Простейшие действия над числами в MS Excel.

Преимущества Excel по сравнению с калькулятором:

А) Ввод значений в ячейки электронной таблицы осуществляется быстрее, чем их набор на калькуляторе. Особенно сильно это ощущается, если таких значений много.

Б) В электронных таблицах существует возможность проверить правильность как введенных значений, так и промежуточных или окончательных результатов. Чтобы проверить, правильно ли выполнен расчет на калькуляторе, потребуется повторить все действия.

В) Excel обеспечивает высокую скорость при проведении любых вычислений и позволяет хранить результаты в памяти компьютера в течение длительного времени. После создания таблицы не потребуется выполнять повторные расчеты: достаточно изменить числовые значения, над которыми производятся вычисления, и результат будет получен моментально.

Этапы создания электронной таблицы в Excel:

1. принятие решения (для какой аудитории и для решения каких задач предназначена таблица, целесообразно ли ее создание);

2. подготовка рабочего листа Excel к размещению таблицы;

3. расположение таблицы на рабочем листе;

4. при необходимости ввод наименований отдельных областей и таблицы в целом;

5. ввод числовых значений и формул в ячейки;

6. оформление таблицы;

7. присвоение числового формата ячейкам, содержимое которых участвует в вычислениях, и обработка полученных результатов.

1. Принятие решения о создании электронной таблицы. Необходимо определить, с какой целью и для кого разрабатывается таблица. К таблице, предназначенной для применения другими пользователями, предъявляются следующие требования:

· надлежащее оформление;

· понятное представление информации;

· обеспечение защиты от повреждения.

2. Подготовка таблицы к работе. Этот этап необходим для создания комфортных условий в процессе работы.Для изменения масштаба предназначен список Масштаб, расположенный на стандартной панели инструментов в котором представлены стандартные значения масштаба. Численное значение масштаба зависит от типа, размера и разрешения монитора. Изменение масштаба относится только к активному рабочему листу и не влияет на другие листы книги. Таблица значительного объема может не поместиться в видимой на экране области рабочего листа. В этом случае расширить область просмотра можно двумя способами: уменьшив масштаб листа или увеличив полезную область. Для увеличения полезной области можно воспользоваться командой Вид/Во весь экран, либо диалоговым окном Параметры.

3. Расположение таблицы на рабочем листе. Таблица состоит из области ввода и области вывода информации. Область ввода предназначена для размещения чисел, используемых при вычислениях, а область вывода - для представления результатов вычислений.Числа, над которыми выполняются действия, называются операндами. В некоторых случаях требуется изменение ширины столбцов. Перед изменением ширины столбец должен быть выделен. За один прием можно изменить ширину нескольких столбцов, как смежных, так и несмежных. Для выделения одного столбца достаточно выполнить щелчок на его заголовке. Существует два способа выделения диапазона столбцов:

· протащить указатель мыши по заголовкам всех выделяемых столбцов, удерживая нажатой ее левую кнопку;

· выделить первый столбец, нажать клавишу [Shift] и щелкнуть на заголовке последнего столбца из выделяемого диапазона.

Выделение несмежных столбцов осуществляется по тем же принципам, только при выполнении щелчков на заголовках надлежит удерживать нажатой клавишу [Ctrl]. Выделить все столбцы позволяет кнопка Выделить все, расположенная в верхнем левом углу рамки рабочей таблицы. Данная операция будет произведена также в результате нажатия клавиш [Ctrl+Shift+Пробел].

Итак, столбцы, требующие масштабирования, выделены. Перечислим способы, с помощью которых для них можно установить необходимую ширину:

1. Перемещайте правую границу столбца с помощью мыши до тех пор, пока он не приобретет достаточную ширину. Ширина нескольких выделенных столбцов изменяется синхронно при перемещении правой границы одного из них.

2. Активизируйте команду Формат/Столбец/Ширина (или команду Ширина столбца, находящуюся в контекстном меню), вследствие чего откроется диалоговое окно Ширина столбца. Здесь можно задать точное числовое значение ширины.

3. Выполните команду Формат/Столбец/Автоподбор ширины. В результате для каждого столбца будет установлена ширина, соответствующая размеру самой длинной строки. Автоподбор ширины производится также в результате выполнения двойного щелчка на правой границе столбца.

В некоторых случаях использовать последний способ нецелесообразно, так как при этом для столбца будет установлена ширина, соответствующая самому длинному тексту таблицы.

Зачастую для заполнения ячеек вводить текст с клавиатуры не обязательно. Можно воспользоваться методом копирования. Существуют такие варианты копирования:

1. Копирование содержимого одной ячейки в диапазон ячеек. Для этого нужно, скопировав ячейку, выделить диапазон ячеек и произвести вставку. В результате содержимое копируемой ячейки появится в каждой ячейке выделенного диапазона.

2. Копирование содержимого одного диапазона ячеек в другой диапазон. С этой целью следует скопировать диапазон ячеек в буфер, а затем выделить другой диапазон (оба диапазона должны иметь одинаковые размеры) и произвести вставку. При этом содержимое каждой ячейки исходного диапазона копируется в соответствующую ячейку диапазона вставки.

При вырезании может быть использован только второй способ, т.к. нельзя вырезать содержимое одной ячейки и произвести вставку в диапазон ячеек.

На этапе вставки данных их можно транспонировать, то есть разместить вертикально расположенные данные по горизонтали и наоборот. Для этого следует активизировать команду Специальная вставка из меню Правка. Диалоговое окно Специальная вставка вызывается только после выполнения копирования. Команда Вырезать для этого случая не подходит. В области Вставить диалогового окна Специальная вставка имеются следующие переключатели:

1. Все. Осуществляет вставку всех параметров скопированной области (ячейки).

2. Формулы. Производит вставку только формул.

3. Значения. Выполняет вставку только значений. Этот метод вставки полезен в тех случаях, когда необходимо зафиксировать или перенести какие-либо промежуточные результаты расчетов в виде значений, прежде чем изменять исходные данные.

4. Форматы. Производит вставку только форматов. Это дает возможность при вставке из буфера обмена не затрагивать значения, формулы и примечания, содержащиеся в ячейках области вставки.

5. Примечания. Вставка только примечаний.

Соответствующие переключатели области Операция диалогового окна Специальная вставка позволяют выполнить операции сложения, вычитания, умножения и деления значений или формул, находящихся в скопированной ячейке, со значениями или формулами ячейки, в которую производится вставка.

К сожалению, довольно часто пользователи выполняют расчеты нерационально: создают таблицу в текстовом редакторе, проводят вычисления на калькуляторе, а затем вручную вводят значения в ячейки таблицы. Даже если таблица должна находиться в текстовом отчете, проще создать ее в Excel, а затем перенести (скопировать) в нужное место текстового документа. Самый простой способ переноса таблицы в текстовый редактор состоит в следующем:

1. Выделите таблицу в Excel и активизируйте команду Правка/Копировать.

2. Перейдите в окно текстового редактора Word, установите курсор в позицию вставки таблицы и вызовите команду Вставить.

Если числовые данные во вставленной таблице понадобится изменить, проще удалить ее из текстового документа, а затем произвести вставку обновленного варианта.

Для ввода числа в таблицу достаточно выделить ячейку, набрать число на клавиатуре и нажать клавишу [Enter]. Если перед числом поставить знак минус или заключить его в скобки, то Excel будет считать число отрицательным. При вводе чисел, содержащих дробную часть, в качестве разделителя дробной и целой частей может быть использована точка или запятая (по умолчанию запятая). Изменение разделителя дробной части выполняется в настройках ОС Windows.

Формулы - это инструментарий, который делает программу электронных таблиц незаменимой для решения самых разнообразных задач. Без формул электронные таблицы не обладают никакими преимуществами, если не считать удобства работы с текстовыми статическими таблицами. Формулы являются основным средством анализа и обработки вносимых данных. Формулы, вводимые в ячейки, могут содержать такие элементы:

1. знаки операций, которые задают действия, производимые над числами (сложение, деление и т. д.);

2. числа;

3. адреса ячеек (ссылки на ячейки, где содержится информация);

4. функции.

Операции, используемые в формулах, представлены в порядке убывания их приоритета при вычислениях: возведение в степень, умножение, деление, сложение, вычитание, конкатенация, равно, меньше, меньше или равно, больше, больше или равно, не равно. Формула должна начинаться со знака равенства. Для изменения порядка выполнения операций можно использовать круглые скобки.

Функции - это встроенные инструменты, которые применяются в формулах. В MS Excel имеется большое число стандартных функций. Они используются как для простых, так и для сложных вычислений. Каждая функция имеет свое название. За названием функции всегда следуют круглые скобки, в которых содержатся ее аргументы. Функции делятся на следующие виды:

1. без аргумента;

2. с одним аргументом;

3. с фиксированным числом аргументов;

4. с неопределенным числом аргументов;

5. с необязательными аргументами.

Если функция имеет два и более аргумента, то они разделяются между собой точкой с запятой. В одной формуле может быть как одна, так и несколько функций, объединенных между собой различными знаками операций. Если в качестве аргументов функции используются другие функции, то такие функции называются вложенными. Функции можно вводить вручную, но в Excel предусмотрен мастер функций, позволяющий вводить их в полуавтоматическом режиме и практически без ошибок. Для вызова мастера функций необходимо нажать кнопку Вставка функции на стандартной панели инструментов, выполнить команду Вставка/Функция или воспользоваться комбинацией клавиш [Shift+F3]. После этого появится диалоговое окно Мастер функций, в котором можно выбрать нужную функцию. При выборе какой-либо функции в нижней части диалогового окна появляется краткое ее описание. Нажав кнопку ОК или клавишу [Enter], вы можете вызвать панель выделенной функции.

При работе с формулами следует учитывать, что после ввода в активную ячейку знаков " =", " -" и " +" программа Excel ждет ввода числового значения, функции или указания ссылки на какую-либо ячейку (область) таблицы, данные из которой будут участвовать в расчетах. Знак равенства можно также ввести в активную ячейку, нажав кнопку со знаком равенства, которая находится в строке формул. Активизация этой кнопки вызывает отображение панели строки формул. В поле имен вместо адреса ячейки появляется раскрывающийся список мастера функций, в котором указано имя функции, применявшейся последней. При нажатии кнопки, расположенной справа, список раскрывается. В нем присутствуют имена десяти функций, которые вы использовали в последнее время. Этот перечень соответствует списку, появляющемуся при выборе элемента 10 недавно использовавшихся списка Категория в диалоговом окне Мастер функций. По мере ввода содержимого в строку формул результат вычисления отображается в строке Значение панели формул.

Для придания содержимому ячеек различных форматов используется диалоговое окно Формат ячеек. Указанное диалоговое окно вызывается с помощью команды Ячейки меню Формат, команды Формат ячеек контекстного меню или посредством комбинации клавиш [Ctrl+1]. Если в процессе работы это окно вызывается в первый раз, то открытой будет вкладка Число, в левой части которой находится список Числовые форматы. В этом списке форматы объединены в 12 категорий. При выделении некоторых категорий в правой части диалогового окна открываются дополнительные списки, опции и поля, помогающие выбрать необходимый формат. По умолчанию всем ячейкам рабочего листа при создании новой книги присваивается формат Общий.

Оформление таблицы и представление результатов.

Внешнее оформление способно заметно повысить наглядность информации, представленной в таблице. Довольно часто встречаются большие черно-белые таблицы, имеющие однообразно унылый вид. В настоящее время мощность компьютеров достаточна для того, чтобы сделать таблицы более красочными. Это позволит пользователю сразу увидеть, где расположены данные и текст, а где - формулы, производящие расчет. Восприятие информации, содержащейся в таблице, значительно улучшится, если вы акцентируете внимание на некоторых ячейках, выполнив их заливку цветом. Выделите области таблицы, которые необходимо закрасить, и нажмите кнопку Цвет заливки, расположенную на панели инструментов Форматирование (при этом ячейка будет окрашена цветом, который был выбран последним). Другой цвет можно выбрать, нажав стрелку рядом с кнопкой Цвет заливки.

Цветовое оформление ячеек также задается путем активизации команды Формат/Ячейки и выбора нужного цвета на вкладке Вид диалогового окна Формат ячеек, которое также можно вызвать, воспользовавшись командой Формат ячеек контекстного меню.

Используя различные рамки, в таблице можно выделить определенные группы данных или создать любой бланк. Для этого необходимо выделить ячейки, которые необходимо заключить в рамки. Тип рамки выбирается в палитре, которая открывается после активизации кнопки Внешние границы панели инструментов Форматирование. Для того, чтобы применить рамку, выбранную в последний раз, просто нажмите эту кнопку. В противном случае нажмите стрелку рядом с кнопкой Границы и укажите другой тип рамки. Дополнительные типы рамок можно выбрать на вкладке Граница диалогового окна Формат ячеек. Это окно вызывается при помощи команды Ячейки, находящейся в меню Формат, или команды Формат ячеек контекстного меню.

Говоря о представлении результатов в таблице, необходимо отметить, что весьма важным является способ представления числовых данных. Речь идет о формате содержимого ячеек, округлении и точности значений. Этот этап является сложным и ответственным, поскольку неудачный выбор формата ячейки может привести к неправильной трактовке содержащейся в ней информации. Задавая формат, надо обязательно учитывать, где и как будут использоваться вычисленные значения.

При создании новой книги содержимому ячеек по умолчанию присваивается формат Общий. В данном случае результаты представляются как в виде целых чисел без дробной части, так и в виде дробных чисел с тем количеством знаков после запятой, которое получилось в результате вычисления. Это говорит о том, что для ячеек с результатами расчетов предварительно не задавалось никакого числового форматирования. Для того чтобы сделать данные столбца более читабельными, на экране необходимо показать число с двумя десятичными знаками, независимо от того, сколько на самом деле в нем имеется цифр после запятой. Для применения указанного форматирования необходимо выделить нужный диапазон ячеек, вызвать диалоговое окно Формат ячеек и открыть в нем вкладку Число. В списке Числовые форматы необходимо выделить элемент Числовой. После этого в области справа появятся дополнительные опции. Отметьте флажком опцию Разделитель групп разрядов. В поле Число десятичных знаков введите значение 2 (до второго знака после запятой). Затем выберите в списке Отрицательные числа метод представления отрицательных чисел. В области Образец, расположенной в верхней части вкладки, вы увидите, как будет выглядеть число в ячейке, с которой началось выделение диапазона. При этом изменится количество десятичных разрядов. Может показаться, что число округлено до второго десятичного знака. Но здесь и кроется тонкость, незнание которой может принести неприятности. Не следует путать округленное значение с отформатированным. Когда число отформатировано, то оно только кажется округленным.

Следует обратить внимание на области Вычисления вкладки Вычисления. Здесь находятся переключатели Автоматически и Вручную. Если отмечен переключатель Автоматически, то вычисления во всей рабочей книге производятся после каждого изменения в любой ячейке этой книги. Формулы автоматически пересчитываются при внесении изменений в ячейки, ссылки на которые в них имеются. Если в книге содержится большое количество формул, это может заметно замедлить работу. Вместо автоматического пересчета после каждого изменения содержимого ячеек пересчет можно производить по истечении некоторого времени или после внесения всех изменений в таблицы. Для этого необходимо активизировать переключатель Вручную. Теперь, чтобы произвести пересчет формул во всех открытых книгах, следует нажать функциональную клавишу [F9] или кнопку Вычислить. Для того чтобы выполнить вычисления только на рабочем листе, надо нажать кнопку Пересчет листа.

Существует ряд задач, для решения которых нет необходимости оперировать с большим количеством знаков после запятой. В частности, для работы с денежными единицами достаточно двух десятичных разрядов. В таком случае в определенных операциях (как промежуточных, так и производящих итоговые вычисления) необходимо выполнить округление результатов. Это может быть округление как до второго десятичного знака (скажем, до копеек, центов и т. д.), так и до целых значений. С этой целью используется функция округления, которая вводится посредством диалогового окна Мастер функций. Данная функция округляет число до указанного количества десятичных разрядов.

В Excel существует более 10 функций округления, каждая из которых выполняет эту операцию по-своему. Исчерпывающую информацию относительно всех этих функций вы можете получить в справке Excel, вызываемой путем нажатия функциональной клавиши [F1].

Перед использованием таблицу нужно протестировать. Тестирование - это проверка правильности работы таблицы. В процессе тестирования необходимо, изменяя значения в ячейках области ввода, проверить корректность вычислений. Присутствие в ячейке значения, которое начинается символом " #", говорит о том, что формула возвратила ошибку. Например, результат при делении на нуль является правильным, но недопустимым.

⇐ Предыдущая 32 33 34 35 363738 39 40 41 Следующая ⇒