Виды бланков документов и их реквизиты

При разработке бланков организации используется два варианта расположения реквизитов на бланках: продольный и угловой.

Реквизит 01, 02 или 03 (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации) располагают над серединой реквизита 08 (наименование организации). Реквизит 03 (эмблема организации и товарный знак) допускается располагать на уровне реквизита 08 (наименование организации).

Реквизиты 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 10 (наименование вида документа), 14 (место составления или издания документа), а также ограничительные отметки для реквизитов 11 (дата документа), 12 (регистрационный номер документа), 13 (ссылка на регистрационный номер и дату документа) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).
Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

В соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, документ должен иметь следующие размеры полей:

верхнее 20 мм;
левое 20 27, 5 мм;
правое 10 22, 5 мм;
нижнее не менее 20 мм.

При оформлении документа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 25 мм.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

В организациях обычно применяются следующие виды бланков:

общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа.

Также могут использоваться должностные бланки и бланки структурных подразделений.

Каждый вид бланков имеет определенный набор реквизитов. Реквизиты общего бланка документа включают: герб (для организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации, трафаретные части реквизитов «дата» и «номер документа». На бланке могут проставляться ограничительные уголки для реквизитов «гриф утверждения», «заголовок к тексту», «отметка о контроле».

Например:

Общий бланк документов организации используется для составления любых видов документов (кроме писем).

Бланк письма содержит следующие обязательные реквизиты: герб (для организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется), наименование организации (структурного подразделения), справочные

данные об организации, трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа» и ссылки на них.

Например:

На бланках письма ограничительные уголки ставят для реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» и «отметка о контроле».

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка и содержит реквизит «наименование вида документа».

Например:

Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На нем вместо наименования организации указывается должность ее руководителя.

Например:

Системы документации

Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности.

При управлении любыми организациями или предприятиями разрабатываются сходные и повторяющиеся документы. Поэтому возникла возможность создания систем документации, отражающих определенный вид деятельности (например, бухгалтерская, финансовая, юридическая, медицинская и т.д.), а затем - необходимость их стандартизации и унификации [5, 9, 11].

Унифицированная система документации - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.). Задачей унификации является сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля (в документоведении), а также процессов их обработки, учета и хранения (в делопроизводстве).

Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективное использование вычислительной техники.

Унифицированные системы управленческой документации разработаны на основе:

единого принципа построения форм документов;
регламентации видов документов, входящих в каждую систему документации;
установления совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документов;
установления единых правил составления и оформления реквизитов документов;
единства применяемой терминологии и условных обозначений.

Работа по унификации документов включает:

разработку унифицированной системы документирования (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках УСД субъектов Федерации и отраслевых УСД;
введение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Разработаны следующие УСД:

организационно-распорядительной документации (УСОРД);
плановой документации (УСПД);
первичной учетной документации (УСПУД);
финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации (УСФБД);
расчетно-денежной документации (УСРДД);
отчетно-статистической документации (УСОСД);
по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС);
документации по ценообразованию (УСДЦ);
документации по торговле (УСДТ);
документации по изобретениям и открытиям (УСД И О);
документации по труду и социальным вопросам (УСДТСВ);
документации по бытовому обслуживанию населения (УСД-БОН);
документации для планирования и управления работой транспортного узла (УСДОУТУ).

Государственный стандарт (ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов) устанавливает состав реквизитов документов, их расположение на листе, а также требования к тексту и бланкам документов. Для каждой системы документов существуют обязательные и дополнительные реквизиты.

Табель унифицированных форм документов составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы: по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т.п.) и по структурным подразделениям. Табели необходимы для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.

Составление табеля унифицированных форм документов (внесение в него изменений, в соответствии со сферой деятельности организации) осуществляется службой делопроизводства.

Табель содержит следующие графы.

Наименование формы документа.
Код формы документа (по Общероссийскому классификатору предприятий и организация - ОКПО).
Дата утверждения документа.
Периодичность издания.
Структурное подразделение, ответственное за подготовку документа.
С кем согласовывается документ.
Ответственный за контроль над исполнением документа.
Годовой тираж бланков и другие.

Задачей стандартизации является разработка и принятие обязательных для применения норм, правил и требований, принятых в делопроизводстве. Стандартизация - это форма юридического закрепления унификации и определение уровня ее обязательности.

Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), стандарты предприятия (СТП).

Государственный надзор за соблюдением требований УСД в государственном секторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе - на местные органы исполнительной власти.

⇐ Предыдущая 1 2 3 45