Технология работы с документами

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 4Следующая ⇒

Организация документооборота. Документооборот – это движение документов внутри предприятия и между предприятиями с момента их регистрации до сдачи на хранение или уничтожение.

Поступающие на предприятие документы называют входящими, а документы, отправляемые предприятием, - исходящими.

Поступающиена предприятие документыпроходят в службе ДОУ предварительную обработку, включающую вскрытие конверта, первичный осмотр и регистрацию. После регистрации они передаются руководству на рассмотрение.

Без рассмотрения руководством входящие документы передаются по назначению, если на конверте указано конкретное структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если таковых ни в документе, ни на конверте нет, адресат определяется по содержанию. В сложных случаях документ передается руководству. Рассмотрев документ, руководитель принимает по нему решение и ставит на свободном месте резолюцию. В реквизите слово «резолюция» не пишется. Резолюция – это форма письменного поручения, сделанного от руки прямо на документе, с указанием, что, кому и к какому сроку сделать.

Затем службой ДОУ входящие документы с резолюцией руководства ставятся на контроль исполнения и направляются конкретным исполнителям. Конверты уничтожаются только в том случае, если реквизиты отправителя есть на самом документе. Обработка и передача документов должны осуществляться в день поступления документа в службу ДОУ.

Документы, подлежащие отправкево внешние организации, сортируются службой ДОУ, конвертуются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. На заказную корреспонденцию и почтовые отправления за границу составляется, датируется и подписывается опись содержимого конверта.

Исходящая почта должна обрабатываться и отправляться в день ее регистрации. Внутренние документы передаются исполнителям под расписку с внутренней регистрацией.

Служба ДОУ ведет систематический учет обрабатываемых документов, включая все их виды и количество размноженных экземпляров. Результаты учета документооборота периодически обобщаются и доводятся службой ДОУ до сведения руководства для упорядочения документооборота, сокращения почтовых затрат или совершенствования работы с документами.

Регистрация документов. Регистрация документов – это фиксация факта их создания, получения или отправки путем проставления на свободной от текста части документа (обычно на нижнем поле документа) номера и даты с одновременной записью этих данных в специальных журналах или карточках регистрации.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета или исполнения. Для этого по каждому виду документов ведутся специальные журналы или картотеки регистрации. Например, для писем - журнал регистрации исходящих писем и журнал регистрации входящих писем.

Номера для исходящих документов, как правило, составные: например: Исх. № 218/12 – 36 от 28.12.2009, где 218– порядковый номер в журнале регистрации, 12– номер раздела в номенклатуре дел, 36 – номер подразделения-отправителя документа.

Для внутренних документов используется простая порядковая нумерация, например: Исх. № 38 от 26.03.2009, где 38 – порядковый номер документа в течение календарного года.

Аналогичные журналы могут вестись по приказам, актам, протоколам, объяснительным и служебным запискам и т.д. Регистрация документов должна быть однократной.

Не регистрируются такие информационные материалы как: письма, присланные для сведения; телеграммы о продлении отпуска или командировки; технические задания на командировки; пригласительные билеты и приглашения на совещания; наряды, графики и разнарядки на работы; поздравительные письма и открытки; корреспонденция с указанием «лично»; печатные издания и реклама; бухгалтерские и плановые документы; исковые заявления в суд; объяснительные записки.

При значительных объемах корреспондентских потоках входящей документации целесообразно использовать регистрационно-контрольные картотеки.

Фиксация на регистрационно-контрольной карточке (РКК) сведений, резолюций, факта исполнения поручений и т.п. значительно ускоряет процесс поиска документов и упрощает контроль их исполнения в больших массивах документов.

При ведении журналов возникает необходимость в создании дополнительных регистрационных форм для контроля исполнения.

При использовании для регистрации РКК необходимость повторного учета исключается, РКК может быть размножена в нескольких экземплярах для создания справочных картотек в разных разрезах: по адресам, по подразделениям, по проблемам, по регионам.

Журнал регистрации исходящей документации оформляется как табличный документ, например, со следующими графами:

Дата	Исх. №	Адресат	Краткое Содержание	Примечания
12.05.09	218/12-36	ООО «Фемида»	Предложения	На контроле
13.05.09	219/08-35	Администрации Районов	Лицензия на работы	На контроле

Журнал регистрации входящей документации может иметь следующий вид:

Дата, вх. №	Дата, исх. №	Корреспондент	Краткое содержание	Срок испол-нения	Отметка об исполнении
12.05.09 № 65	29.03.09 № 121-14	ЗАО «Турсервис»	Ответ на запрос	3.05.09	Исполнен
13.05.09 № 66	2.04.09 № 321/-7к	ООО «Фемида»	Предложение кредитов	1.05.09	Исполнен

Контроль исполнения документов. Контроль исполнения документов осуществляется службами ДОУ и включает:

· постановку документа на контроль;

· проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

· промежуточную проверку хода исполнения;

· учет и обобщение результатов контроля;

· информирование руководства о положении дел.

Основная цель контроля исполнения документов – обеспечение своевременного и качественного проведения работ и исполнения поручений, содержащихся в документе. Служба ДОУ контролирует только сроки исполнения поручений и пунктов организационно-распорядительных документов, а контроль содержания осуществляют руководители подразделений.

Сроки исполнения исчисляются календарными днями, начиная от даты подписания документа или наложения резолюции. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательными актами и решениями правительственных органов. Так, на подготовку ответов по справочным запросам населения для предприятий установлен срок 10 дней; на рассмотрение жалоб трудящихся – до одного месяца и т.д.

Сроки для исполнения поручений по основной деятельности и смежным вопросам устанавливаются руководителями. Изменение сроков исполнения возможно только с разрешения руководителя их установившего.

Проверка хода исполнения поручений осуществляется:

1) для заданий на последующие годы – не реже 1 раза в год;

2) для заданий в течение года – не реже 1 раза в месяц;

3) для заданий текущего месяца – один раз в 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Группирование исполненных документов. Формирование и систематизация дел. При больших потоках информации только систематизированное размещение и упорядоченное хранение документов обеспечивает их быстрый поиск. Проверенный способ упорядоченного хранения документов – сгруппировать их по каким-либо признакам и подшить в несколько папок, а папкам с отобранными документами дать соответствующие названия и пронумеровать их. Для исключения переполнения помещений папками с ненужными документами, документам и папкам устанавливается предельный срок хранения. Подобные папки получили название «Дело».

Дело – это папка с документами, имеющая на лицевой стороне регистрационный номер, название, указание на принадлежность, год начала комплектования и срок хранения содержащихся в ней документов.

Формирование дел – это отбор документов по определенным признакам и подшивка их в папки с названием дело. Документы могут отбираться и группироваться по различным признакам. Обычно используются следующие признаки: номинативный (по названиям документов), предметный, проблемный, отраслевой, территориальный (по городам и административно-территориальным единицам), географический (по странам), авторский или хронологический.

Документы долговременного и постоянного хранения, дополнительно группируются по срокам хранения – 10, 25, 75лет, «Постоянно». Если объем дела превышает 250 страниц, то оно может включать несколько частей. В таком случае к номеру дела добавляется указатель: том 1, том 2, том 3, а вложенные в них документы нумеруются сквозной нумерацией.

Включаемые в папку документы должны соответствовать названию дела, поэтому название должно быть кратким и четко сформулированным. Не рекомендуется давать делу название с неявно выраженным признаком группировки, типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п. При больших потоках документов некоторые из них, особенно попавшие в дело случайно, могут быть не найдены при необходимости.

Если разнородных документов недостаточно для формирования специальных папок, то можно дополнительно перечислить временно включаемых в дело документы, например:

ДЕЛО № 25

Документы о приеме и сдаче имущества

(распоряжения, ведомости, акты, описи, накладные)

Рекомендуется группировать в папках документы одного календарного года исполнения, а для документов со сроками исполнения в последующие годы – использовать отдельные папки. Все документы в них должны иметь подпись, номер и дату регистрации, отметку об исполнении и направлении на хранение в дело №.

Запрещается подшивать в дело неисполненные или не законченные в производстве документы, разрозненные экземпляры из комплектов, дублирующие друг друга документы и документы, подлежащие возврату.

Приложения, независимо от даты их утверждения или регистрации, присоединяются к документам, с которыми они пересылались по почте или для пополнения которых они предназначались.

Номенклатура дел предприятия. Систематизация дел – важнейшая составная часть делопроизводства, поэтому на предприятии составляется перечень дел, который носит наименование «Номенклатура дел предприятия» и придает определенную системность организации делопроизводства на предприятии.

Разработку номенклатуры дел осуществляет специалист, ответственный на предприятии за организацию работы с документами. В номенклатуру дел включаются только папки с регистрируемыми документами. Подборки технической документации, печатные и рекламные издания, справочные материалы хранятся отдельно в библиотеках или конструкторских архивах. В номенклатуре проставляется наименование каждого дела, его регистрационный номер, количество томов и срок их хранения. Номенклатура дел закладывает основу формирования, нумерации и систематизации всех последующих дел, утверждается руководителем предприятия и действует в течение года. В последующем она может корректироваться.

Для упрощения ориентации в массиве хранимых дел номенклатура дел разбивается на нумеруемые разделы, объединяющие папки с документами определенных подразделений или видов деятельности. Номер раздела учитывается при нумерации папок с документами и включается в состав регистрационного индекса документов.

Действующая номенклатура дел уточняется в конце каждого года, переоформляется и вновь утверждается руководителем предприятия. Уточненная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если предприятие по статусу должно сдавать документы и материалы о своей деятельности в ведомственный или Центральный государственный архив, то номенклатура дел предприятия один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) этих организаций.

Подготовка документов к архивному хранению. Документы по срокам хранения делятся на следующие группы:

1) с кратким (до 3 лет) сроком хранения и подлежащие уничтожению;

2) со средним сроком хранения (до 10 лет);

3) с длительным сроком хранения (свыше 10 лет).

Отбор документов на хранение или уничтожение производится по результатам экспертизы их ценности экспертной комиссией предприятия, назначаемой приказом директора. Комиссия в своей работе руководствуется положением об Архивном фонде Российской Федерации, правилами работы ведомственных архивов, типовым перечнем сроков хранения документов, номенклатурой дел и положением об экспертной комиссии предприятия. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно с постраничным просмотром дел. При постраничном просмотре из всех дел подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, неоформленные копии, черновики и документы со сроком хранения, не соответствующим сроку хранения дела. Документы с более длительными сроками хранения, чем данное дело, переносятся в соответствующие папки. Отдельные документы и дела с истекшими сроками хранения отбираются для уничтожения. По результатам экспертизы составляются описи делвременного и долговременного хранения, а также актыо выделении делк уничтожению, формы которых унифицированы. Описи делрассматриваются на заседании экспертной комиссии предприятия, согласовываются с экспертными комиссиями архивов и вместе с актами на уничтожение документов утверждаются в 3 экземплярах руководителем предприятия. Один экземпляр передается в архив, второй прилагается к протоколу заседания экспертной комиссии как основание, третий остается в качестве контрольного экземпляра в службе документационного обеспечения управления предприятия.

Различают полное и частичное оформлениесдачи дел на хранение. Полное оформление установлено только для дел долговременного и постоянного хранения. Оно предусматривает нумерацию листов в деле арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графитовым карандашом, переплет документов в твердую обложку из картона и прошивку ее суровой нитью на 4 прокола с закреплением концов сургучной печатью, внесение уточнений в реквизиты обложки и составление заверительной надписи.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению. Такие дела допускается хранить в стандартных скоросшивателях, листы можно не нумеровать, а заверительной надписи не составлять. По согласованию с архивом вместе с деламив архивы сдаются регистрационные карточки на документы.

Порядок выполнения работы

3.1. Изучить методические указания к лабораторной работе.

3.2. Сформировать группу учредителей предприятия, выявить профиль деятельности предприятия, выбрать тип собственности и название будущего предприятия, установить должности руководителей.

3.3. Организовать собрание учредителей и учредить (в ходе заседания) предприятие выбранного типа, утвердить его устав, выбрать руководителя. Оформить протокол собрания учредителей.

3.4. Разработать документы в порядке приоритетности и очередности установления контактов с органами регистрации и учета предприятий, назначить работников на должности, организовать производственно-хозяйственную деятельность предприятия, а также наладить контакты с клиентами и партнерами по направлениям деятельности.

Каждый разработанный документ регистрируется, в соответствии с требованиями делопроизводства: заявление в регистрационную палату, устав (в лабораторной работе оформляются только титульный лист устава и выписка – «Цели и основные направления деятельности предприятия»), оформляются заявления на изготовление печати, бланки документов.

3.5. Сформировать готовые документы в стандартную папку
с оформлением ее обложки как «Дело» соответствующего предприятия.

3.6. Предъявить папку «Дело» преподавателю на контроль. В ходе лабораторной работы преподаватель просматривает эскизы документов и варианты оформления реквизитов.

3.7. При выполнении лабораторной работы должны быть оформлены следующие документы:

· протокол № 1 собрания учредителей;

· титульный лист устава;

· выписка из устава: «Цели и основные направления деятельности предприятия»;

· заявление в Регистрационную палату;

· заявление на изготовление круглой печати по форме Регистрационной палаты;

· общий бланк предприятия и бланк для писем;

· структура предприятия на очередной год;

· штатное расписание на очередной год;

·заявление в налоговую инспекцию о постановке предприятия на учет по форме МНС России;

· журнал регистрации исходящей документации;

· журнал регистрации входящей документации;

· номенклатура дел предприятия.

Образцы документов приведены в приложении.

4. Требования к отчету

Отчет должен оформляться в текстовом редакторе Word на листах формата А4 и содержать тексты составленных документов предприятия. Оформленные документы могут предъявляться преподавателю на проверку в электронном виде.

5. Контрольные вопросы

1. Дать определение понятиям документ, документирование, реквизит документа, документация, документационное обеспечение управления.

2. Перечислить функции документов предприятия.

3. Раскрыть понятие организационно - правовая документация и указать документы, входящих в эту группу.

4. Каково назначение организационно - распорядительной документации предприятия?

5. Каково назначение информационно - справочных и справочно-аналитических документов?

6. Указать виды бланков, используемых на предприятии, и особенности их оформления.

7. Дать определение понятию документооборот предприятия, указать основные потоки документов и особенности их обработки в СДОУ.

8. Указать особенности регистрации входящих, исходящих и внутренних документов предприятия.

9. Определить цели контроля исполнения документов, указать виды и сроки контроля.

10. Определить понятие «дело». Перечислить требования к формированию дел.

11. Каково назначение номенклатуры дел предприятия? Разработка и оформление номенклатуры дел предприятия.

12. Как ведется подготовка документов к хранению в архиве?

⇐ Предыдущая 123 4 Следующая ⇒