Правила набора текстовых документов

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 11Следующая ⇒

1. Знаки препинания., : ; … пишутся слитно с предшествующим и раздельно со следующим словом. Иначе возможен перенос одиночного знака препинания в начало строки.

Правильно	Не правильно
Процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации.	Процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации.

2. Скобки и кавычки “прилепляются” к заключенному в них тексту. Иначе возможен перенос отдельной скобки или кавычки в начало строки, или, наоборот, одиночная скобка или кавычка могут остаться в конце строки.

Правильно	Не правильно
Эта информация будет храниться на одном из персональных компьютеров в локальной (ведомственной) сети.	Эта информация будет храниться на одном из персональных компьютеров в локальной ( ведомственной ) сети.

3. Сокращения типа: И. С. Тургенев, г. Санкт-Петербург, 2002 г. в тексте правильно писать через неразрывный пробел < Ctrl> < Shift> < Пробел>, чтобы исключить перенос отдельных частей сокращений на другую строку.

4. Следует различать и правильно употреблять символы тире и дефис.

i. Дефис заменяет символ в слове, и по этой причине не отделяется пробелами. Например: “человек-амфибия”.

ii. Тире заменяет слово в предложении, и поэтому отделяется пробелами с двух сторон. Например: “Хлеб – всему голова”.

5. Не следует самостоятельно вставлять в слова символ переноса (дефис), для того чтобы часть слова перенеслась на следующую строку. При необходимости можно разрешить в данном документе перенос слов по слогам, изменив настройки в пункте меню: Сервис/ Язык/ Расстановка переносов.

6. При работе в MS Word не возникает необходимости ставить подряд более одного символа “пробел” (‘ ’) и символа “конец абзаца” (< Enter> ).

iii. Выравнивания абзацев (по центру, вправо, влево, по ширине), отступы “красной строки”, отступы абзаца от полей страницы на определенную величину, отступы между абзацами (в том числе, когда абзац является заголовком) и межстрочное расстояние устанавливаются стандартными средствами MS Word. См. пункт меню Формат/ Абзац.

iv. Разнесение текста в несколько колонок – Формат/ Колонки.

v. Начало следующего текста с новой страницы – Вставка/ Разрыв/ Новую страницу или сочетание клавиш < Ctrl> < Enter>.

7. Никогда не следует ставить символ “конец абзаца” (< Enter> ) внутри одного логического абзаца. Если необходимо принудительно разбить строку, используйте символ “разрыв строки” (< Shift> < Enter> ).

8. В списках не следует расставлять нумерацию вручную. При необходимости используйте возможности:

vi. пропустить нумерацию (отжать кнопку нумерации на панели инструментов);

vii. начать нумерацию с определенного значения, изменить тип и вид списка (Формат/ Список);

Рис. 50. Пиктограммы “Уменьшить отступ” и “Увеличить отступ” на панели инструментов.

viii. изменить уровень пункта в иерархическом списке (кнопки: Увеличить отступ и Уменьшить отступ на стандартной панели инструментов.)

9. Нумерация страниц в документе расставляется автоматически (Вставка/ Номера страниц).

ix. Опционально можно запретить выставление номера на первой странице текущего раздела [1].

x. Чтобы начать нумерацию страниц текущего раздела с определенного номера, в пункте меню Вставка/ Номера страниц используйте кнопку Формат…

10. Для того чтобы вставить в текст сноски используйте пункт меню Вставка/ Сноски.

11. Символ ‘.’ (точка) в конце заголовков не ставится.

12. Для того чтобы автоматически сформировать оглавление документа используйте разметку документа стилями. См. ниже.

13. Таблицы чаще, чем другие части документа, подвергаются переформатированию, в частности, изменению ширины столбцов. Чтобы не возникало проблем при переформатировании таблиц, следует соблюдать следующие правила:

xi. Каждый отдельный элемент таблицы должен вводиться в соответствующую ему отдельную ячейку.

Правильно

Не правильно

Рис. 51. Форматирование таблиц.

Рис. 52. Варианты установки границ ячеек в таблице.

xii. Границы ячеек таблицы можно частично или полностью не отображать при печати документа.

xiii. Если элементами ячеек являются числовые данные, то правильнее выравнивать содержимое таких ячеек вправо, для того, чтобы сразу был виден порядок числа. При этом количество знаков после запятой должно быть одним и тем же.

Рис. 53. Варианты выравнивания текста в ячейке таблицы.

xiv. Выравнивание по вертикали в ячейках таблицы выполняется без использования символа “Конец абзаца” (< Enter> ). См. пункт контекстного меню Выравнивание в ячейке (щелчок правой кнопкой мыши на выделенном фрагменте таблицы).

xv. При необходимости (в сложных шапках) используйте объединение ячеек.
Таблица/ Объединить ячейки.

Стили и шаблоны

Чтобы отформатировать абзац или группу знаков текста определенным, образом, необходимо задать целый ряд параметров шрифта и абзаца. При большом количестве параметров чрезвычайно сложно обеспечить согласованное форматирование однотипных фрагментов документа. Тем более сложно обеспечить согласованное форматирование всех документов одного типа, а это, как правило, является обязательным требованием при оформлении, скажем, деловой документации.

Если вы все же ценой больших усилий добились того, что все документы находятся в идеальном состоянии, может возникнуть потребность изменить оформление некоторых из них, и тогда все придется начинать сначала.

Для эффективного форматирования текста документов необходим иной механизм, и можно в общих чертах описать принцип его действия. Программа, реализующая такой механизм, должна предоставлять возможность:

14. определить именованные типы документов, с которыми вы работаете, например: договор, календарный план, заявление, заказ, глава книги и т. п.;

15. для каждого из этих типов определить именованные типы структурных элементов документа и их оформление, например параметры абзаца и шрифта для заголовков разных уровней, основного текста, нумерованных и маркированных списков и т. д.

Тогда, создавая или оформляя конкретный документ, достаточно будет выбрать его тип, а затем указать тип каждого из его структурных элементов, чтобы программа автоматически применила к ним соответствующие параметры форматирования. При этом информация о форматировании элементов различных типов документов должна храниться отдельно от самих документов, чтобы пользователь в любой момент мог изменить параметры форматирования того или иного элемента и чтобы заданное им форматирование было автоматически применено ко всем документам данного типа.

Эта простая, естественная и универсальная схема придумана давно и на практике доказала свою эффективность для самых разнообразных систем подготовки документов. Применяется она и в Word.

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 7 8 9 10 Следующая ⇒