Создание списка на основе шаблона

1.Выберите команду « Контакты», «Задачи», «Вопросы» или «События».

2.В диалоговом окне «Создание» нового списка введите URL-адрес для узла SharePoint, на котором нужно сохранить этот список. Кроме того, введите имя и описание нового списка SharePoint.

3.Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок « Открыть» список по окончании экспорта (по умолчанию установлен). В противном случае снимите этот флажок.

4.Нажмите кнопку ОК.

Создание нового настраиваемого списка

1.Выберите команду «Настраиваемый»

3.Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок «Открыть» список по окончании экспорта (по умолчанию установлен). В противном случае снимите этот флажок.

4.Нажмите кнопку ОК.

Импорт данных из существующего списка

1.Выберите команду Существующий список SharePoint.

2.В диалоговом окне Внешние данные введите URL-адрес узла SharePoint, содержащего этот список.

3.Установите переключатель Импортировать данные источника в новуютаблицу в текущей базе данных.

4.Нажмите кнопку Далее.

5.Установите флажки всех импортируемых списков SharePoint.

6.Нажмите кнопку ОК.

Связь с существующим списком

1.Выберите команду Существующий список SharePoint.

2.В диалоговом окне Внешние данные введите URL-адрес узла SharePoint, содержащего этот список.

3.Установите переключатель «Создать» связанную таблицу для связи с источником данных.

4.Нажмите кнопку «Далее».

5.Установите флажки всех списков SharePoint, с которыми нужно создать связь.

6Нажмите кнопку ОК.

ДОБАВЛЕНИЕ ПОЛЕЙ В ТАБЛИЦУ В РЕЖИМЕ ТАБЛИЦЫ

В полях (также называемых столбцами) сохраняются элементы отслеживаемых данных. Например, в таблице «Контакты» можно создать поля «Имя», «Фамилия», «Телефон», «Адрес» и т. д. В таблице «Товары» можно создать поле «Наименование товара», «Код товара» и «Цена».

Важно внимательно подойти к выбору полей. Например, чаще всего не не имеет смысла создавать поле для хранения вычисляемого значения. Это значение может рассчитать приложение Office Access 2007, когда это потребуется. При определении полей старайтесь разбивать информацию на наименьшие элементы, которые можно использовать отдельно. Например, полные имена удобно разбить на два поля, «Имя» и «Фамилия». Вообще, если планируется создавать отчеты, выполнять сортировку, поиск или расчет для определенного элемента информации, рекомендуется создать для него собственное поле. Дополнительные сведения о разработке базы данных и выборе полей см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

Поля определяются рядом характеристик. Например, у каждого поля есть имя, однозначно определяющее это поле в таблице. Кроме того, у поля есть тип данных, выбираемый в соответствии с сохраняемыми в этом поле данными. Этот тип данных определяет значения, которые можно сохранить, и операции, которые можно выполнить с данными, а также объем памяти, выделяемой для каждого значения. С каждым полем также связана группа параметров, называемых свойствами, которые определяют внешний вид и функциональные характеристики этого поля. Например, свойство «Формат (Format)» определяет структуру отображения данных в поле, то есть вид, в котором они должны отображаться.

Создаваемая новая таблица открывается в режиме таблицы. Для быстрого добавления нового поля можно ввести данные в столбец Добавить поле.

Рис.6 Режим таблица

ДОБАВЛЕНИЕ НОВОГО ПОЛЯ В НОВУЮ ТАБЛИЦУ

1.Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите команду «Открыть».

2.В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.

3.На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица.

Рис.7 Вкладка таблица

Приложение Access вставляет новую таблицу в базу данных и открывает ее в режиме таблицы.

4.Введите данные в ячейку под заголовком столбца Добавить поле.

При вводе данных в новый столбец Office Access 2007 автоматически распознает соответствующий тип данных для этого поля. Например, при вводе в столбец даты «1.01.2006» Office Access 2007 распознает, что введена дата, и задает для этого поля тип данных «Дата/время».

СВОЙСТВА ПОЛЕЙ БАЗЫ ДАННЫХ

Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные а поле (средство автоматизации ввода данных).

Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

⇐ Предыдущая 1 23