Роль документоведения в совершенствовании документационного обеспечения управления.

Понятия " документ" и " информация". Роль информации в социальных и экономических процессах.

Делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, называется делом. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, называется номенклатурой дел.

Понятия «информация» и «документ». Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа с информацией - ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения. Информация - это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления.

Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления.

Документирование - процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.

С древности и до XIX века понятие «документ» употреблялось в значении «письменное свидетельство» и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатики. Однако это понятие более широкое. И с начала XX века бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме [10].

Позже, в 1950 - 1990-е гг. слово «документ» трактуется в нескольких смыслах, как в узком, так и в широком. Таким образом, при употреблении термина «документ» необходимо уточнять, какое именно значение вкладывается в него в данном конкретном случае.

Документ (от лат. «документум» - свидетельство) - это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию. Информация - это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления.(нет)

Информация как основа принятия управленческих решений.

Внешние признаки документа (форматы используемой бумаги, бланк документа, графика документа, наличие печатей и др.).

Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, то есть все то, что может дать более широкое представление об объекте исследования. Целью управленческого учета является обеспечение менеджеров информацией, необходимой для принятия оптимальных управленческих решений. Поэтому к управленческой информации, подготовленной в целях использования руководством, предъявляются иные требования, нежели к информации, предназначенной для внешних пользователей. Для целей управленческого учета используется как бухгалтерская информация, которая подлежит четкой документации и регистрации, так и любая другая информация, необходимая руководителям для принятия решений. Последняя может быть получена как из внутренних источников организации, так и из внешних (таких как пресса, социологические опросы и т.п.). При этом вся информация, независимо от источника получения, может быть как количественной (т.е. иметь численное выражение), так и качественной (т.е. представляться в виде мнений, суждений, экспертных оценок).

Также для управленческого учета необходим нормативный материал(содержится в производственных паспортах, ценниках, прейскурантах, справочниках и т.п.) и техническая информация (паспорта машин и оборудования, чертежи, спецификации и т.п.).

Для принятия оперативных управленческих решений может применяться полная или неполная информация об объекте исследования. Неполная информация, которая подвергается быстрой обработке, в ряде случаев оказывается достаточной для принятия оперативных управленческих решений, но это может сказаться на качестве этих решений.

Источники информации управленческого учета определяются целями применения такой информации. Для различных целей необходимы различные данные, но основными данными являются:

· затраты на производство;

· себестоимость продукции (работ, услуг);

· выпуск и результат реализации продукции (работ, услуг);

· данные о рентабельности.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления. Любой документ обладает определенным набором признаком, которые связаны с его функциями. Автор — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

· Авторство документа — один из важнейших признаков документа. Авторы документа могут быть индивидуальными или коллективными. Псевдонимное авторство — документ подписан псевдонимом

· Наименование вида документа. Указывается в начале документа. Позволяет нам сразу определить содержание документа и его юридическою значимость

· Датирование документа. Дата — время создания документа. В то же время датирования нельзя назвать точным. Способы датирования: 1. Точная дата(время создания документа указывается в нем точно) 2. Приближенная дата документа(дата непосредственно не указана, дата определяется на основе его содержания, авторства и тд) 3. Вероятная дата(время создания документа определяется путем сопоставление отдельных документов или, даже, их комплексов). Дата создания документа необходима для оценки содержащейся в нем информации

· Удостоверение документа — подтверждает достоверность задокументированной информации. Печать, подпись.

В своей совокупности они придают документы юридическую силу. Несоблюдение норм документирования может иметь соответствующие последствия

В некоторых документах имеет значение место его создания, содержание документа. Одним из самых главных признаков является текст документа. Текст документа — тематически взаимосвязанная последовательность высказываний либо одно высказывание, выраженное с помощью определенной системы знаков, а также ориентация высказываний. Существует также внутренняя структура документа, набор взаимосвязанных элементов и частей, позволяющих более эффективно искать, воспринимать и использовать содержащуюся в нем информацию. Она объединяет документ в единое целое и подчиняет его элементы друг другу(название автор, текст, содержание, заключение, приложение — справочная или документальная часть документа).

Свойства управленческой информации: официальный (неличный) характер, адресность, повторяемость, актуальность, достоверность, объективность и др.

⇐ Предыдущая 123 4 Следующая ⇒