ВОПРОС 8. Компоненты структуры ЭД. Классификация ЭД.

Компоненты:

Содержание - информация, содержащаяся в документе.

Структура-способ организации содержания документа (вид, размещение и пр.)

Контекст - связь между документом и другими материалами.

По Дублинскому ядру:

Заголовок(название основное и альтернативное), автор(создатель) предмет(тема и ключевое слово), описание(оглавление и реферат), издатель и соисполнитель, дата, тип ресурса, формат(размер и носитель), идентификатор ресурса, источник язык связи, охват( пространственный и временной), права.

Состав компонентов ЭД в России: содержание(документированная информация при этом информация – сведения о лицах, предметах, фактах и событиях), реквизиты, носитель информации.

Классификация ЭД:

По видам задач: (официальное издание; издание; научно-популярное издание; производственно-практическое издание и т.д)

По срокам хранения( постоянного, долговременного, временного)

По направлению движения (входящие, внутренние, исходящие)

По стабильности сохранения информации своего значения (условно постоянные, временные)

По способу изготовления (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты и др.)

По способу получения

По периодичности поступления

Группы ЭД:

Оцифрованные ЭД – документы, получены в результате конверсии бумажных или технотронных документов в оцифрованную форму.

Современные ЭД – существуют только в цифровом виде

Продукты безбумажных технологий – эл.почта, эл.газеты

Классификация по форматам:

Текстовые (MS Word, RTF); Графические (векторные, растровые); форматы БД, формат электронных таблиц, языки разметки (форматы разметки, содержат встроенные инструкции по отображению и понятности содержания файла, используются в гос.органах).

ВОПРОС 9. Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид.

Классифицирование документов — процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид:

· Нормализованные (договора, письма); это документы произвольной формы: договоры, письма и т.д

· Специализированные (фотографии, карты); относятся такие документы как, например, карты и отпечатки пальцев.

· Формализованные это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей, в которые заносятся данные. Например, бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д.

Бумажный документ – сканирование (образ документа) – распознавание текста документа.

На первом этапе перевода документа в электронную форму производится его сканирование и создается электронная копия документа в виде изображения. Изображение, полученное в результате сканирования, также называют образом документа. Сканирование является начальным этапом любой системы автоматизированного ввода документов.

В процессе сканирования может выполняться программная обработка изображения, а также производится визуальный контроль качества.

Обычно процесс сканирования - это промежуточная стадия получения электронного документа. Очевидно, что с электронным изображением документа гораздо удобнее работать, чем с бумажным (его можно копировать, отправлять по сети и т.д.).

Однако в большинстве случаев само по себе изображение (образ документа) дает мало преимуществ. Для того чтобы можно было редактировать документ, осуществлять поиск по нему или использовать его фрагменты при подготовке новых документов и т.д., необходимо перевести полученный образ в текстовый документ, понятный офисным программам. Поэтому следующая задача заключается в распознавании отсканированных документов.

Системы распознавания текстов:

OCR – технология оптического распознавания печатных символов

ICR – распознавание раздельных печатных символов, написанных от руки.

OMR – распознавание отметок (кресты, галочки и т.д.)

Стилизованные цифры – распознание рукописных цифр, написанных от руки по шаблону, как на почтовом конверте

ВОПРОС 10. Технологии работы с электронными документами в системе электронного документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

В электронном документообороте для каждого вида документа или потока документов одного вида создаётся отдельный автоматизированный документационный процесс или по-другому, маршрут документа. Автоматизированный процесс определяет последовательность этапов электронной обработки документа от момента создания документа в СЭД до заданного конечного состояния, а так же может определять другие сопутствующие характеристики, такие как: Условия переходов, Ветвления маршрута, Циклы маршрута, Запуск, Подпроцессов, Таймеров контроля сроков, Автоматизированных процедур обработки, Роли пользователей, участвующих в обработке документа

Для работы с документационным процессом в СЭД предназначена атрибутная карточка документа.

ВОПРОС 11. Электронная форма документа (ЭФД), определение, типы, примеры ввода информации в автоматизированные системы.

Электронная форма документа – страница с пустыми полями, оставленная для заполнения пользователем. ЭФД не изображение бумажного документа, а электронная технология работы с формами, где бумажная форма появляется только по требованию в качестве твердой.

Типы ЭФД

- предназначенные для сбора данных и последующей обработке;

- для сбора информации как внутри, так и вне организации, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения;

- создание форм, доступных удаленным пользователям WEB

ВОПРОС 12. Этапы развития СЭД. Краткая их характеристика.

Электронный документооборот включает создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации.

Этапы развития:

I. Характеристика ситуации (бумажные документы, ручные процессы).

Ввод документов, хранение, поиск, доступ: хранение в папках, потеря, невозможность коллективной работы, ПК-средство подготовки документов, регистрации и хранения;

Процессы: медленные, ручная обработка и внесение данных, пересылка в бумажном виде;

Безопасность: проблемы соблюдения прав доступа, проблемы с сохранением данных);

Информационная инфраструктура минимальная (БД, эл почта).

II. Ситуации те же:

Базовые средства контроля управления, контроль доступа; Входящие документы переводятся в эл. вид, документы хранятся в едином регистре данных;

Процессы: ускорение процессов за счет повышения доступа к документам;

Безопасность: доступ на основе прав доступа;

Инфраструктура: Базовая: локальный поиск, базовые возможности управления документами, хранение, контроль доступа.

III.Автоматизация процессов, внедрение регламентов хранения, включение внешних участников в контур ДО; внедрение регламентов управления хранением: сроками хранения, структурой папок, создание порталов для самообслуживания для граждан и бизнеса; возможность комплексной работы; средства аутентификации в веб доступе, эл подпись; ведомственная, расширенная: управление корпоративным содержанием, записями, бизнес процессами. Расширенная безопасность(управление информационными правилами и аутентификация через веб)

ВОПРОС 13. Модели СЭД.

По применяемой базовой технологии:

- Реализуемая на реляционной модели данных (логическая модель данных, прикладная теория построения баз данных, которая является приложением к задачам обработки данных таких разделов математики как теории множеств и логика первого порядка),

- на документированной технике

- Интегрированные платформы (это единый сервер выполнения программ), \

- Ориентированы на групповую работу.

По типу управления документами

- Регистрационно-учетные

- Предназначенные для организации хранения БД

- Система Workflow (управление деловыми процессами, при выполнении которых используется содержание документа)

По предметной области

- Регистрационно-учетные

- для хранения и управления ЭД

- Специализированные системы(банковские, технологические)

- Системы поддержки процессов (системы управления договорами, планирование)

⇐ Предыдущая 123 4 Следующая ⇒