ВОПРОС 1. Табличный процессор MS Excel: вычисления, состав и назначение встроенных функций – финансовые.

ВОПРОС 1. Табличный процессор MS Excel: вычисления, состав и назначение встроенных функций – финансовые.

Табличный процессор — прикладная программа, позволяющая автоматизировать труд экономистов, бухгалтеров и прочих специалистов, которым приходится по роду деятельности работать с информацией в виде таблиц. ТП Excel – средство разработки информационных систем, которое включает как электронные таблицы(со средствами финансового и статистического анализа и рядом других функций), так и средства визуального программирования.

Особенности:

1)структура таблицы:

2) стандартный набор математических и бухгалтерских функций;

3) Возможности сортировки данных;

4) Наличие средств визуальной обработки данных (диаграммы)

Табличный процессор MS Excel позволяет:

1. Решать математические задачи: выполнять разнообразные табличные вычисления, вычислять значения функций, строить графики и диаграммы и т.п.;

2. Осуществлять численное исследование (Что будет, если? Как сделать, чтобы? );

3. Проводить статистический анализ;

4. Реализовать функции базы данных – ввод, поиск, сортировку, фильтрацию (отбор) и анализ данных;

5. Устанавливать защиту на отдельные фрагменты таблицы, делать их невидимыми;

6. Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков;

7. Вводить и редактировать тексты;

8. Осуществлять обмен данными с другими программами, например, вставлять текст, рисунки, таблицы, подготовленные в других приложениях;

9. Осуществлять многотабличные связи.

Подготовка к ЭТ расчетам:

1) Ввод текстовой информации в соответствующие ячейки; 2) Запись формул в вычисляемой ячейке; 3) форматирование, оформление таблицы.

Основные объекты табличного процессора MS Excel:

Ячейка Строка Столбец Адрес ячейки Указатель ячейки Активная ячейка Смежные ячейки Диапазон (блок) ячеек, Адрес диапазона (блока) ячеек Книга Лист.

Всё, чем оперирует пользователь, содержится в едином пространстве таблицы: промежуточные и выходные данные, реализации алгоритмов для работы с этими данными, комментарии и документацию, средства графического оформления данных

Финансовые функции MS Excel предназначены для вычисления базовых величин, необходимых для проведения сложных расчетов.

Работа с фин. функциями предполагает использование следующей методики: подготовить на рабочем месте значения основных аргументов функции; перейти к ячейке, в которую вводится формула, использующая встроенную финансовую функцию вызвать мастер функций командой вставка-функция-категория финансовые, и в списке функций выбрать необходимую финансовую функцию.

В поле ввода диалогового окна можно вводить как ссылки на адреса ячеек, так и сами значения аргументов. Описание аргументов по каждой функции проводится в окне аргументы функции.

Виды финансовых функций.

1. БЗРАСПИС(первичное; план) – возвращает значение первоначальной основной суммы после применения ряда (плана) ставок сложных процентов.

2. БС(ставка; кпер; плт; пс; тип) – возвращает будущую стоимость инвестиции на основе периодических постоянных платежей и постоянной процентной ставки)

3. ВСД(значения; предположение) – возвращает внутреннюю ставку доходности для ряда потоков денежных средств, представленных численными значениями

4. КПЕР(ставка; плт; пс; бс; тип) – возвращает общее количество периодов выплаты инвестиции на основе периодических постоянных выплат и постоянной процентной ставки)

5. ПЛТ(ставка; кпер; пс; бс; тип) – возвращает сумму периодического платежа для аннуитета на основе постоянства сумм платежей и постоянства процентной ставки)

6. ПС(ставка; кпер; плт; бс; тип) – возвращает приведенную стоимость инвестиции – общую сумму, которая на настоящий момент равноценна ряду будущих выплат)

7. СТАВКА(кпер; плт; пс; бс; тип; предположение) – возвращает процентную ставку по аннуитету за один период. Например при годовой процентной ставке в 6% для квартальной ставки используется значение 6%/4

ВОПРОС 2. Табличный процессор MS Excel: вычисления, состав и назначение встроенных функций – логические.

Создание сложных формул связано, как правило, с использованием встроенных логических функций MS Excel.

Функции:

1. ЕСЛИ(лог_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь) – проверяет, выполняется ли условие, и возвращает одно значение, если оно выполняется, и другое, если нет.

2. И(логическое_значение1; логическое_значение2; …) – проверяет, все ли аргументы имеют значение ИСТИНА, и возвращает значение ИСТИНА, если истинны все аргументы)

3. ИЛИ(логическое_значение1; логическое_значение2; …) – проверяет, имеет ли хотя бы один из аргументов значение ИСТИНА, и возвращает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Значени ЛОЖЬ возвращается только в том случае, если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ.

4. ИСТИНА() – возвращает логическое значение ИСТИНА

5. ЛОЖЬ() - …

6. НЕ(логическое_значение) – изменяет значение ИСТИНА на ЛОЖЬ, а ЛОЖЬ на ИСТИНА.

ВОПРОС 6. Табличный процессор MS Excel: технологии организации прогноза деятельности.

Прогнозирование на основе ранее полученной информации с некоторой точностью необходимо для планирования дальнейших действий в различных отраслях деятельности, в том числе и в управленческой сфере. Линия тренда – статистический инструмент, представляющий собой линию, построенную на основе данных диаграммы с использованием некоторой аппроксимации. В определенных случаях этими результатами можно воспользоваться для анализа тенденций и краткосрочного прогнозирования. Величина достоверности аппроксимации является одним из важнейших показателей, которые следует разместить на диаграмме. По этой величине можно судить о правомерности использования того или иного уровня регрессии. Если коэффициент R лежит в диапазоне 0, 9-1, то данную зависимость можно использовать для предсказания результата. Чем ближе к 1 коэффициент корреляции, тем более достоверна используемая модель.

ВОПРОС 7. Электронный документ – генезис понятия. История.

Построение эффективной системы управления - правила учета и контроля за движением документов, должны распространяться на все подразделения и рабочие места персонала, работающего с документами.+ При решении различных функциональных задач и обработке, связанных с ними документов должны использоваться специализированные правила работы с документом и содержащейся в них информацией.--> реструктуризация и совершение процедур управления и деловых процессов. Как следствие, реализация процедур, уменьшающих объемы бумажной информации, снижающей скорость обработки и повышающих эффективность управления ею.

ЭД - документированная информация, представленная в эл. форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно-коммуникативным сетям, или обработке в информационных системах.

Документированная информация - информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

ФЗ от 27 июля 2006г «об информации»

Документ: материальный объект, информационная составляющая, правовая составляющая.

Термин Документ:

История:

1960-е - появление термина «материальный док» - док, включающий информацию, воспроизведенную на специальных матричных полях, матрицах.

1970-е - понятие машинно-ориентированного документа. Документ, который приспособлен для обработки средствами вычислительной техники (МЧД)

Конец 1980 годов - появление перфорационных вычислительных машин, начало применения МЧД в управленческой деятельности.

1990 годы - появление ЭД

ВОПРОС 13. Модели СЭД.

По применяемой базовой технологии:

- Реализуемая на реляционной модели данных (логическая модель данных, прикладная теория построения баз данных, которая является приложением к задачам обработки данных таких разделов математики как теории множеств и логика первого порядка),

- на документированной технике

- Интегрированные платформы (это единый сервер выполнения программ), \

- Ориентированы на групповую работу.

По типу управления документами

- Регистрационно-учетные

- Предназначенные для организации хранения БД

- Система Workflow (управление деловыми процессами, при выполнении которых используется содержание документа)

По предметной области

- Регистрационно-учетные

- для хранения и управления ЭД

- Специализированные системы(банковские, технологические)

- Системы поддержки процессов (системы управления договорами, планирование)

ВОПРОС 17. Общие положения, классификация СЭД. Назначение. Основные свойства.

Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними.

Основные принципы электронного документооборота

· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа.

· Единая база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Классификация СЭД

1. Универсальные «коробочные» СЭДО:

· стандартный набор функций;

· низкие временные затраты на приобретение и установку;

· относительно низкая стоимость;

2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:

· максимально персонифицированная система;

· большие временные затраты;

· высокая стоимость разработки;

3. Комбинированные СЭДО:

· базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

· полное соответствие нуждам предприятия;

· небольшие временные затраты на разработку и внедрение;

· стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;

· передача заказчику прав на продукт;

· простота освоения и использования;

· удобный интерфейс;

Основные свойства СЭД

- Открытость ( модульная структура, т.е. добавление разных модулей конфигурации)

- Высокая степень интеграции с прикладным ПО.

- Особенности хранения документов.

- Разграничение доступа.

- Отслеживание версий и подверсий документов.

- Наличие утилит просмотра документов различных форматов.

- Аннотация к документам

- Поддержка различных программ

Бизнес-преимущества

- Интегрирует все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия и организации;

- Обеспечивает общую инфраструктуру для управления её документооборотом

- Интегрирует множество специализированных репозитариев данных: хранилища ЭД об изделиях и WEB-содержимого, эл. почту, файловые системы, СУБД;

- Реализует сервисы управления корпоративным содержимым: персонализация, контроль доступа, управления полномочиями пользователей и др.

Возможности ЕСМ-систем

1. Общие функции управления содержимым под которыми понимается способность управлять множеством электронных объектов.

2. Функции управления процессами: способность автоматизации и управления бизнес-процессами и потоками работ.

3. Интеграция с другими ЕСМ-системами

Таким образом, ECM-система интегрирует все контентно - и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает единую инфраструктуру для управления документооборотом, минимизирует необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-задач. Такой инфраструктурный подход делает корпоративное содержимое доступным для практически всех бизнес-приложений организации.

ВОПРОС 24. Информационная безопасность (ИБ) и её составляющие.

Информационная безопасность – защищенность информации, информационных ресурсов и систем от случайных или преднамеренных воздействий, которые могут нанести ущерб субъектам информационных отношений.

Защита Информации - это комплекс мероприятий организационно-правовых и технических, направленных на обеспечение информационной безопасности.

Средства ИБ должны обеспечивать содержание информации, в состоянии, описывающем 3 части:

- доступность(обеспечение готовности системы к обслуживанию поступивших вопросов) возможность за приемлемое время и при определенных условиях получить требуемую информационную услугу.

- целостность (обеспечение информации в неискаженном виде) непротиворечивость информации, ее защищенность от разрушения и несанкционированного изменения.

- конфиденциальность (обеспечение доступа к информации только авторизованного круга лиц) защита от несанкционированного доступа и разглашения информации.

Классификация средств защиты:

1)Законодательный

Законодательный делится на:

- правовая основа защиты информации(международная конвенция об охране международной информации, промышленной собственности и авторском праве, Конституция РФ ст.23(права гражданина на тайну переписки, телефонных, телеграфных и иных сообщений); ГК РФ(ст.139 уст.право на возмещение убытков от утечки информации с помощью незаконных методов); УК РФ(ст.272 – неправомерный доступ к политической информации) ФЗ об информации и защите информации от 02.02.85 г.

- правовая защита(исп. указы президента, Постановления Правительства и т.д.)

- правовое обеспечение (госты по безопасности)

2)Административный и процедурный

Формируется политика безопасности и комплекс процедур, определяющий действие персонала в штатных и критических ситуациях.

3)Программно-технический: программные и аппаратный средства, которые составляют технику ИБ:

- идентификация пользователя, - авторизация, - аутентификация, - управление доступом, - криптография. Криптография занимается построением и исследованием математических методов преобразования информации. Криптоанализ – то же самое, но без ключа. Кодирование – простое сопоставление.

ВОПРОС 25. Системы управления базами данных (СУБД). Виды, конструктивные характеристики, назначение и основные функции.

БД – совокупность структурированных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов и их взаимодействий в рассматриваемой предметной области. Структурирование информации – процесс приспособления форматов и значений, данных нуждам автоматов, т.е. устранение произвола в предоставлении данных и значений.

СУБД – комплекс языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями.

Виды СУБД:

1) Полифункциональные (Microsoft Access, Microsoft Fox Pro

2) Серверы БД (предназначены для организации центров данных в сетях)

3) Средства разработки программ для работы с СУБД

По характеру использования СУБД:

1) Многопользовательские(промышленные) – программная основа для разработки автоматизированных систем крупными предприятиями

Свойства: - возможность организации работы многими пользователями; - масштабируемость; - перелагаемость на различные программные и аппаратный платформы; - устойчивость по отношению к сбоям; - обеспечение безопасности хранимых данных.

2) Локальные (персональные) – ПО для ПК

Свойства: - относительная простота, относительное ограниченное требование к аппаратному ресурсу.

По используемой модели: иерархические, сетевые, реляционные, объективно-ориентированные.

По используемым типом языков:

1) Языки описания данных (высокоуровневый, предназначенный для описания логической структуры данных – SQL)

2) Язык манипулирования данных – совокупность конструкций, обеспечивающих выполнение главных операций по работе с данными – QBE)

Функции СУБД:

- управление данными во внешней памяти, обеспечивает организацию управления ресурсами в файловой системе ОС

- управление буферами оперативной памяти (необходимость обусловлена тем, что оперативная память меньше внешней памяти) буфер – область оперативной памяти, предназначенная для обмена между оперативной и внешней памятью. В них хранятся фрагменты БД, к которым часто обращаются и планируется записать после обработки

- управление транзакциями – механизм некой неделимой последовательности операций над данными, которые отличают СУБД от начала до завершения.

Свойства:

1)Атомарность – выполняются все входящие в транзакцию операции или ни одной;

2)Всереализуемость – отсутствует взаимовлияние одних и тех же выполняемых в одно и то же время транзакций)

3)Долговечность – даже крах системы не приводит к потере данных

4) Ведение журнала изменений в БД

5) Обеспечение целостности и безопасности – это свойство, означающее, что в ней создается полная непротиворечивая и адекватно отображающая предметную область информация.

Классификация баз данных:

1. По характеру хранимой информации:

· Фактографические (картотеки)

· Документальные (архивы)

2. По способу хранения данных:

· Централизованные (хранятся на одном компьютере)

· Распределенные (используются в локальных и глобальных компьютерных сетях)

3. По структуре организации данных:

· Табличные (реляционные)

· Иерархические

ВОПРОС 26. Основы работы СУБД MS Access: основные технологии работы с таблицами (на примере)

Система управления базами данных позволяет создавать, редактировать и обрабатывать реляционные базы данных (БД), в которых текстовая, числовая, графическая и иная информация сгруппирована и хранится в связанных таблицах. При этом таблицы должны обладать следующими свойствами:

• каждый столбец таблицы - это элемент данных;

• все столбцы однородные, т. е. их элементы имеют одинаковую природу

• в таблице нет двух одинаковых строк;

• столбцы и строки могут просматриваться в любом порядке, безотносительно к их информационному содержанию и смыслу.

Существует несколько способов создания таблиц в Access:

· Создание таблицы в режиме таблицы (или путем ввода данных); *

· Создание таблицы в режиме конструктора таблиц;

· Создание таблиц с помощью мастера таблиц.

В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения целостности связей в базе данных.

ВОПРОС 27. Основы работы СУБД MS Access: основные технологии работы с формами (на примере).

Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.

ВОПРОС 28. Основы работы СУБД MS Access: основные технологии организации многотабличных баз данных (на примере).

ВОПРОС 29. Основы работы СУБД MS Access: основные технологии работы с запросами (на примере).

Запрос представляет собой обращение к данным для получения необходимой информации и (или) выполнения действий с данными. Запрос можно использовать для получения ответа на простой вопрос, выполнения расчетов, объединения данных из разных таблиц или даже для добавления, изменения или удаления данных в таблице. Запросы, используемые для извлечения данных из таблицы или выполнения расчетов, называются запросами на выборку. Запросы, используемые для добавления, изменения или удаления данных, называются запросами на изменение.

ВОПРОС 30. Технологии работы со справочно-правовыми системами (на примере).

Компьютерная СПС – программный комплекс, включающий в себя массив правовой информации и программные инструменты, позволяющие специалисту работать с этим массивом информации: производить поиск документов, формировать подборки, выводить информацию на печать.

СПС включает: Электронные базы и банки правовой информации--> база данных информационного обеспечения à разнообразные документы: координационные планы, разработки и т.д.

Популярность СПС:

- доступный и эффективный инструмент для ежедневной работы с правовой информацией;

- источники полной и оперативной информации;

- качественно новый уровень в решении проблемы открытости и доступности правовой информации.

Достоинства

- компактное хранение больших объемов информации

- быстрый поиск документов и фрагментов

- высокоскоростная передача информации

Ограничения

- Эргономические (восприятие информации с экрана)

- Привычка работать с бумагой

- Не является официальным источником опубликованных НПА.

В России – Гарант, Кодекс, Эталон, Система при ФАПСИ, Юсис, Юридический мир, Консультант+.

CREDOC(бельгия), FINlex(финляндия), LEXis(Англия), Lexis-nexis(90-е, новости, финансовая информация, бизнес-анализ, маркетинговая информация, окружающая среда, персоналии) + WRU, Westlans, Elite, Polis и др.

Технология поиска в системе: Карточка поиска, расширенный и быстрый поиск, правовой навигатор, путеводитель