Бланки документов. Потребительские форматы.

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 4Следующая ⇒

Бланк документа – это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления. Основными нормативными документами, в которых содержатся требования к бланкам документов, являются ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и " ГОСТ3.1130-93 Единая система технологической документации. Общие требования к формам и бланкам документов".

Задание.

1. Знакомство с потребительскими форматами;

2. Изготовить различные форматы из формата А4, используя таблицу 1;

3. Определить форматы бланков: студенческого билета, зачетной книжки, паспорта, учебной карточки студента, справки, товарного чека, учебника, журнала, газеты.

4. Изготовить бланк титульного листа курсовой работы.

5. Определить виды бланков (приложение 2).

Потребительские форматы рядов А, В, С должны соответствовать величинам, указанным в табл. 1. Таблица 1

Ряд А	Ряд В	Ряд С
Обозначение	Размер	Обозначение	Размер	Обозначение	Размер
А0	841х1189	В0	1000х1414	С0	917х1297
А1	594х841	В1	707х1000	С1	648х917
А2	420х594	В2	500х707	С2	458х648
A3	297х420	В3	353х500	С3	324х458
А4	210х297
А5	148х210	В4	250х353	С4	229х324
А6	105х148	В5	176х250	С5	162х229
А7	74х105	В6	125х176	С6	114х162
А8	52х74	В7	88х125	С7	81х114
А9	37х52	В8	62х88	С8	57х81
А10	26х37	В9	44х62
А11	18х26	В10	31х44
А12	13х18	В11	22х31
А13	9х13	В12	15х22

Список литературы:

1. ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. http: //fpf.referent.ru: 4005/1/58049? try

2. ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) учебник, СПО. Издательство: Феникс. 2009, -413с.

4. Байкова И.Ю. Настольная книга секретаря-референта. С учетом нового законодательства, 3-е изд., перераб. и доп. Издательство: Эксмо.2009, -336с.

5. Кугушева Т.В. Делопроизводство. Учебное пособие. Высшее образование. Издательство: Феникс. 2007, -256с.

6. Документоведение. Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Учебник для студ.высш.учеб.заведений, ВУЗ. Издательство: Academia. 2008, -304с.

7. Делопроизводство: Образцы, документы: Организация и технология работы: С учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации: Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов": Более 120 документов (под ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А.) Изд. 2-е, перераб., доп. Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н.

8. Документационное обеспечение управления. Практикум по организации работы офиса. Издательство: Феникс. 2007, -144.

http: //www.marketer.ru/taxonomy/term/244

http: //www.tenderminsk.by/archives/archiv2005/

http: //www.bereg.net/info.phtml? dir=556

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 6.

Требования к оформлению документов. Построение формуляра-образца.

Под оформлением документов понимают соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений определенных требований, установленных в законодательных актах и нормамативно-методических документах.

Одним из таких документов является ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. Требования к оформлению документов. Он устанавливает единые правила и требования к оформлению документов, составу реквизитов и определяет формуляр-образец документа.

Задание.

1. Сконструировать на бумаге формата А4 в масштабе 1: 1 формуляр-образец документа с угловым и продольным расположением реквизитов в соответствии с рис. А. 1, 2.

2. Использовать реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Список литературы:

1 ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. – М.: Издательство стандартов, 1987.

2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 2003.

3 Пшенко А.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Документационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие для вузов / –М.: " АКАДЕМИЯ", 2004. – 272с.

4 Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. Издательство: Инфра-М, Сибирское соглашение. 2008.

5 Сологуб О. П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. 2-е издание. Издательство: Омега-Л. 2008.

6 Делопроизводство: Образцы, документы: Организация и технология работы: С учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации: Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов": Более 120 документов (под ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А.) Изд. 2-е, перераб., доп. Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н.

7 Андреева В. И. Практика делопроизводства: организация и ведение. Учебно-практическое пособие. Учебно-практическое пособие. Издательство: КноРус. 2006

8 Соколова О. В. Работа офис-менеджера от А до Я. Издательство: Форум, Инфра-М. 2008, -28с.

9 Правильно оформляем документы на компьютере (+ CD-ROM). Н. Н. Пещерская, Н. В. Козлов. Учебный курс. Издательство: Наука и техника. 2008, -288с.

10 Основы управленческой деятельности. Социальная психология, менеджмент. Учебник. В. Г. Шипунов, Е. Н. Кишкель. Издательство: Высшая школа 2004, -327с.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 7.

Составление и оформление организационно-правовых документов.

Организационно-правовые документы – это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Задание (приложение 3).

Используя формуляр-образец и заданные реквизиты составить

1. Формуляр-образец (макет) положения;

2. Формуляр-образец (макет) должностной инструкции;

3. Должностную инструкцию работника организации.

Реквизиты должностной инструкции: Наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, гриф утверждения документа, текст документа, подпись, виза согласования.

Список литературы:

1. Лопатникова Е.А.Делопроизводство: Образцы документов с комментариями. 6-е изд., испр.2009, -318 с.

2. Документационное обеспечение управления. Практикум по организации работы офиса. Издательство: Феникс. 2007, -144.

3. Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. 2-е изд., доп. Издательство: Эксмо. 2009, -352с.

4. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. Издательство: Инфра-М, 2008.

5. Сологуб О. П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. 2-е издание. Издательство: Омега-Л. 2008.

6. Петелин В. Г. Делопроизводство на предприятии. Краткий курс. Деловая игра " Создай свое предприятие". Издательство: Ось-89, 2006, -128с.

7. Предприятие. Положения об отделах и службах, должностные инструкции. Казакова Ф.К., Волкова К.А. Справочное пособие. Издательство: Экономика. 2003, 557с.

8. Никуленко Т. Г. Организационное поведение. Учебное пособие. Издательство: Феникс. 2006, 416с.

9. Управленческая психология. О. Д. Волкогонова, А. Т. Зуб. Профессиональное образование. Издательство: Форум, Инфра-М. 2007, -352с.

10. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Аксенов Ю.М., Кирсанова М.В. учеб.пособие, 6-е изд., испр.и доп., ВУЗ. Издательство: Инфра-М. 2008, -367с.

11. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. Издательство: Инфра-М. 2008.

12. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. Издательство: Форум, Инфра-М. 2007.

13. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. Издательство: Журнал " Управление персоналом", 2005, -200с.

14. Подобед М.А., Усманова Н.Р. Документооборот предприятия. Издание второе, дополненное и переработанное – М.: Мздательство ПРИОР, 2002.-384 с.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 8.

Составление и оформление распорядительных документов.

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять распорядительно-исполнительную деятельность и издавать распорядительные документы.

Назначение распорядительной документации – регулировать и координировать деятельность, которая позволит органу управления:

1. обеспечить реализацию поставленных задач.

2. получить максимальный эффект от своей деятельности.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего, изучают законодательные акты и правительственные постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу распорядительные документы. Затем приступают к составлению его проекта. Далее документ согласовывается и подписывается. Постановления и решения еще проходят стадию обсуждения.

Задание (приложение 4).

Используя формуляр-образец и заданные реквизиты составить: указание, распоряжение, решение, приказ. Выберите любое задание и составьте документ.

1. Составьте приказ по открытому акционерному обществу «Новосибирский завод химконцентратов» об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе.- В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 24.06.92 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов при Правительстве РФ Пихоя П.Г., и с ГОСТ Р 6.30-97 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно- распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

2. Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.

3. Напишите проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах документальной ревизии работы предприятия с 01.02.2000 по 01.09.2000. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; у заведующего складом металлов Петрова Л.Н. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством П.И.Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 1, 5 тыс. руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно.

4. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. В вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частным лицам.

5. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

6. Составьте приказ об итогах работы с документами в 1998 г. в ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание сотруднику, отвечающему за делопроизводство, разработать меры по улучшению этой работы.

7. Напишите проект приказа директора Завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% месячного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.

8. Оформите приказ по основной деятельности, используя следующие данные:

Министерство образования Республики Беларусь ПРИКАЗ. 00.00.000Q. № 64 г. Минск. Об утверждении примерной номенклатуры дел и типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии средних специальных учебных заведений. В целях совершенствования работы с документами в средних специальных учебных заведениях ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить примерную номенклатуру дел и типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии средних учебных заведений. 2. Учебным заведениям в работе со служебными документами руководствоваться утвержденной приказом министра от 00.00.0000 № 64 примерной номенклатурой дел. 3. Главному управлению по образованию установить постоянный контроль за работой со служебными документами в подведомственных учебных заведениях в соответствии с настоящим приказом. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. министра А. В. Петрова.

Подписывает приказ министр образования Республики Беларусь.

9. Оформите выписку из приказа министра образования Республики Беларусь от 00.00.0000 N° 64 по п. 2 распорядительной части.

10. Составить документ, используя следующие реквизиты: 03.12.1887; №31; г.Минск; УКАЗАНИЕ; ООО«Трикотаж»; Генеральный директор подпись расшифровка подписи; О составлении графика отпусков на 1998г.; В целях составления графика отпусков на 1998г. ОБЯЗЫВАЮ: 1. Руководителей структурных подразделений представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 1998г. Срок предоставления -10.12.1997. 2. Отделу кадров составить сводный график отпусков работников ООО «Трикотаж» на 1998г. и представить его на утверждение дирекции. Срок представления - 24.12.1997. 3. Контроль за исполнением указания возложить на начальника отдела кадров B.C. Петрова.; Визы; В дело 1-6 Подпись 24.12.1997.

11. Составить документ, используя следующие реквизиты: РАСПОРЯЖЕНИЕ; 27.12.1997 №80; г. Минск; Об обеспечении сохранности бланков строгой отчетности; Приборостроительный завод «Антрон»; В целях обеспечения сохранности бланков строгой отчетности: 1. Назначить главного бухгалтера Ю.В. Чиновникову ответственной за поступление и хранение бланков строгой отчетности. 2. Создать комиссию по списанию бланков строгой отчетности в составе: Председатель - зам. генерального директора - В.Д. Селезнев. Члены комиссии: Старший бухгалтер A.M. Черноусова. Инспектор по кадрам Л.И. Муромова.; Визы; В дело 1-5 Подпись 28.12.1997; Генеральный директор Подпись Расшифровка подписи.

12. Составьте документ, используя следующие реквизиты: УКАЗАНИЕ; О графике отпусков на 2001г.; 00.00.2000; №; СГУТиКД; Для

составления графика отпусков на 2001г. ПРЕДЛАГАЮ: 1. Руководителям структурных подразделений представить секретарю списки работников с указанием предполагаемых сроков очередных отпусков в 2001г. Срок представления списков - 00.00.2000. 2. Секретарю составить сводный график отпусков работников предприятия на 2001г. И представить его на утверждение директору предприятия. Срок представления графика -

00.00.20000.; Визы; В дело №___ Подпись исполнителя 00.00.2000; Директор предприятия

подпись И.О.Фамилия.

13. Составьте документ, используя следующие реквизиты: РАСПОРЯЖЕНИЕ. О проведении служебного расследования. ЗАО «ФОРУМ»; 00.00.2002; № 5; Генеральный директор подпись Р.И. Татищев; rasp5.doc; Соловьева 23-61-26; В связи с фактом утраты 2 документов, имеющих гриф «Конфиденциально», в управлении делами ПРЕДЛАГАЮ: 1. Заместителю генерального директора B.C. Дмитриеву создать рабочую группу для проведения служебного расследования до 00.00.2002. 2. Рабочей группе установить причины и виновных в утрате документов. О результатах работы группы доложить на диспетчерском совещании 00.00.2002. 3. Начальнику управления делами И.П. Крамскому подготовить план мероприятий по усилению обеспечения сохранности документов, имеющих грифы «ДСП», «Конфиденциально», и представить мне на рассмотрение до 00.00.2002. 4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора В.И. Иванова.; Претров 53-62-86; Генеральный директор подпись Р.И. Тратников.

14. Составьте документ, используя следующие реквизиты: РЕШЕНИЕ; Общего собрания акционеров; ОАО «АКЦЕПТ»; 27.01.2002; № 1; Председатель общего собрания подпись В.Л. Кравец; Секретарь подпись О.Р. Туманова; Общее ежегодное собрание акционеров ОАО «Акцепт» в связи с перерегистрацией акционерного общества РЕШИЛО: 1. Утвердить новую редакцию Устава ОАО «Акцепт» со следующими изменениями: в ст. «Управление обществом» исключить подп.4 из п. 8.5. 2. Исполнительному органу общества внести указанные изменения в учредительные документы и поручить зарегистрировать ОАО «Акцепт» в соответствии с гражданским законодательством РФ до 15.02.2002.

Список литературы:

1. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. Издательство: Бизнес-пресса. 2007.

2. Основы делопроизводства и язык служебного документа. Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова. Издательство: Феникс. 2007.

3. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. Издательство: Бизнес-пресса. 2007.

4. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: Образцы документов с комментариями. Практическое пособие по составлению и оформлению документов организации (учреждения, предприятия). 5-е изд., 2008, - 319с.

5. Основы управленческой деятельности. Учебник. В. Г. Шипунов, Е. Н. Кишкель. Издательство: Высшая школа. 2000, -304с.

6. Сологуб О. П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. 2-е издание. Издательство: Омега-Л. 2008.

7. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. Издательство: Инфра-М, 2003, -87с.

8. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо: требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. практическое пособие, 9-е изд., доп. и перераб. Издательство: Феникс. 2009, -249с.

9. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере: Формуляры-образцы документов; Организация работы с документами; Система делопроизводства на предприятии; Организация архивного дела; Компьютерное обеспечение делопроизводства Изд. 7-е, перераб., доп. Издательство: ИД Герда. 2002, - 288с.

10. Основы управленческой деятельности. Учебник. В. Г. Шипунов, Е. Н. Кишкель. Издательство: Высшая школа. 2000, -304с.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 10.

Составление и оформление информационно-справочных документов.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Документы этой системы выполняют служебную роль по отношению к организационно правовым и распорядительным документам.

Информационно-справочные документы не содержат поручений и не обязывают выполнять их, как распорядительные документы, они только сообщают сведения, которые помогают руководителю принять управленческое решение и позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации.

Задание (приложение 5).

Используя формуляр-образец и заданные реквизиты составить следующие документы: протокол, акт, докладная, объяснительная записки, справка.

Выберите любое задание и составьте документ.

1.Оформите докладную записку, используя следующие данные: Докладная записка. Дата. Индекс, г. Минск. Заведующему отделом образования Ивановой В.Н. О подготовке школы № 12 к 01.09.1998. По Вашему поручению мною проверена подготовка школы № 12 к началу учебного года. Установлено, что классные помещения снабжены соответствующей мебелью и оборудованием, школа обеспечена необходимыми методическими пособиями. Педагогическим персоналом школа укомплектована, инспектор отдела образования А.Н. Петров. 2. Оформите справку, используя следующие данные:

2. Справка. Дата. Индекс, г. Минск. Детский сад № 61 Центрального района г. Минска. Иванова А.Н. работает инженером отдела снабжения Минского завода «Электроника» с 00.00.0000. Должностной оклад Ивановой А.Н. составляет ……Зам. директора завода А.В. Петров. Гл. бухгалтер П.И.Кузнецов.

3. Оформите акт, используя следующие данные: Акт. Дата. Индекс, г. Минск. О списании имущества. УТВЕРЖДАЮ Зам. директора Минского завода «Электроника» Иванов А.'В. 00.00.0000. Основание: приказ директора завода от 00.00.0000. № 00 «О проведении инвентаризации». Составлен комиссией: председатель - начальник отдела снабжения А.И. Петров. Члены комиссии: инженер завода В.Н. Беляев, заведующий складом К.С. Сидоров. В период с 00.00.0000 по 00.00.0000 комиссия провела работу по установлению непригодности к дальнейшему использованию имущества. Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию из-за непригодности к дальнейшему использованию. Составлен в 2-х экземплярах: 1-й экземпляр - в отдел снабжения; 2-й экземпляр - в бухгалтерию. Приложение: перечень имущества на 3 л. в 2 экз. Председатель комиссии А.Н. Иванов, члены комиссии: В.Н. Беляев, К.С. Сидоров.

4. Министерство образования Республики Беларусь. Протокол. Дата. Индекс, г.Минск. Заседания экспертной комиссии. Председатель - А.В. Иванов, секретарь -Н.А. Овчинникова. Присутствовали: 9 человек. Повестка дня: 1. О рассмотрении сводной номенклатуры дел министерства образования Республики Беларусь. Информация зав. Общим отделом А.С.Сидоровой. 2. О подготовке документов к передаче на государственное хранение. Информация зав. Архивом В.И. Беловой. СЛУШАЛИ: Сидорову А.С. - Информация прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Соловьева В.М. (зав. Архивом) - Номенклатура дел министерства подготовлена на основании номенклатур дел, разработанных структурным подразделениями. Все подразделения министерства представили номенклатуры в установленные сроки. В этих номенклатурах полно отражен комплекс документов, откладывающихся в деятельности подразделений, учтены требования, предъявляемые к формированию дел и составлению заголовков, включенных к номенклатуру. ПОСТАНОВИЛИ: 1. Одобрить номенклатуру дел министерства на 1998 год. 2. Представить номенклатуру дел на согласование в Национальный архив Республики Беларусь. СЛУШАЛИ: Белову В.Н. - В ходе подготовки документов к передаче на государственное хранение были выделены к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы за 1991-19J96 гг. Экспертиза проводилась в соответствии с «Перечнем...». За эти же годы подготовлены для утверждения описи дел постоянного хранения. ВЫСТУПИЛИ: Грачева А.Н. - Текст выступления прилагается. ПОСТАНОВИЛИ: 1. Одобрить акт от 00.00.0000 № 00 о выделении к уничтожению документов и дел. 2. Рекомендовать для утверждения описи дел постоянного хранения. Председатель А.В. Иванов. Секретарь Н.А. Овчинникова.

5. Оформите выписку из предыдущего протокола по второму вопросу повестки дня.

6. Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной Й.П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву П.П. от 15.09, 1998 о произведенной Тимошиной И.П. проверке выполнения приказа директора фирмы от 12.01.2000 № 92 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2000 г. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 1998 г. было сдано только 35, 2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.

7. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.

8. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

9. Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

10. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

11. Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%.

12. Составьте докладную записку о причинах несвоевременности представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

13. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

14. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 млн руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.

15. Составьте объяснительную записку от своего имени на имя директора института турбизнеса по причине пропущенных занятий. Остальные реквизиты оформите самостоятельно.

16. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 315 млн руб.

16. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 1998 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.

Список литературы:

1. Основы делопроизводства и язык служебного документа. Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова. Издательство: Феникс. 2007.

2. Делопроизводство. Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. Учебник 2-е издание. Издательство: Международный центр финансово-экономического развития. 2006, -560с.

3. Басаков М.И. Справочник секретаря-референта. практ. пособие, 5-е изд., перераб.и доп., ВУЗ. Издательство: Феникс., -407с.

4. Панасенко Ю.А. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. Издательство: РИОР. 2007.

5. Рогожин М. Экспресс-курс помощника руководителя компании (+ CD-ROM). Издательство: Издательство: Питер. 2008. -272с.

6. Правильно оформляем документы на компьютере (+ CD-ROM). Н. Н. Пещерская, Н. В. Козлов. Учебный курс. Издательство: Наука и техника. 2008, -288с.

7. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления. Учебник. 3-е издание. Издательство: Академия. 2005.

8. Сологуб О. П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. 2-е издание. Издательство: Омега-Л. 2008.

9. Связи с общественностью. Составление документов. Теория и практика. В. В. Данилина, М. В. Луканина, Л. В. Минаева, Л. К. Салиева. Издательство: Аспект Пресс. 2006, - 288с

10. Лапин А.Н.Стратегическое управление современной организацией. 2-е изд. 2006, -288с.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 11.

Составление и оформление писем.

Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе – деловая корреспонденция)–обобщенное название различных по содержанию документов, используемых для решения как перспективных, так и текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой. Письмо – наиболее массовый способ обмена деловой информацией.

Задание.

Используя формуляр-образец и заданные реквизиты составить различные виды писем:

Выберите любое задание и составьте документ.

1.Составьте письмо-запрос на имя конкретной фирмы на приобретение необходимого числа компьютеров по известной цене. Затем подтвердите получение, выскажите претензии. Напомните телеграммой об ответе на ваше письмо-рекламацию. После решения вопроса поблагодарите руководителя фирмы-поставщика компьютеров (оформление выполните в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003).

2.Оформите письмо, используя следующие данные: Автор письма - Министерство культуры Республики Беларусь. Адресат - Управление культуры Брестского облисполкома. Дата, № 3-8/924.

Текст: Напоминаем Вам, что 15.12.1996 необходимо представить информацию об исполнении приказа министра от 12.07.1996 № 135 " О мерах по устранению недостатков в работе служб ДОУ в системе министерства".

Подписывает письмо Управляющий делами министерства.

Все недостающие реквизиты оформить самостоятельно.

Составьте и оформите письмо-ответ с отпуском на письмо Минкультуры Беларуси № 3-8/924.

3. Составьте и оформите деловое письмо в соответствии с образцом оформления служебных писем (приложение 6) и сохраните оформленный вами документ в вашей рабочей папке.

Сначала офрмите бланк для писем Научно-исследовательского института чародейства и волшебства.

Используйте в качестве эмблемы, предлагаемую здесь картинку. Для того, чтобы вставить ее в документ текстового редактора Word - нужно сохранить картинку в файле. Для этого выполните щелчок правой кнопкой мыши на картинке в окне браузера и в появившемся контекстно-зависимом меню выполните команду Save Image As... (Сохранить картинку как...) и сохраните ее в вашей рабочей папке под именем star.gif

Бланк лучше оформлять с использованием технологии текстовых таблиц. Вспомните, в каком состоянии должен находиться флаг " Поверх текста ", когда вы будете вставлять картинку в таблицу.

Реквизиты для оформления бланка:

Российская акадмия неестественных наук (РАНН) Научно-исследовательский институт чародейства и волшебства (НИИЧАВО). Почтовый адрес института: 102030 г. Китеж ул. Лысой Горы, 13. Телефон института: 12-34-56. Расчетный счет N 1234567890 в Китежском отделении банка " Лукоморье".

Прочитайте текст этого задания до конца и оформите деловое письмо на созданном вами бланке. Самостоятельно сформулируйте текст реквизита заголовок к тексту и оформите этот реквизит. Затем сформулируйте и оформите текст письма, пользуясь оборотами из Рекомендаций к составлению служебных писем

Ученый секретарь НИИЧАВО Игорь Иванович Выбегалло направляет для ознакомления работу научного сотрудника института Антона Андреевича Забегалло " Об использовании плазмы для обработки металлических деталей избушек на курьих ножках" председателю Комитета Оборонной Техники (КОТ) Модесту Матвеевичу Горыныч и приглашает его принять участие в обсуждении этой работы на заседании Научно-технического совета НИИЧАВО. Заседание должно состояться 29 апреля 2003 года в 12 часов в зале заседаний НИИЧАВО по адресу г. Китеж ул. Лысой Горы, 13.

Почтовый адрес Комитета оборонной техники 123456 г. Соловец ул. Ивана Купалы, 25.

Оформление факса

На том же бланке НИИЧАВО оформите факс директору ЗАО " Глория" г-ну Полонскому Александру Григорьевичу. Номер телефакса ЗАО " Глория" (088)236-15-19.

⇐ Предыдущая 1 234 Следующая ⇒