ВОПРОС 14. СЭД: определение, основные типы программ. Оценка функциональности систем ЭДО.

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 4Следующая ⇒

Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания документа, его обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или на предприятии. Управление ЭДО – организация движения документов между подразделениями и предприятием или организацией, группами пользователей или отдельными пользователями.

СЭД обеспечивает:

1. Процесс создания, управления доступом и распространением больших объемов документов в компьютерных сетях

2. Контроль над потоками документов в организации.

К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация документов и обеспечение безопасности данных.

Основные типы программ:

- «коробки» - коробочное решение типового варианта, подходящий для большинства организаций, который уже в определенных рамках можно наст. под требования заказчика

- «конструкторы» - состоят из различных модулей и в значительно большей степени настроены под нужды организации

Система электронного документооборота (СЭД) DIRECTUM поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Таким образом, обеспечивается «безболезненный» переход компании на электронный документооборот и быстрая адаптация сотрудников. DIRECTUM — система класса ECM (Enterprise Content Management), обеспечивающая прозрачность управления компанией и повышающая эффективность работы всех ее сотрудников.

ВОПРОС 15. Общее состояние и основные тенденции развития рынка СЭД в России. Краткая характеристика основных систем документооборота, представленных в России

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. На фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

Основные тенденции:

1) Автоматизация управления ДО;

2) Сближение автоматизированного общего документа со смежными информационными системами;

3) Рост востребованности СЭД;

4) Организация на основе СЭД единого информационного пространства;

5) Увеличение доли проектов, основанных на портальных и мобильных технологиях;

6) Тенденция к удешевлению СЭД и удорожанию док.услуг.

ВОПРОС 16. Международные стандарты в области работы с ЭДО. Европейская спецификация MoReq2: назначение, основные направления, проблемы.

О тсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Предприятия зачастую не могут ориентироваться даже на отраслевые практики. Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний.

Спецификация фокусируется в основном на функциональных требованиях к управлению электронными документами при помощи автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД). Для начала стоит определить, какие вопросы находятся в ведении MoReq, а какие к ней не относятся, поскольку англоязычные понятия непривычно воспринимаются в русском переводе.

- MoReq покрывает вопросы делопроизводства и ведомственного хранения документов, т. е. сбора, учета, регистрации, хранения и уничтожения либо передачи документов, или, иначе говоря, жизненного цикла документа.

- MoReq не касается вопросов согласования, контроля исполнения, отчетности, управления договорами, интеграции с бизнес-приложениями и т. д. - другими словами, всего того, что можно отнести к управлению бизнес-процессами.

-Электронная подпись и шифрование рассматриваются лишь вскользь - в семи обязательных и пяти рекомендательных пунктах. Потому что это вопрос информационной безопасности, а не документооборота.

MoReq может применяться в следующих целях:

- потенциальными пользователями АСЭД - как основа для подготовки конкурсных требований;

- нынешними пользователями АСЭД - как основа для проведения аудита и проверки существующих систем;

- центрами обучения - как справочный документ для подготовки учебных курсов по электронному документообороту и как учебный материал;

- академическими институтами - как учебный ресурс;

- поставщиками и разработчиками АСЭД - как руководство по разработке продукта и улучшению его функциональных характеристик.

ВОПРОС 17. Общие положения, классификация СЭД. Назначение. Основные свойства.

Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними.

Основные принципы электронного документооборота

· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа.

· Единая база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Классификация СЭД

1. Универсальные «коробочные» СЭДО:

· стандартный набор функций;

· низкие временные затраты на приобретение и установку;

· относительно низкая стоимость;

2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:

· максимально персонифицированная система;

· большие временные затраты;

· высокая стоимость разработки;

3. Комбинированные СЭДО:

· базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

· полное соответствие нуждам предприятия;

· небольшие временные затраты на разработку и внедрение;

· стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;

· передача заказчику прав на продукт;

· простота освоения и использования;

· удобный интерфейс;

Основные свойства СЭД

- Открытость ( модульная структура, т.е. добавление разных модулей конфигурации)

- Высокая степень интеграции с прикладным ПО.

- Особенности хранения документов.

- Разграничение доступа.

- Отслеживание версий и подверсий документов.

- Наличие утилит просмотра документов различных форматов.

- Аннотация к документам

- Поддержка различных программ

⇐ Предыдущая 1 234 Следующая ⇒