Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии 


Размещение документов в архивохранилище, порядок выдачи дел




Организация хранения архивных документов в архивохранилище - система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск. Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым руководителем архива. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы - в архивохранилище.

Ответственность за правильность хранения архивной документации несет сотрудник архивной службы или другое лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

Дела выдаются из хранилища:

· для использования (исследователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное пользование);

· для проведения архивных работ с документами (усовершенствования НСА, экспертизы ценности документов и др. – в рабочие помещения сотрудникам архива);

· для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения их сохранности (в лаборатории архивных и других учреждений).

Дела, содержащие ветхие документы или имеющие легко разрушающиеся печати, а также особо ценные документы для использования из хранилищ не выдаются; вместо них выдаются их копии. В исключительных случаях подлинники таких документов могут быть выданы по письменному разрешению директора архива.

Выдача дел из хранилищ и приём их обратно производятся хранителем фондов.

 

Дела выдаются из хранилища на срок, не превышающий:

· десять дней – для сотрудников архива, исполняющих запросы;

· один месяц – для исследователей, работающих в читальном зале, и сотрудников архива, занимающихся научной работой;

· три месяца – для учреждений и организаций, запрашивающих дела во временное пользование.

Описи дел выдаются на срок, не превышающий пять дней, Срок выдачи дел для архивных работ, страхового копирования и других специальных работ определяется планами работы архива и лаборатории. Продление установленных сроков выдачи описей и дел допускается в особых случаях с разрешения руководства архива.

Выдача дел из хранилищ оформляется следующими документами:

· заказами (требованиями) на выдачу дел – для исследователей, работающих в читальном зале, и сотрудников архива;

· актами о выдаче дел во временное пользование;

· заказами на проведение работ лабораториями;

· актами передачи дел из хранилищ для проведения архивных работ.

Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах. Книги ведутся раздельно.

Исполненные заказы (требования) исследователей направляются в читальный зал вместе с выданными из хранилища делами и хранятся в личных делах исследователей. Все прочие исполненные заказы находятся у хранителя фондов в специальной папке до истечения сроков их хранения.

 

 

Требование к зданиям архивов, оборудование, применяемое в архивах

Для хранения документов.

Комплекс мер по обеспечению сохранности документов – создание нормальных условий хранения Д. и соблюдение надлежащих условий хранения, исключающих хищении и утрату.

Реконструируются и демонтируются здания архивов, выбираются здания, обеспечивающие нормальные условия хранения Д. они должны быть удалены от огнеопасных объектов, не находиться в зоне затопления и в зоне работы промышленных предприятий.

Здание архива состоит из хранилищ и подсобных помещений, в числе которых обязательны помещения для Д., впервые поступивших в архив. Такие Д. должны проходить акклиматизацию в течение 14 дней.

Архивохранилища от остальных помещений отгорожены толстыми кирпичными стенами, дверь в хранилище обита железом, отсутствует отопление и канализация, обязательно наличие кондиционера.



Хранение бумажных документов осуществляется при t +19 гр. (+/-1), для фото- видео-, фоно- документов нормы хранения другие. В хранилищах архивов есть специальные приборы для измерения температуры и влажности.

Необходима периодическая генеральная уборка – обеспыливание стеллажей и коробок, влажная уборка. Санитарно-гигиенический режим необходим для того, чтобы не появлялись насекомые и животные.

Соблюдение светового режима: если есть окна, то они должны находиться перпендикулярно по отношению к стеллажам, + необходимо использование приспособлений, затемняющих поток света.

Нужно рационально размещать Д. на металлических либо деревянных стеллажах. Можно также использовать раздвижные стеллажи, но тогда будет отсутствовать необходимая циркуляция воздуха.

Необходимо также соблюдать охранный режим. Каждый вечер все хранилища закрываются, пломбируются, ключи сдаются охране.

 

 

Виды архивных справочников.

Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми.

Архивные справочники делятся на виды, определяемые их целевым назначением:

· Опись дел, документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учёта, закрепления их систематизации внутри фонда и их учёта. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учёта; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учёта, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учёта.

· Путеводитель – архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и межархивные. Архивные (внутриархивные) путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кино-, фото-, фоно- документам архива. Межархивные путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам архивов; тематический путеводитель по фондам архивов; краткий справочник по фондам архивов.

· Каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный). Каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными. В архиве основу системы каталогов составляют систематический и именной каталоги. Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов). В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хронологической или логической последовательности.

· Указатель – архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности – тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели. Указатели могут быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми, по форме – электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик – глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями), по группировке понятий внутри указателей – алфавитными, систематическими, хронологическими.

· Обзор – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор. Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным.

 

 





Рекомендуемые страницы:


Читайте также:



Последнее изменение этой страницы: 2016-04-10; Просмотров: 3346; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2022 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.012 с.) Главная | Обратная связь