Структура документа: формуляр современного управленческого документа; текст документа; унификация текста документа

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 5Следующая ⇒

Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются стандартом ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Его требования являются рекомендательными и распространяются на документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы.

ГОСТ Р6.30-2003 описывает систему реквизитов - элементов оформления официального документа (табл. 1.1, схемы на с. 36, 37).

Правила оформления реквизитов

01 - Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации»;

02 - герб субъекта РФ. Порядок использования герба субъекта Российской Федерации на бланках определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти субъектов РФ. На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также изображения (гербы) территорий или населенных пунктов;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Эмблема организации - это графическое изображение. Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблемой не разрешено заменять наименование организации, и она не может воспроизводиться на бланке, если на нем уже воспроизведены Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Товарный знак - это обозначение, способное отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц;

04 - код организации по ОКПО. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО), в котором должна быть зарегистрирована каждая организация (юридическое лицо). Код представляет собой число, каждая цифра которого несет определенную информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определенной отрасли, виду деятельности и т.д.;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

07 - код формы документа по ОКУД. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации.

Реквизиты 04 и 07 (код организации и код формы документа) помещаются на общих бланках документов после реквизита 08 (наименование организации), а на бланках служебных писем - после реквизита 09 (справочные данные об организации).

На бланках служебных писем код по ОКУД может быть заранее проставлен, а на общих бланках документов организации он может впечатываться при составлении конкретного документа;

08 - наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное название вышестоящей организации (при ее наличии) или полное название вышестоящей организации (при отсутствии сокращенного названия).

При наличии сокращенного наименования (если оно закреплено в учредительных документах) оно помещается вслед за полным наименованием организации в скобках.

Например:

Министерство образования Российской Федерации
Тамбовский государственный университет
(ТГУ)

Автором документа также может быть структурное подразделение или должностное лицо.

Например:

ЗАО «Премьер»
Отдел по связям с общественностью

Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках. Наименование организации на иностранном языке печатают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ;

09 - справочные данные об организации. Справочные данные об организации включают следующую информацию: почтовый адрес, номера телефонов, сведения по решению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и web -страниц в Интернете, номер и дату лицензии и т.д.);

10 - наименование вида документа. Наименование вида документа проставляется на всех документах, кроме писем. Оно пишется заглавными буквами и выделяется полужирным шрифтом.

Например: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ.

Название документа должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД, а также содержанию документа;

11 - дата документа. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) датой документа является дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Датой документа в этом случае является дата подписания его последней организацией.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (например: 29 апреля 2000 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (например: 29.04.2000). При этом день и месяц оформляют парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами;

12 - Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексами в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации. Индексы могут соответствовать: номеру дела по номенклатуре дел организации; номерам структурных подразделений; видам документов; должностным лицам - авторам документов; должностным лицам - исполнителям документов и т.д. Например:

№ 2 - 4/67(2 - номер структурного подразделения, 4 - вид документа, 67 - порядковый номер документа).

Регистрация документов начинается с начала календарного года.

Если документ составлен несколькими организациями, его регистрационный номер состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит проставляется при подготовке письма-ответа. Ссылка включает регистрационный номер и дату письма, на который дается ответ.

Например: На №_____от_____

14 - место составления или издания документа. Место составления или издания документа указывают, если затруднено его определение по реквизитам 08 (наименование организации) и 09 (справочные данные об организации);

15 - адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

ОАО «Мостопроект»
Управление делами

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

ОАО «Мостопроект»
Управление делами
Ведущему специалисту
А.С. Иванову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору
АО «Домснабстрой»
А.Д. Петрову

При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

ОАО «Фруктовое мороженое»
Советская ул., д. 5, Ростов-на-Дону, 344067

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Петровой Е.Е.
ул. Цветная, д. 7, кв. 23
г. Лиски, Воронежская обл., 301264

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

Например:

Ректорам (директорам) образовательных
учреждений высшего и среднего
профессионального образования,
руководителям предприятий
и организаций Минобразования России

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.

При оформлении реквизита допускается центрировать каждую строку по отношению к самой длинной строке реквизита.

Например:

Главному бухгалтеру
АО «Юг-Пресс»
И.П. Галич

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами;

16 - гриф утверждения документа. Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документ может утверждаться должностным лицом, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемом документе, или специально издаваемым документом.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения должностным лицом оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Маркет»
(подпись) А.В. Васильев
16.05.2003

Допускается центрировать элементы реквизита относительно самой длинной строки.

Например:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Маркет»
(подпись) А.В. Васильев
16.05.2003

При утверждении документа другим документом гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО
Приказом Регионального центра
«Пластификат»
от 16.10.2003 № 505

17 - резолюция. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Например:

Гуриной И.Л., Кузькину С.Г.
Подготовить ответ до 05.06.2003.
(подпись) М.Б. Павлов
03.06.2003

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится;

18 - заголовок к тексту. Заголовок к тексту должен раскрывать краткое содержание документа и отвечать на вопрос «о чем (о ком)? » или «чего (кого)? ».

Например:

«О приеме на работу А.П. Петрова», «Об открытии филиала» (в приказах), «О возобновлении поставок» (в письме), «Должностная инструкция секретаря-референта».

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не составлять;

19 - отметка о контроле. Отметка о контроле ставится на левом поле первого листа документа рядом с заголовком. При этом буква «К» или полное слово «Контроль» ставится штампом или пишется чернилами.

Отметка о контроле может проставляться руководителем, поставившем резолюцию на документе, должностным лицом или структурным подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов;

20 - текст документа. Текст является основным элементом документа.

Текст составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

Текст может быть оформлен в виде анкеты, связного текста, таблицы или соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Например: «имеете», «владеете», «были», «находились».

В таблицах графы (столбцы) и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы (столбцы) должны быть пронумерованы и на последующих страницах печатают только номера этих граф.

Связный текст управленческих документов обычно состоит из двух основных частей.

В первой части кратко излагаются причины или основания составления документа, информация по рассматриваемому вопросу, ссылки на основополагающие документы. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д.

Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

«В соответствии с Инструкцией «О порядке ведения учета военнообязанных от №»,

или

«В связи с поступающими запросами о порядке выдачи документов».

Во второй части текста излагаются выводы, предложения, распоряжения, которые можно разбивать на пункты и подпункты, нумеруя их арабскими цифрами. Действия или выводы однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа.

Например: «приказываю», «предлагаю», «прошу».

В документах коллегиальных органов текст излагают от первого лица множественного числа.

Например: «постановляет», «решил».

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа.

Например: «слушали», «выступили», «постановили».

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

Например: «отдел осуществляет функции», «комиссия установила».

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем»);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
от третьего лица единственного числа («организация не возражает», «организация считает возможным»).

Постоянная информация в тексте документов различных видов может быть оформлена в виде трафаретного текста, а переменная вносится при создании определенного документа.

Текст официальных документов на формате А4 обычно оформляется через 1 - 1, 5 интервала шрифтом № 13, 14 или 15. (Для оформления табличных материалов рекомендуется использовать размер шрифта № 12.) Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1, 25 см от левой границы текстового поля. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля;

21 - отметка о наличии приложения. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом: Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение:

Должностная инструкция на 3 л. в 2 экз.
Проект приказа на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса рассылки, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Приложения к распорядительным документам (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера.

Например:

Приложение № 2
к приказу Минобразования России
от 08.10.2000 № 623

Допускается слово «приложение» печатать прописными буквами и центрировать это выражение и все слова реквизита относительно самой длинной его строки.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу Минобразования России
от 08.10.2000 № 623

22 - подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При использовании должностного бланка наименование должности не указывается.

Например:

Генеральный директор
ОАО «Астом» (подпись) А.В.Журавлев

или (при составлении документа на бланке организации):

Генеральный директор (подпись) А.В. Журавлев

Допускается центрировать наименование должности относительно самой длинной строки.

Например:

Вице-президент
издательского дома «Альфа-пресс» (подпись) М.Ю.Марков

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем учреждения или, по его поручению, первым заместителем руководителя.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»).

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Ректор (подпись) А.Г. Сухов
Проректор (подпись) С.П. Петров

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации (структурные подразделения), подписи располагают на одном уровне.

Например:

Директор школы № 5 Директор школы № 26

(подпись) Т.А. Рыжова (подпись) С.В. Иванов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии.

Например:

Председатель комиссии (подпись) С.В. Соколова
Члены комиссии: (подпись) А.С. Васильев
(подпись) И.П. Игнатова

23 - гриф согласования документа. Согласование документа может проводиться как внутри организации - автора документа (внутреннее согласование), так и с организациями, интерес которых затрагивается в документе (внешнее согласование). Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, внутреннее согласование называется визированием.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель министра образования
Российской Федерации
________ _________ ________
(подпись) (инициалы, фамилия)
05.09.2003

или

СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 30.09.2000 № 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Гриф согласования является реквизитом официального документа, выражающим согласие учреждения или его подразделения, не являющегося автором документа, с содержанием этого документа.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами федерального органа исполнительной власти;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;

24 - визы согласования документа. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Например:

Руководитель отдела кадров
(подпись) Ю.И. Кольцов
08.10.2003

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
(подпись) А.С. Иванов
28.10.2002

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения;

25 - оттиск печати. Печатью заверяется подлинность подписи

должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации;

26 - отметка о заверении копии. Отметка о заверении копии проставляется при заверении соответствия копии документа подлиннику для придания копии юридической силы. Отметка располагается после реквизита 22 (подпись) и содержит заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его подпись и расшифровку подписи, дату заверения.

Например:

Верно
Делопроизводитель (подпись) С.А. Галкина
01.06.2003

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации;

27 - отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона.

Например:
Н.С. Максимова
928-88-14

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя;

⇐ Предыдущая 1 2 345 Следующая ⇒