Определение и свойства полей в MS Access.

⇐ ПредыдущаяСтр 36 из 45Следующая ⇒

При создании таблиц в режиме Конструктора приходится задавать имена таблиц и полей в таблицах. При этом необходимо придерживаться ряда правил:

1. Имена полей в таблице не должны повторяться, т. е. должны быть уникальными.

2. Имена полей могут содержать не более 64 символов, включая пробелы.

3. Желательно избегать употребления имен полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств Microsoft Access (например, Name — имя).

4. Имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа (коды ASCII 00-31 ).

5. Имена полей могут содержать любые символы, включая буквы, цифры, пробелы, специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (! ), апострофа (') и квадратных скобок ([), (]).

Эти же правила действительны и для имен таблиц, а также других объектов Microsoft Access.

Рекомендуется не использовать очень длинные имена, т. к. они плохо запоминаются, и не включать в имена большое количество пробелов, особенно если с именами предполагается работать с помощью процедур Visual Basic for Application. Чтобы следовать этой рекомендации и при этом получать понятные имена, можно либо использовать вместо пробелов между словами знак подчеркивания (_), либо писать все слова слитно, но каждое начинать с заглавной буквы.

После ввода имени поля необходимо задать тип данных, которые будут находиться в этом поле. Наиболее удобным способом является выбор типа из списка, но наименование типа можно ввести и вручную. Обычно при ручном вводе Конструктор автоматически предлагает закончить вводимое название типа. В Microsoft Access имеются следующие типы данных:

Текстовый (Text) — символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов. Размер текстового поля задается с помощью свойства Размер поля (FieldSize), в котором указывается максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле. При необходимости ввести строку большего размера, чем указано в данном свойстве, надо значение свойства изменить, т. к. место под дополнительные символы не резервируется. Независимо от длины текстового поля оно хранится в базе данных Access в записи переменной длины. Access не занимает память под неиспользуемую часть текстового поля в записи, что уменьшает общий размер базы данных.

Поле MEMO (MEMO) — поле MEMO предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов. Такое поле может содержать до 65 535 символов. Этот тип данных отличается от типа Текстовый (Text) тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, хранящиеся отдельно. За счет этого ускоряется обработка таблиц (сортировка, поиск и т. п.). Поле типа MEMO не может быть ключевым или проиндексированным.

Не следует использовать поле типа MEMO, если нужно будет сортировать записи таблицы по данному полю — это невозможно. Если 255 символов не достаточно для хранения всех данных, придется разбить его на два или три текстовых поля.

Числовой (Number) — числовой тип применяется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. Имеет много подтипов. От выбора подтипа (размера) данных числового типа зависит точность вычислений. Для установки подтипа числовых данных служит свойство Размер поля (FieldSize). Данные этого типа могут содержаться в 1, 2, 4, 8 или 16 байтах. Обычно по умолчанию используется подтип Длинное целое (Longlnteger), который занимает 4 байта и представляет собой число в пределах от -2 147 483 648 до +2 147 483 647. Но, кроме этого типа, можно указать Байт (Byte) — 1 байт, Целое (Integer) — 2 байта, Одинарное с плавающей точкой (Single) — 4 байта, Двойное с плавающей точкой (Double) — 8 байтов, Десятичное (Decimal) — 12 байтов, Код репликации (Replication ID) — 16 байтов.

Дата/Время (Date/Time) — тип для представления даты и времени. Позволяет вводить даты с 100 по 9999 год. Размер поля — 8 байтов. Даты и время хранятся в специальном фиксированном числовом формате. Дата является целой частью значения поля типа Дата/Время, а время — его дробной частью. Access предоставляет большой выбор форматов отображения даты и времени.

Денежный (Currency) — тип данных, предназначенный для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков. Целая часть данного типа может содержать до 15 десятичных знаков.

Счетчик (AutoNumber) — поле содержит 4-байтный уникальный номер, определяемый Microsoft Access автоматически для каждой новой записи либо случайным образом, либо путем увеличения предыдущего значения на 1. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя. Максимальное число записей в таблице с полем счетчика не должно превышать двух миллиардов.

Логический (Yes/No) — логическое поле, которое может содержать только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поля логического типа не могут быть ключевыми, но их можно индексировать.

Access использует величину -1 для представления значения Истина и величину 0 — для значения Ложь.

Поле объекта OLE (OLE object) — содержит ссылку на OLE-объект (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, рисунок и т. п.). Объем объекта ограничивается имеющимся в наличии дисковым пространством. Тип объекта OLE не указывается в свойствах поля объекта OLE. Он зависит от приложения, использованного для создания объектов OLE, которые хранятся в этом поле. Упаковщик объектов позволяет внедрять файлы, созданные приложениями, которые не являются серверами объектов OLE. Например, он позволяет внедрить текстовые файлы в качестве объектов в таблицы Access 2002. В поле объекта OLE могут храниться произвольные данные, в том числе и данные нескольких типов. Это позволяет обойти основное ограничение реляционных баз данных, которое требует, чтобы в каждом поле хранились данные только одного типа.

Гиперссылка (Hyperlink) — дает позможность хранить в поле ссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или Web-страницы на том же компьютере, в интранет или в Интернет. Гиперссылка состоит из четырех частей: отображаемый текст, адрес (путь к файлу или странице), дополнительный адрес (положение внутри файла или страницы) и текст всплывающей подсказки. Каждая часть гиперссылки может содержать до 2048 символов. Поле типа Гиперссылка не может быть ключевым или индексированным.

В поле типа можно также выбрать значение Мастер подстановок (Lookup Wizard), который запускает Мастера подстановок (Lookup Wizard), создающего поле подстановок. Поле подстановок позволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. (О поле подстановок мы подробно будем говорить позже в разд. " Использование Мастера подстановок" данной главы.)

Как только вы выбираете тип данных для поля, так на нижней панели окна отображается список свойств этого поля. Данный список зависит от типа поля. Для того чтобы просмотреть или изменить свойства конкретного поля таблицы необходимо:

Выделить нужное поле таблицы (то есть установить курсор в строку с именем поля) в окне Конструктора.

Раскрыть вкладку Общие (General) для просмотра общих свойств поля или вкладку Подстановка (Lookup) для просмотра параметров подстановки.

Рассмотрим основные свойства полей для каждого типа данных.

Для большинства типов данных характерно свойство Подпись (Caption). С помощью этого свойства можно задать названия полей таблицы, которые выводятся в различных режимах (в надписях, присоединенных к элементам управления формы, в заголовке столбца в режиме Таблицы; в строке заголовка в режиме Формы; в заголовке отчета, выводящемся в режиме Предварительного просмотра; текст, который выводится в элементе управления). Поле может содержать до 2048 символов.

Кроме того, для большинства типов данных существует свойство Обязательное поле (Required), которое определяет необходимость ввода данных в это поле.

Настоятельно рекомендуется устанавливать значение этого свойства равным Да (Yes) для тех полей таблицы, которые не должны быть пустыми. Это обеспечивает автоматический контроль ввода данных в такие поля, т. е. ни при каких обстоятельствах пользователь не сможет создать запись, в которой данное поле останется пустым.

Свойство Формат поля (Format) указывает формат отображения данных из поля в режиме Таблицы. Для определения формата полей текстового типа используются специальные символы форматирования. Для числовых полей значение формата можно выбрать из раскрывающегося списка. Для логических полей можно выбрать из списка следующие варианты: Да/Нет (Yes/No), Истина/Ложь (True/False), Вкл/Выкл (On/Off). (Форматы полей мы будем подробно рассматривать в разд. " Форматы отображения данных" этой главы.)

С помощью свойства Маска ввода (Input Mask) указывается маска, позволяющая автоматизировать проверку ввода символов в поле. Она применяется к таким полям, как номер телефона, дата и т. д. Задавать маску ввода можно вручную или с помощью Мастера.

Свойство Индексированное поле (Indexed) определяет, является ли данное поле индексированным, и если является, то в каком режиме. Существуют два режима индексирования: Совпадения допускаются (Duplicates OK) и Совпадения не допускаются (No duplicates). В первом случае поле может содержать повторяющиеся значения, во втором — нет.

Для большинства типов полей определено свойство Значение по умолчанию (Defau.lt Value). В этом свойстве указывается значение, автоматически добавляемое в поле для каждой новой записи, если это значение не введено пользователем.

Следует обратить внимание, что значение по умолчанию присваивается только при вводе новой записи. Если вы установите это значение для таблицы, в которой уже существуют записи, то в старых записях значение этого поля не изменится.

Два свойства, которые тоже определены для большинства полей, позволяют выполнять проверку данных, вводимых в поле:

Условие на значение (Validation Rule) — свойство определяет условие (ограничение), накладываемое на вводимые в это поле данные. При несоответствии вводимых данных указанному условию выдается сообщение об ошибке.

Сообщение об ошибке (Validation Text) — свойство определяет то сообщение, которое будет выдаваться пользователю, если при вводе данных не соблюдается условие, указанное в свойстве Условие на значение (Validation Rule). [ Если это свойство не указано, будет выдано стандартное сообщение об ошибке].

Сделать более простым ввод значений в поле позволяет операция подстановки. Используя эту операцию, можно выбирать значения поля из списка. Список значений может быть как фиксированным, так и содержаться в таблице или запросе. Сформировать столбец подстановок для поля помогает Мастер подстановок (Lookup Wizard). Давайте создадим столбец подстановок для поля " КодКлиента" в таблице " Список рассылки оповещений". Это даст нам возможность при вводе данных в эту таблицу вводить не коды клиентов, которые мы не знаем, а выбирать из списка название организации, в которой работает данное лицо. Чтобы использовать Мастера подстановок (Lookup Wizard), необходимо:

Открыть таблицу " Поставщики предприятия" в режиме Конструктора.

Выделить поле " КодКлиента" и выбрать из списка в столбце Тип данных (Data Туре) значение Мастер подстановок (Lookup Wizard).

В открывшемся диалоговом окне Мастер подстановок (Lookup Wizard) выбрать способ задания значений: Объект " столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса, т. к. в этом случае мы должны использовать данные из таблицы " Клиенты" (Customers). Нажать кнопку Далее (Next).

В следующем диалоговом окне можно выбрать из списка таблицу или запрос, из которого будет осуществляться подстановка. Выбрать таблицу " Клиенты" (Customers) и нажать кнопку Далее (Next).

В списке Доступные поля (Available Fields) выводятся все поля таблицы " Клиенты" (Customers). Переместить из списка доступных полей в список подстановки (Selected Fields) поля " КодКлиента" и " Название" и нажать кнопку Далее (Next).

Просмотреть столбец подстановки, с помощью перетаскивания границы выбрать ширину столбца, а также оставить установленный по умолчанию флажок «Скрыть ключевое поле» (Hide key column). Действительно, нам не нужно в раскрывающемся списке видеть коды клиентов. Нажать кнопку Далее (Next).

Ввести название столбца подстановок и нажать на кнопку Готово (Finish). При необходимости Мастер подстановок попросит сохранить те изменения, которые вы внесли в таблицу, прежде чем окончательно установит подстановки — ответьте Да (Yes). На этом процедура создания столбца подстановок заканчивается.

Применять операцию подстановки можно только к полям, содержащим текстовые и числовые данные, а также к логическим полям. Другие типы полей не могут использовать подстановку.

На нижней панели окна Конструктора таблиц находится вкладка Подстановка (Lookup), в которой определяются свойства поля, относящиеся к подстановке. Если столбец подстановки для поля не определен, значение свойства Тип элемента управления (Display Control) для текстовых и числовых полей равно Поле (Text Box), для логического типа — Флажок (Check Box). При этом остальные свойства на вкладке Подстановка (Lookup) отсутствуют.

Если необходимо добавить к полю столбец подстановок, то установите для свойства Тип элемента управления (Display Control) значение Поле со списком (Combo Box) или Список (ListBox).[ Для просмотра таблицы в режиме Таблица эти поля абсолютно равноценны, различаются они в формах. Поле Список отображается на экране сразу в виде скроллируемого списка значений, а Поле со списком отображается в виде выпадающего списка.

В этом случае на вкладке Подстановка (Lookup) появляется ряд свойств, позволяющих управлять параметрами подстановки.

Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Рассмотрим каждый из этих типов.

Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц:

1. Включить в таблицу поле счетчика.

2. Задать для него автоматическое увеличение на 1.

3. Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design).

Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да (Yes) будет создано ключевое поле счетчика с именем Код (ID) и типом данных Счетчик (AutoNumber).

Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Конструктора.

2. Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые.

3. Нажать кнопку Ключевое поле (Primary Key) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design).

Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей. Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых полей в окне Конструктора таблицы. Если необходимо указать другой порядок сортировки без изменения порядка ключевых полей, то сначала нужно определить ключ, а затем нажать кнопку Индексы (Indexes) на панели инструментов Конструктор таблиц (Table Design). Затем в появившемся окне Индексы (Indexes) нужно указать другой порядок полей для индекса с именем Ключевое поле (Primary Key).

⇐ Предыдущая 31 32 33 34 353637 38 39 40 Следующая ⇒