Унификация текста документа. Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты).

⇐ ПредыдущаяСтр 7 из 8Следующая ⇒

Унификация («уно» - приводить в единообразие) заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости разных систем документации по одноименным и сменным функциям управления. Особую роль унификация документов играет для внедрения в деятельность организаций электронного документооборота.

Среди основных принципов унификации документов можно выделить следующие:

- унификация от общего к частному заключается в построении формуляра – образца документа для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов, а также разработки унифицированных форм документов.

- единообразие форм документов, правила построения, составления и оформления обеспечивается путем трафаретизации, унификации расположения данных на поле документа, выработки условных сокращений.

- комплексность унификации (при ее проведении должны предусматриваться требования к документу на всех стадиях его создания с учетом параметров технических средств и программного обеспечения).

- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

Выделяется 4 направления унификации документов от общего к частному:

1. Унификация форматов бумаги

2. Унификация форм документов (предполагает определение состава реквизитов и место их расположения на листе бумаги)

3. Унификация текста документа ( при унификации текстов управленческих документов нужно обратиться к требованиям законодательных и нпа (иногда в статьях закона формулируются требования к составу некоторых видов документов) или разработать трафаретные тексты (когда заранее печатается постоянна информация, а переменная вписывается позже). Для унификации текста характерно использовать таблицу. Также можно составит текст в виде анкеты (часто их составляют в кадровой службе для того, чтобы получить определенную информацию о сотрудниках).

4. Понятийная унификация (приведение к единообразию терминологии). Основные термины и определения, применяемые в делопроизводстве содержаться в законодательных и нпа, в терминологических стандартах (ГОСТ-Р 511 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), в словарях и т.д.

5. Трафаретные тексты и методика их разработки

6. В целях унификации текстов документов разрабатываются трафаретные тексты для типовых управленческих ситуаций, содержащие заранее отпечатанную постоянную информацию документа. Переменная информация впечатывается позже или вписывается составителем документа от руки.

7. Разработка трафаретных текстов целесообразна для следующих видов управленческих документов: заявления, справки, трудовой договор, акты и т. д.

8. Методика разработки трафаретных текстов:

9. 1) Выявление типовых управленческих задач;

10. 2) Сбор информации, необходимой для их решения;

11. 3) Составление проекта унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию;

12. 4) Согласование проекта со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними;

13. 5) Окончательное редактирование проекта и его оформление в соответствии с требованиями ГОСТ.

14.

15. 44. Способы представления унифицированных текстов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты)

16. Унифицированные тексты документов могут быть представлены в виде трафаретного текста, анкеты или таблицы.

17. Трафаретные тексты для типовых управленческих ситуаций содержат заранее отпечатанную постоянную информацию документа. Переменная информация впечатывается позже или вписывается составителем документа от руки.

18. Для унификации текстов документов характерно использование таблиц, которое предполагает представление полного текста документа в табличной форме или его части.

19. Унификации текста способствует также представление текста документа в виде анкеты. Анкеты, как правило, разрабатываются в кадровых службах организаций, чтобы получить дополнительные сведения о сотрудниках. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно сформулированных вопросах с однозначным пониманием. Переменная информация может быть выражена заранее подготовленным ответом (да/нет), числовыми показателями или развёрнутыми ответами.

41) Общие требования к текстам управленческих документов.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.

Прежде всего, следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий. Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов.

Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

Тексты документов могут содержать одну часть: приказы – распорядительную без констатирующей части; письма – просьбы без пояснения; справки, докладные записки – констатацию фактов без пояснения.

42) Алгоритм подготовки распорядительного документа.

1. Усвоение задачи.

2. Сбор материала и его анализ, в том числе на предмет:

а) возможной связи (корреспонденции) проверяемого документа с уже существующими;

б) достоверности содержащейся в документах информации (следует проверять правильность указания названий, организационно-правовых норм предприятий, должностей, фамилий, реквизитов).

3. Подготовка текста исполнителем, включая его редактирование.

а) текст печатается шрифтом 12 Times New Roman Cyr;

б) сохраняется на диск X в формате rtf;

в) имя файла начинается с входящего номера по системе «Делопроизводство», должно содержать наименование подразделения, из которого пришел запрос и фамилию исполнителя;

г) следует избегать сложных предложений и следить за тем, чтобы один абзац содержал одну законченную мысль;

д) отвечать следует на поставленные вопросы, проявляя при этом повышенную вежливость. Ответ должен быть понятен, четок и прост. Главное - не красивый ответ, а решение поставленной проблемы;

е) перед распечатыванием проверяется положение документа на странице;

ж) внизу страницы пишется Ф.И.О. исполнителя и номер телефона.

4. Считывание текста исполнителем. При этом проверяется:

а) соответствие содержания документа преследуемой цели, смысловая целостность и завершенность документа, внутренняя логическая и структурная взаимосвязь отдельных информационных блоков, последовательность изложения информации;

б) соответствие действующему законодательству;

в) грамматические и стилистические ошибки (падежи, времена, склонения, лица, пунктуация и др.);

г) фактические данные (даты, фамилии, телефоны, названия, номера, адреса, иные реквизиты, с учетом их актуальности и правильности написания и т.д., а также соответствие шапки содержанию);

д) соответствие документа особым требованиям и пожеланиям руководства к форме и к стилю изложения (форма обращения к адресату, реквизиты, порядок простановки дат и др.).

Сложные документы должны сопровождаться дополнительным прочтением другого специалиста отдела.

5. Подготовка чистового экземпляра и его визирование.

6. Согласование текста с начальником отдела (прочтение и проверка правильности расставленных акцентов). При необходимости распечатка и визирование новой редакции.

7. Визирование заинтересованными подразделениями.

8. Обязательная тщательная проверка должностей, фамилий, реквизитов лиц.

9. Согласование текста с начальником департамента (прочтение и проверка правильности расставленных акцентов). При необходимости распечатка и визирование новой редакции.

43) Элементы текста: заголовок, приложения, требования к ним.

·элементы текста: заголовок, приложения, требования к ним.

Заголовок:

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок (реквизит №18), являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок к тексту должен кратко раскрывать содержание документа. Заголовок предназначен для его эффективного поиска, проведения регистрация документов без предварительного прочтения всего текста, а также при контроле исполнения документов. Заголовок должен быть максимально кратким и точным. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос о чём?: «Об изменении...», «О направлении...», «Об отмене...»Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовок отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция - секретаря-референта; протокол - заседания правления; акт -приема помещения; правила - трудового распорядка и др., не допускается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы» и др.

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщённо.

Заголовок текста печатают строчными буквами (кроме заглавных) от 0-го положения табулятора фланговым способом через 1 межстрочный интервал и не подчёркивают. Точка после заголовка не ставится. Если в тексте заголовка имеются знаки препинания, то их ставят.

В заголовке допускается применять сокращения слов и словосочетаний, соответствующих правилам орфографии и пунктуации.

В документе большого объёма или отражающем несколько вопросов наряду с заголовками составляются подзаголовки. Подзаголовки оформляют по тем же правилам, что и заголовки.

Заголовок должен отражать информацию, содержащуюся в тексте, быть кратким, недвузначным и непротиворечивым.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами бланка и значительно облегчает обработку документа, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок помогает правильному включению документа в дело и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное составление заголовка - важнейшее требование культурного оформления документа. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы, выполненные на формате А5 (148x210): извещения, телеграммы. В одной строке заголовка должно быть не более 28 машинописных знаков. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.

Приложения: отметка о наличии приложения (реквизит № 21):

Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие. Например, инструкции, правила, штатные расписания и т.д. Как приложения могут посылаться документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа, например таблицы, справки и т.д.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления

регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к

нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут " Приложение N " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение " ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 N 251

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 678 Следующая ⇒