Основы законодательства РФ об архивном деле.

Основы законодательства РФ об архивном деле.

Законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из настоящего Федерального закона, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.

Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить настоящему Федеральному закону. В случае противоречия настоящему Федеральному закону указанных актов действуют нормы настоящего Федерального закона ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ.

Федеральные и ведомственные архивы РФ

Архивный фонд Российской Федерации делится на две большие части — государственную и негосударственную. Хранение государственной части Архивного фонда РФ осуществляется государственными и ведомственными архивами.

Государственные архивы подразделяются на федеральные и субъектов федерации. Федеральные архивы осуществляют хранение документов в строгом соответствии с профилем архива и списками источников комплектования.

Государственные архивы

Основные направления деятельности гос. архивов:

- обеспечение сохранности документов;

- организация учета документов;

- создание научно-справочных документов и информационно-поисковых систем (ИПС);

- комплектование архивов новыми данными;

- организация использования документов;

- публикация документов.

· Государственные архивы федерального уровня

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

Российский государственный архив древних актов (РГАДА)

Российский государственный исторический архив (РГИА)

Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ)

· Государственные архивы регионального уровня

Национальный архив Республики Адыгея

Центральный государственный архив Удмуртской Республики (ГУ «ЦГА УР»)

Государственный архив Мурманской области (ГАМО)

· Муниципальные архивы

Ведомственные архивы

Ведомственные архивы подразделяются на 5 групп:

· архив организации;

· центральный архив;

· центральный отраслевой архив;

· объединённый ведомственный архив;

· объединённый межведомственный архив.

· Ведомственные архивы федерального уровня

Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦАМО)

Центральный музей Великой Отечественной войны 1941—1945 гг. на Поклонной горе

Архив военно-медицинских документов при Военно-медицинском музее Министерства обороны Российской Федерации

Центральный архив Федеральной службы безопасности России (ЦА ФСБ)

· К ведомственным архивам относятся также:

Архивы органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) в субъектах Российской Федерации

Архивы железных дорог (по региональным управлениям железных дорог)

· Ведомственные архивы регионального уровня:

Межведомственный архив администрации Воронежа

Самарский городской межведомственный архив по личному составу

Архив управления образования Тамбовской области

· Негосударственные архивы

Основные задачи и функции государственных архивов

Современная система архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы

Государственные архивы представлены двумя видами: архивы федерального уровня и архивы субъектов Российской Федерации. Федеральные государственные архивы включают исторические, т.е. некомплектующиеся архивы и комплектующиеся специализированные архивы. Государственные архивы субъектов Федерации в целом также представлены аналогичными подвидами архивов.

Государственные архивы — это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации. Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации.

Сроки хранения документов

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

1) для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

2) для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

3) для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

4) для отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, нехозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

г) технологической и конструкторской документации - 20 лет;

д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

е) научной документации - 15 лет;

ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;

з) видео- и фонодокументов - 3 года.

Принципы учета документов Архивного фонда РФ.

Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Организация гос. учета Д. осуществляется по регламенту. Учет служит средством обеспечения сохранности Д.

К единицам учета относятся:

* книга фондов (список фондов), где ежегодно делаются записи о поступлениях в фонды; раз в три года происходит полный учет о составе и содержании документов – составляется сводный паспорт архива и отправляется в Росс. Архив.

* книги учета поступлений Д., которые ведутся в зависимости от вида документов.

* лист фонда, в котором отмечаются все переименования фондообразователя (для изучения истории Д.). в листе фонда учитывается каждая опись по отдельности.

* опись – основной учетный Д. в ней каждое дело идентифицируется, обозначены хронологические рамки, есть итоговая запись. Есть также реестр описей, который объединяет в себя все описи.

* отдельные учетные Д. составляются на особо ценные дела.

Учет описей ведет главный хранитель фондов.

Учет ведется в электронном формате. Есть специальный программный комплекс, где ведется весь учет и через который можно осуществить поиск и систематизацию, т.к. все это соединяется в рубрикатор, в котором легко ориентироваться.

Порядок проверки наличия архивных документов.

В плановом порядке проводятся проверки физического состояния Д. (15-25 лет). Проверка проводится с описью фонда, выявляются и устраняются недостатки. Утерянный Д. находится в розыске год, а затем принимается решение о том, что с ним делать дальше (например, списать). На особо ценные дела создается страховой фонд – такие дела переснимаются или с них делаются копии.

Требование к зданиям архивов, оборудование, применяемое в архивах

Для хранения документов.

Комплекс мер по обеспечению сохранности документов – создание нормальных условий хранения Д. и соблюдение надлежащих условий хранения, исключающих хищении и утрату.

Реконструируются и демонтируются здания архивов, выбираются здания, обеспечивающие нормальные условия хранения Д. они должны быть удалены от огнеопасных объектов, не находиться в зоне затопления и в зоне работы промышленных предприятий.

Здание архива состоит из хранилищ и подсобных помещений, в числе которых обязательны помещения для Д., впервые поступивших в архив. Такие Д. должны проходить акклиматизацию в течение 14 дней.

Архивохранилища от остальных помещений отгорожены толстыми кирпичными стенами, дверь в хранилище обита железом, отсутствует отопление и канализация, обязательно наличие кондиционера.

Хранение бумажных документов осуществляется при t +19 гр. (+/-1), для фото- видео-, фоно- документов нормы хранения другие. В хранилищах архивов есть специальные приборы для измерения температуры и влажности.

Необходима периодическая генеральная уборка – обеспыливание стеллажей и коробок, влажная уборка. Санитарно-гигиенический режим необходим для того, чтобы не появлялись насекомые и животные.

Соблюдение светового режима: если есть окна, то они должны находиться перпендикулярно по отношению к стеллажам, + необходимо использование приспособлений, затемняющих поток света.

Нужно рационально размещать Д. на металлических либо деревянных стеллажах. Можно также использовать раздвижные стеллажи, но тогда будет отсутствовать необходимая циркуляция воздуха.

Необходимо также соблюдать охранный режим. Каждый вечер все хранилища закрываются, пломбируются, ключи сдаются охране.

Виды архивных справочников.

Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми.

Архивные справочники делятся на виды, определяемые их целевым назначением:

· Опись дел, документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учёта, закрепления их систематизации внутри фонда и их учёта. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учёта; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учёта, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учёта.

· Путеводитель – архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и межархивные. Архивные (внутриархивные) путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кино-, фото-, фоно- документам архива. Межархивные путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам архивов; тематический путеводитель по фондам архивов; краткий справочник по фондам архивов.

· Каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный). Каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными. В архиве основу системы каталогов составляют систематический и именной каталоги. Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов). В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хронологической или логической последовательности.

· Указатель – архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности – тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели. Указатели могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми, по форме – электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик – глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями), по группировке понятий внутри указателей – алфавитными, систематическими, хронологическими.

· Обзор – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор. Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным.

Основы законодательства РФ об архивном деле.

12 3 Следующая ⇒