческих подразделений, при централизованном распределении ключевых ресурсов между отделениями могут возникать конфликты, а также затруднена межотделенческая карьера.

Разновидностями дивизиональной структуры являются региональная, продуктовая и потребительская структуры, в соответствии с которыми организация подразделяется на блоки.

Так, если деятельность организации охватывает значительные географические зоны, то целесообразно строить ее организационную структуру по территориальному принципу. При региональной структуре проблемы, связанные с местным законодательством, обычаями и нуждами потребителей, решаются быстрее и проще, так как налажены связи организации с клиентами, а также между членами организации. Примером могут служить сбытовые организации крупных фирм, имеющие подразделения, охватывающие обширные географические зоны, которые, в свою очередь, подразделяются на более мелкие (рис. 4.6).

При продуктовой организационной структуре полномочия по руководству производством и сбытом какой-либо продукции передаются одному руководителю, перед которым отчитываются руководители вторичных функциональных служб (производственной, технической, сбыта). Крупная фирма, действующая в соответствии с продуктовой структурой, может уделять конкретной продукции столько же внимания, сколько ей уделяют фирмы, выпускающие один–два вида продукции (рис.4.7). Организации с такой структурой способны также быстро реагировать на изме
нения условий конкуренции, технологии и покупательского спроса.

Рис. 4.6. Региональная организационная структура

Рис. 4.7. Продуктовая организационная структура

При организационной структуре, ориентированной на потребителя, все подразделения группируются вокруг определенных групп потребителей, чтобы удовлетворить их запросы, так же, как и организация, которая обслуживает одну группу потребителей.

Комбинированная структура управления представляет собой набор линейных, функциональных, и других структур, определяемый особенностями организации. Как правило, высший уровень управления строится по линейно-функциональной структуре, низовой – по линейной, а средний – может иметь все многообразие структур, здесь и проявляется гибкость структуры организации. При этом руководство высшего уровня отвечает за разработку стратегии, координацию и контроль в рамках организации.

Основными направлениями совершенствования традиционных организационных структур являются: децентрализация производственных и сбытовых операций; нововведенческая экспансия; переход от узкой специализации к интеграции; отказ от использования административных рычагов при координации и контроле; предоставление руководству дочерних компаний полномочий в решении производственно-сбыточных проблем; превращение пирамидальных оргструктур в плоские с минимальным числом уровней.

4.4. Современные тенденции в развитии
организаций

В последние годы наблюдаются новые мировые тенденции в функционировании и развитии организаций. Важнейшая из них – это принципиальное снижение значимости иерархий, переход от жестких (вертикальных) структур к мягким, самоорганизованным, (горизонтальным), характеризующимся значительной автономностью.

Проявляется также бифуркационность траекторий развития организаций, наличие, наряду с технологической постоянной траекторией, ограниченной оргструктурами и строго определенными функциями, также институционально-контрактной временной горизонтальной траектории, ограниченной только законодательными актами и контрактами. При этом в одной организации используются одновременно с традиционной, формальной оргструктурой также неформальные, временно функционирующие группы, по существу горизонтальные структуры, так называемые бизнес-группы, без административного подчинения. Кроме того, информатизация общества разрушила замкнутость организаций и сделала малоэффективными те, которые использовали это качество (механистические, корпоративные). Одновременно с этим способствовала образованию организаций, чутко воспринимающих изменения внешней среды, оперативно реагирующих на запросы потребителей.

Указанные процессы находят проявление в формируемых в последнее время новых типах организаций.

Так, эдхократическиеорганизации характеризуются применимостью к нестандартным и сложным работам, использованием власти, основанной на знаниях и компетентности, а не на позиции в иерархии. В этой организации средства достижения целей выбирают исполнители. Каждый непосредственно отвечает за свои действия. Здесь индивид испытывает сильное давление извне, которое несколько ослабляется групповой работой, создающей чувство общности. В такой организации формальности сводятся до минимума, что относится к иерархии, рабочим условиям и помещениям и т.п. Организации присуща высокая степень свободы в действиях работников, ее вершина – качественное выполнение работы и умение решать проблемы.

Структура этой организации имеет органическую основу и четко не определена, преобладают неформальные и горизонтальные связи. Части структуры сохраняются в небольших размерах и постоянно меняются.

В двумерных моделях построения организаций (матричной, дивизиональной) двумя измерениями были ресурсы и результаты, с ориентацией на которые происходило одновременное объединение работ в форме матричных ячеек. Однако за границами их оставались такие переменные, как территория, рынок и потребитель. При добавлении этого третьего измерения появляется многомерная организация. Основой ее является автономная рабочая группа, обычно получающая статус центра прибыли и одновременно выполняющая три задачи: обеспечение основной (производственной или иной) деятельности ресурсами; производство продукта или услуги; обслуживание конкретного потребителя. Такая модель создает с максимально возможной степенью приближенности свободный рынок внутри организации, одновременно использует эффект синергии и экономию на масштабе деятельности.

Весьма трудно создать организацию, которая устраивала бы всех ее членов и адекватно мотивировала их деятельность. Данная проблема решается, если им предоставляется право участвовать в принятии решений, касающихся их работы, что в корне отличает партисипативные организации. Это участие работников всех уровней в управлении предполагает: участие в принятии решений; участие в установлении целей; участие в решении проблем. При этом выделяются следующие степени участия в управлении: выдвижение предложений; выработка альтернатив; выбор окончательного решения. Первая степень не требует введения структурных изменений. Вторая – требует уже появления специальных структур (временных или постоянных комитетов или комиссий). Третья степень предполагает участие в управлении специальных советов научно-технического и экономического характера. Решения их нередко бывают обязательными для руководителей, при которых они созданы. В их состав входят, как правило, лица со следующего за уровнем руководителя, более низкого уровня.

Предпринимательская организация. Она ориентирована на рост и больше рассчитывает на имеющиеся возможности, чем на контролируемые ресурсы. Это зачастую осуществляется на краткосрочной основе. Контроль за ресурсами носит обычно опосредованный характер (аренда, займ и т.п.). Деятельность организации оценивается на основе эффективности. Предпринимательские структуры базируются на индивидуальной инициативе, а не на координации.

Структура управления характеризуется малым количеством уровней, гибкостью и сетевым построением (рис. 4.9). Она представляет собой перевернутую пирамиду, в основании которой находится руководство организации, меняющее не только место, но и основные функции. Главной обязанностью его является поддержка усилий работников, делающих бизнес. Следующий снизу уровень включает три основных блока. Ключевой – это ресурсы, задача его – обеспечение ресурсами работников, делающих бизнес. Второй – это подразделения, определяющие рынки для бизнеса и передающие их развитие тем, кто делает бизнес. Третий состоит из консультантов, помогающих опытом и интуицией делать бизнес. На вершине пирамиды – делающие бизнес автономные предпринимательские ячейки, сфокусированные на определенный рынок. Они могут быть центрами прибыли или даже самостоятельными фирмами. Такое построение организации «поворачивает ее лицом» к потребителю.

Рис. 4.9. Схема предпринимательской организации

Организация, ориентированная на рынок. По характеру взаимодействия с внешней средой (рынком) это органический тип организации, быстро адаптирующейся к происходящим вне ее изменениям. По характеру взаимодействия частей внутри организации это либо дивизиональная, либо матричная структура, а по характеру взаимодействия индивида с организацией – индивидуалистский тип. Принципиальным отличием является то, что если в предыдущих случаях непосредственно вокруг рынка группировалась часть организации, то здесь – все ее части. Здесь значительные усилия прилагаются для приспособления продукта к потребителю. Все направлено на сближение тех, кто принимает решение, с теми, кто это решение покупает – потребителями. Это требует уменьшения числа уровней управления и передачи ответственности на нижние уровни, расположенные ближе к потребителю и берущие на себя риск. Важное значение приобретает групповая работа, ролевое поведение и взаимодействие, основанное на доверии.

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 7 8 9 Следующая ⇒